Какво представлява фактурата? Задължителни реквизити съгласно законодателството на ЕС по ДДС

Фактурата не е искане за плащане. Тя е документ, чието съдържание е предписано от закона, тъй като изпълнява две функции, от които данъчната система зависи: тя определя данъчното задължение по ДДС на доставчика и служи като доказателство, въз основа на което клиентът приспада същото това ДДС. Ако съдържанието е погрешно, втората половина се проваля - ето защо „липсващият реквизит“ не е просто пропуск във форматирането.

В ЕС задължителното съдържание е хармонизирано. Член 226 от Директива 2006/112/ЕО (Директивата за ДДС) определя реквизитите и този списък умишлено е изчерпателен: „за целите на ДДС се изискват само следните данни“.

Задължителните реквизити

Член 226 изброява 15 номеровани точки плюс три буквени точки, добавени през 2010 г., или общо 18:

Точка	Какво трябва да фигурира
1	Датата на издаване
2	Пореден номер, базиран на една или повече серии, който идентифицира фактурата по уникален начин
3	ДДС номерът на доставчика
4	ДДС номерът на клиента, когато клиентът е задължено лице за ДДС или доставката е вътреобщностна доставка съгласно член 138
5	Пълното име и адрес както на доставчика, така и на клиента
6	Количеството и естеството на стоките или обхватът и естеството на услугите
7	Датата на извършване на доставката (или на авансовото плащане), когато тя се различава от датата на издаване и може да бъде определена
7a	Текстът „Касова отчетност“ (Cash accounting), когато доставчикът прилага тази схема
8	Данъчната основа за всяка ставка или освобождаване от данък, единичната цена без ДДС и всички отстъпки, които все още не са отразени в единичната цена
9	Приложената данъчна ставка по ДДС
10	Дължимата сума на ДДС
10a	Текстът „Самооповестяване“ (Self-billing), когато клиентът издава фактурата вместо доставчика
11	За освободена доставка - позоваване на приложимата разпоредба на ЕС или на националното законодателство, или друго указание, че доставката е освободена
11a	Текстът „Обратно начисляване“ (Reverse charge), когато клиентът е задължено лице за ДДС
12	За ново превозно средство - характеристиките, които го идентифицират
13	„Маржа - Туристически агенти“ (Margin scheme - Travel agents), когато се прилага тази схема
14	„Маржа - Стоки втора употреба“ (Margin scheme - Second-hand goods), „- Произведения на изкуството“ (Works of art) или „- Предмети с колекционерска стойност и антикварни предмети“ (Collector's items and antiques), както е приложимо
15	Когато данъчен представител отговаря за дължимия данък - ДДС номерът, името и адресът на този представител

На практика три свързани правила са от значение. Доставчик, който не е установен в държавата членка по местата на облагане и извършва доставка при режим на обратно начисляване, може да пропусне точки 8, 9 и 10, като вместо това опише данъчната основа чрез количеството и естеството (член 226а). Държавите членки могат да изискват ДДС номера на клиента и в случаи извън точка 4 (член 227). Сумите могат да бъдат изразени в всякаква валута, при условие че дължимата сума на ДДС е посочена и в националната валута на държавата членка, в която се дължи данъкът (член 230).

Точните формулировки

Точки 7а, 10а, 11а, 13 и 14 изискват буквални формулировки - самите думи, а не преразказ. Това е моментът, в който фактурите най-често не издържат при проверка, тъй като текст като „ДДС с обратно начисляване съгласно чл. 196“ не е изразът, посочен в Директивата.

Националното законодателство определя езика на тези текстове. Член 80 от литовския Закон за данъка върху добавената стойност (PVMĮ) отразява член 226 точка по точка и предписва литовските форми: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (обратно начисляване), „Pinigų apskaitos sistema“ (касова отчетност) и „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (самооповестяване).

Позоваването на освобождаването от данък в точка 11 е гъвкавото правило. То предлага три алтернативи - позоваване на Директивата, позоваване на националната разпоредба или даване на всякакво друго позоваване, указващо освобождаването - като обяснителните бележки на Комисията потвърждават, че самостоятелната дума „Освободено“ е достатъчна. Те също така решават едно често срещано застъпване: когато една доставка е едновременно освободена и с обратно начисляване, текстът „Обратно начисляване“ сам по себе си е достатъчен.

Кога трябва да издадете фактура

Член 220 определя кои доставки изискват издаването на фактура: доставки към друго данъчнозадължено лице или данъчнонезасeгната юридическа лице, дистанционни продажби, вътреобщностни доставки съгласно член 138 и авансови плащания. Финансовите и застрахователните услуги, освободени съгласно член 135, параграф 1, букви от „а“ до „ж“, не изискват фактура.

Член 222 хармонизира крайния срок за точно две категории:

За вътреобщностните доставки на стоки (член 138) и за трансграничните услуги, при които клиентът е задължено лице (член 196), фактурата трябва да бъде издадена не по-късно от петнадесето число на месеца, следващ месеца, през който е настъпило данъчното събитие.

За всичко останало държавите членки определят собствени срокове. Тази асиметрия изненадва хората: няма общоевропейски краен срок за вътрешна фактура.

Опростени фактури

Не всяка фактура се нуждае от всички 18 реквизита. Съгласно член 220а държавите членки задължително трябва да позволят издаването на опростена фактура, когато:

• сумата по фактурата не е по-висока от 100 евро (или равностойността в национална валута);
• документът изменя по-ранна фактура (документ по член 219 - кредитно известие); или
• доставчикът използва освобождаването за малки предприятия съгласно член 284 - случай, добавен с директивата за схемата за МСП и приложим от 1 януари 2025 г.

Съгласно член 238 държавите членки могат допълнително да позволят опростяване, след консултация с Комитета по ДДС, когато сумата е над 100 евро, но не надвишава 400 евро, или когато търговската практика прави пълното съответствие особено трудно. Така че дали прагът от 400 евро е наличен зависи от конкретната държава.

Една опростена фактура все пак трябва да съдържа съгласно член 226б: датата на издаване; идентификация на доставчика; идентификация на вида стоки или услуги; дължимата сума на ДДС или информацията, необходима за изчисляването ѝ; и за коригиращ документ - недвусмислено позоваване на оригиналната фактура и променяните данни.

Две важни ограничения. Опростяването никога не е налично за дистанционни продажби, освободени вътреобщностни доставки на стоки или трансгранични доставки с обратно начисляване от неустановен доставчик - точно тези трансгранични случаи, при които фактурата изпълнява ролята на данъчен контрол. Също така държавите членки не могат да изискват повече, отколкото членове 226, 227 и 230 разрешават.

Какво променя ViDA

Директива (ЕС) 2025/516 на Съвета - пакетът „ДДС в дигиталната ера“ (VAT in the Digital Age), в сила от 14 април 2025 г., променя голяма част от това, предимно с влизане в сила от 1 юли 2030 г.:

• Два нови реквизита в член 226. Точка (16): при коригираща фактура - поредният номер на коригираната фактура. Точка (17): номерата на банковите сметки или виртуалните банкови сметки на доставчика, или всякакви други идентификатори, които недвусмислено идентифицират сметките, по които може да бъде извършено плащането по фактурата. (Приетият текст умишлено не използва понятието „IBAN“, а изискването за дата на плащане, което присъстваше в предложението на Комисията, отпадна.)
• „Тристранната операция“ се прибавя към текста за обратно начисляване, когато клиентът е задължено лице съгласно член 197.
• Понятието „Електронна фактура“ се стеснява. Член 217 ще изисква структуриран електронен формат, позволяващ автоматизирана обработка - обикновеният PDF престава да отговаря на изискванията, докато хибридните формати (структурирани данни плюс четливо за човека представяне) продължават да отговарят.
• Електронното фактуриране става стандарт съгласно член 218, позовавайки се на европейския стандарт за електронно фактуриране съгласно Директива 2014/55/ЕС, като вече не се изисква съгласие от страна на клиента за валидни фактури към бизнеса.
• Краен срок по член 222 се съкращава до 10 дни след настъпване на данъчното събитие.
• Вътреобщностните отчетни справки (VIES декларации) се отменят, като се заменят с дигитално отчитане.

Една промяна вече е в сила: от 14 април 2025 г. държавите членки могат да задължат вътрешното B2B електронно фактуриране без да изискват дерогация - поради което националните задължения се ускоряват.

Как Nordlet се справя с това

Фактурите се генерират от структурирани данни, а не от шаблон, така че задължителните реквизити идват от регистрите, а не от този, който въвежда данните. Наименованието на компанията, регистрационният номер и ДДС номерът, еквивалентите на партньора, поредната номерация от серия за съответния тип документ, датите на издаване и падеж, количеството по ред, описанието, единичната цена, данъчната ставка по ДДС, както и данъчната основа и сумата на ДДС по ставки се носят от фактурата и се визуализират на PDF в английски, литовски или немски език.

Данъчното третиране по ДДС, което фактурата отразява, се определя от механизма за ДДС, който определя дали една доставка е вътрешна, вътреобщностна, с обратно начисляване, освободена или извън обхвата - и следователно кои от текстовете по член 226 се прилагат. За структуриран обмен изходният формат Peppol BIS 3.0 мапира същите данни към EN 16931 - стандартът, който ViDA ще направи задължителен - а националните формати за електронно фактуриране (италианската FatturaPA, полската KSeF FA(3), румънската CIUS-RO UBL) се генерират от същия източник.

Две честни бележки. Буквалните текстове се определят от режима по ДДС на фактурата, така че неправилно зададен режим води до технически дефектна фактура - добре е да проверите това, когато за първи път конфигурирате трансгранични продажби. Опростеното фактуриране не е отделен режим на документиране: фактурите носят пълните реквизити, което винаги е допустимо, тъй като опростяването е опция, а не задължение.

Свързано четене: какво трябва да съдържа кредитното известие и защо проформата изобщо не е фактура.

FAQ

Какви са задължителните полета във фактурата за ДДС в ЕС?

Член 226 от Директивата за ДДС ги изброява: дата на издаване, уникален пореден номер, ДДС номер на доставчика, ДДС номер на клиента, когато е приложимо, имена и адреси на двете страни, количество и естество на доставеното, дата на доставка, ако се различава от датата на издаване, данъчна основа по ставка, данъчна ставка по ДДС, сума на ДДС, плюс специфични текстове за освобождавания, обратно начисляване, касова отчетност, самооповестяване и схеми на марж.

Може ли фактурата да бъде издадена в чуждестранна валута?

Да. Член 230 разрешава всякаква валута, при условие че дължимата сума на ДДС е посочена и в националната валута на държавата членка, в която се дължи ДДС, след преизчисление съгласно правилата за валутен курс на Директивата.

Какво е опростена фактура и кога мога да я използвам?

Фактура с намалено съдържание, разрешена за суми до 100 евро, за документи, изменящи предишна фактура, и за доставчици при режим за освобождаване за малки предприятия; държавите членки могат да я разширят до 400 евро. Тя никога не е налична за дистанционни продажби, освободени вътреобщностни доставки или трансгранични доставки с обратно начисляване от неустановен доставчик.

Трябва ли задължително да изпиша „Обратно начисляване“ точно?

Да - член 226, точка 11а изисква този буквален текст, а националното законодателство определя формулировката му на местния език (литовски: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Описанието на механизма вместо предписания израз представлява дефект, дори значението да е ясно.

Кога трябва да бъде издадена фактурата?

За вътреобщностни доставки на стоки и трансгранични услуги с обратно начисляване - до петнадесетото число на месеца, следващ данъчното събитие. За други доставки краен срок се определя на национално ниво. От 1 юли 2030 г. ViDA съкращава хармонизирания краен срок на 10 дни след настъпване на данъчното събитие.