Що таке рахунок-фактура? Обов'язкові реквізити за законодавством ЄС про ПДВ

Рахунок-фактура (invoice) не є запитом на оплату. Це документ, зміст якого суворо регламентовано законом, оскільки він виконує дві функції, від яких залежить податкова система: він фіксує податкові зобов'язання постачальника з ПДВ і є доказом, на підставі якого покупець цей самий ПДВ відносить до податкового кредиту. Варто припуститися помилки в змісті - і друга ланка ламається, через що "пропущене поле" не є просто технічною помилкою форматування.

В ЄС обов'язковий зміст уніфіковано. Стаття 226 Директиви 2006/112/ЄС (Директива про ПДВ) визначає ці реквізити, і цей перелік є навмисне вичерпним: "для цілей ПДВ вимагаються виключно такі дані".

Обов'язкові реквізити

Стаття 226 містить 15 пронумерованих пунктів плюс три літерні пункти, додані у 2010 році, загалом 18:

Пункт	Що має бути зазначено
1	Дата виставлення
2	Послідовний номер, заснований на одній або кількох серіях, який однозначно ідентифікує рахунок-фактуру
3	Реєстраційний номер платника ПДВ постачальника
4	Реєстраційний номер платника ПДВ покупця, якщо покупець є платником ПДВ або постачання є внутрішньоспільнотним постачанням згідно зі статтею 138
5	Повне найменування (ім'я) та адреса як постачальника, так і покупця
6	Кількість і характер товарів або обсяг і характер послуг
7	Дата постачання (або здійснення авансового платежу), якщо вона відрізняється від дати виставлення і може бути визначена
7a	Застереження „Касовий метод" (Cash accounting), якщо постачальник застосовує відповідну спеціальну схему
8	Оподатковувана сума за кожною ставкою або пільгою, ціна за одиницю без урахування ПДВ, а також будь-які знижки, якщо вони ще не враховані в ціні за одиницю
9	Застосована ставка ПДВ
10	Сума ПДВ до сплати
10a	Застереження „Самостійне виставлення рахунка" (Self-billing), якщо рахунок-фактуру виставляє покупець замість постачальника
11	Для операцій, звільнених від оподаткування, посилання на відповідне положення законодавства ЄС або національного законодавства, чи будь-яке інше посилання, що свідчить про звільнення
11a	Застереження „Зворотне нарахування" (Reverse charge), якщо платником ПДВ є покупець
12	Для нових транспортних засобів - характеристики, що їх ідентифікують
13	Застереження „Схема маржі - Туристичні агенти" (Margin scheme - Travel agents), якщо застосовується ця схема
14	Застереження „Схема маржі - Вживані товари" (Margin scheme - Second-hand goods), „- Твори мистецтва" (- Works of art) або „- Предмети колекціонування та антиквариат" (- Collector's items and antiques), залежно від обставин
15	Якщо відповідальною особою є податковий представник - реєстраційний номер платника ПДВ, найменування (ім'я) та адреса такого представника

На практиці важливе значення мають три супутні правила. Постачальник, який не зареєстрований у державі-члені оподаткування та здійснює постачання на умовах зворотного нарахування, може не зазначати пункти 8, 9 та 10, натомість описавши оподатковувану суму через посилання на кількість і характер (стаття 226a). Держави-члени можуть вимагати зазначення номера платника ПДВ покупця у випадках, що виходять за межі пункту 4 (стаття 227). Крім того, суми можуть виражатися в будь-якій валюті за умови, що сума ПДВ до сплати також наведена в національній валюті держави-члени, де податок підлягає сплаті (стаття 230).

Точні формулювання

Пункти 7a, 10a, 11a, 13 та 14 вимагають дослівних застережень - самих слів, а не перефразувань. Саме тут рахунки-фактури найчастіше не проходять перевірку, оскільки формулювання „ПДВ на умовах зворотного нарахування згідно зі ст. 196" не є тією фразою, яку визначає Директива.

Національне законодавство закріплює мову таких застережень. Стаття 80 литовського Закону про ПДВ (PVMĮ) повністю дублює статтю 226 та встановлює литовські формулювання: „Atvirkštinis apmokestinimas" (зворотне нарахування), „Pinigų apskaitos sistema" (касовий облік) та „Sąskaitų faktūrų išsirašymas" (самостійне виставлення рахунка).

Посилання на звільнення від оподаткування у пункті 11 є гнучкішим. Воно пропонує три альтернативи: послатися на Директиву, на національну норму або надати будь-яке інше посилання, що вказує на звільнення. Пояснювальні записки Комісії підтверджують, що достатньо одного слова „Звільнено" (Exempt). Вони також вирішують поширену колізію: якщо постачання одночасно звільнене від оподаткування та підлягає зворотному нарахуванню, достатньо лише застереження „Зворотне нарахування" (Reverse charge).

Коли обов'язково виставляти рахунок-фактуру

Стаття 220 визначає, які постачання вимагають виставлення рахунка-фактури: постачання іншому платнику податку або неплатнику - юридичній особі, дистанційні продажі, внутрішньоспільнотні постачання згідно зі статтею 138, а також авансові платежі. Фінансові та страхові послуги, звільнені від оподаткування згідно зі статтею 135(1)(a)–(g), не потребують рахунка-фактури.

Стаття 222 уніфікує дедлайн рівно для двох категорій:

Для внутрішньоспільнотних постачань товарів (стаття 138) та транскордонних послуг, за якими відповідальним є покупець (стаття 196), рахунок-фактура має бути виставлений не пізніше п'ятнадцятого числа місяця, що настає за місяцем, у якому відбувся пізніший податковий подія.

Для всього іншого держави-члени встановлюють власні строки. Така асиметрія дивує багатьох: загальноєвропейського дедлайну для внутрішнього рахунка-фактури не існує.

Спрощені рахунки-фактури

Не кожен рахунок-фактура повинен містити всі 18 реквізитів. Згідно зі статтею 220a, держави-члени зобов'язані дозволяти спрощений рахунок-фактуру, якщо:

• сума рахунка не перевищує 100 євро (або еквівалент у національній валюті);
• документ вносить зміни до попереднього рахунка-фактури (документ за статтею 219 - кредитова нота); або
• постачальник застосовує звільнення для малих підприємств за статтею 284 (випадок, доданий директивою про схему для малого бізнесу та застосовний з 1 січня 2025 року).

Згідно зі статтею 238, держави-члени можуть додатково дозволити спрощення після консультацій з Комітетом з ПДВ, якщо сума перевищує 100 євро, але не перевищує 400 євро, або якщо комерційна практика робить повне дотримання вимог особливо складним. Тож доступність ліміту в 400 євро залежить від конкретної країни.

Спрощений рахунок-фактура все одно повинен містити згідно зі статтею 226b: дату виставлення; ідентифікацію постачальника; ідентифікацію виду товарів чи послуг; суму ПДВ до сплати або інформацію, необхідну для її розрахунку; а для коригувального документа - однозначне посилання на первинний рахунок-фактуру та реквізити, що змінюються.

Два важливих обмеження. Спрощення ніколи не застосовується до дистанційних продажів, звільнених від оподаткування внутрішньоспільнотних постачань товарів або транскордонних постачань зі зворотним нарахуванням від незареєстрованого постачальника - саме до тих транскордонних випадків, де рахунок-фактура виконує функції податкового адміністрування. Крім того, держави-члени не можуть вимагати більше, ніж дозволяють статті 226, 227 та 230.

Що змінює ViDA

Директива Ради (ЄС) 2025/516 (пакет „ПДВ у цифрову епоху" - VAT in the Digital Age, який набув чинності 14 квітня 2025 року) переписує більшу частину цих правил, переважно з набранням чинності 1 липня 2030 року:

• Два нові реквізити у статті 226. Пункт (16): на коригувальному рахунку-фактурі - послідовний номер рахунка-фактури, що коригується. Пункт (17): номери банківських рахунків або віртуальних рахунків постачальника, чи будь-які інші ідентифікатори, що однозначно визначають рахунки, на які може бути здійснена оплата за рахунком-фактурою. (Прийнятий текст навмисно не містить слова „IBAN", а вимога щодо дати платежу, яка була присутня в проєкті Комісії, була вилучена).
• „Тристороння операція" долучається до застереження про зворотне нарахування, якщо платником є покупець згідно зі статтею 197.
• Поняття „Електронний рахунок-фактура" звужується. Стаття 217 вимагатиме структурованого електронного формату, що дозволяє автоматизовану обробку - звичайний PDF-файл перестає відповідати вимогам, тоді як гібридні формати (структуровані дані плюс візуальне подання для читання людиною) залишаються прийнятними.
• Електронне виставлення рахунків стає стандартом за замовчуванням згідно зі статтею 218 з посиланням на європейський стандарт електронного виставлення рахунків згідно з Директивою 2014/55/ЄС, і згода покупця більше не вимагається для виставлення відповідних рахунків підприємствам.
• Дедлайн за статтею 222 скорочується до 10 днів після настання податкової події.
• Зведені звіти (EC Sales Lists) скасовуються та замінюються цифровою звітністю.

Одна зміна вже діє: починаючи з 14 квітня 2025 року, держави-члени можуть запроваджувати обов'язкове внутрішнє B2B електронне виставлення рахунків без необхідності запитувати відступ (derogation), через що національні вимоги почали впроваджуватися набагато швидше.

Як це реалізовано в Nordlet

Рахунки-фактури генеруються зі структурованих даних, а не на основі шаблону, тому обов'язкові реквізити формуються на основі записів, а не залежно від того, хто саме вводить дані. Назва компанії, реєстраційний код та номер платника ПДВ, відповідні реквізити контрагента, послідовна нумерація в межах серії для кожного типу документа, дати виставлення та оплати, кількість за позиціями, опис, ціна за одиницю, ставка ПДВ, а також оподатковувана сума та сума ПДВ за кожною ставкою автоматично переносяться в рахунок-фактуру та відображаються у PDF-файлі англійською, литовською чи німецькою мовами.

Податковий режим ПДВ, який відображається в рахунку-фактурі, визначається за допомогою двигуна ПДВ, який встановлює, чи є постачання внутрішнім, внутрішньоспільнотним, зі зворотним нарахуванням, звільненим від оподаткування чи таким, що не підлягає оподаткуванню, і, відповідно, які саме застереження зі статті 226 слід застосувати. Для структурованого обміну вихідні дані у форматі Peppol BIS 3.0 мапують ті самі дані на стандарт EN 16931 (який пакет ViDA зробить обов'язковим за замовчуванням), а національні формати електронних рахунків (італійський FatturaPA, польський KSeF FA(3), румунський CIUS-RO UBL) генеруються з того самого джерела.

Два відвертих застереження. Дослівні формулювання залежать від обраної для рахунка-фактури схеми ПДВ, тому неправильно налаштована схема призведе до створення технічно дефектного документа - це варто перевірити під час первинного налаштування транскордонних продажів. Крім того, спрощене виставлення рахунків не є окремим режимом документа: рахунки можуть містити повний перелік реквізитів, що завжди є прийнятним, оскільки спрощення є опцією, а не обов'язком.

Рекомендоване читання: що має містити кредитова нота та чому проформа-рахунок взагалі не є рахунком-фактурою.

FAQ

Які поля є обов'язковими на рахунку-фактурі з ПДВ в ЄС?

Стаття 226 Директиви про ПДВ містить їхній перелік: дата виставлення, унікальний послідовний номер, номер платника ПДВ постачальника, номер платника ПДВ покупця (де це доречно), назви та адреси обох сторін, кількість і характер поставлених товарів/послуг, дата постачання (якщо вона відрізняється від дати виставлення), оподатковувана сума за ставкою, ставка ПДВ, сума ПДВ, а також спеціальні застереження для звільнень від оподаткування, зворотного нарахування, касового обліку, самостійного виставлення рахунків та маржинальних схем.

Чи можна виставити рахунок-фактуру в іноземній валюті?

Так. Стаття 230 дозволяє використовувати будь-яку валюту за умови, що сума ПДВ до сплати також виражена в національній валюті держави-члени, де податок підлягає сплаті, з перерахунком за правилами обмінного курсу Директиви.

Що таке спрощений рахунок-фактура і коли його можна використовувати?

Це рахунок-фактура зі скороченим набором реквізитів, який дозволений для сум до 100 євро, для документів, що вносять зміни до попереднього рахунка-фактури, та для постачальників, які застосовують звільнення для малого бізнесу; держави-члени можуть збільшити цей ліміт до 400 євро. Він ніколи не доступний для дистанційних продажів, звільнених від оподаткування внутрішньоспільнотних постачань або транскордонних постачань зі зворотним нарахуванням від незареєстрованого постачальника.

Чи обов'язково писати саме „Зворотне нарахування" (Reverse charge)?

Так - стаття 226(11a) вимагає саме такого дослівного застереження, а національне законодавство закріплює його формулювання місцевою мовою (литовською: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Опис механізму замість передбаченої фрази є дефектом, навіть якщо значення залишається зрозумілим.

Коли потрібно виставляти рахунок-фактуру?

Для внутрішньоспільнотних постачань товарів та транскордонних послуг зі зворотним нарахуванням - не пізніше п'ятнадцятого числа місяця, що настає за місяцем виникнення податкової події. Для інших постачань дедлайн встановлюється на національному рівні. З 1 липня 2030 року пакет ViDA скорочує уніфікований дедлайн до 10 днів після настання податкової події.