Τι είναι ένα τιμολόγιο; Υποχρεωτικά πεδία βάσει της νομοθεσίας ΦΠΑ της ΕΕ

Ένα τιμολόγιο δεν αποτελεί απλώς αίτητηση πληρωμής. Είναι ένα έγγραφο του οποίου το περιεχόμενο ορίζεται από τον νόμο, επειδή επιτελεί δύο λειτουργίες στις οποίες βασίζεται το φορολογικό σύστημα: καθορίζει τη φορολογική υποχρέωση του προμηθευτή σε ΦΠΑ και αποτελεί το αποδεικτικό στοιχείο βάσει του οποίου ο πελάτης εκπίπτει τον ίδιο ΦΠΑ. Αν το περιεχόμενο είναι εσφαλμένο, το δεύτερο σκέλος καταρρέει, και γι' αυτό η "παράλειψη ενός πεδίου" δεν αποτελεί απλώς ζήτημα μορφοποίησης.

Στην ΕΕ, το απαιτούμενο περιεχόμενο είναι εναρμονισμένο. Το άρθρο 226 της Οδηγίας 2006/112/ΕΚ (η Οδηγία ΦΠΑ) ορίζει τα στοιχεία αυτά και είναι σκόπιμα εξαντλητικό: "μόνο τα ακόλουθα στοιχεία απαιτούνται για σκοπούς ΦΠΑ".

Τα υποχρεωτικά στοιχεία

Το άρθρο 226 απαριθμεί 15 αριθμημένα σημεία συν τρία με γράμματα που προστέθηκαν το 2010 - συνολικά 18:

Σημείο	Τι πρέπει να εμφανίζεται
1	Η ημερομηνία έκδοσης
2	Ένας αύξων αριθμός, βασισμένος σε μία ή περισσότερες σειρές, ο οποίος προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το τιμολόγιο
3	Ο αριθμός φορολογικού μητρώου ΦΠΑ του προμηθευτή
4	Ο αριθμός φορολογικού μητρώου ΦΠΑ του πελάτη, στις περιπτώσεις που ο πελάτης είναι υπόχρεος για την καταβολή του ΦΠΑ ή η παράδοση είναι ενδοκοινοτική παράδοση βάσει του άρθρου 138
5	Το πλήρες όνομα και η διεύθυνση τόσο του προμηθευτή όσο και του πελάτη
6	Η ποσότητα και το είδος των αγαθών, ή η έκταση και το είδος των υπηρεσιών
7	Η ημερομηνία παράδοσης (ή καταβολής προκαταβολής) εφόσον διαφέρει από την ημερομηνία έκδοσης και μπορεί να προσδιοριστεί
7α	Η ένδειξη "Ειδικό καθεστώς καταβολής ΦΠΑ κατά είσπραξη" (Cash accounting) όταν ο προμηθευτής εφαρμόζει αυτό το καθεστώς
8	Το φορολογητέο ποσό ανά συντελεστή ή απαλλαγή, η τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ, καθώς και τυχόν εκπτώσεις που δεν περιλαμβάνονται ήδη στην τιμή μονάδας
9	Ο εφαρμοζόμενος συντελεστής ΦΠΑ
10	Το ποσό του ΦΠΑ που οφείλεται
10α	Η ένδειξη "Έκδοση τιμολογίου από τον λήπτη" (Self-billing) όταν ο πελάτης εκδίδει το τιμολόγιο αντί του προμηθευτή
11	Για απαλλαγμένη παράδοση, παραπομπή στην εφαρμοσέα ενωσιακή ή εθνική διάταξη, ή οποιαδήποτε άλλη αναφορά που υποδεικνύει την απαλλαγή
11α	Η ένδειξη "Αντιστροφή υποχρέωσης" (Reverse charge) όταν ο πελάτης είναι υπόχρεος για τον ΦΠΑ
12	Για καινούργια μεταφορικά μέσα, τα χαρακτηριστικά που τα προσδιορίζουν
13	"Καθεστώς περιθωρίου κέρδους - Ταξιδιωτικά πρακτορεία" όταν εφαρμόζεται το εν λόγω καθεστώς
14	"Καθεστώς περιθωρίου κέρδους - Μεταχειρισμένα αγαθό", "- Έργα τέχνης" ή "- Αντικείμενα συλλογών και αρχαιότητες" κατά περίπτωση
15	Όταν οφείλεται φόρος από φορολογικό αντιπρόσωπο, ο αριθμός ΦΠΑ, το όνομα και η διεύθυνση του εν λόγω αντιπροσώπου

Τρεις σχετικοί κανόνες έχουν σημασία στην πράξη. Ένας προμηθευτής που δεν είναι εγκατεστημένος στο κράτος μέλος φορολόγησης και πραγματοποιεί παράδοση με αντιστροφή υποχρέωσης, μπορεί να παραλείψει τα σημεία 8, 9 και 10, περιγράφοντας αντιθέτως το φορολογητέο ποσό με παραπομπή στην ποσότητα και στο είδος (Άρθρο 226α). Τα κράτη μέλη μπορούν να απαιτούν τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη σε περιπτώσεις πέραν του σημείου 4 (Άρθρο 227). Επιπλέον, τα ποσά μπορούν να εκφράζονται σε οποιοδήποτε νόμισμα, υπό την προϋπόθεση ότι το οφειλόμενο ποσό ΦΠΑ δίνεται επίσης στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο φόρος (Άρθρο 230).

Οι ακριβείς διατυπώσεις

Τα σημεία 7α, 10α, 11α, 13 και 14 απαιτούν κυριολεκτικές αναφορές - τις ίδιες τις λέξεις και όχι κάποια παράφραση. Εδώ είναι που τα τιμολόγια αποτυγχάνουν συχνότερα σε έναν έλεγχο, διότι η φράση "ΦΠΑ με αντιστροφή υποχρέωσης βάσει του άρθρου 196" δεν είναι η φράση που ορίζει η Οδηγία.

Η εθνική νομοθεσία καθορίζει τη γλώσσα αυτών των αναφορών. Το άρθρο 80 του λιθουανικού PVMĮ αντικατοπτρίζει το άρθρο 226 σημείο προς σημείο και ορίζει τις λιθουανικές διατυπώσεις: „Atvirkštinis apmokestinimas" (αντιστροφή υποχρέωσης), „Pinigų apskaitos sistema" (καταβολή ΦΠΑ κατά είσπραξη) και „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (έκδοση τιμολογίου από τον λήπτη).

Η αναφορά απαλλαγής στο σημείο 11 είναι η πιο ευέλικτη. Προσφέρει τς εναλλακτικές επιλογές - παράθεση της Οδηγίας, παράθεση της εθνικής διάταξης, ή παροχή οποιασδήποτε άλλης αναφοράς που υποδεικνύει την απαλλαγή - και οι Επεξηγηματικές Σημειώσεις της Επιτροπής επιβεβαιώνουν ότι αρκεί η μοναδική λέξη "Απαλλαγή" (Exempt). Επιλύουν επίσης μια συνήθη επικάλυψη: όταν μια παράδοση απαλλάσσεται και ταυτόχρονα υπάγεται σε αντιστροφή υποχρέωσης, αρκεί αποκλειστικά και μόνο η ένδειξη "Αντιστροφή υποχρέωσης".

Πότε πρέπει να εκδίδεται τιμολόγιο

Το άρθρο 220 ορίζει ποιες παραδόσεις απαιτούν έκδοση τιμολογίου: παραδόσεις προς άλλο υποκείμενο στον φόρο ή μη υποκείμενο νομικό πρόσωπο, εξ αποστάσεως πωλήσεις, ενδοκοινοτικές παραδόσεις βάσει του άρθρου 138, καθώς και προκαταβολές. Οι χρηματοοικονομικές υπηρεσίες και οι υπηρεσίες ασφάλισης που απαλλάσσονται βάσει του άρθρου 135 παράγραφος 1 στοιχεία α) έως ζ) δεν απαιτούν έκδοση τιμολογίου.

Το άρθρο 222 εναρμονίζει την προθεσμία για ακριβώς δύο κατηγορίες:

Για τις ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών (Άρθρο 138) και για τις διασυνοριακές υπηρεσίες όπου υπόχρεος είναι ο λήπτης (Άρθρο 196), το τιμολόγιο πρέπει να εκδίδεται το αργότερο έως τη δέκατη πέμπτη ημέρα του μήνα που έπεται του μήνα κατά τον οποίο συνέβη η γενεσιουργός αιτία.

Για όλα τα υπόλοιπα, τα κράτη μέλη ορίζουν τις δικές τους προθεσμίες. Αυτή η ασυμμετρία εκπλήσσει συχνά: δεν υπάρχει ενωσιακή προθεσμία για τα εγχώρια τιμολόγια.

Απλοποιημένα τιμολόγια

Δεν απαιτείται και τα 18 στοιχεία σε κάθε τιμολόγιο. Δυνάμει του άρθρου 220α, τα κράτη μέλη οφείλουν να επιτρέπουν την έκδοση απλοποιημένου τιμολογίου όταν:

• το ποσό του τιμολογίου δεν υπερβαίνει τα 100 EUR (ή το ισόποσο στο εθνικό νόμισμα);
• το έγγραφο τροποποιεί προηγούμενο τιμολόγιο (έγγραφο του άρθρου 219 - πιστωτικό τιμολόγιο); ή
• ο προμηθευτής κάνει χρήση της απαλλαγής για μικρές επιχειρήσεις βάσει του άρθρου 284 - περίπτωση που προστέθηκε με την οδηγία για το καθεστώς ΜΜΕ και ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 2025.

Δυνάμει του άρθρου 238, τα κράτη μέλη δύνανται επιπλέον να επιτρέπουν απλοποίηση, κατόπιν διαβούλευσης με την Επιτροπή ΦΠΑ, όταν το ποσό υπερβαίνει τα 100 EUR αλλά δεν υπερβαίνει τα 400 EUR, ή όταν η εμπορική πρακτική καθιστά την πλήρη συμμόρφωση ιδιαίτερα δύσκολη. Επομένως, το κατά πόσον διατίθεται το όριο των €400 εξαρτάται από τη χώρα.

Ένα απλοποιημένο τιμολόγιο πρέπει εξακολουθητικά να φέρει, βάσει του άρθρου 226β: την ημερομηνία έκδοσης· την ταυτότητα του προμηθευτή· την ταυτότητα του είδους των αγαθών ή των υπηρεσιών· το οφειλόμενο ποσό ΦΠΑ ή τις πληροφορίες που απαιτούνται για τον υπολογισμό του· και, για τροποποιητικό έγγραφο, σαφή παραπομπή στο αρχικό τιμολόγιο και στα στοιχεία που τροποποιούνται.

Δύο σημαντικά όρια. Η απλοποίηση δεν είναι ποτέ διαθέσιμη για εξ αποστάσεως πωλήσεις, απαλλαγμένες ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών ή διασυνοριακές παραδόσεις με αντιστροφή υποχρέωσης από μη εγκατεστημένο προμηθευτή - δηλαδή ακριβώς τις διασυνοριακές περιπτώσεις όπου το τιμολόγιο επιτελεί έργο φορολογικής διοίκησης. Επιπλέον, τα κράτη μέλη δεν μπορούν να απαιτούν περισσότερα από όσα επιτρέπουν τα άρθρα 226, 227 και 230.

Τι αλλάζει το ViDA

Η Οδηγία (ΕΕ) 2025/516 του Συμβουλίου - το πακέτο "Ο ΦΠΑ στην ψηφιακή εποχή" (VAT in the Digital Age), σε ισχύ από τις 14 Απριλίου 2025 - αναθεωρεί μεγάλο μέρος αυτών των διατάξεων, κυρίως με ισχύ από την 1η Ιουλίου 2030:

• Δύο νέα στοιχεία στο άρθρο 226. Σημείο (16): επί διορθωτικού τιμολογίου, ο αύξων αριθμός του τιμολογίου που διορθώνεται. Σημείο (17): οι αριθμοί τραπεζικών λογαριασμών ή οι αριθμοί εικονικών λογαριασμών του προμηθευτή, ή οποιαδήποτε άλλα αναγνωριστικά που προσδιορίζουν με σαφήνεια τους λογαριασμούς στους οποίους μπορεί να εξοφληθεί το τιμολόγιο. (Το εγκεκριμένο κείμενο σκόπιμα δεν αναφέρει τη λέξη "IBAN", ενώ η απαίτηση ημερομηνίας πληρωμής που περιλαμβανόταν στην πρόταση της Επιτροπής απαλείφθηκε.)
• Η "τριγωνική συναλλαγή" προστίθεται στην ένδειξη αντιστροφής υποχρέωσης όταν ο λήπτης είναι υπόχρεος βάσει του άρθρου 197.
• Ο όρος "ηλεκτρονικό τιμολόγιο" στενεύει. Το άρθρο 217 θα απαιτεί δομημένη ηλεκτρονική μορφή που επιτρέπει την αυτοματοποιημένη επεξεργασία - ένα απλό PDF παύει να πληροί τις προϋποθέσεις, ενώ τα υβριδικά σχήματα (δομημένα δεδομένα συν αναγνώσιμη από άνθρωπο απεικόνιση) εξακολουθούν να τις πληρούν.
• Η ηλεκτρονική τιμολόγηση καθίσταται η προεπιλεγμένη μέθοδος βάσει του άρθρου 218, παραπέμποντας στο ευρωπαϊκό πρότυπο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση σύμφωνα με την Οδηγία 2014/55/ΕΕ, ενώ η συγκατάθεση του πελάτη δεν απαιτείται πλέον για τα συμβατά τιμολόγια προς επιχειρήσεις.
• Η προθεσμία του άρθρου 222 συντομεύεται σε 10 ημέρες από τη γενεσιουργό αιτία.
• Οι ανακεφαλαιωτικοί πίνακες (EC Sales Lists) καταργούνται και αντικαθίστανται από την ψηφιακή υποβολή δεδομένων.

Μία αλλαγή είναι ήδη ενεργή: από τις 14 Απριλίου 2025, τα κράτη μέλη μπορούν να επιβάλουν την υποχρεωτικότητα της εγχώριας B2B ηλεκτρονικής τιμολόγησης χωρίς να χρειάζεται να ζητήσουν παρέκκλιση - λόγος για τον οποίο τα εθνικά μέτρα έχουν επιταχυνθεί.

Πώς το διαχειρίζεται το Nordlet

Τα τιμολόγια δομούνται από δομημένα δεδομένα και όχι από πρότυπο, με αποτέλεσμα τα υποχρεωτικά στοιχεία να αντλούνται απευθείας από τα αρχεία και όχι από αυτόν που πληκτρολογεί. Η επωνυμία της εταιρείας, ο κωδικός μητρώου και ο αριθμός ΦΠΑ, τα αντίστοιχα στοιχεία του αντισυμβαλλομένου, η διαδοχική αρίθμηση από σειρά ανά τύπο εγγράφου, οι ημερομηνίες έκδοσης και λήξης, η ποσότητα ανά γραμμή, η περιγραφή, η τιμή μονάδας, ο συντελεστής ΦΠΑ, καθώς και το φορολογητέο ποσό και το ποσό ΦΠΑ ανά συντελεστή περιλαμβάνονται όλα στο τιμολόγιο και αποτυπώνονται στο PDF στα αγγλικά, λιθουανικά ή γερμανικά.

Η φορολογική μεταχείριση ΦΠΑ που δηλώνεται στο τιμολόγιο επιλύεται από τη μηχανή ΦΠΑ, η οποία προσδιορίζει εάν μια παράδοση είναι εγχώρια, ενδοκοινοτική, με αντιστροφή υποχρέωσης, απαλλαγμένη ή εκτός πεδίου - και συνεπώς ποιες από τις αναφορές του άρθρου 226 εφαρμόζονται. Για τη δομημένη ανταλλαγή, η έξοδος Peppol BIS 3.0 αντιστοιχίζει τα ίδια δεδομένα στο πρότυπο EN 16931 - το πρότυπο που το ViDA θα καταστήσει υποχρεωτικό - ενώ τα εθνικά σχήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (FatturaPA στην Ιταλία, KSeF FA(3) στην Πολωνία, CIUS-RO UBL στη Ρουμανία) παράγονται από την ίδια πηγή.

Δύο ειλικρινείς επισημάνσεις. Οι κυριολεκτικές αναφορές καθορίζονται από το καθεστώς ΦΠΑ του τιμολογίου, οπότε ένα εσφαλμένα ρυθμισμένο καθεστώς παράγει τεχνικά ελαττωματικό τιμολόγιο - αξίζει να το ελέγξετε κατά την πρώτη διαμόρφωση διασυνοριακών πωλήσεων. Επιπλέον, η απλοποιημένη τιμολόγηση δεν αποτελεί ξεχωριστή λειτουργία εγγράφου: τα τιμολόγια φέρουν τα πλήρη στοιχεία, κάτι που είναι πάντα επιτρεπτό, δεδομένου ότι η απλοποίηση αποτελεί επιλογή και όχι υποχρέωση.

Σχετική ανάγνωση: τι πρέπει να περιέχει ένα πιστωτικό τιμολόγιο, και για ποιον λόγο ένα προτιμολόγιο δεν αποτελεί σε καμία περίπτωση τιμολόγιο.

FAQ

Ποια είναι τα υποχρεωτικά πεδία σε ένα τιμολόγιο ΦΠΑ της ΕΕ;

Το άρθρο 226 της Οδηγίας ΦΠΑ τα απαριθμεί: ημερομηνία έκδοσης, μοναδικός αύξων αριθμός, αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, αριθμός ΦΠΑ του πελάτη κατά περίπτωση, ονόματα και διευθύνσεις και των δύο μερών, ποσότητα και είδος των αγαθών ή υπηρεσιών που παραδόθηκαν, ημερομηνία παράδοσης εφόσον διαφέρει από την ημερομηνία έκδοσης, φορολογητέο ποσό ανά συντελεστή, συντελεστής ΦΠΑ, ποσό ΦΠΑ, καθώς και ειδικές αναφορές για απαλλαγές, αντιστροφή υποχρέωσης, καταβολή ΦΠΑ κατά είσπραξη, έκδοση τιμολογίου από τον λήπτη και καθεστώτα περιθωρίου κέρδους.

Μπορεί να εκδοθεί τιμολόγιο σε ξένο νόμισμα;

Ναι. Το άρθρο 230 επιτρέπει οποιοδήποτε νόμισμα, υπό την προϋπόθεση ότι το οφειλόμενο ποσό ΦΠΑ εκφράζεται επίσης στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο ΦΠΑ, μετατρεπόμενο βάσει των κανόνων συναλλαγματικής ισοτιμίας της Οδηγίας.

Τι είναι το απλοποιημένο τιμολόγιο και πότε μπορώ να το χρησιμοποιήσω;

Ένα τιμολόγιο μειωμένου περιεχομένου που επιτρέπεται για ποσά έως 100 EUR, για έγγραφα που τροποποιούν προηγούμενο τιμολόγιο, καθώς και για προμηθευτές που υπάγονται στην απαλλαγή ΜΜΕ· τα κράτη μέλη μπορούν να το επεκτείνουν έως τα 400 EUR. Δεν διατίθεται ποτέ για εξ αποστάσεως πωλήσεις, απαλλαγμένες ενδοκοινοτικές παραδόσεις ή διασυνοριακές παραδόσεις με αντιστροφή υποχρέωσης από μη εγκατεστημένο προμηθευτή.

Πρέπει να γράψω ακριβώς τη φράση "Αντιστροφή υποχρέωσης";

Ναι - το άρθρο 226 παράγραφος 11α απαιτεί αυτήν ακριβώς την κυριολεκτική αναφορά, και η εθνική νομοθεσία καθορίζει τη διατύπωσή της στην τοπική γλώσσα (στα λιθουανικά: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Η περιγραφή του μηχανισμού αντί της προβλεπόμενης φράσης συνιστά ελάττωμα, ακόμη και αν το νόημα είναι σαφές.

Πότε πρέπει να εκδίδεται τιμολόγιο;

Για ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών και διασυνοριακές υπηρεσίες με αντιστροφή υποχρέωσης, έως τη δέκατη πέμπτη ημέρα του μήνα που έπεται της γενεσιουργού αιτίας. Για τις υπόλοιπες παραδόσεις, η προθεσμία ορίζεται σε εθνικό επίπεδο. Από την 1η Ιουλίου 2030, το ViDA συντομεύει την εναρμονισμένη προθεσμία σε 10 ημέρες μετά τη γενεσιουργό αιτία.