O que é a Retenção na Fonte? Quando se Aplica na UE
Imposto retido na fonte em pagamentos transfronteiriços, tipos de pagamento abrangidos, como os tratados e as diretivas da UE o reduzem e os lançamentos contabilísticos em ambas as partes.
A retenção na fonte (withholding tax) é o imposto deduzido pelo pagador a partir de um pagamento e entregue diretamente à autoridade tributária, em vez de ser pago posteriormente pelo beneficiário. O beneficiário recebe o montante líquido e um certificado a comprovar que o restante foi entregue ao Estado.
Existe por uma razão prática: um país quer tributar os rendimentos gerados no seu território, mas o beneficiário encontra-se no estrangeiro e fora do seu alcance de execução fiscal. Obrigar o pagador local a reter o imposto resolve o problema da cobrança - o dinheiro nunca sai da jurisdição sem ser tributado.
Onde se aplica
A retenção incide habitualmente sobre rendimentos transfronteiriços passivos e não sobre rendimentos comerciais:
- Dividendos pagos a acionistas estrangeiros
- Juros de empréstimos concedidos por credores não residentes
- Royalties - licenciamentos, patentes, marcas registadas e, por vezes, software
- Determinadas comissões por serviços - honorários de gestão, técnicos e de consultoria em alguns países
- Pagamentos a entidades em jurisdições incluídas em listas pretas (blacklisted jurisdictions), frequentemente a taxas penais
O comércio normal raramente desencadeia esta retenção: a compra de bens a um fornecedor estrangeiro não a implica. A venda de licenças de software para determinados países já pode implicar. A distinção entre um serviço e um royalty é o ponto onde surgem a maioria dos litígios e reveste-se de genuína dificuldade - uma subscrição de SaaS pode ser considerada um serviço à luz da legislação de um país e um royalty noutro.
Também existe retenção na fonte a nível nacional, sendo frequentemente ignorada por não receber esta designação: a retenção de IRS sobre os salários efetuada pela entidade empregadora corresponde exatamente ao mesmo mecanismo, tal como a retenção sobre dividendos pagos a pessoas singulares residentes.
Três camadas de regras
A taxa aplicável resulta da aplicação combinada de várias vertentes:
1. Legislação nacional. Cada Estado define a sua própria taxa interna - habitualmente entre 10% e 20% sobre dividendos, juros e royalties, sendo mais elevada no caso de jurisdições em listas pretas.
2. Tratados de dupla tributação. Os tratados bilaterais reduzem a taxa interna, frequentemente de forma substancial e, por vezes, para zero. Os benefícios decorrentes dos tratados não são automáticos: exigem habitualmente um certificado de residência fiscal do beneficiário, devidamente datado, e, muitas vezes, uma reclamação formal. Sem o certificado, aplica-se a taxa interna - razão pela qual o certificado constitui o documento mais importante nesta matéria.
3. Diretivas da UE. No âmbito da UE, duas diretivas permitem eliminar totalmente a retenção na fonte entre sociedades associadas:
- A Diretiva Fª-Filha (Parent-Subsidiary Directive) elimina a retenção sobre dividendos distribuídos por uma filial a uma sociedade-mãe qualificada noutro Estado-membro, estando sujeita a limiares de participação e a períodos mínimos.
- A Diretiva de Juros e Royalties (Interest and Royalties Directive) elimina a retenção sobre pagamentos de juros e royalties entre sociedades associadas em diferentes Estados-membros.
Ambas contêm condições anti-abuso e exigem que o beneficiário seja o beneficiário efetivo (beneficial owner) - canalizar um pagamento através de uma empresa de fachada (conduit company) para beneficiar de uma taxa mais favorável é precisamente o tipo de situação que a regra geral anti-abuso visa combater.
A posição da Lituânia merece destaque: não aplica retenção na fonte sobre dividendos, juros ou royalties pagos a empresas situadas em Estados do EEE ou em países com os quais exista um tratado fiscal na maioria dos casos padrão, tornando-se numa jurisdição relativamente simples do lado do pagador - contudo, uma empresa lituana que receba rendimentos do estrangeiro continuará a sujeitar-se às retenções efetuadas pelo país de origem.
Os lançamentos contabilísticos
Uma empresa lituana paga um royalty no valor de 10.000 € a um licenciador num país onde um tratado fixa uma retenção de 5%:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6209 Gastos com royalties | 10.000 | |
| 4430 Fornecedores (líquido a pagar ao fornecedor) | 9.500 | |
| 4499 Imposto retido na fonte a pagar | 500 |
O montante integral de 10.000 € constitui o seu gasto - a retenção não reduz o custo do serviço. Paga 9.500 € ao fornecedor e 500 € à autoridade tributária, emitindo para o fornecedor um certificado de retenção.
Do lado do beneficiário, o crédito corresponde à vertente onde o valor é recuperado ou perdido:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2710 Depósitos à ordem | 9.500 | |
| 2435 Imposto retido na fonte a recuperar / crédito | 500 | |
| 5001 Proveitos / Vendas e prestações de serviços | 10.000 |
O proveito corresponde ao valor bruto de 10.000 €. O facto de os 500 € se converterem num crédito contra o seu imposto sobre o rendimento das sociedades ou num custo irrecuperável depende das regras do seu país e do tratado aplicável - e o excesso de retenção acima da taxa prevista no tratado geralmente não é recuperável por via de crédito, podendo apenas ser reaver junto do Estado de origem através de um procedimento de reembolso cuja lentidão leva muitas vezes as empresas a assumirem a perda de forma silenciosa. Este é o verdadeiro custo de não obter um certificado de residência.
As cláusulas de liquidação líquida ou majoração (gross-up clauses) invertem o encargo: um contrato que estabeleça que o beneficiário deve receber um montante líquido de 10.000 € significa que terá de suportar o imposto adicionalmente, elevando o seu custo para 10.526 € a uma taxa de 5%. Leia o contrato antes de efetuar os cálculos.
A lista de verificação prática
- Determinar o tipo de pagamento. Serviço, royalty, juro ou dividendo - a classificação dita tudo.
- Consultar a taxa interna do país de origem.
- Verificar a existência de um tratado e se alguma diretiva da UE o elimina.
- Obter o certificado de residência antes de efetuar o pagamento. Os pedidos retroativos equivalem a reembolsos e os reembolsos demoram anos.
- Reter, entregar e declarar de acordo com o calendário fiscal do país de origem.
- Emitir o certificado ao beneficiário - sem este documento, não lhe será possível reivindicar o crédito fiscal.
O estado atual no Nordlet
A retenção na fonte não se encontra implementada. O sistema não dispõe de cálculo de retenção, de tabela de taxas de tratados, de controlo de certificados de residência nem de reporte de retenções na fonte. A única funcionalidade conexa existente diz respeito à retenção sobre salários na Lituânia - IRS (GPM) e contribuições para a segurança social deduzidas aos vencimentos, com as respetivas declarações GPM313 e SAM -, que corresponde ao mesmo mecanismo num contexto laboral interno, não sendo aplicável a pagamentos transfronteiriços a fornecedores.
Na prática, isto significa que um pagamento sujeito a retenção deve ser registado manualmente: lançar o gasto bruto, dividir o saldo a pagar entre a parte líquida do fornecedor e a quota-parte da autoridade tributária através de lançamentos de diário e controlar os certificados fora do sistema. A fatura do fornecedor é registada pelo montante bruto e o pagamento liquida um valor inferior ao saldo integral, exigindo que a diferença seja tratada através de um lançamento específico, em vez de ficar pendente como um pagamento parcial injustificado.
FAQ
O que é a retenção na fonte?
É o imposto deduzido de um pagamento pelo pagador e entregue diretamente à autoridade tributária, permitindo que o beneficiário receba um montante líquido acompanhado de um certificado. Funciona como um mecanismo de cobrança para tributar rendimentos nos casos em que o beneficiário se encontra fora do alcance jurisdicional do país tributante.
A retenção na fonte aplica-se às faturas normais de fornecedores?
Normalmente, não. Incide sobre rendimentos passivos - dividendos, juros, royalties - e, em determinados países, sobre comissões por serviços específicos. A compra de bens a um fornecedor estrangeiro não costuma desencadear esta retenção, mas o licenciamento de software já o poderá fazer.
De que forma os tratados fiscais reduzem a retenção na fonte?
Os tratados bilaterais estabelecem taxas máximas inferiores às previstas na lei interna, chegando por vezes a zero. A redução não é automática: o beneficiário deve normalmente apresentar um certificado de residência fiscal, sem o qual o pagador é obrigado a aplicar a taxa interna integral.
A retenção na fonte é o mesmo que o IVA?
Não. O IVA é um imposto sobre o consumo cobrado em acréscimo ao preço e que é geralmente recuperável pelas empresas. A retenção na fonte é um imposto sobre o rendimento deduzido de um pagamento, reduzindo o montante recebido pelo beneficiário, e é creditada contra o seu imposto sobre o rendimento em vez de ser objeto de reembolso nos moldes do IVA.
A retenção na fonte pode ser reembolsada?
A parcela correspondente à taxa do tratado é habitualmente creditada contra o imposto sobre o rendimento das sociedades do beneficiário no seu país de origem. Qualquer valor retido acima da taxa do tratado geralmente não é passível de crédito, devendo ser reclamado junto do país de origem através de um procedimento de reembolso - razão pela qual acertar a taxa antes de efetuar o pagamento assume uma importância muito superior a tentar corrigi-la posteriormente.