O que é uma fatura? Elementos obrigatórios ao abrigo da lei do IVA da UE

Uma fatura não é um pedido de pagamento. É um documento cujo conteúdo é prescrito por lei, porque cumpre duas funções fundamentais para o sistema fiscal: determina a responsabilidade do fornecedor em sede de IVA e constitui a prova com base na qual o cliente deduz esse mesmo IVA. Se o conteúdo estiver incorreto, a segunda parte falha - razão pela qual a "falta de um campo" não é uma mera questão de formatação.

Na UE, o conteúdo obrigatório está harmonizado. O artigo 226.º da Diretiva 2006/112/CE (Diretiva IVA) estabelece os elementos exigidos e é deliberadamente exaustivo: "apenas são exigidos os seguintes dados para efeitos de IVA".

Os elementos obrigatórios

O artigo 226.º enumera 15 pontos numerados, aos quais se somam três alíneas introduzidas em 2010, totalizando 18 elementos:

Ponto	O que deve constar
1	A data de emissão
2	Um número sequencial, baseado numa ou mais séries, que identifique a fatura de forma unívoca
3	O número de identificação para efeitos de IVA do fornecedor
4	O número de identificação para efeitos de IVA do cliente, caso este seja o sujeito passivo do imposto ou a transmissão constitua uma entrega intracomunitária nos termos do artigo 138.º
5	O nome e o endereço completos do fornecedor e do cliente
6	A quantidade e a natureza dos bens transacionados, ou a extensão e a natureza dos serviços prestados
7	A data em que foi efectuada ou concluída a transmissão de bens ou a prestação de serviços (ou de pagamento por conta), caso seja diferente da data de emissão e possa ser determinada
7a	A menção „Regime de IVA de caixa“ (Cash accounting), caso o fornecedor aplique esse regime
8	O valor tributável por taxa ou isenção, o preço unitário líquido de IVA, bem como qualquer desconto que já não esteja incluído no preço unitário
9	A taxa de IVA aplicável
10	O montante de IVA a pagar
10a	A menção „Autofaturação“ (Self-billing), caso o cliente emita a fatura em substituição do fornecedor
11	No caso de uma operação isenta, a referência à disposição aplicável da UE ou nacional, ou qualquer outra referência que indique que a operação está isenta
11a	A menção „Inversão do sujeito passivo“ (Reverse charge), caso o cliente seja o devedor do imposto
12	No caso de meios de transporte novos, as características que os identificam
13	A menção „Regime da margem de lucro - Agências de viagens“ (Margin scheme - Travel agents), quando aplicável
14	As menções „Regime da margem de lucro - Bens em segunda mão“, „- Obras de arte“ ou „- Objetos de coleção e antiguidades“, conforme aplicável
15	Caso seja responsável pelo pagamento do imposto um representante fiscal, o número de identificação fiscal para efeitos de IVA, o nome e o endereço desse representante

Na prática, há três regras conexas a ter em conta. Um fornecedor não estabelecido no Estado-membro de tributação que realize uma operação sujeita a inversão do sujeito passivo pode omitir os pontos 8, 9 e 10, descrevendo o valor tributável através da indicação da quantidade e da natureza dos bens ou serviços (artigo 226.º-A). Os Estados-membros podem exigir o número de IVA do cliente em casos para além dos previstos no ponto 4 (artigo 227.º). Além disso, os montantes podem ser expressos em qualquer moeda, desde que o montante do IVA a pagar seja também indicado na moeda nacional do Estado-membro onde o imposto é devido (artigo 230.º).

As menções exatas

Os pontos 7a, 10a, 11a, 13 e 14 exigem menções literais - as palavras exatas, e não uma paráfrase. É aqui que as faturas mais frequentemente falham numa auditoria, uma vez que a expressão "IVA invertido nos termos do art. 196.º" não corresponde à fórmula consagrada na Diretiva.

A legislação nacional define o idioma em que estas menções devem ser redigidas. O artigo 80.º da Lei do IVA da Lituânia (PVMĮ) espelha integralmente o artigo 226.º e prescreve as fórmulas em lituano: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (inversão do sujeito passivo), „Pinigų apskaitos sistema“ (regime de IVA de caixa) e „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (autofaturação).

A referência à isenção prevista no ponto 11 é a mais flexível. Oferece três alternativas - citar a Diretiva, citar a disposição nacional ou incluir qualquer outra referência que indique a isenção - e as Notas Explicativas da Comissão confirmam que basta a utilização da palavra „Isenta“ (Exempt). Resolvem também uma sobreposição comum: quando uma operação é simultaneamente isenta e sujeita a inversão do sujeito passivo, basta incluir a menção „Inversão do sujeito passivo“.

Quando é obrigatória a emissão de fatura

O artigo 220.º determina quais as operações que exigem a emissão de uma fatura: transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas a outro sujeito passivo ou a uma pessoa coletiva não sujeito passivo, vendas à distância, entregas intracomunitárias nos termos do artigo 138.º, e pagamentos por conta. Os serviços financeiros e de seguros isentos ao abrigo do artigo 135.º, n.º 1, alíneas a) a g), estão dispensados de faturação.

O artigo 222.º harmoniza o prazo de emissão para exatamente duas categorias:

No caso de entregas intracomunitárias de bens (artigo 138.º) e de serviços transfronteiriços em que o cliente seja o devedor do imposto (artigo 196.º), a fatura deve ser emitida o mais tardar até ao décimo quinto dia do mês seguinte ao mês em que ocorreu o facto gerador do imposto.

Para todas as outras operações, os Estados-membros definem os seus próprios prazos. Esta assimetria surpreende muita gente: não existe um prazo unificado a nível da UE para faturas nacionais.

Faturas simplificadas

Nem todas as faturas têm de conter os 18 elementos. Ao abrigo do artigo 220.º-A, os Estados-membros devem permitir a emissão de uma fatura simplificada quando:

• o montante da fatura não seja superior a 100 EUR (ou ao equivalente em moeda nacional);
• o documento altere uma fatura anterior (um documento ao abrigo do artigo 219.º - uma nota de crédito); ou
• o fornecedor aplique o regime de isenção para pequenas empresas previsto no artigo 284.º - uma modalidade introduzida pela diretiva do regime para as PME e aplicável desde 1 de janeiro de 2025.

Ao abrigo do artigo 238.º, os Estados-membros podem adicionalmente permitir a simplificação, após consulta do Comité do IVA, quando o montante for superior a 100 EUR mas não exceder 400 EUR, ou quando as práticas comerciais tornem o cumprimento integral particularmente difícil. Assim, a aplicação do limiar de 400 € depende do país em causa.

De acordo com o artigo 226.º-B, a fatura simplificada deve conter obrigatoriamente: a data de emissão; a identificação do fornecedor; a identificação do tipo de bens ou serviços; o montante do IVA a pagar ou os dados necessários para o calcular; e, no caso de um documento retificativo, uma referência inequívoca à fatura original e aos elementos que estão a ser alterados.

Existem dois limites importantes. A simplificação nunca é permitida para vendas à distância, entregas intracomunitárias de bens isentas ou prestações de serviços transfronteiriças sujeitas a inversão do sujeito passivo por um fornecedor não estabelecido - precisamente os cenários transfronteiriços em que a fatura cumpre funções de controlo fiscal. Além disso, os Estados-membros não podem exigir mais do que os artigos 226.º, 227.º e 230.º permitem.

O que a iniciativa ViDA altera

A Diretiva (UE) 2025/516 do Conselho - o pacote "O IVA na Era Digital" (VAT in the Digital Age), em vigor desde 14 de abril de 2025 - reformula grande parte destas regras, com efeitos predominantemente a partir de 1 de julho de 2030:

• Dois novos elementos no artigo 226.º. Ponto 16: nas faturas de correção, o número sequencial da fatura que está a ser retificada. Ponto 17: os números de conta bancária ou de conta virtual do fornecedor, ou quaisquer outros identificadores que permitam identificar inequivocamente as contas para as quais a fatura pode ser paga. (O texto aprovado deliberadamente não menciona "IBAN", e a exigência de incluir a data de pagamento que constava na proposta da Comissão foi abandonada.)
• "Operação triangular" passa a juntar-se à menção de inversão do sujeito passivo quando o cliente é o devedor do imposto nos termos do artigo 197.º.
• O conceito de "fatura eletrónica" torna-se mais restrito. O artigo 217.º passará a exigir um formato eletrónico estruturado que permita o processamento automatizado - um simples PDF deixa de ser suficiente, enquanto os formatos híbridos (dados estruturados combinados com uma representação legível por humanos) continuam a cumprir os requisitos.
• A faturação eletrónica passa a ser a regra geral nos termos do artigo 218.º, remetendo para a norma europeia de faturação eletrónica estabelecida pela Diretiva 2014/55/UE, deixando de ser exigido o aceite do cliente para as faturas B2B em conformidade.
• O prazo do artigo 222.º é reduzido para 10 dias após a ocorrência do facto gerador.
• As declarações recapitulativas (Mapas Recapitulativos de IVA / EC Sales Lists) são extintas e substituídas por reportes digitais.

Há uma alteração que já se encontra em vigor: desde 14 de abril de 2025, os Estados-membros podem impor a obrigatoriedade da faturação eletrónica B2B a nível nacional sem necessidade de solicitar uma derrogação, o que tem acelerado a implementação de obrigações nacionais.

Como o Nordlet gere este processo

As faturas são geradas a partir de dados estruturados e não com base num modelo visual, o que significa que os elementos obrigatórios provêm diretamente dos registos e não de quem está a preencher o documento. O nome da empresa, o código de registo e o número de IVA, os respetivos equivalentes do parceiro comercial, a numeração sequencial por série afeta a cada tipo de documento, as datas de emissão e de vencimento, a quantidade por linha, a descrição, o preço unitário, a taxa de IVA, bem como o valor tributável e o montante de IVA por taxa, constam da fatura e são apresentados no PDF em inglês, lituano ou alemão.

O enquadramento em sede de IVA refletido na fatura é determinado pelo motor de IVA, responsável por apurar se uma operação é doméstica, intracomunitária, sujeita a inversão do sujeito passivo, isenta ou fora do âmbito de aplicação, definindo assim quais as menções do artigo 226.º aplicáveis. Para efeitos de intercâmbio estruturado, o formato de saída Peppol BIS 3.0 mapeia os mesmos dados para a norma EN 16931 - o padrão que passará a ser obrigatório com a iniciativa ViDA -, sendo os formatos nacionais de faturação eletrónica (FatturaPA em Itália, KSeF FA(3) na Polónia, CIUS-RO UBL na Roménia) gerados a partir da mesma fonte.

Duas notas transparentes. As menções literais dependem do regime de IVA associado à fatura, pelo que um regime configurado incorretamente resultará numa fatura tecnicamente defeituosa - um aspeto a verificar quando configurar operações transfronteiriças pela primeira vez. Por sua vez, a faturação simplificada não constitui um modo documental separado: as faturas podem sempre conter todos os elementos obrigatórios, o que é perfeitamente válido, dado que a simplificação constitui uma opção e não uma imposição.

Leitura relacionada: o que deve conter uma nota de crédito e porque motivo uma proforma não é uma fatura.

FAQ

Quais são os campos obrigatórios numa fatura de IVA da UE?

O artigo 226.º da Diretiva IVA enumera os seguintes: data de emissão, número sequencial único, número de IVA do fornecedor, número de IVA do cliente (quando aplicável), nomes e endereços de ambas as partes, quantidade e natureza dos bens ou serviços fornecidos, data da operação (caso seja diferente da data de emissão), valor tributável por taxa, taxa de IVA, montante de IVA, além das menções específicas para isenções, inversão do sujeito passivo, regime de IVA de caixa, autofaturação e regimes da margem.

Uma fatura pode ser emitida numa moeda estrangeira?

Sim. O artigo 230.º permite a utilização de qualquer moeda, desde que o montante do IVA a pagar seja também expresso na moeda nacional do Estado-membro onde o IVA é devido, convertido de acordo com as regras de câmbio previstas na Diretiva.

O que é uma fatura simplificada e quando posso utilizá-la?

Trata-se de uma fatura com conteúdo reduzido permitida para montantes até 100 EUR, para documentos que retifiquem uma fatura anterior e para fornecedores ao abrigo do regime de isenção para PME; os Estados-membros podem elevar este limite até 400 EUR. Nunca pode ser utilizada em vendas à distância, entregas intracomunitárias de bens isentas ou prestações de serviços transfronteiriças sujeitas a inversão do sujeito passivo por um fornecedor não estabelecido.

Tenho de escrever exatamente "Inversão do sujeito passivo"?

Sim - o artigo 226.º, n.º 11.º-A, exige essa menção exata, sendo a formulação específica fixada pela legislação nacional no idioma local (em lituano: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Descrever o mecanismo com outras palavras em vez de utilizar a fórmula prescrita constitui uma irregularidade, ainda que o significado seja claro.

Quando deve ser emitida uma fatura?

No caso de entregas intracomunitárias de bens e de serviços transfronteiriços sujeitos a inversão do sujeito passivo, até ao décimo quinto dia do mês seguinte ao facto gerador do imposto. Para as restantes operações, o prazo é definido a nível nacional. A partir de 1 de julho de 2030, a iniciativa ViDA encurta o prazo harmonizado para 10 dias após a ocorrência do facto gerador.