¿Qué es una factura? Campos obligatorios según la normativa de IVA de la UE

Una factura no es una solicitud de pago. Es un documento cuyo contenido está prescrito por la ley porque cumple dos funciones de las que depende el sistema fiscal: fija la devengo (VAT liability) del proveedor y constituye el documento justificativo sobre cuya base el cliente deduce ese mismo IVA. Si el contenido es erróneo, la segunda parte falla, motivo por el cual la "omisión de un campo" no es un mero defecto de formato.

En la UE, el contenido obligatorio está armonizado. El artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE (la Directiva del IVA) establece los datos pormenorizados y es deliberadamente exhaustivo: "solo serán obligatorios los siguientes datos a efectos del IVA".

Los datos obligatorios

El artículo 226 enumera 15 puntos numerados más tres con letra añadidos en 2010, lo que hace un total de 18:

Punto	Qué debe aparecer
1	La fecha de emisión
2	Un número secuencial, basado en una o varias series, que identifique la factura de forma unívoca
3	El número de identificación a efectos del IVA del proveedor
4	El número de identificación a efectos del IVA del cliente, cuando este sea el sujeto pasivo del impuesto o la operación sea una entrega intracomunitaria con arreglo al artículo 138
5	El nombre y apellidos o denominación social y la dirección completa tanto del proveedor como del cliente
6	La cantidad y naturaleza de los bienes suministrados o la extensión y naturaleza de los servicios prestados
7	La fecha en que se efectuó o completó la entrega de bienes o la prestación de servicios (o de un pago anticipado), siempre que sea distinta de la fecha de emisión y pueda determinarse
7a	La mención "Régimen de caja" cuando el proveedor aplique dicho régimen
8	La base imponible por tipo impositivo o exención, el precio unitario sin IVA y los descuentos o rebajas que no estén ya incluidos en el precio unitario
9	El tipo o tipos impositivos aplicados
10	La cuota del IVA a pagar
10a	La mención "Facturación por el destinatario" cuando el cliente emita la factura en lugar del proveedor
11	En el caso de una operación exenta, la referencia a la disposición aplicable de la Directiva o de la legislación nacional, o cualquier otra indicación de que la operación está exenta
11a	La mención "Inversión del sujeto pasivo" cuando el cliente sea el sujeto pasivo del impuesto
12	Tratándose de medios de transporte nuevos, las características que los identifican
13	La mención "Régimen especial de las agencias de viajes" cuando sea aplicable dicho régimen
14	Las menciones "Régimen especial de los bienes usados", "Objeto de arte" u "Objetos de colección y antigüedades", según corresponda
15	Cuando un representante fiscal sea el sujeto pasivo, el número de identificación a efectos del IVA de dicho representante, junto con su nombre y apellidos o denominación social y su dirección

En la práctica, entran en juego tres normas relacionadas. Un proveedor no establecido en el Estado miembro de imposición que realice operaciones sujetas a inversión del sujeto pasivo puede omitir los puntos 8, 9 y 10, y describir la base imponible indicando la cantidad y la naturaleza de los bienes o servicios (artículo 226 bis). Los Estados miembros pueden exigir el número de IVA del cliente en casos que vayan más allá del punto 4 (artículo 227). Asimismo, las cantidades podrán expresarse en cualquier moneda, siempre que la cuota del IVA resultante se indique también en la moneda nacional del Estado miembro donde se deba el impuesto (artículo 230).

Las menciones literales exactas

Los puntos 7a, 10a, 11a, 13 y 14 exigen menciones literales, es decir, las palabras exactas, no una paráfrasis. Aquí es donde las facturas suelen fallar en las revisiones, ya que la frase "IVA devuelto por inversión del sujeto pasivo según el art. 196" no se corresponde con la terminología fijada por la Directiva.

La legislación nacional determina la lengua de estas menciones. El artículo 80 de la ley del IVA (PVMĮ) de Lituania refleja punto por punto el artículo 226 y prescribe las fórmulas en lituano: „Atvirkštinis apmokestinimas" (inversión del sujeto pasivo), „Pinigų apskaitos sistema" (criterio de caja) y „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (facturación por el destinatario).

La referencia de exención del punto 11 es la más flexible. Ofrece tres alternativas: citar la Directiva, citar la disposición nacional o proporcionar cualquier otra referencia que indique la exención; y las Notas Explicativas de la Comisión confirman que basta con utilizar la sola palabra "Exenta". Asimismo, resuelven un solapamiento común: cuando una operación está exenta y a la vez sujeta a inversión del sujeto pasivo, basta con incluir únicamente la mención "Inversión del sujeto pasivo".

Cuándo se debe emitir una factura

El artículo 220 determina qué operaciones exigen la emisión de una factura: las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas a otro empresario o profesional o a una persona jurídica que no actúe como tal, las ventas a distancia, las entregas intracomunitarias contempladas en el artículo 138 y los pagos anticipados. Los servicios financieros y de seguros exentos en virtud del artículo 135, apartado 1, letras a) a g), no requieren factura.

El artículo 222 armoniza el plazo exactamente para dos categorías:

Para las entregas intracomunitarias de bienes (artículo 138) y para los servicios transfronterizos en los que el cliente sea el sujeto pasivo (artículo 196), la factura deberá emitirse a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que se haya producido el hecho imponible.

Para todo lo demás, los Estados miembros fijan sus propios plazos. Esta asimetría suele sorprender: no existe un plazo de emisión unificado a escala de la UE para las facturas nacionales.

Facturas simplificadas

No todas las facturas necesitan incluir los 18 datos. En virtud del artículo 220 bis, los Estados miembros deben permitir el uso de una factura simplificada cuando:

• el importe de la factura no sea superior a 100 EUR (o su equivalente en moneda nacional);
• el documento modifique una factura anterior (un documento contemplado en el artículo 219, es decir, una factura rectificativa); o
• el proveedor aplique la franquicia para pequeñas empresas del artículo 284, un supuesto incorporado por la directiva del régimen para las pymes y aplicable desde el 1 de enero de 2025.

Conforme al artículo 238, los Estados miembros pueden autorizar adicionalmente simplificaciones, previa consulta del Comité del IVA, cuando el importe supere los 100 EUR pero no rebase los 400 EUR, o cuando la práctica comercial dificulte especialmente el cumplimiento íntegro de los requisitos. Por consiguiente, la disponibilidad del tramo de 400 € depende de cada país.

Una factura simplificada debe contener obligatoriamente, de acuerdo con el artículo 226 ter: la fecha de emisión; la identificación del proveedor; la identificación de la naturaleza de los bienes o servicios; la cuota del IVA a pagar o los datos necesarios para calcularla; y, en el caso de un documento rectificativo, una referencia inequívoca a la factura inicial y a las especificaciones modificadas.

Existen dos límites importantes. La simplificación nunca se aplica a las ventas a distancia, a las entregas intracomunitarias de bienes exentas ni a las operaciones transfronterizas sujetas a inversión del sujeto pasivo realizadas por un proveedor no establecido; precisamente los supuestos transfronterizos en los que la factura cumple una función de control fiscal. Además, los Estados miembros no pueden exigir más de lo que permiten los artículos 226, 227 y 230.

Qué cambia con ViDA

La Directiva (UE) 2025/516 del Consejo, conocida como el paquete "El IVA en la era digital" (ViDA, por sus siglas en inglés), en vigor desde el 14 de abril de 2025, modifica en profundidad gran parte de esta normativa, con efectos generales a partir del 1 de julio de 2030:

• Dos nuevos datos obligatorios en el artículo 226. Punto 16: en una factura rectificativa, el número secuencial de la factura que se rectifica. Punto 17: los números de cuenta bancaria o de cuenta virtual del proveedor, u otros identificadores que identifiquen de manera inequívoca las cuentas en las que se puede efectuar el pago de la factura. (El texto aprobado deliberadamente no menciona el "IBAN" y se suprimió el requisito relativo a la fecha de pago que figuraba en la propuesta de la Comisión).
• "Operación triangular" se añade a la mención de inversión del sujeto pasivo cuando el cliente sea el sujeto pasivo del impuesto en virtud del artículo 197.
• Se acota el concepto de "factura electrónica". El artículo 217 exigirá un formato electrónico estructurado que permita su tratamiento automatizado; un PDF convencional dejará de ser válido, mientras que los formatos híbridos (datos estructurados junto con una representación legible por humanos) seguirán cumpliendo los requisitos.
• La factura electrónica se convierte en el estándar predeterminado conforme al artículo 218, haciendo referencia a la norma europea de factura electrónica establecida en la Directiva 2014/55/UE, y ya no será necesario el consentimiento previo del cliente para emitir facturas electrónicas válidas a empresas.
• El plazo del artículo 222 se acorta a 10 días tras el devengo del impuesto.
• Se suprimen las declaraciones recapitulativas (listas de ventas intracomunitarias), que serán sustituidas por sistemas de información digital.

Uno de los cambios ya es aplicable: desde el 14 de abril de 2025, los Estados miembros pueden imponer la facturación electrónica obligatoria en las operaciones nacionales entre empresas (B2B) sin necesidad de solicitar una deroga, motivo por el cual los mandatos nacionales se han acelerado.

Cómo lo gestiona Nordlet

Las facturas se generan a partir de datos estructurados en lugar de utilizar una plantilla estática, por lo que los datos obligatorios provienen directamente de los registros y no dependen de la introducción manual de quien las redacta. El nombre de la empresa, su código de registro y su número de IVA, los datos equivalentes del cliente, la numeración secuencial de la serie correspondiente al tipo de documento, las fechas de emisión y vencimiento, las cantidades por línea, la descripción, el precio unitario, el tipo de imposición, así como la base imponible y la cuota de IVA por tipo, se incorporan a la factura y se muestran en el PDF en inglés, lituano o alemán.

El tratamiento fiscal reflejado en la factura se resuelve mediante el motor de IVA, que determina si una operación es nacional, intracomunitaria, de inversión del sujeto pasivo, exenta o está fuera del ámbito de aplicación, estableciendo en consecuencia qué menciones del artículo 226 resultan aplicables. Para el intercambio estructurado, el formato de salida Peppol BIS 3.0 asigna los mismos datos a la norma EN 16931, el estándar que ViDA convertirá en obligatorio, y los formatos nacionales de facturación electrónica (FatturaPA en Italia, KSeF FA(3) en Polonia y CIUS-RO UBL en Rumanía) se generan a partir de esa misma fuente.

Dos observaciones prácticas. Las menciones literales dependen del régimen de IVA asignado a la factura, por lo que configurar un régimen incorrecto genera una factura técnicamente defectuosa; conviene comprobarlo al configurar por primera vez las operaciones transfronterizas. Por otro lado, la facturación simplificada no constituye un modo de documento independiente, ya que las facturas pueden incluir todos los datos detallados (algo siempre permitido), dado que la simplificación es una opción y no una obligación.

Lectura relacionada: qué debe contener una factura rectificativa y por qué una factura proforma no es una factura.

FAQ

¿Cuáles son los campos obligatorios en una factura de IVA de la UE?

El artículo 226 de la Directiva del IVA los enumera: fecha de emisión, un número secuencial único, el número de IVA del proveedor, el número de IVA del cliente cuando proceda, el nombre y la dirección de ambas partes, la cantidad y la naturaleza de los bienes o servicios, la fecha de realización de la operación si difiere de la de emisión, la base imponible por tipo, el tipo impositivo, la cuota de IVA, además de las menciones específicas para exenciones, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja, facturación por el destinatario y regímenes especiales.

¿Se puede emitir una factura en moneda extranjera?

Sí. El artículo 230 permite utilizar cualquier moneda, siempre que la cuota del IVA a pagar se exprese también en la moneda nacional del Estado miembro donde se deba el impuesto, aplicando las reglas de conversión de tipos de cambio de la Directiva.

¿Qué es una factura simplificada y cuándo puedo utilizar una?

Es una factura con contenido reducido autorizada para importes de hasta 100 EUR, para documentos que rectifiquen una factura anterior y para proveedores acogidos a la franquicia de pymes; los Estados miembros pueden ampliar este límite hasta los 400 EUR. Nunca se puede utilizar en ventas a distancia, entregas intracomunitarias de bienes exentas ni operaciones transfronterizas con inversión del sujeto pasivo efectuadas por un proveedor no establecido.

¿Tengo que escribir exactamente la mención "Inversión del sujeto pasivo"?

Sí. El artículo 226, punto 11 bis, exige esa mención literal, y la legislación nacional fija su redacción exacta en la lengua local (en lituano: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Describir el mecanismo con otras palabras en lugar de emplear la frase prescrita constituye un defecto formal, incluso aunque el significado resulte claro.

¿Cuándo debe emitirse una factura?

Tratándose de entregas intracomunitarias de bienes y servicios transfronterizos sujetos a inversión del sujeto pasivo, a más tardar el día 15 del mes siguiente al del devengo. Para las demás operaciones, el plazo se fija a nivel nacional. A partir del 1 de julio de 2030, ViDA acortará el plazo armonizado a 10 días tras el devengo.