Vad är en faktura? Obligatoriska uppgifter enligt EU:s mervärdesskattelagstiftning

En faktura är inte en betalningsanmodan. Det är ett dokument vars innehåll är föreskrivet i lag, eftersom det fyller två funktioner som skattesystemet är beroende av: det fastställer säljarens momsskuldsättning och det utgör det underlag som köparen drar av samma moms på. Om innehållet blir fel brister den andra halvan – vilket är anledningen till att "ett saknat fält" inte bara är en formateringsmiss.

Inom EU är det obligatoriska innehållet harmoniserat. Artikel 226 i direktiv 2006/112/EG (mervärdesskattedirektivet) anger uppgifterna, och den är medveten om att den är uttömmande: "endast följande uppgifter krävs för mervärdesskatteändamål".

De obligatoriska uppgifterna

Artikel 226 räknar upp 15 numrerade punkter plus tre bokstavsmärkta som lades till 2010 – 18 stycken totalt:

Punkt	Vad som måste finnas med
1	Utfärdandedatum
2	Ett löpnummer baserat på en eller flera serier som på ett unikt sätt identifierar fakturan
3	Säljarens momsregistreringsnummer
4	Köparens momsregistreringsnummer, om köparen är betalningsskyldig för momsen eller om leveransen är en unionsintern leverans enligt artikel 138
5	Fullständigt namn och adress för såväl säljaren som köparen
6	Mängd och art på de varor som levererats, eller omfång och art på de tjänster som tillhandahållits
7	Leveransdatum (eller datum för betalning i förskott) om det skiljer sig från utfärdandedatumet och kan fastställas
7a	Uppgift om "Bokföringsmässiga grunder för mervärdesskatt" (eller motsvarande nationell lydelse för kontantmetoden) om säljaren tillämpar det systemet
8	Beskattningsunderlag per skattesats eller undantag, enhetspris exklusive moms samt eventuella rabatter som inte redan har beaktats i enhetspriset
9	Tillämpad momssats
10	Momsbelopp att betala
10a	Uppgift om "Omvänd fakturering" (self-billing) om köparen utfärdar fakturan i stället för säljaren
11	Vid skattebefriad leverans, hänvisning till tillämplig unionsbestämmelse eller nationell bestämmelse, eller annan uppgift som visar att leveransen är undantagen
11a	Uppgift om "Omvänd skattskyldighet" (reverse charge) om köparen är betalningsskyldig för momsen
12	Vid nya transportmedel, de egenskaper som identifierar dem
13	"Vinstmarginalordning - Resebyråer" när den ordningen tillämpas
14	"Vinstmarginalordning - Begagnade varor", "- Konstverk" eller "- Samlarföremål och antikviteter" i tillämpliga fall
15	Om en skatterepresentant är betalningsskyldig, den representantens momsregistreringsnummer, namn och adress

Tre relaterade regler spelar roll i praktiken. En säljare som inte är etablerad i beskattningsmedlemsstaten och som levererar med omvänd skattskyldighet får utelämna punkterna 8, 9 och 10 och i stället beskriva beskattningsunderlaget genom att hänvisa till kvantitet och art (artikel 226a). Medlemsstaterna får kräva köparens momsnummer i andra fall än enligt punkt 4 (artikel 227). Belopp får dessutom anges i valfri valuta, förutsatt att det momsbelopp som ska betalas också anges i den nationella valutan i den medlemsstat där skatten ska betalas (artikel 230).

De exakta ordalydelserna

Punkterna 7a, 10a, 11a, 13 och 14 kräver bokstavliga omnämnanden – själva orden, inte en omskrivning. Det är här fakturor oftast underkänns vid en granskning, eftersom "Moms omvänd skattskyldighet enl. art. 196" inte är den fras som direktivet anger.

Nationell lag fastställer språket för dessa omnämnanden. Litauens PVMĮ artikel 80 speglar artikel 226 punkt för punkt och föreskriver de litauiska formuleringarna: „Atvirkštinis apmokestinimas" (omvänd skattskyldighet), „Pinigų apskaitos sistema" (kontantmetod) och „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (självfakturering).

Hänvisningen till skattebefrielse i punkt 11 är den flexibla. Den erbjuder tre alternativ – att hänvisa till direktivet, hänvisa till den nationella bestämmelsen eller lämna vilken som helst annan uppgift som visar att leveransen är undantagen – och kommissionens vägledande anmärkningar bekräftar att det enda ordet "Undantagen" räcker. De klarar också ut en vanlig överlappning: om en leverans är både undantagen och belagd med omvänd skattskyldighet räcker enbart omnämnandet "Omvänd skattskyldighet".

När du måste utfärda en faktura

Artikel 220 anger vilka transaktioner som kräver en faktura: leveranser till en annan beskattningsbar person eller en icke beskattningsbar juridisk person, distansförsäljning, unionsinterna leveranser enligt artikel 138 samt förskottsbetalningar. Finansiella tjänster och försäkringstjänster som är undantagna enligt artikel 135(1)(a)-(g) kräver ingen faktura.

Artikel 222 harmoniserar tidsfristen för exakt två kategorier:

Vid unionsinterna varuleveranser (artikel 138) och gränsöverskridande tjänster där köparen är skattskyldig (artikel 196), ska fakturan utfärdas senast den femtonde dagen i månaden efter den månad då det attitydgrundande evenemanget (chargeable event) inträffade.

För allt annat fastställer medlemsstaterna sina egna tidsfrister. Denna asymmetri brukar överraska: det finns ingen EU-omfattande tidsfrist för inhemska fakturor.

Förenklade fakturor

Alla fakturor behöver inte innehålla samtliga 18 uppgifter. Enligt artikel 220a måste medlemsstaterna tillåta en förenklad faktura när:

• fakturabeloppet inte är högre än 100 EUR (eller motsvarande belopp i nationell valuta);
• dokumentet ändrar en tidigare faktura (ett dokument enligt artikel 219 – en kreditnota); eller
• säljaren tillämpar undantaget för små företag enligt artikel 284 – ett fall som lades till genom direktivet om SME-ordningen och som har tillämpats sedan den 1 januari 2025.

Enligt artikel 238 får medlemsstaterna dessutom tillåta förenkling, efter att ha hört momskommittén, när beloppet överstiger 100 EUR men inte 400 EUR, eller när affärspraxis gör det särskilt svårt att följa reglerna fullt ut. Huruvida 400-eurosintervallet är tillgängligt beror därmed på landet.

En förenklad faktura måste ändå innehålla följande enligt artikel 226b: utfärdandedatum; identifiering av säljaren; identifiering av vilken typ av varor eller tjänster som tillhandahållits; det momsbelopp som ska betalas eller den information som behövs för att beräkna det; samt, när det gäller en ändringshandling, en otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan och de uppgifter som ändras.

Två viktiga begränsningar gällande detta. Förenkling är aldrig tillgänglig vid distansförsäljning, undantagna unionsinterna varuleveranser eller gränsöverskridande transaktioner med omvänd skattskyldighet av en icke etablerad säljare – det vill säga exakt de gränsöverskridande situationer där fakturan fyller en skattekontrollerande funktion. Medlemsstaterna får inte heller kräva mer än vad artiklarna 226, 227 och 230 tillåter.

Vad ViDA förändrar

Rådets direktiv (EU) 2025/516 – paketet "Moms i den digitala tidsåldern" (VAT in the Digital Age), som har trätt i kraft den 14 april 2025 – skriver om stora delar av detta, till största delen med verkan från den 1 juli 2030:

• Två nya uppgifter i artikel 226. Punkt 16: på en korrigeringsfaktura, löpnumret på den faktura som korrigeras. Punkt 17: säljarens bankkontonummer eller virtuella kontonummer, eller andra identifierare som på ett otvetydigt sätt identifierar de konton som fakturan kan betalas till. (Den antagna texten säger medvetet inte "IBAN", och kravet på betalningsdatum som fanns med i kommissionens förslag har tagits bort.)
• "Trepartshandel" läggs till vid sidan av omnämnandet om omvänd skattskyldighet när köparen är betalningsskyldig enligt artikel 197.
• "Elektronisk faktura" snävas in. Artikel 217 kommer att kräva ett strukturerat elektroniskt format som medger automatiserad behandling – en vanlig PDF slutar räknas som e-faktura, medan hybridformat (strukturerad data plus en läsbar visning för människor) fortfarande gör det.
• E-fakturering blir standard enligt artikel 218, med hänvisning till den europeiska standarden för elektronisk fakturering enligt direktiv 2014/55/EU, och det krävs inte längre att kunden godkänner e-fakturor som uppfyller kraven för transaktioner mellan företag.
• Tidsfristen i artikel 222 förkortas till 10 dagar efter det att det skattepliktiga momentet har inträffat.
• Periodiska sammanställningar (EC Sales Lists) avskaffas och ersätts av digital rapportering.

En förändring har redan trätt i kraft: sedan den 14 april 2025 får medlemsstaterna göra inhemsk B2B-e-fakturering obligatorisk utan att behöva ansöka om ett undantag – vilket är anledningen till att de nationella kraven har tagit fart.

Hur Nordlet hanterar detta

Fakturor byggs upp av strukturerad data snarare än en mall, vilket innebär att de obligatoriska uppgifterna hämtas från registren i stället för att skrivas in manuellt. Företagets namn, organisationsnummer och momsregistreringsnummer, motpartens motsvarande uppgifter, löpnummer från en serie per dokumenttyp, utfärdandedatum och förfallodatum, kvantitet per rad, beskrivning, enhetspris, momssats samt beskattningsunderlag och momsbelopp per skattesats följer med fakturan och visas på PDF-filen på engelska, litauiska eller tyska.

Den momsbehandling som fakturan återspeglar fastställs av momsmotorn, som avgör om en leverans är inhemsk, en unionsintern leverans, föremål för omvänd skattskyldighet, undantagen eller utanför tillämpningsområdet – och därmed vilka av artikeln 226:s omnämnanden som blir tillämpliga. För strukturerat utbyte mappar Peppol BIS 3.0-utdata samma data till EN 16931 – den standard som ViDA kommer att göra till standardval – och de nationella e-fakturaformaten (Italiens FatturaPA, Polens KSeF FA(3), Rumäniens CIUS-RO UBL) genereras från samma källa.

Två ärliga ord om detta. De bokstavliga omnämnandena styrs av fakturans momssystem, vilket innebär att ett felaktigt inställt system ger upphov till en tekniskt defekt faktura – något som är värt att kontrollera när du konfigurerar gränsöverskridande försäljning för första gången. Förenklad fakturering är dessutom inte ett separat dokumentläge: fakturor kan alltid bära de fullständiga uppgifterna, vilket alltid är tillåtet eftersom förenkling är en valmöjlighet snarare än en skyldighet.

Relaterad läsning: vad en kreditnota måste innehålla, och varför en proforma inte alls är en faktura.

FAQ

Vilka är de obligatoriska fälten på en EU-momsfaktura?

Artikel 226 i mervärdesskattedirektivet räknar upp dem: utfärdandedatum, ett unikt löpnummer, säljarens momsnummer, köparens momsnummer i tillämpliga fall, båda parternas namn och adresser, kvantitet och art för det som levererats, leveransdatum om det skiljer sig från utfärdandedatumet, beskattningsunderlag per skattesats, momssats, momsbelopp samt specifika omnämnanden för undantag, omvänd skattskyldighet, kontantmetod, självfakturering och vinstmarginalordningar.

Kan en faktura utfärdas i en utländsk valuta?

Ja. Artikel 230 tillåter valfri valuta, förutsatt att det momsbelopp som ska betalas också anges i den nationella valutan i den medlemsstat där momsen ska betalas, omräknat enligt direktivets regler för växelkurs.

Vad är en förenklad faktura och när kan jag använda en sådan?

En faktura med reducerat innehåll som är tillåten för belopp upp till 100 EUR, för dokument som ändrar en tidigare faktura och för säljare som omfattas av SME-befrielsen; medlemsstaterna får utöka detta till 400 EUR. Den är aldrig tillgänglig vid distansförsäljning, undantagna unionsinterna varuleveranser eller gränsöverskridande transaktioner med omvänd skattskyldighet av en icke etablerad säljare.

Måste jag skriva "Omvänd skattskyldighet" exakt?

Ja – artikel 226(11a) kräver det bokstavliga omnämnandet, och nationell lag fastställer dess ordalydelse på det lokala språket (litauiska: „Atvirkštinis apmokestinimas"). En beskrivning av mekanismen i stället för den föreskrivna frasen utgör en brist, även om innebörden är tydlig.

När måste en faktura utfärdas?

Vid unionsinterna varuleveranser och gränsöverskridande tjänster med omvänd skattskyldighet, senast den femtonde dagen i månaden efter det att det skattepliktiga momentet inträffade. För andra leveranser fastställs tidsfristen nationellt. Från och med den 1 juli 2030 förkortar ViDA den harmoniserade tidsfristen till 10 dagar efter det att det skattepliktiga momentet har inträffat.