Hvad er en faktura? Lovpligtige oplysninger under EU's momsdirektiv

En faktura er ikke blot en betalingsanmodning. Det er et dokument, hvis indhold er fastsat ved lov, fordi det udfører to funktioner, som skattesystemet afhænger af: det fastslår leverandøren afgiftspligt, og det udgør det bilag, som kunden fradrager den samme moms på. Hvis indholdet er forkert, bryder den anden halvdel sammen, og derfor er en "manglende opstilling" ikke blot en formuleringsfejl.

I EU er de obligatoriske oplysninger harmoniserede. Artikel 226 i direktiv 2006/112/EF (momsdirektivet) fastsætter kravene, og bestemmelsen er bevidst udtømmende: "kun følgende oplysninger er påkrævet i momsmæssig henseende".

De obligatoriske oplysninger

Artikel 226 opregner 15 nummererede punkter samt tre bogstavelte punkter tilføjet i 2010 - i alt 18:

Punkt	Hvad der skal fremgå
1	Udstedelsesdatoen
2	Et løbenummer, baseret på en eller flere serier, som unikt identificerer fakturaen
3	Leverandørens momsregistreringsnummer
4	Kundens momsregistreringsnummer, hvis kunden er betalingspligtig for momsen, eller hvis der er tale om en EU-interessentskabslevering / erhvervelse i henhold til artikel 138
5	Fuldt navn og adresse på både leverandør og kunde
6	Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de udførte tjenesteydelser
7	Leveringsdatoen (eller datoen for acontobetaling), hvis den afviger fra udstedelsesdatoen og kan fastslås
7a	Angivelsen "Omvendt betalingspligt" (eller tilsvarende ordlyd), hvis leverandøren anvender denne ordning
8	Momsgrundlaget for hver sats eller fritagelse, enhedsprisen eksklusive moms og eventuelle rabatter, der ikke allerede er indeholdt i enhedsprisen
9	Den anvendte momssats
10	Det skyldige momsbeløb
10a	Angivelsen "Selvfakturering" (self-billing), hvor kunden udsteder fakturaen i stedet for leverandøren
11	For en momsfritaget levering en henvisning til den relevante EU-bestemmelse eller nationale bestemmelse eller enhver anden henvisning, der angiver, at leveringen er fritaget
11a	Angivelsen "Omvendt betalingspligt" (reverse charge), hvor kunden hæfter for momsen
12	For nye transportmidler de karakteristika, der identificerer dem
13	"Marginordning - Rejsebureauer", hvor denne ordning finder anvendelse
14	"Marginordning - Brugte varer", "- Kunstgenstande" eller "- Samlerobjekter og antikviteter" efter omstændighederne
15	Hvis en skatterepræsentant er betalingspligtig, denne repræsentants momsnummer, navn og adresse

Tre relaterede regler er af betydning i praksis. En leverandør, der ikke er etableret i beskatningsmedlemsstaten, og som leverer under omvendt betalingspligt, kan udelade punkt 8, 9 og 10 og i stedet beskrive momsgrundlaget ved at henvise til mængde og art (artikel 226a). Medlemsstaterne kan kræve kundens momsnummer i andre tilfælde end dem, der er nævnt under punkt 4 (artikel 227). Derudover kan beløb angives i enhver valuta, forudsat at det skyldige momsbeløb også oplyses i den nationale valuta i den medlemsstat, hvor momsen skal betales (artikel 230).

Den præcise ordlyd

Punkterne 7a, 10a, 11a, 13 og 14 kræver ordlydsnøjagtige angivelser - selve ordene, ikke blot en omskrivning. Det er her, fakturaer oftest fejler ved et eftersyn, fordi "Moms omvendt betalingspligt iht. art. 196" ikke er den præcise frase, som direktivet foreskriver.

National lovgivning fastsætter sproget for disse angivelser. Litauens PVMĮ artikel 80 afspejler artikel 226 punkt for punkt og foreskriver de litauiske former: „Atvirkštinis apmokestinimas" (omvendt betalingspligt), „Pinigų apskaitos sistema" (fakturerings-/kontantprincip) og „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (selvfakturering).

Fritagelseshenvisningen i punkt 11 er den mest fleksible. Den tilbyder tre alternativer - henvis til direktivet, henvis til den nationale bestemmelse, eller angiv enhver anden henvisning, der indikerer fritagelse - og Kommissionens vejledende bemærkninger (Explanatory Notes) bekræfter, at det enkelte ord "Fritaget" (exempt) er tilstrækkeligt. De afklarer også et almindeligt overlap: Hvis en levering er både momsfritaget og omfattet af omvendt betalingspligt, er angivelsen "Omvendt betalingspligt" alene tilstrækkelig.

Hvornår du skal udstede en faktura

Artikel 220 fastsætter, hvilke leveringer der kræver en faktura: leveringer til en anden afgiftspligtig person eller en ikke-afgiftspligtig juridisk person, fjernsalg, EU-interessentskabsleveringer i henhold til artikel 138 samt acontobetalinger. Finansielle tjenesteydelser og forsikringstjenester, der er fritaget i henhold til artikel 135, stk. 1, litra a-g, kræver ingen faktura.

Artikel 222 harmoniserer fristen for præcist to kategorier:

For EU-interessentskabslevering af varer (artikel 138) og for grænseoverskridende tjenesteydelser, hvor kunden er betalingspligtig (artikel 196), skal fakturaen udstedes senest den femtende i måneden efter den måned, hvor den afgiftspligtige begivenhed fandt sted.

For alt andet fastsætter medlemsstaterne deres egne tidsfrister. Denne asymmetri overrasker ofte: Der er ingen EU-fælles frist for en indenlandsk faktura.

Forenklede fakturaer

Ikke alle fakturaer behøver at indeholde alle 18 oplysninger. I henhold til artikel 220a skal medlemsstaterne tillade en forenklet faktura, når:

• fakturabeløbet ikke er højere end 100 EUR (eller modværdien i national valuta);
• dokumentet ændrer en tidligere faktura (et dokument i henhold til artikel 219 - en kreditnota); eller
• leverandøren anvender undtagelsen for små virksomheder i henhold til artikel 284 - en bestemmelse tilføjet af direktivet for SMV-ordningen og gældende siden 1. januar 2025.

I henhold til artikel 238 kan medlemsstaterne herudover tillade forenkling efter at have hørt Momsudvalget, når beløbet overstiger 100 EUR, men ikke 400 EUR, eller når forretningspraksis gør fuld overholdelse særlig vanskelig. Hvorvidt beløbsgrænsen på 400 EUR er tilgængelig, afhenger derfor af det pågældende land.

En forenklet faktura skal i henhold til artikel 226b stadig indeholde: udstedelsesdatoen; identifikation af leverandøren; identifikation af varekategorien eller tjenesteydelsen; det skyldige momsbeløb eller de oplysninger, der er nødvendige for at beregne det; og for et ændringsdokument en entydig henvisning til den oprindelige faktura og de ændrede oplysninger.

To vigtige begrænsninger gælder. Forenkling kan aldrig anvendes ved fjernsalg, momsfritagne EU-interessentskabsleveringer af varer eller grænseoverskridende transaktioner med omvendt betalingspligt foretaget af en ikke-etableret leverandør - præcis de grænseoverskridende tilfælde, hvor fakturaen fungerer som skattekontrol. Desuden må medlemsstaterne ikke kræve flere oplysninger, end artikel 226, 227 og 230 tillader.

Hvad ViDA ændrer

Rådets direktiv (EU) 2025/516 - "Moms i den digitale tidsalder"-pakken (VAT in the Digital Age), som har været i kraft siden 14. april 2025 - omskriver store del af dette, primært med virkning fra 1. juli 2030:

• To nye oplysninger i artikel 226. Punkt (16): På en korrigerende faktura skal løbenummeret på den faktura, der korrigeres, fremgå. Punkt (17): Leverandørens bankkontonumre eller virtuelle kontonumre eller andre identifikatorer, der entydigt identificerer de konti, fakturaen kan betales til. (Den vedtagne tekst bruger bevidst ikke ordet "IBAN", og et krav om betalingsdato, der optrådte i Kommissionens udkast, blev taget ud.)
• "Trekantshandel" (Triangular transaction) føjes til angivelsen om omvendt betalingspligt, hvor kunden er betalingspligtig i henhold til artikel 197.
• "Elektronisk faktura" indsnævres. Artikel 217 vil kræve et struktureret elektronisk format, der tillader automatiseret behandling - en almindelig PDF-fil opfylder ikke længere kravene, hvorimod hybridformater (struktureret data plus en menneskelig læsbar gengivelse) fortsat gør det.
• E-fakturering bliver standard i henhold til artikel 218 med henvisning til den europæiske standard for elektronisk faktakturering i henhold til direktiv 2014/55/EU, og kundens accept kræves ikke længere for compliant fakturaer til virksomheder.
• Fristen i artikel 222 forkortes til 10 dage efter den afgiftspligtige begivenheds indtræden.
• EU-salgslisteopgørelser afskaffes og erstattes af digital indberetning.

En ændring er allerede trådt i kraft: Siden 14. april 2025 kan medlemsstaterne gøre indenlandsk B2B-efakturering obligatorisk uden at skulle anmode om en undtagelse (derogation), hvilket er årsagen til, at de nationale krav er blevet fremskyndet.

Hvordan Nordlet håndterer det

Fakturaer opbygges ud fra strukturerede data i stedet for en skabelon, så de obligatoriske oplysninger hentes fra registreringerne i stedet for fra den person, der taster dem ind. Virksomhedens navn, CVR-nummer/registreringskode og momsnummer, modpartens tilsvarende oplysninger, fortløbende numre fra en dokumentserieserie, udstedelses- og forfaldsdatoer, mængde pr. linje, beskrivelse, enhedspris, momssats samt momsgrundlag og momsbeløb pr. sats medfølger på fakturaen og gengives på PDF-filen på engelsk, litauisk eller tysk.

Den momsmæssige behandling, som fakturaen afspejler, afgøres af momsmotoren, som er det system, der fastslår, om en levering er indenlandsk, en EU-interessentskabslevering, omfattet af omvendt betalingspligt, fritaget eller uden for momslovens rækkevidde - og dermed hvilke af artikel 226's angivelser der skal anvendes. Til struktureret udveksling mapper Peppol BIS 3.0-outputtet de samme data til EN 16931 - den standard, som ViDA vil gøre til standarden - og de nationale e-faktureringsformater (Italiens FatturaPA, Polens KSeF FA(3), Rumæniens CIUS-RO UBL) genereres fra den samme kilde.

To ærlige bemærkninger. De lovpligtige ordlydsangivelser styres af fakturaens momsordning, så en forkert indstillet ordning resulterer i en teknisk mangelfuld faktura - noget, der er værd at kontrollere, når du først opsætter grænseoverskridende salg. Forenklede fakturaer er desuden ikke en separat dokumenttilstand: fakturaer kan altid indeholde de fulde oplysninger, hvilket altid er tilladt, da forenkling er en mulighed snarere end en pligt.

Relateret læsning: hvad en kreditnota skal indeholde, og hvorfor en proformafaktura slet ikke er en faktura.

FAQ

Hvad er de obligatoriske felter på en EU-momsfaktura?

Artikel 226 i momsdirektivet opregner dem: udstedelsesdato, et unikt løbenummer, leverandørens momsnummer, kundens momsnummer hvor relevant, begge parters navne og adresser, mængde og art af det leverede, leveringsdato hvis den afviger fra udstedelsesdatoen, momsgrundlag pr. sats, momssats, momsbeløb samt specifikke angivelser vedrørende momsfritagelse, omvendt betalingspligt, kontantprincip, selvfakturering og marginordninger.

Kan en faktura udstedes i en fremmed valuta?

Ja. Artikel 230 tillader enhver valuta, forudsat at det skyldige momsbeløb også angives i den nationale valuta i den medlemsstat, hvor momsen forfalder, omregnet efter direktivets kursregler.

Hvad er en forenklet faktura, og hvornår kan jeg bruge den?

En faktura med reduceret indhold, der er tilladt for beløb op til 100 EUR, for dokumenter der ændrer en tidligere faktura, og for leverandører under SMV-fritagelsen; medlemsstaterne kan udvide beløbsgrænsen til 400 EUR. Den kan aldrig bruges ved fjernsalg, momsfritagne EU-leveringer af varer eller grænseoverskridende transaktioner med omvendt betalingspligt fra en ikke-etableret leverandør.

Skal jeg skrive "Omvendt betalingspligt" helt ordret?

Ja - artikel 226, stk. 11a, kræver netop denne ordlyd, og national ret fastsætter dens formulering på det lokale sprog (litauisk: „Atvirkštinis apmokestinimas"). En beskrivelse af mekanismen i stedet for den foreskrevne frase er en fejl, selvom betydningen er klar.

Hvornår skal en faktura udstedes?

For EU-interessentskabsleveringer af varer og grænseoverskridende tjenesteydelser med omvendt betalingspligt senest den femtende i måneden efter den afgiftspligtige begivenhed. For andre leveringer fastsættes fristen nationalt. Fra 1. juli 2030 forkorter ViDA den harmoniserede frist til 10 dage efter den afgiftspligtige begivenhed.