Wat is een factuur? Verplichte gegevens onder de Europese btw-wetgeving

Een factuur is geen betalingsverzoek. Het is een document waarvan de inhoud wettelijk is voorgeschreven, omdat het twee functies vervult waar het belastingstelsel van afhankelijk is: het legt de btw-schuld van de leverancier vast en het vormt het bewijsstuk op basis waarvan de afnemer diezelfde btw aftrekt. Als de inhoud niet klopt, faalt de tweede helft. Om deze reden is een ontbrekend gegeven geen kwestie van een slordige opmaak.

In de EU zijn de verplichte gegevens geharmoniseerd. Artikel 226 van Richtlijn 2006/112/EG (de btw-richtlijn) somt de gegevens op, en deze lijst is bewust uitputtend: "voor btw-doeleinden zijn uitsluitend de volgende gegevens vereist".

De verplichte gegevens

Artikel 226 vermeldt 15 genummerde punten plus drie punten met een lettertoevoeging uit 2010, oftewel 18 in totaal:

Punt	Wat er op de factuur moet staan
1	De datum van uitreiking
2	Een opeenvolgend nummer, gebaseerd op één of meer reeksen, waarmee de factuur uniek wordt geïdentificeerd
3	Het btw-identificatienummer van de leverancier
4	Het btw-identificatienummer van de afnemer, indien de afnemer de btw verschuldigd is of het een intracommunautaire levering betreft in de zin van artikel 138
5	De volledige naam en het adres van zowel de leverancier als de afnemer
6	De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen, dan wel de omvang en de aard van de verrichte diensten
7	De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden (of de datum van een vooruitbetaling), voor zover deze afwijkt van de datum van uitreiking en kan worden vastgesteld
7a	De vermelding „Kasstelsel” wanneer de leverancier van deze regeling gebruikmaakt
8	De maatstaf van heffing per btw-tarief of vrijstelling, de prijs per eenheid exclusief btw, en eventuele kortingen die niet reeds in de prijs per eenheid zijn verwerkt
9	Het toegepaste btw-tarief
10	Het verschuldigde btw-bedrag
10a	De vermelding „Zelffacturering” wanneer de factuur door de afnemer in plaats van door de leverancier wordt uitgereikt
11	Bij een vrijgestelde handeling, een verwijzing naar de van toepassing zijnde bepaling van de EU of de nationale wetgeving, of een andere vermelding waaruit blijkt dat de handeling is vrijgesteld
11a	De vermelding „Verleggingsregeling” wanneer de afnemer de btw verschuldigd is
12	Voor een nieuw vervoermiddel, de kenmerken ter identificatie daarvan
13	„Bijzondere regeling reisbureaus” wanneer die regeling van toepassing is
14	„Bijzondere regeling - gebruikte goederen”, „- kunstvoorwerpen” of „- voorwerpen voor verzameling en antiek”, naargelang van het geval
15	Indien een fiscaal vertegenwoordiger aansprakelijk is, diens btw-nummer, naam en adres

Drie samenhangende regels zijn in de praktijk van belang. Een leverancier die niet is gevestigd in de lidstaat van heffing en levert onder de verleggingsregeling, mag de punten 8, 9 en 10 weglaten en de maatstaf van heffing omschrijven aan de hand van hoeveelheid en aard (artikel 226a). Lidstaten mogen het btw-nummer van de afnemer verplichten in andere gevallen dan genoemd bij punt 4 (artikel 227). Daarnaast mogen bedragen in elke willekeurige valuta worden vermeld, mits het verschuldigde btw-bedrag tevens wordt uitgedrukt in de nationale valuta van de lidstaat waar de belasting verschuldigd is (artikel 230).

De exacte formuleringen

Voor de punten 7a, 10a, 11a, 13 en 14 is een letterlijke vermelding vereist. Het gaat hier dus om de exacte bewoordingen en niet om een paraphrasering. Dit is het onderdeel waarop facturen het vaakst worden afgekeurd bij een controle, omdat een formulering als "btw verlegd op grond van art. 196" niet de tekst is die de richtlijn voorschrijft.

De nationale wetgeving bepaalt in welke taal deze vermeldingen moeten worden weergegeven. Artikel 80 van de Litouwse wet op de btw (PVMĮ) volgt artikel 226 punt voor punt en schrijft de volgende Litouwse formuleringen voor: „Atvirkštinis apmokestinimas” (verleggingsregeling), „Pinigų apskaitos sistema” (kasstelsel) en „Sąskaitų faktūrų išsirašymas” (zelffacturering).

De verwijzing naar de vrijstelling onder punt 11 biedt juist enige flexibiliteit. Deze bepaling kent drie alternatieven: verwijs naar de richtlijn, verwijs naar de nationale bepaling, of geef een andere aanduiding waaruit de vrijstelling blijkt. De toelichting van de Europese Commissie bevestigt dat het enkele woord „Vrijgesteld” volstaat. Dit lost tevens een veelvoorkomende overlap op: indien een handeling zowel is vrijgesteld als onder de verleggingsregeling valt, volstaat de vermelding „Verleggingsregeling” op zichzelf.

Wanneer u een factuur moet uitreiken

Artikel 220 omschrijft voor welke leveringen en diensten een factuur verplicht is: handelingen verricht aan een andere belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon, afstandsverkopen, intracommunautaire leveringen in de zin van artikel 138, en vooruitbetalingen. Financiële en verzekeringsdiensten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 135, lid 1, onder a) tot en met g), zijn vrijgesteld van de factureringsverplichting.

Artikel 222 harmoniseert de termijn voor exact twee categorieën:

Voor intracommunautaire leveringen van goederen (artikel 138) en voor grensoverschrijdende diensten waarbij de afnemer de btw verschuldigd is (artikel 196), moet de factuur worden uitreikt uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbare feit zich heeft voorgedaan.

Voor alle overige handelingen bepalen de lidstaten zelf hun termijnen. Deze asymmetrie wekt vaak verbazing: er is geen EU-brede deadline voor een binnenlandse factuur.

Vereenvoudigde facturen

Niet elke factuur hoeft alle 18 gegevens te bevatten. Op grond van artikel 220a moeten lidstaten een vereenvoudigde factuur toestaan indien:

• het factuurbedrag niet hoger is dan 100 EUR (of het equivalent in de nationale valuta);
• het document een eerdere factuur wijzigt (een document in de zin van artikel 219, oftewel een creditnota); of
• de leverancier gebruikmaakt van de vrijstelling voor kleine ondernemingen op grond van artikel 284. Dit betreft een optie die is toegevoegd via de richtlijn voor de kleineondernemingsregeling (KOR) en die van toepassing is sinds 1 januari 2025.

Op grond van artikel 238 mogen lidstaten na raadpleging van het btw-comité aanvullende vereenvoudigingen toestaan indien het bedrag hoger is dan 100 EUR maar ten hoogste 400 EUR, of wanneer de handelspraktijk volledige naleving bijzonder moeilijk maakt. Of de grens van 400 EUR van toepassing is, verschilt dus per land.

Een vereenvoudigde factuur moet op grond van artikel 226b nog wel de volgende gegevens bevatten: de datum van uitreiking; de identificatie van de leverancier; de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verrichte diensten; het verschuldigde btw-bedrag of de gegevens om dit te berekenen; en, in het geval van een wijzigingsdocument, een ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gewijzigde gegevens.

Hier gelden twee belangrijke beperkingen. Vereenvoudiging is nooit mogelijk bij afstandsverkopen, vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen, of grensoverschrijdende leveringen en diensten onder de verleggingsregeling door een niet-gevestigde leverancier. Dit zijn juist de grensoverschrijdende situaties waarin de factuur een fiscale controletaak vervult. Bovendien mogen lidstaten niet meer gegevens eisen dan artikelen 226, 227 en 230 toestaat.

Wat ViDA verandert

Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad (het pakket "Btw in het digitale tijdperk" oftewel ViDA, van kracht sinds 14 april 2025) brengt ingrijpende wijzigingen aan, die grotendeels ingaan op 1 juli 2030:

• Twee nieuwe gegevens in artikel 226. Punt 16: bij een correctiefactuur wordt het opeenvolgende nummer vermeld van de factuur die wordt gecorrigeerd. Punt 17: de bankrekeningnummers, virtuele rekeningnummers of andere identificatiegegevens van de leverancier waarmee ondubbelzinnig wordt aangegeven op welke rekeningen de factuur kan worden voldaan. (De aangenomen tekst vermeldt bewust niet expliciet het woord "IBAN", en de eis rond de betalingsdatum die in het voorstel van de Commissie stond, is komen te vervallen.)
• "Driehoekstransactie" wordt toegevoegd als vermelding naast de verleggingsregeling wanneer de afnemer de btw verschuldigd is op grond van artikel 197.
• De definitie van "elektronische factuur" wordt aangescherpt. Artikel 217 vereist voortaan een gestructureerd elektronisch formaat dat geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. Een platte pdf voldoet niet meer, terwijl hybride formaten (gestructureerde data gecombineerd met een leesbare weergave voor mensen) dat wel blijven doen.
• E-facturering wordt de standaard op grond van artikel 218, onder verwijzing naar de Europese norm voor e-facturering uit Richtlijn 2014/55/EU. De instemming van de afnemer is niet langer vereist voor compliant B2B-facturen.
• De termijn uit artikel 222 wordt verkort tot 10 dagen volgend op het belastbare feit.
• De opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf) komt te vervallen en wordt vervangen door digitale rapportageverplichtingen.

Eén wijziging is reeds van kracht: sinds 14 april 2025 mogen lidstaten verplichte binnenlandse B2B-e-facturering invoeren zonder dat daarvoor een derogatie (ontheffing) nodig is. Dit verklaart waarom nationale verplichtingen in een stroomversnelling zijn geraakt.

Hoe Nordlet hiermee omgaat

Facturen worden opgebouwd uit gestructureerde gegevens in plaats van een vast sjabloon, waardoor de verplichte gegevens rechtstreeks uit de administratie afkomstig zijn en niet afhangen van handmatige invoer. De bedrijfsnaam, het registratienummer en het btw-nummer van de onderneming, de equivalenten van de zakenpartner, een opeenvolgende nummering per documentreeks, de factuur- en vervaldatums, de hoeveelheid en omschrijving per regel, de stuksprijs, het btw-tarief, evenals de maatstaf van heffing en het btw-bedrag per tarief worden op de factuur vermeld en weergegeven op de pdf in het Engels, Nederlands, Litouws of Duits.

De btw-behandeling die op de factuur wordt toegepast, wordt bepaald door de btw-engine. Deze engine stelt vast of een levering binnenlands is, een intracommunautaire levering betreft, onder de verleggingsregeling valt, is vrijgesteld of buiten de scope van de btw valt, en bepaalt daarmee welke vermeldingen uit artikel 226 van toepassing zijn. Voor gestructureerd gegevensuitwisseling mapt de uitvoer voor Peppol BIS 3.0 dezelfde gegevens naar EN 16931 - de norm die door ViDA als standaard wordt aangewezen - terwijl nationale e-factureringsformaten (zoals de Italiaanse FatturaPA, de Poolse KSeF FA(3) en de Roemeense CIUS-RO UBL) uit dezelfde bron worden gegenereerd.

Twee kanttekeningen hierbij. De letterlijke vermeldingen worden gestuurd door het gekozen btw-regime van de factuur. Een onjuist ingesteld regime leidt dus tot een technisch ondeugdelijke factuur, wat het controleren waard is bij het inrichten van grensoverschrijdende verkopen. Daarnaast is een vereenvoudigde factuur geen afzonderlijke documentmodus: facturen kunnen altijd volledig worden opgemaakt, hetgeen te allen tijde is toegestaan aangezien vereenvoudiging een optie en geen verplichting is.

Gerelateerde artikelen: wat een creditnota moet bevatten, en waarom een proformafactuur geen officiële factuur is.

FAQ

Wat zijn de verplichte velden op een Europese btw-factuur?

Artikel 226 van de btw-richtlijn somt deze op: de datum van uitreiking, een uniek opeenvolgend nummer, het btw-nummer van de leverancier, het btw-nummer van de afnemer indien van toepassing, de namen en adressen van beide partijen, de hoeveelheid en aard van het geleverde, de leveringsdatum indien deze afwijkt van de factuurdatum, de maatstaf van heffing per tarief, het btw-tarief, het verschuldigde btw-bedrag, aangevuld met specifieke vermeldingen voor vrijstellingen, de verleggingsregeling, het kasstelsel, zelffacturering en bijzondere margeregelingen.

Kan een factuur worden uitgereikt in een vreemde valuta?

Ja. Artikel 230 staat elke valuta toe, mits het verschuldigde btw-bedrag tevens wordt vermeld in de nationale valuta van de lidstaat waar de btw verschuldigd is, omgerekend op basis van de wisselkoersregels van de richtlijn.

Wat is een vereenvoudigde factuur en wanneer mag ik deze gebruiken?

Een factuur met beperkte gegevens die is toegestaan voor bedragen tot 100 EUR, voor documenten die een eerdere factuur wijzigen, en voor leveranciers die onder de KOR vallen. Lidstaten mogen deze grens verhogen tot 400 EUR. Dit type factuur kan nooit worden gebruikt voor afstandsverkopen, vrijgestelde intracommunautaire leveringen of grensoverschrijdende diensten onder de verleggingsregeling door een niet-gevestigde leverancier.

Moet ik de term "Verleggingsregeling" exact zo opschrijven?

Ja. Artikel 226, punt 11a, vereist deze letterlijke vermelding en de nationale wetgeving schrijft de exacte formulering in de lokale taal voor (in Litouwen: „Atvirkštinis apmokestinimas”). Een omschrijving van het onderliggende mechanisme in plaats van de voorgeschreven term geldt als een gebrek, zelfs als de betekenis volstrekt helder is.

Wanneer moet een factuur worden uitreikt?

Voor intracommunautaire leveringen van goederen en grensoverschrijdende diensten onder de verleggingsregeling geldt als uiterste termijn de vijftiende dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbare feit zich heeft voorgedaan. Voor overige leveringen en diensten wordt de termijn nationaal geregeld. Vanaf 1 juli 2030 verkort ViDA deze geharmoniseerde deadline tot 10 dagen na het belastbare feit.