„Ce este o factură? Câmpurile obligatorii conform legislației UE privind TVA-ul“

O factură nu este o solicitare de plată. Este un document al cărui conținut este prescris de lege, deoarece îndeplinește două funcții de care depinde sistemul fiscal: stabilește obligația fiscală privind TVA-ul a furnizorului și constituie proba pe baza căreia clientul deduce același TVA. Dacă acest conținut este greșit, a doua parte se blochează, motiv pentru care „lipsa unui câmp“ nu reprezintă o simplă problemă de formatare.

În UE, conținutul obligatoriu este armonizat. Articolul 226 din Directiva 2006/112/CE (Directiva privind TVA) stabilește elementele în mod deliberat exhaustiv: „numai următoarele date sunt necesare în scopuri de TVA“.

Mențiunile obligatorii

Articolul 226 enumeră 15 puncte numerotate plus trei puncte cu litere adăugate în 2010 - 18 în total:

Punct	Ce trebuie să apară
1	Data emiterii
2	Un număr secvențial, bazat pe una sau mai multe serii, care identifică în mod unic factura
3	Codul de înregistrare în scopuri de TVA al furnizorului
4	Codul de înregistrare în scopuri de TVA al clientului, în cazul în care clientul este responsabil pentru plata TVA-ului sau livrarea este o livrare intracomunitară conform Articolului 138
5	Numele complet și adresa atât a furnizorului, cât și a clientului
6	Cantitatea și natura bunurilor sau întinderea și natura serviciilor
7	Data livrării (sau a unei plăți în avans), în cazul în care aceasta diferă de data emiterii și poate fi determinată
7a	Mențiunea „TVA la încasare“ în cazul în care furnizorul aplică acest regim
8	Baza impozabilă pentru fiecare cotă sau scutire, prețul unitar exclusiv TVA și orice reduceri de preț care nu sunt incluse deja în prețul unitar
9	Cota de TVA aplicată
10	Suma TVA-ului de plată
10a	Mențiunea „Autofacturare“ în cazul în care clientul emite factura în numele furnizorului
11	Pentru o livrare scutită, trimiterea la dispoziția aplicabilă din legislația comunitară sau națională ori orice altă mențiune care indică faptul că livrarea este scutită
11a	Mențiunea „Taxare inversă“ în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA-ului
12	Pentru un mijloc de transport nou, caracteristicile care îl identifică
13	„Regimul marjei - Agenții de turism“ în cazul în care se aplică acest regim
14	„Regimul marjei - Bunuri second-hand“, „- Opere de artă“ sau „- Obiecte de colecție și antichități“, după caz
15	În cazul în care este responsabil un reprezentant fiscal, codul de TVA, numele și adresa acestuia

Trei reguli conexe contează în practică. Un furnizor care nu este stabilit în statul membru de impozitare și care efectuează livrări în regim de taxare inversă poate omite punctele 8, 9 și 10, descriind în schimb baza impozabilă prin referire la cantitate și natură (Articolul 226a). Statele membre pot solicita codul de TVA al clientului și în alte cazuri decât cel prevăzut la punctul 4 (Articolul 227). De asemenea, sumele pot fi exprimate în orice monedă, cu condiția ca valoarea TVA-ului de plată să fie menționată și în moneda națională a statului membru în care este datorată taxa (Articolul 230).

Formulările exacte

Punctele 7a, 10a, 11a, 13 și 14 impun mențiuni literale - cuvintele exacte, nu o parafrază. Aici eșuează cel mai des facturile în cadrul unui control, deoarece mențiunea „TVA taxat invers conform Art. 196“ nu este formula prevăzută de Directivă.

Legislația națională stabilește limba în care trebuie făcute aceste mențiuni. Articolul 80 din Legea privind TVA-ul din Lituania (PVMĮ) transpune Articolul 226 punct cu punct și prescrie formele în limba lituaniană: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (taxare inversă), „Pinigų apskaitos sistema“ (TVA la încasare) și „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (autofacturare).

Trimiterea la scutire de la punctul 11 este cea mai flexibilă. Oferă trei alternative - citarea Directivei, citarea dispoziției naționale sau indicarea oricărei alte mențiuni care atestă scutirea -, iar Notele explicative ale Comisiei confirmă că este suficient un singur cuvânt: „Scutit“. De asemenea, acestea clarifică o situație frecventă de suprapunere: dacă o livrare este atât scutită, cât și supusă taxării inverse, este suficientă doar mențiunea „Taxare inversă“.

Când trebuie să emiteți o factură

Articolul 220 stabilește ce livrări necesită emiterea unei facturi: livrările către o altă persoană impozabilă sau către o persoană juridică neimpozabilă, vânzările la distanță, livrările intracomunitare în temeiul Articolului 138 și plățile în avans. Serviciile financiare și de asigurări scutite conform Articolului 135 alineatul (1) literele (a)–(g) nu necesită factură.

Articolul 222 armonizează termenul-limită pentru exact două categorii:

Pentru livrările intracomunitare de bunuri (Articolul 138) și pentru serviciile transfrontaliere în cazul cărora beneficiarul este persoana obligată la plată (Articolul 196), factura trebuie emisă cel târziu în a cincisprezecea zi a lunii următoare lunii în care a intervenit faptul generator.

Pentru orice altceva, statele membre își stabilesc propriile termene-limită. Această asimetrie surprinde adesea: nu există un termen-limită la nivelul întregii UE pentru o factură internă.

Facturile simplificate

Nu orice factură trebuie să conțină toate cele 18 elemente. În conformitate cu Articolul 220a, statele membre trebuie să permită utilizarea unei facturi simplificate în următoarele cazuri:

• valoarea facturii nu depășește 100 EUR (sau echivalentul în moneda națională);
• documentul corectează o factură anterioară (un document emis conform Articolului 219 - o notă de credit);
• furnizorul aplică regimul special de scutire pentru ÎMM-uri conform Articolului 284 - un caz adăugat prin directiva privind regimul pentru întreprinderi mici și aplicabil începând cu 1 ianuarie 2025.

Conform Articolului 238, statele membre pot permite în plus simplificarea, după consultarea Comitetului TVA, în cazul în care valoarea depășește 100 EUR, dar nu este mai mare de 400 EUR, ori în cazul în care practicile comerciale fac deosebit de dificilă respectarea tuturor cerințelor. Așadar, disponibilitatea plafonului de 400 € depinde de fiecare țară în parte.

O factură simplificată trebuie totuși să conțină, conform Articolului 226b: data emiterii; elementele de identificare a furnizorului; tipul bunurilor sau serviciilor furnizate; suma TVA-ului de plată sau datele necesare pentru calcularea acesteia; iar în cazul unui document corector, o trimitere neambiguă la factura inițială și la detaliile modificate.

Există două limite importante. Simplificarea nu este niciodată disponibilă pentru vânzările la distanță, livrările intracomunitare de bunuri scutite sau livrările transfrontaliere cu taxare inversă efectuate de un furnizor care nu este stabilit pe teritoriul statului - exact acele cazuri transfrontaliere în care factura îndeplinește un rol de administrare fiscală. În plus, statele membre nu pot solicita mai multe elemente decât permit articolele 226, 227 și 230.

Ce aduce nou ViDA

Directiva (UE) 2025/516 a Consiliului - pachetul „TVA-ul în era digitală“ (VAT in the Digital Age), în vigoare din 14 aprilie 2025 - reformează o mare parte din aceste prevederi, în mare parte cu aplicare de la 1 iulie 2030:

• Două elemente noi în Articolul 226. Punctul (16): pe o factură de corecție, numărul secvențial al facturii care este corectată. Punctul (17): numerele de cont bancar sau de cont virtual ale furnizorului ori orice alți identificatori care indică fără ambiguitate conturile în care poate fi achitată factura. (Textul adoptat evită în mod deliberat termenul „IBAN“, iar o cerință privind data plății care apărea în propunerea Comisiei a fost eliminată.)
• „Tranzacția triunghiulară“ se alătură mențiunii privind taxarea inversă în cazul în care clientul este răspunzător în temeiul Articolului 197.
• Definiția „facturii electronice“ se restrânge. Articolul 217 va impune un format electronic structurat care permite prelucrarea automatizată - un simplu PDF nu va mai fi calificat drept factură electronică, în timp ce formatele hibride (date structurate plus o reprezentare vizuală pentru citirea umană) vor fi acceptate în continuare.
• Facturarea electronică devine regula implicită în temeiul Articolului 218, făcând trimitere la standardul european privind facturarea electronică conform Directivei 2014/55/UE, iar acceptarea din partea clientului nu mai este necesară pentru facturile conforme adresate companiilor.
• Termenul-limită prevăzut la Articolul 222 se scurtează la 10 zile de la data la care a intervenit faptul generator.
• Declarațiile recapitulative (listele VIES) sunt eliminate, fiind înlocuite de raportarea digitală.

O modificare este deja activă: începând cu 14 aprilie 2025, statele membre pot impune în mod obligatoriu facturarea electronică B2B la nivel intern fără a fi nevoie să solicite o derogare, motiv pentru care obligațiile naționale au fost accelerate.

Cum gestionează Nordlet acest proces

Facturile sunt generate pe baza unor date structurate, nu a unui șablon, astfel încât elementele obligatorii provin direct din înregistrări, nu din introducerea manuală a datelor. Numele companiei, codul de înregistrare și codul de TVA, datele echivalente ale partenerului, numerotarea secvențială dintr-o serie dedicată tipului de document, data emiterii și data scadenței, cantitatea pe linie, descrierea, prețul unitar, cota de TVA, precum și baza impozabilă și valoarea TVA-ului defalcate pe cote sunt incluse pe factură și redate în PDF în limba engleză, lituaniană sau germană.

Regimul de TVA aplicat facturii este determinat de motorul de TVA, componenta care stabilește dacă o livrare este internă, intracomunitară, cu taxare inversă, scutită sau neimpozabilă și, prin urmare, care dintre mențiunile prevăzute la Articolul 226 sunt aplicabile. Pentru schimbul de date structurate, formatul de ieșire Peppol BIS 3.0 mapează aceleași date în standardul EN 16931 - standardul pe care ViDA îl va transforma în regulă generală -, iar formatele naționale de factură electronică (FatturaPA în Italia, KSeF FA(3) în Polonia, CIUS-RO UBL în România) sunt generate din aceeași sursă.

Două precizări importante. Mențiunile literale sunt dictate de regimul de TVA asociat facturii, ceea ce înseamnă că un regim configurat greșit va genera o factură tehnicã defectuoasă - un aspect care merită verificat atunci când configurați pentru prima dată vânzările transfrontaliere. În plus, facturarea simplificată nu reprezintă un mod separat de emitere a documentelor: facturile pot include toate elementele detaliate, ceea ce este întotdeauna permis, dat fiind că simplificarea constituie o opțiune, nu o obligație.

Lecturi suplimentare: ce trebuie să conțină o notă de credit și de ce o proformă nu este în niciun caz o factură.

FAQ

Care sunt câmpurile obligatorii pe o factură cu TVA din UE?

Articolul 226 din Directiva privind TVA le enumeră: data emiterii, un număr secvențial unic, codul de TVA al furnizorului, codul de TVA al clientului (acolo unde este cazul), numele și adresele ambelor părți, cantitatea și natura bunurilor sau serviciilor livrate, data livrării (dacă diferit de data emiterii), baza impozabilă pe cotă, cota de TVA, suma TVA-ului, precum și mențiunile specifice pentru scutiri, taxare inversă, TVA la încasare, autofacturare și regimurile marjei.

Poate fi emisă o factură într-o monedă străină?

Da. Articolul 230 permite utilizarea oricărei monede, cu condiția ca valoarea TVA-ului de plată să fie exprimată și în moneda națională a statului membru în care este datorat TVA-ul, convertită utilizând normele privind cursul de schimb prevăzute de Directivă.

Ce este o factură simplificată și când o pot folosi?

O factură cu conținut redus permisă pentru sume de până la 100 EUR, pentru documente care corectează o factură anterioară și pentru furnizorii care aplică scutirea pentru IMM-uri; statele membre pot extinde acest plafon până la 400 EUR. Nu este niciodată disponibilă pentru vânzările la distanță, livrările intracomunitare scutite sau livrările transfrontaliere cu taxare inversă efectuate de un furnizor nestabilit în țară.

Trebuie să scriu exact „Taxare inversă“?

Da - Articolul 226 punctul 11a impune acea mențiune literală, iar legislația națională stabilește formularea exactă în limba locală (în lituaniană: „Atvirkštinis apmokestinimas“). O descriere a mecanismului în locul formulei prescrise reprezintă un defect, chiar și atunci când înțelesul este clar.

Când trebuie emisă o factură?

Pentru livrările intracomunitare de bunuri și serviciile transfrontaliere cu taxare inversă, cel târziu în a cincisprezecea zi a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator. Pentru alte tipuri de livrări, termenul-limită este stabilit la nivel național. Începând cu 1 iulie 2030, ViDA scurtează termenul armonizat la 10 zile de la producerea faptului generator.