Wat zijn landed costs? Vracht, douane en de werkelijke eenheidsprijs

Landed costs (leveringskosten) vormen het bedrag dat een product daadwerkelijk kost tegen de tijd dat het in uw magazijn staat en klaar is voor verkoop; de prijs van de leverancier plus alle kosten die zijn gemaakt om het daar te krijgen. Vracht, invoerrechten, verzekering, behandeling en havengelden.

Het verschil tussen de factuurprijs en de landed costs ligt bij geïmporteerde goederen al snel tussen 5% en 20%. Een bedrijf dat prijst op basis van de factuurprijs, verkoopt sommige producten stiekem met verlies in de overtuiging dat de brutomarge in orde is.

Wat hoort er thuis in de kostprijs van voorraad

Voorraad wordt gewaardeerd tegen de kostprijs om deze naar de huidige locatie en in de huidige staat te brengen. Dit levert een duidelijke toets op: hebben deze kosten ervoor gezorgd dat de goederen hier en verkoopklaar zijn?

Activeren in de voorraad:

• Inkoopprijs, onder aftrek van handelskortingen en rabatten
• Inkomende vracht- en verzendkosten
• Invoerrechten en niet-terugvorderbare invoerbelastingen
• Transportverzekering
• Behandelings-, haven- en terminalkosten
• Invoerklaring en makelaarskosten

Als kosten in de periode verantwoorden:

• Uitgaande vracht naar klanten: verkoopkosten, geen onderdeel van de voorraad
• Terugvorderbare invoer-btw: deze wordt teruggevorderd en vormt dus nooit een kostprijs
• Opslag nadat de goederen verkoopklaar zijn (tenzij een productieproces dit vereist)
• Administratieve overhead en salarissen van de inkoopafdeling
• Abnormale uitval en demurrage (liggelden) door eigen vertragingen

Het onderscheid rondom terugvorderbare btw brengt mensen bij import nog wel eens in de war: invoer-btw is doorgaans terugvorderbaar en wordt daarom uitgesloten, terwijl invoerrechten niet terugvorderbaar zijn en daarom wel in de kostprijs thuishoren.

Waarom dit het antwoord verandert

Importeer 500 eenheden tegen 20 € per stuk, met 1.600 € aan vracht, 900 € aan invoerrechten en 200 € aan verzekering:

	Bedrag
Goederen (500 × 20,00)	10.000
Vracht	1.600
Invoerrechten	900
Verzekering	200
Totale landed costs	12.700
Werkelijke eenheidsprijs	25,40

De factuur vermeldt 20,00 €. De werkelijke kostprijs is 25,40 € - 27% hoger. Als u dit product voor 26 € verkoopt in de veronderstelling dat u een marge van 30% behaalt, behaalt u in werkelijkheid slechts 2,4%.

Het effect werkt door in de hele administratie. Het onderwaarderen van de voorraadkosten zorgt voor een onderschatting van de COGS (kostprijs van de omzet) en een overschatting van de brutowinst zolang de goederen onverkocht in het magazijn liggen. Vervolgens komen de niet-geboekte vrachtkosten later als operationele kosten naar voren, waardoor de winst er eerst sterk en daarna zwak uitziet om redenen die niemand aan een specifiek product kan koppelen.

De kosten toewijzen

Eén vrachtfactuur dekt vaak meerdere producten, dus de kosten moeten worden verdeeld. Er zijn twee verdedigbare grondslagen:

Op basis van waarde - elk artikel absorbeert een aandeel dat evenredig is aan de waarde ervan. Dit is logisch voor verzekeringen en ad-valorem-rechten, en vormt de gebruikelijke standaard:

Artikel	Aantal	Eenheidsprijs	Waarde	Aandeel van 2.700	Nieuwe eenheidsprijs
A	300	20,00	6.000	1.620	25,40
B	200	20,00	4.000	1.080	25,40

Op basis van hoeveelheid - elke eenheid absorbeert een gelijk aandeel. Dit is juist voor vracht waarbij artikelen vergelijkbaar zijn in omvang en gewicht, en waarbij een duur artikel niet een onevenredig groot deel van de kosten mag dragen die door het volume worden veroorzaakt.

Geen van beide methoden is universeel juist. Vracht voor een container met identieke dozen is een hoeveelheidsvraagstuk; een verzekering voor een gemengde lading met goedkope en dure goederen is een waardevraagstuk. Gewicht of volume is theoretisch de beste grondslag voor vracht, maar weegt de data-inzameling doorgaans niet waard.

Het tijdstipsprobleem

Landed costs arriveren vrijwel altijd na de goederen. De zending wordt ontvangen op de 3e, de vrachtfactuur volgt op de 20e en de nota van de douane-expediteur komt in de maand daarop binnen. Tegen die tijd kunnen sommige eenheden al zijn verkocht.

Er zijn twee eerlijke opties: de ontvangst openlaten tot alle kosten bekend zijn (nauwkeurig, maar het vertraagt de voorraadadministratie) of de goederen ontvangen tegen de factuurprijs en de kosten toevoegen naarmate ze binnenkomen (de administratie blijft actueel en de kostprijs wordt herberekend). De meeste systemen kiezen voor de tweede optie, wat de vraag oproept wat er gebeurt met eenheden die al zijn verkocht (zie hierna).

Hoe Nordlet dit aanpakt

Landed costs worden geïmplementeerd via POST /v1/inventory/landed-costs/create. U boekt een bedrag met een datum, kiest een methode - by_value (op waarde) of by_quantity (op hoeveelheid) - en koppelt dit aan een goederenontvangst of een expliciete lijst met voorraadmutaties.

De toewijzing werkt rechtstreeks op de FIFO-lagen. Het gewicht van elke doellaag is de resterende hoeveelheid (voor by_quantity) of de resterende hoeveelheid vermenigvuldigd met de eenheidsprijs (voor by_value). Het bedrag wordt naar verhouding verdeeld en de eenheidsprijs van elke laag wordt verhoogd met diens aandeel gedeeld door de resterende hoeveelheid. Vanaf dat moment draagt elke onttrekking uit die lagen de hogere kostprijs mee naar de COGS.

Het gevolg hiervan is welbewust en goed om te begrijpen: alleen voorraad die nog aanwezig is absorbeert de kosten. Reeds verkochte eenheden worden niet met terugwerkende kracht aangepast, omdat dat de kostprijs van de omzet zou herschrijven in een periode die mogelijk al is afgesloten en gerapporteerd. Dit houdt geblokkeerde periodes daadwerkelijk gesloten en betekent dat het tijdig toewijzen van vrachtkosten belangrijk is; hoe langer u wacht, hoe groter het deel van de zending dat al is gewaardeerd zonder die kosten. Als er geen voorraad meer over is, wordt de toewijzing geweigerd in plaats van stilzwijgend genegeerd.

Toewijzingen zijn zichtbaar via /v1/inventory/landed-costs/list en /landed-costs/get, en hun effect is direct terug te zien in de voorraadwaarde via /v1/reports/stock-balance.

Er gelden twee beperkingen: toewijzing vindt uitsluitend plaats op basis van waarde of hoeveelheid (geen gewichts- of volumegrondslag) en het document voor landed costs past de voorraadkosten aan in plaats van dat het de factuur van de leverancier zelf beheert, die als een gewone inkoopfactuur wordt geregistreerd.

FAQ

Wat zijn landed costs?

De totale kosten om een product in uw magazijn te krijgen en verkoopklaar te maken: de prijs van de leverancier plus inkomende vracht, invoerrechten, verzekering en behandeling. Dit is het cijfer waarop prijs- en margematige beslissingen moeten worden gebaseerd, en niet de factuurprijs.

Moeten vrachtkosten worden opgenomen in de voorraadkostprijs?

Inkomende vracht wel; dit maakt deel uit van het in de huidige staat en op de huidige locatie brengen van de goederen. Uitgaande vracht naar klanten is een verkoopkostenpost en geen voorraadkostprijs.

Maakt invoer-btw deel uit van de landed costs?

Normaal gesproken niet, omdat deze terugvorderbaar is. U vordert de btw terug via uw aangifte, waardoor deze nooit een kostenpost wordt. Invoerrechten zijn anders: deze zijn niet terugvorderbaar en worden daarom geactiveerd in de kostprijs van de goederen.

Hoe moeten landed costs worden toegewezen aan producten?

Op basis van waarde wanneer de kosten schalen met de waarde (verzekering, ad-valorem-rechten), en op basis van hoeveelheid wanneer ze schalen met het aantal eenheden (vracht voor vergelijkbare artikelen). Gewicht of volume is voor vracht theoretisch beter, maar weegt de data-inzameling doorgaans niet waard.

Wat gebeurt er met landed costs van voorraad die al is verkocht?

In de meeste systemen, waaronder Nordlet, absorbeert alleen de voorraad die nog op voorraad is de toewijzing. Het herberekenen van verkochte eenheden zou de kostprijs van de omzet herschrijven in periodes die mogelijk al zijn afgesloten. Dat is een goede reden om vracht en invoerrechten toe te wijzen zodra de kosten bekend zijn.