Hva er en faktura? Lovpålagte krav etter EU-mvaregelverket

En faktura er ikke bare en betalingsforespørsel. Det er et dokument med lovpålagt innhold, fordi det fyller to funksjoner som skattesystemet er avhengig av: Det fastsetter leverandørens merverdiavgiftsplikt, og det utgjør dokumentasjonen kunden legger til grunn for å fradragsføre den samme merverdiavgiften. Hvis innholdet er feil, svikter den andre halvdelen, og det er derfor «manglende opplysninger» ikke bare er en formell feil.

I EU er det obligatoriske innholdet harmonisert. Artikkel 226 i direktiv 2006/112/EF (mvadirektivet) lister opp opplysningene, og listen er bevisst uttømmende: „bare følgende opplysninger kreves i merverdiavgiftsøyemed“.

De obligatoriske opplysningene

Artikkel 226 lister opp 15 nummererte punkter samt tre punkter med bokstaver som ble lagt til i 2010, totalt 18 punkter:

Punkt	Hva som må fremgå
1	Utstedelsesdato
2	Et fortløpende nummer basert på en eller flere serier, som identifiserer fakturaen på en entydig måte
3	Leverandørens mva-nummer
4	Kundens mva-nummer, der kunden er betalingspliktig for merverdiavgiften eller leveransen er en EU-interntransaksjon i henhold til artikkel 138
5	Fullt navn og adresse for både leverandør og kunde
6	Mengde og art på varene, eller omfang og art på tjenestene
7	Leveringsdato (eller dato for acontobetaling) dersom denne avviker fra utstedelsesdatoen og kan fastslås
7a	Angivelsen „Kassebasert merverdiavgift“ (Cash accounting) der leverandøren benytter denne ordningen
8	Avgiftspliktig beløp per sats eller fritak, enhetspris eksklusive merverdiavgift, samt eventuelle rabatter som ikke allerede er inkludert i enhetsprisen
9	Anvendt mva-sats
10	Mva-beløp som skal betales
10a	Angivelsen „Fakturering på vegne av leverandør“ (Self-billing) der kunden utsteder fakturaen på vegne av leverandøren
11	For avgiftsfrie leveranser, en henvisning til den gjeldende EU-bestemmelsen eller nasjonale bestemmelsen, eller en annen henvisning som viser at leveransen er fritatt
11a	Angivelsen „Omvendt avgiftsplikt“ (Reverse charge) der kunden er betalingspliktig for merverdiavgiften
12	For nye transportmidler, kjennetegnene som identifiserer disse
13	„Marginordning - Reisebyråer“ (Margin scheme - Travel agents) der denne ordningen gjelder
14	„Marginordning - Brukte varer“, „- Kunstverk“ eller „- Samleobjekter og antikviteter“ (Margin scheme - Second-hand goods, Works of art, Collector's items and antiques) alt etter hva som er tilfelle
15	Der en skatterepsesentant er betalingspliktig, denne representantens mva-nummer, navn og adresse

Tre tilhørende regler har betydning i praksis. En leverandør som ikke er etablert i beskatningsmedlemsstaten, og som leverer varer eller tjenester under omvendt avgiftsplikt, kan utelate punkt 8, 9 og 10, og i stedet beskrive det avgiftspliktige beløpet ved å vise til mengde og art (artikkel 226a). Medlemsstatene kan kreve kundens mva-nummer i andre tilfeller enn det som følger av punkt 4 (artikkel 227). Beløp kan dessuten uttrykkes i hvilken som helst valuta, forutsatt at mva-beløpet som skal betales også oppgis i den nasjonale valutaen i medlemsstaten der avgiften forfaller (artikkel 230).

De nøyaktige ordlydene

Punktene 7a, 10a, 11a, 13 og 14 krever bokstavelige angivelser - selve ordene, ikke en omskrivning. Det er her fakturaer oftest blir avvist ved kontroll, fordi formuleringer som „mva. beregnet etter 196“ ikke er det direktivet krever.

Nasjonale lover fastsetter språket for disse angivelsene. Litauens PVMĮ artikkel 80 speiler artikkel 226 punkt for punkt og foreskriver de litauiske formene: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (omvendt avgiftsplikt), „Pinigų apskaitos sistema“ (kassebasert merverdiavgift) og „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (fakturering på vegne av leverandør).

Henvisningen til avgiftsfritak i punkt 11 er den mest fleksible. Den gir tre alternativer - henvise til direktivet, henvise til den nasjonale bestemmelsen, eller oppgi en annen henvisning som viser at det foreligger fritak - og Kommisjonens forklarende merknader (Explanatory Notes) bekrefter at det holder med det ene ordet „Fritatt“ (Exempt). De avklarer også et vanlig overlappende tilfelle: Dersom en leveranser er både avgiftsfri og omfattet av omvendt avgiftsplikt, holder det å bruke angivelsen „Omvendt avgiftsplikt“ alene.

Når du må utstede faktura

Artikkel 220 angir hvilke leveranser som krever faktura: leveranser til en annen avgiftspliktig person eller en ikke-avgiftspliktig juridisk person, fjernsalg, EU-interntransaksjoner i henhold til artikkel 138, samt acontobetalinger. Finans- og forsikringstjenester som er fritatt etter artikkel 135(1)(a)–(g), krever ikke faktura.

Artikkel 222 harmoniserer fristene for nøyaktig to kategorier:

For EU-interntransaksjoner med varer (artikkel 138) og grensekryssende tjenester der kunden er betalingspliktig (artikkel 196), må fakturaen utstedes senest den femtende dagen i måneden etter den måneden da den avgiftspliktige hendelsen fant sted.

For alt annet fastsetter medlemsstatene sine egne tidsfrister. Denne asymmetrien overrasker mange: Det finnes ingen felles EU-frist for en nasjonal faktura.

Forenklede fakturaer

Ikke alle fakturaer behøver å inneholde alle de 18 punktene. I henhold til artikkel 220a må medlemsstatene tillate en forenklet faktura dersom:

• fakturabeløpet ikke er høyere enn 100 EUR (eller tilsvarende i nasjonal valuta);
• dokumentet endrer en tidligere faktura (et dokument etter artikkel 219 - en kreditnota); eller
• leverandøren benytter unntaket for små foretak etter artikkel 284, et tilfelle som ble lagt til gjennom direktivet om SME-ordningen og som gjelder fra 1. januar 2025.

I henhold til artikkel 238 kan medlemsstatene i tillegg tillate forenkling, etter å ha rådført seg med mvakomiteen, når beløpet er over 100 EUR, men ikke over 400 EUR, eller der bransjepraksis gjør full etterlevelse særlig krevende. Hvorvidt beløpsgrensen på 400 euro gjelder, avhenger altså av det enkelte landet.

En forenklet faktura må fremdeles inneholde følgende i henhold til artikkel 226b: utstedelsesdato, identifisering av leverandøren, identifisering av vare- eller tjenestetype, mva-beløpet som skal betales eller opplysningene som trengs for å beregne det, og for et endringsdokument en entydig henvisning til den opprinnelige fakturaen og de opplysningene som endres.

To viktige begrensninger: Forenkling kan aldri benyttes ved fjernsalg, avgiftsfrie EU-interntransaksjoner med varer, eller grensekryssende transaksjoner med omvendt avgiftsplikt fra en ikke-etablert leverandør - nettopp de grensekryssende tilfellene der fakturaen fungerer som skattekontroll. Medlemsstatene kan heller ikke kreve mer enn det artikkel 226, 227 og 230 tillater.

Hva ViDA endrer

Rådsdirektiv (EU) 2025/516 - pakken „Merverdiavgift i den digitale tidsalder“ (VAT in the Digital Age), som trådte i kraft 14. april 2025 - endrer mye av dette, hovedsakelig med virkning fra 1. juli 2030:

• To nye opplysninger i artikkel 226. Punkt (16): På en korreksjonsfaktura, det fortløpende nummeret til fakturaen som korrigeres. Punkt (17): Leverandørens bankkontonummer eller virtuelle kontonummer, eller andre identifikatorer som entydig identifiserer kontoene fakturaen kan betales til. (Den vedtatte teksten bruker bevisst ikke ordet „IBAN“, og et krav om betalingsdato som var med i Kommisjonens forslag, ble fjernet.)
• „Trekanttransaksjon“ (Triangular transaction) legges til ved siden av angivelsen for omvendt avgiftsplikt der kunden er betalingspliktig etter artikkel 197.
• „Elektronisk faktura“ spisses. Artikkel 217 vil kreve et strukturert elektronisk format som tillater automatisert behandling - en vanlig PDF-fil fyller ikke lenger kravene, mens hybridformater (strukturert data pluss en lesbar visning) fortsatt gjør det.
• E-fakturering blir standard i henhold til artikkel 218, med henvisning til den europeiske standarden for elektronisk fakturering i direktiv 2014/55/EU, og det kreves ikke lenger at kunden aksepterer e-fakturaer for at de skal være godkjente overfor bedrifter.
• Fristen i artikkel 222 forkortes til 10 dager etter at den avgiftspliktige hendelsen fant sted.
• Periodiske samleskjemaer (EC Sales Lists) avskaffes og erstattes av digital rapportering.

Én endring gjelder allerede: Siden 14. april 2025 kan medlemsstatene pålegge nasjonal B2B-e-fakturering uten å søke om særskilt godkjenning (derogation), noe som er grunnen til at nasjonale påbud har skutt fart.

Hvordan Nordlet håndterer dette

Fakturaer bygges opp fra strukturerte data i stedet for fra en mal, slik at de lovpålagte opplysningene hentes fra transaksjonsdataene og ikke fra hvem som helst som taster inn. Selskapets navn, organisasjonsnummer og mva-nummer, motpartens tilsvarende opplysninger, fortløpende numre fra en serie per dokumenttype, utstedelses- og forfallsdato, mengde per linje, beskrivelse, enhetspris, mva-sats, samt avgiftspliktig beløp og mva-beløp per sats, følger med fakturaen og vises på PDF-en på engelsk, litauisk eller tysk.

Mvabehandlingen som fakturaen gjenspeiler, bestemmes av mva-motoren, som avgjør om en leveranse er nasjonal, en EU-interntransaksjon, underlagt omvendt avgiftsplikt, fritatt eller utenfor avgiftsområdet - og dermed hvilke av angivelsene i artikkel 226 som gjelder. For strukturert datautveksling mapper Peppol BIS 3.0-eksporten de samme dataene til EN 16931, som er standarden ViDA vil gjøre til normen, og de nasjonale e-fakturaformatene (italienske FatturaPA, polske KSeF FA(3), rumenske CIUS-RO UBL) genereres fra samme kilde.

To ærlige bemerkninger: De bokstavelige angivelsene styres av fakturaens mva-ordning, slik at en feilaktig valgt ordning gir en teknisk feilaktig faktura, noe som er verdt å sjekke når du setter opp grensekjøp for første gang. Forenklet fakturering er heller ikke en egen dokumentmodus: fakturaer kan alltid inneholde alle opplysninger, noe som alltid er tillatt, siden forenkling er en mulighet snarere enn en plikt.

Relatert lesning: hva en kreditnota må inneholde, og hvorfor en proformafaktura ikke er en faktura i det hele tatt.

FAQ

Hva er de obligatoriske feltene på en EU-mvafaktura?

Artikkel 226 i mvadirektivet lister dem opp: utstedelsesdato, et unikt fortløpende nummer, leverandørens mva-nummer, kundens mva-nummer der det er relevant, begge parters navn og adresse, mengde og art for det som er levert, leveringsdato dersom den avviker fra utstedelsesdatoen, avgiftspliktig beløp per sats, mva-sats, mva-beløp, samt spesifikke angivelser for fritak, omvendt avgiftsplikt, kassebasert merverdiavgift, fakturering på vegne av leverandør og marginordninger.

Kan en faktura utstedes i utenlandsk valuta?

Ja. Artikkel 230 tillater en hvilken som helst valuta, forutsatt at mva-beløpet som skal betales, også oppgis i den nasjonale valutaen i medlemsstaten der merverdiavgiften forfaller, omregnet i henhold til direktivets regler for valutakurser.

Hva er en forenklet faktura, og når kan jeg bruke den?

En faktura med redusert innhold som er tillatt for beløp opptil 100 EUR, for dokumenter som endrer en tidligere faktura, og for leverandører som omfattes av unntaket for små foretak; medlemsstatene kan utvide dette til 400 EUR. Den kan aldri benyttes ved fjernsalg, avgiftsfrie EU-interntransaksjoner eller grensekryssende transaksjoner med omvendt avgiftsplikt fra en ikke-etablert leverandør.

Må jeg skrive «Omvendt avgiftsplikt» ordrett?

Ja - artikkel 226(11a) krever denne bokstavelige angivelsen, og nasjonal rett fastsetter ordlyden på det lokale språket (litauisk: „Atvirkštinis apmokestinimas“). En beskrivelse av mekanismen i stedet for den foreskrevne formuleringen utgjør en feil, selv om betydningen er tydelig.

Når må en faktura utstedes?

For EU-interntransaksjoner med varer og grensekryssende tjenester underlagt omvendt avgiftsplikt, senest den femtende dagen i måneden etter den avgiftspliktige hendelsen. For andre leveranser fastsettes fristen nasjonalt. Fra 1. juli 2030 forkorter ViDA denne harmoniserte fristen til 10 dager etter den avgiftspliktige hendelsen.