Co to są koszty zakupu (landed cost)? Fracht, cło i rzeczywisty koszt jednostkowy

Koszty zakupu (landed cost) to całkowity koszt sprowadzenia produktu do magazynu i przygotowania go do sprzedaży, czyli cena dostawcy powiększona o wszelkie opłaty poniesione w celu dostarczenia towaru na miejsce. Należą do nich fracht, cło, ubezpieczenie, obsługa logistyczna oraz opłaty portowe.

Różnica między ceną z faktury a kosztem zakupu w przypadku towarów importowanych wynosi zazwyczaj od 5 do 20%. Firma, która ustala ceny na podstawie samej faktury, po cichu sprzedaje część produktów ze stratą, żyjąc w przekonaniu, że jej marża brutto jest w porządku.

Co wchodzi w skład wartości zapasów

Zapasy wycenia się w cenie ich zakupu lub wytworzenia, uwzględniając koszty doprowadzenia ich do obecnego miejsca i stanu. Daje to jasne kryterium: czy dany wydatek przyczynił się do sprowadzenia towaru w to miejsce i przygotowania go do sprzedaży?

Kapitalizuj w wartości zapasów (zwiększaj wartość aktywów):

• Cenę zakupu pomniejszoną o rabaty handlowe i opusty
• Fracht i wysyłkę w przywozie (inbound)
• Cła i niepodlegające odliczeniu podatki przywozowe
• Ubezpieczenie w transporcie
• Opłaty za obsługę, portowe i terminalowe
• Odprawę celną i opłaty brokerskie

Zaliczaj w koszty bieżącego okresu:

• Fracht w wywozie (outbound) do klientów, czyli koszt sprzedaży, a nie element zapasów
• Podatku VAT od importu podlegającego odliczeniu, ponieważ podlega on zwrotowi, więc nigdy nie stanowi kosztu
• Magazynowanie po przygotowaniu towarów do sprzedaży (chyba że proces produkcji tego wymaga)
• Ogólne koszty zarządu oraz wynagrodzenia działu zakupów
• Nieuzasadnione straty oraz opłaty za przestój (demurrage) wynikające z własnych opóźnień

Kwestia odliczenia podatku VAT często zaskakuje przy imporcie: VAT importowy zazwyczaj podlega odliczeniu i dlatego się go wyklucza, podczas gdy cło nie podlega zwrotowi, więc stanowi element kosztu.

Dlaczego zmienia to wynik

Załóżmy import 500 sztuk w cenie 20 € za sztukę, z kosztem frachtu 1 600 €, cła 900 € i ubezpieczenia 200 €:

	Kwota
Towary (500 × 20,00)	10 000
Fracht	1 600
Cło	900
Ubezpieczenie	200
Całkowity koszt zakupu	12 700
Rzeczywisty koszt jednostkowy	25,40

Faktura opiewa na 20,00 €. Rzeczywisty koszt wynosi 25,40 € - czyli jest o 27% wyższy. Jeśli ustalimy cenę sprzedaży na poziomie 26 €, wierząc, że realizujemy 30% marży, w rzeczywistości zarabiamy zaledwie 2,4%.

Efekt ten potęguje się w księgach. Zaniżenie wartości kosztowej zapasów prowadzi do zaniżenia kosztu własnego sprzedaży (COGS) i zatajenia rzeczywistego obrazu marży, dopóki towary leżą niesprzedane. Następnie nierozliczony fracht trafia jako koszt operacyjny w późniejszym okresie, przez co zysk wygląda na silny, a potem słaby z przyczyn, których nikt nie jest w stanie przypisać do konkretnego produktu.

Alokacja kosztów

Jedna faktura za fracht obejmuje wiele produktów, dlatego opłatę tę należy rozdzielić. Istnieją dwie uzasadnione metody:

Według wartości - każda pozycja przejmuje część kosztu proporcjonalnie do swojej wartości. Jest to podejście racjonalne w przypadku ubezpieczenia oraz ceł ad valorem, a także standardowy wybór domyślny:

Pozycja	Ilość	Koszt jednostkowy	Wartość	Udział w kwocie 2 700	Nowy koszt jednostkowy
A	300	20,00	6 000	1 620	25,40
B	200	20,00	4 000	1 080	25,40

Według ilości - każda jednostka przejmuje równą część kosztu. Podejście właściwe dla frachtu, gdy towary mają zbliżone rozmiary i wagę, a produkt o dużej wartości nie powinien brać na siebie większej części kosztu generowanego przez sam wolumen.

Żadna z tych metod nie jest uniwersalnie słuszna. Fracht za kontener identycznych pudełek to problem ilościowy; ubezpieczenie mieszanego ładunku towarów tanich i drogich to problem wartościowy. Z teoretycznego punktu widzenia najlepszą podstawą dla frachtu byłaby waga lub objętość, jednak zazwyczaj nie jest to warte wysiłku związanego z pozyskiwaniem danych.

Problem w czasie

Koszty zakupu pojawiają się niemal zawsze po przyjęciu towarów. Dostawa zostaje przyjęta 3 dnia miesiąca, faktura za fracht dociera 20 dnia, a rachunek od agencji celnej w kolejnym miesiącu. Do tego czasu część jednostek może być już sprzedana.

Do wyboru są dwa rzetelne rozwiązania: wstrzymanie zatwierdzenia przyjęcia do magazynu do momentu poznania wszystkich kosztów (co jest dokładne, ale opóźnia aktualizację ewidencji zapasów) lub przyjęcie w cenie z faktury i doliczanie opłat w miarę ich napływania (dzięki czemu ewidencja jest aktualna, a koszt podlega korekcie). Większość systemów stosuje drugie podejście, co rodzi pytanie o to, co dzieje się z jednostkami, które zostały już sprzedane - o czym piszemy poniżej.

Jak realizuje to Nordlet

Koszty zakupu są obsługiwane za pomocą punktu końcowego POST /v1/inventory/landed-costs/create. Wysyłasz kwotę wraz z datą, wybierasz metodę - by_value (według wartości) lub by_quantity (według ilości) - oraz wskazujesz jako cel konkretne przyjęcie towaru lub wyraźną listę ruchów magazynowych.

Alokacja odbywa się bezpośrednio na warstwach FIFO. Wagą każdej docelowej warstwy jest jej pozostała ilość (w przypadku metody by_quantity) bądź pozostała ilość pomnożona przez koszt jednostkowy (w przypadku metody by_value). Kwota jest dzielona proporcjonalnie, a koszt jednostkowy każdej warstwy zwiększa się o jej udział podzielony przez pozostałą ilość. Od tego momentu każde wydanie tych warstw przenosi wyższy koszt do kosztu własnego sprzedaży.

Konsekwencja tego mechanizmu jest celowa i warto ją zrozumieć: koszt absorbują wyłącznie zapasy znajdujące się jeszcze w magazynie. Jednostki już sprzedane nie są korygowane wstecznie, ponieważ takie działanie modyfikowałoby koszt własny sprzedaży w okresie, który może być już zamknięty i rozliczony. Dzięki temu zamknięte okresy rozliczeniowe pozostają faktycznie zamknięte, co oznacza, że szybkie rozliczanie frachtu ma kluczowe znaczenie - im dłużej czeka się z alokacją, tym większa część przesyłki została już wyceniona bez jej uwzględnienia. Jeśli w magazynie nie pozostały żadne sztuki, alokacja zostaje odrzucona zamiast być po cichu pominięta.

Alokacje można podejrzeć za pomocą /v1/inventory/landed-costs/list oraz /landed-costs/get, a ich wpływ widoczny jest bezpośrednio w wycenie zapasów poprzez /v1/reports/stock-balance.

Istnieją dwa ograniczenia: alokacja odbywa się wyłącznie według wartości lub ilości (brak oparcia o wagę lub objętość), a dokument kosztów zakupu modyfikuje koszt zapasów, zamiast zarządzać samą fakturą od dostawcy, która rejestrowana jest jako zwykła faktura zakupowa.

FAQ

Czym są koszty zakupu (landed cost)?

To całkowity koszt sprowadzenia produktu do magazynu i przygotowania go do sprzedaży: cena dostawcy powiększona o fracht w przywozie, cło, ubezpieczenie oraz obsługę. Jest to kwota, która powinna decydować o polityce cenowej i kalkulacji marży, a nie cena z faktury.

Czy fracht powinien być wliczany w koszt zapasów?

Fracht w przywozie tak, ponieważ stanowi część kosztów doprowadzenia towaru do obecnego miejsca i stanu. Z kolei fracht w wywozie do klientów jest kosztem sprzedaży, a nie elementem wartości zapasów.

Czy podatek VAT od importu wchodzi w skład kosztów zakupu?

Zazwyczaj nie, ponieważ podlega odliczeniu - odzyskujesz go w deklaracji VAT, więc nigdy nie staje się kosztem. Inaczej jest w przypadku cła: nie podlega ono zwrotowi, dlatego jest kapitalizowane w wartości towarów.

Jak należy alokować koszty zakupu na poszczególne produkty?

Według wartości, gdy koszt rośnie wraz z wartością (ubezpieczenie, cło ad valorem), lub według ilości, gdy koszt rośnie wraz z liczbą jednostek (fracht dla podobnych towarów). Waga lub objętość są teoretycznie lepsze dla frachtu, ale zazwyczaj nie wnoszą wartości adekwatnej do nakładu pracy związanego z ich zbieraniem.

Co dzieje się z kosztami zakupu od towarów, które zostały już sprzedane?

W większości systemów, w tym w Nordlet, alokację absorbują wyłącznie zapasy znajdujące się jeszcze na stanie. Przeliczanie sprzedanych jednostek na nowo zmieniałoby koszt własny sprzedaży w okresach, które mogą być już zamknięte. To ważny powód, aby alokować fracht i cło natychmiast po uzyskaniu informacji o ich wysokości.