Sähköinen laskutus EU:ssa: Maakohtaiset vaatimukset (2026)
EU:ssa käytössä olevat kolme sähköisen laskutuksen mallia, taulukko kaikkien jäsenvaltioiden julkisen sektorin ja B2B-kaupan vaatimuksista vuodelle 2026 sekä se, mitä Nordlet lähettää missäkin maassa tällä hetkellä.
Vuonna 2026 EU:ssa ei ole yhtä yhteistä sähköisen laskutuksen sääntöä yritysten väliselle kaupalle. Italia, Puola, Romania, Belgia ja Kroatia edellyttävät rakenteellisia sähköisiä laskuja kotimaisessa B2B-myynnissä; Saksa ja Ranska toteuttavat siirtymiä vaiheittain; Kreikka, Unkari, Espanja ja Portugali vaativat laskutietojen ilmoittamista veroviranomaiselle lähes reaaliajassa; ja loput jäsenvaltiot edellyttävät sähköisiä laskuja vain julkiselle sektorille. Tämä kaikki yhdistyy vuonna 2030, jolloin arvonlisäverotus digitaalisella aikakaudella (VAT in the Digital Age, ViDA) -paketti tekee rakenteellisesta sähköisestä laskutuksesta oletuksen EU:n sisäisessä rajatylittävässä kaupassa.
Tässä artikkelissa käsitellään kolme olemassa olevaa mallia ja annetaan sen jälkeen taulukko, joka kattaa kaikki 27 jäsenvaltiota kirjoitushetkellä julkaistujen tietojen mukaisesti. Kansalliset aikataulut ovat muuttuneet useaan otteeseen viimeisen kahden vuoden aikana, joten kaikkia päivämääriä tulee pitää julkaistuina suunnitelmina ja viranomaisen ajankohtainen sivu on tarkistettava ennen järjestelmän rakentamista.
Mikä lasketaan sähköiseksi laskuksi
Sähköpostitse lähetetty PDF-tiedosto ei ole sähköinen lasku juridisessa mielessä. Sähköinen lasku laaditaan, välitetään ja otetaan vastaan rakenteellisessa muodossa, jota ohjelmisto pystyy käsittelemään ilman, että ihmisen tarvitsee lukea sitä. EU:n viittaus tälle rakenteelle on EN 16931, joka on laskun sisällön semanttinen malli. Sitä kuljetetaan jommallakummalla syntaksilla: UBL 2.1 tai UN/CEFACT CII. Maakohtaiset ja verkostokohtaiset profiilit (CIUS) rajaavat standardia paikalliseen käyttöön. Peppol BIS Billing 3.0 on profiili, jota suurin osa eurooppalaisesta tietojenvaihdosta käyttää, ja itse Peppol on siirtoverkko, ei tiedostomuoto. Sähköisen laskun sanastosivu kattaa nämä määritelmät syvällisemmin.
Kolme mallia
Jälkitarkastus ja verkkotoimitus. Myyjä lähettää laskun suoraan ostajalle, yleensä Peppolin kautta, eikä veroviranomainen näe sitä ennen mahdollista tarkastusta. Belgian vuoden 2026 velvoite, Pohjoismaiden julkisen sektorin järjestelmät ja useimmat jäsenvaltiot ilman pakottavaa velvoitetta toimivat näin. Viranomaisen valvonta tapahtuu myöhemmin arvonlisäveroilmoituksen ja tarkastustiedoston kautta.
Ennakkotarkastus ja hyväksyntä (clearance). Jokainen lasku kulkee valtion alustan kautta tai siellä hyväksyttävänä ennen kuin se saavuttaa ostajan tai sen matkalla, ja alusta antaa sille viitetunnisteen. Italian Sistema di Interscambio, Puolan KSeF ja Romanian e-Factura ovat ennakkotarkastusjärjestelmiä. Lasku, jota alusta ei ole hyväksynyt, ei ole olemassa lain edessä.
Reaaliaikainen raportointi. Itse lasku voi olla missä tahansa osapuolten sopimassa muodossa, mutta sen tiedot on ilmoitettava veroviranomaiselle tuntien tai päivien kuluessa. Unkarin Online Számla, Espanjan SII, Kreikan myDATA ja Portugalin laskutusilmoitus ovat raportointijärjestelmiä. Useita niistä laajennetaan parhaillaan täysimittaisiksi sähköisen laskutuksen velvoitteiksi.
Erottelu on tärkeä järjestelmää rakennettaessa: ennakkotarkastusjärjestelmä voi hylätä laskun, joten laskutusprosessin on käsiteltävä hylkäys numeron antamisen jälkeen; raportointijärjestelmä ei voi hylätä laskua, mutta se rankaisee myöhässä olevista tai puuttuvista raporteista.
Mitä ViDA muuttaa
Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516 eli arvonlisäverotus digitaalisella aikakaudella -paketti tuli voimaan 14. huhtikuuta 2025.
- Jo voimassa: jäsenvaltio voi säätää kotimaisen B2B-sähköisen laskutuksen pakolliseksi ilman, että sen tarvitsee ensin pyytää poikkeuslupaa EU:lta. Tästä syystä kansalliset velvoitteet kiihtyivät vuosina 2025 ja 2026.
- 1. heinäkuuta 2030 alkaen: rakenteellisesta sähköisestä laskutuksesta tulee oletus jäsenvaltioiden välisessä B2B-kaupassa, ostajan hyväksyntää ei enää vaadita vaatimustenmukaiselle sähköiselle laskulle, ja kunkin liiketoimen digitaalinen raportointi korvaa yhteenvetoilmoituksen (EU-myyntiluettelon). Siihen mennessä olemassa olevat kansalliset järjestelmät on saatettava yhteentoimiviksi EU-standardin kanssa vuoteen 2035 mennessä.
- Vuodesta 2028 alkaen: lyhytaikaista majoitusta ja henkilöliikennettä välittävistä alustoista tulee oletusmyyjiä (deemed supplier) laajemmassa joukossa tapauksia, ja jäsenvaltiolla on mahdollisuus lykätä siirtymää vuoteen 2030. Tätä käsitellään artikkelissamme EU:n arvonlisävero digitaalisille alustoille.
Maataulukko
B2G tarkoittaa laskuja julkishallinnon elimille. Direktiivin 2014/55/EU nojalla jokaisen EU:n julkisen viranomaisen on pitänyt hyväksyä EN 16931 -sähkölaskut vuodesta 2019 tai 2020 alkaen; B2G-sarakkeessa kerrotaan, edellytetäänkö myös toimittajilta niiden lähettämistä. Kukin maan nimi johtaa kyseisen maan arvonlisäverotusta käsittelevään kehittäjän oppaaseen.
| Maa | B2G | B2B-velvoite (julkaistun mukaisesti) | Malli ja järjestelmä | Formaatti |
|---|---|---|---|---|
| Itävalta | Pakollinen liittovaltion toimittajille vuodesta 2014 | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus; Peppol saatavilla | ebInterface, Peppol BIS 3.0 |
| Belgia | Pakollinen, otettu käyttöön vaiheittain vuodesta 2022 | Pakollinen 1. tammikuuta 2026 alkaen Belgian arvonlisäverovelvollisten yritysten välillä; lähes reaaliaikaista raportointia suunnitellaan vuodelle 2028 | Jälkitarkastus; Peppol-verkko | Peppol BIS 3.0 |
| Bulgaria | Viranomaisten on hyväksyttävä | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus | EN 16931 |
| Kroatia | Pakollinen vuodesta 2019 | Pakollinen 1. tammikuuta 2026 alkaen alv-velvollisten välillä, sähköisen raportoinnin kera (Fiscalization 2.0) | Ennakkotarkastus ja raportointi; Porezna uprava CIS | EN 16931 UBL / CII |
| Kypros | Viranomaisten on hyväksyttävä | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus | EN 16931 |
| Tšekki | Viranomaisten on hyväksyttävä | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus | EN 16931, ISDOC kotimaisessa käytössä |
| Tanska | Pakollinen vuodesta 2005 (NemHandel) | Ei yleistä velvoitetta; kirjanpitolaki edellyttää digitaalisia kirjanpitojärjestelmiä, jotka pystyvät lähettämään ja vastaanottamaan sähköisiä laskuja, vaiheittain vuodesta 2024 alkaen | Jälkitarkastus; NemHandel ja Peppol | OIOUBL, Peppol BIS 3.0 |
| Viro | Pakollinen vuodesta 2019 | Ei yleistä velvoitetta; 1. heinäkuuta 2025 alkaen sähköisen laskun vastaanottajaksi rekisteröitynyt ostaja voi vaatia sellaisen; laajemmasta velvoitteesta on keskusteltu | Jälkitarkastus; operaattorit ja Peppol | Viron e-laskustandardi, EN 16931 |
| Suomi | Pakollinen vuodesta 2020 | Ei yleistä velvoitetta; huhtikuusta 2020 alkaen yritysostaja voi vaatia EN 16931 -sähkölaskun | Jälkitarkastus; operaattorit ja Peppol | Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS 3.0 |
| Ranska | Pakollinen vuodesta 2020 (Chorus Pro) | Kaikkien yritysten on otettava vastaan 1. syyskuuta 2026 alkaen; lähettäminen pakollista suurille ja keskisuurille yrityksille 1. syyskuuta 2026 alkaen ja pk-yrityksille sekä mikroyrityksille 1. syyskuuta 2027 alkaen, muiden tapahtumien sähköisellä raportoinnilla varustettuna | Hyväksytyt alustat (PA/PDP) keskitetyllä hakemistolla; raportointi veroviranomaiselle | Factur-X, UBL, CII |
| Saksa | Pakollinen liittovaltion toimittajille vuodesta 2020; osavaltioittain vaihteleva | Kaikkien yritysten on otettava vastaan 1. tammikuuta 2025 alkaen; lähettäminen pakollista vuodesta 2027 alkaen yli 800 000 euron liikevaihdolla ja vuodesta 2028 alkaen kaikille | Toistaiseksi jälkitarkastus; raportointijärjestelmää suunnitellaan myöhemmäksi | XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931) |
| Kreikka | Pakollinen, vaiheistettu 2023–2025 | Laskutietojen raportointi myDATA-järjestelmään pakollista vuodesta 2021; B2B-sähköinen laskutus otetaan käyttöön vaiheittain vuodesta 2026 alkaen, suurista verovelvollisista aloittaen | Reaaliaikainen raportointi siirtymässä ennakkotarkastukseen; AADE myDATA | Kreikkalainen CIUS (EN 16931), myDATA InvoicesDoc |
| Unkari | Viranomaisten on hyväksyttävä | Ei sähköistä laskuvelvoitetta; reaaliaikainen laskutietojen raportointi NAV:lle pakollinen kaikille kotimaisille laskuille vuodesta 2020 ja 2021 | Reaaliaikainen raportointi; NAV Online Számla 3.0 | NAV XML 3.0; EN 16931 valinnainen |
| Irlanti | Viranomaisten on hyväksyttävä | Vaiheistettu B2B-sähköisen laskutuksen ja reaaliaikaisen raportoinnin velvoite on ilmoitettu alkavaksi vuonna 2028 | Jälkitarkastus nykyään; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Italia | Pakollinen vuodesta 2015 | Pakollinen B2B- ja B2C-kaupassa 1. tammikuuta 2019 alkaen | Ennakkotarkastus; Sistema di Interscambio (SdI) | FatturaPA XML |
| Latvia | Pakollinen 1. tammikuuta 2025 alkaen | B2B-velvoitetta suunnitellaan; aloituspäivää on siirretty vuodesta 2026 | Jälkitarkastus; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Liettua | Pakollinen kansallisen E.sąskaita-alustan kautta | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Luxemburg | Pakollinen, vaiheistettu 2022–2023 | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Malta | Viranomaisten on hyväksyttävä | Ei ilmoitettu | Jälkitarkastus | EN 16931 |
| Alankomaat | Pakollinen keskusvaltion toimittajille vuodesta 2017 | Ei ilmoitettu; mukauttamista ViDA:han arvioidaan parhaillaan | Jälkitarkastus; Peppol | Peppol BIS 3.0, NLCIUS |
| Puola | Viranomaisten on hyväksyttävä (PEF-alusta) | Pakollinen 1. helmikuuta 2026 alkaen suurille verovelvollisille ja 1. huhtikuuta 2026 alkaen kaikille muille | Ennakkotarkastus; Krajowy System e-Faktur (KSeF) | FA(3) XML |
| Portugali | Pakollinen toimittajille, vaiheistettu, pk-yritysten määräaikoja lykätty | Ei rakenteellisen laskun velvoitetta; sertifioitu laskutusohjelmisto, QR-koodi ja ATCUD jokaisella laskulla sekä kuukausittainen SAF-T-laskutusilmoitus pakollisia | Reaaliaikainen raportointi; AT e-fatura | SAF-T PT; CIUS-PT B2G-käyttöön |
| Romania | Pakollinen | Pakollinen B2B-kaupassa 1. heinäkuuta 2024 alkaen ja B2C-kaupassa 1. tammikuuta 2025 alkaen | Ennakkotarkastus; RO e-Factura ANAF SPV:n kautta | UBL CIUS-RO:lla |
| Slovakia | Vaiheistettu IS EFA -alustan kautta | B2B-velvoite on ilmoitettu vuodelle 2027 | Raportointia IS EFA:n kautta suunnitellaan | EN 16931 |
| Slovenia | Pakollinen vuodesta 2015 (UJP) | B2B-velvoitetta suunnitellaan; aloituspäivää on siirretty vuoteen 2028 | Jälkitarkastus nykyään | e-SLOG, EN 16931 |
| Espanja | Pakollinen vuodesta 2015 (FACe) | SII-reaaliaika-alv-kirjanpidot pakollisia suurille verovelvollisille vuodesta 2017; Veri*Factu-sertifioidut laskutusjärjestelmät vuosina 2026–2027; yleinen B2B-velvoite odottaa täytäntöönpanoasetustaan | Reaaliaikainen raportointi; AEAT SII ja Veri*Factu | Facturae, EN 16931 |
| Ruotsi | Pakollinen huhtikuusta 2019 alkaen | Ei ilmoitettu; hallituksen selvitys on käynnissä | Jälkitarkastus; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
Miten taulukkoa luetaan
- Ennakkotarkastusmaassa (clearance) päätetään, onko laskusi olemassa. Rakenna laskutusprosessi niin, että kansallinen viite (SdI-tunniste, KSeF-numero, ANAF-indeksi) tallennetaan laskuun ja hylkäyspolku käsitellään.
- Raportointimaa haluaa tiedot ajallaan. Rakenna raportti laskutuksen jälkeisenä vaihteena siten, että määräaikaa seurataan laskukohtaisesti.
- Jälkitarkastusmaa, jossa on Peppol-velvoite, haluaa laskun saavuttavan ostajan verkon kautta. Rakenna Peppol-osapuolihaku osakkuustietueisiin.
- Jokainen taulukon maa hyväksyy EN 16931 -laskut toimittajilta julkisille elimille, joten Peppol BIS 3.0 on yksi muoto, joka toimii kaikkialla B2G-kaupassa.
Mitä Nordlet lähettää nykyään
Nordlet käsittelee laskua ensisijaisesti rakenteellisena datana ja toissijaisesti asiakirjana, joten kukin kansallinen muoto on renderöinti samasta laskusta, ja jokainen lähetys lähtee yrityksen omilla tunnistetiedoilla, jotka on määritetty kohdassa Account → Compliance.
Peppol BIS Billing 3.0 kaikkialla. Lähetetyt laskut ja hyvityslaskut renderöidään EN 16931 UBL:nä (hyvityslaskut CreditNote-asiakirjoina tyyppikoodilla 381) ja lähetetään yrityksen oman Peppol-tukipisteen kautta tai alustan sisäisen tukipisteen kautta, jos yrityksellä ei ole omaa. Osapuolten tunnisteet johdetaan kumppanin Peppol-tunnuksesta, alv-tunnuksesta tai rekisteröintitunnuksesta mainitussa järjestyksessä.
Kansalliset yhdyskäytävät. Yritykselle, joka on rekisteröity johonkin näistä maista, sähköisen laskun päätepisteet renderöivät kansallisen muodon ja toimittavat sen kansalliseen järjestelmään:
| Maa | Järjestelmä | Mitä Nordlet renderöi ja lähettää |
|---|---|---|
| Italia | Sistema di Interscambio | FatturaPA, toimitetaan SdICoop SOAP -kanavan kautta yrityksen varmenteella tai PEC-sähköpostilaatikon kautta |
| Puola | KSeF | FA(3), validoitu virallista skeemaa vasten, lähetetään KSeF API 2.0:aan yrityksen tunnistetiedoilla |
| Romania | RO e-Factura | UBL CIUS-RO-muokkauksella, lähetetään ANAF REST -rajapintaan yrityksen OAuth-tunnisteilla |
| Unkari | NAV Online Számla 3.0 | Laskutietoraportti NAV XML:nä, lähetetään yrityksen teknisen käyttäjän kanssa |
| Kreikka | AADE myDATA | InvoicesDoc-tietueet, lähetetään yrityksen myDATA-tunnistetiedoilla |
| Kroatia | Fiskalizacija | Fiscalisation-pyyntö veroviranomaisen CIS-palveluun kaksisuuntaisen TLS-yhteyden kautta |
| Espanja | AEAT SII ja Veri*Factu | SII-kirjanpidot lähetetyistä ja saaduista laskuista sekä Veri*Factu-laskutustietueet |
| Portugali | AT e-fatura | SAF-T PT -laskutustiedosto, joka ilmoitetaan veroviranomaiselle |
| Ranska | Chorus Pro ja hyväksytyt alustat | Factur-X (CII) |
Jokainen renderöijä palauttaa varoituksia kaikesta, mitä laskutiedot eivät pysty tarjoamaan – kuten italialaisen Natura-koodin, joka sen täytyi päätellä alv-järjestelmästä, tai romanialaisen piirikunnan, joka puuttuu osoitteesta – sen sijaan että se keksisi arvon, joka läpäisisi validoinnin mutta olisi väärä. Jokainen lähetys kirjataan tarkastuslokiin kansallisella viitteellä ja tilalla, ja laskussa on yhdyskäyt ätila, jotta hylkäykseen voidaan reagoida.
Kaikkialla muualla Nordlet lähettää Peppol-laskuja. Mitään kansallista yhdyskäytävää ei ole rekisteröity maalle, jolla ei ole ennakkotarkastus- tai raportointijärjestelmää, koska mitään lähetettävää ei ole.
Nordlet ei koskaan rekisteröi itseään viranomaiselle lähettäjänä tai välittäjänä. Varmenteet, tunnisteet ja tekniset käyttäjät kuuluvat yritykselle, mikä vastaa yllä mainittujen velvoitteiden muotoilua.
FAQ
Onko yritysten välinen sähköinen laskutus pakollista koko EU:ssa vuonna 2026?
Ei ole. Vuonna 2026 se on pakollista kotimaisessa kaupassa Italiassa, Puolassa, Romaniassa, Belgiassa ja Kroatiassa, sitä otetaan käyttöön vaiheittain Saksassa, Ranskassa ja Kreikassa, eikä sitä vaadita muissa jäsenvaltioissa. Laskutietojen raportointi on erikseen pakollista Unkarissa, Espanjassa (suuret verovelvolliset) ja Portugalissa. EU:n laajuinen oletus rajatylittävälle kaupalle astuu voimaan 1. heinäkuuta 2030 ViDA-paketin myötä.
Lasketaanko PDF-lasku sähköiseksi laskuksi?
Ei kansallisen velvoitteen alaisuudessa eikä arvonlisäverodirektiivin mukaan 1. heinäkuuta 2030 alkaen. Sähköisen laskun on oltava rakenteellisessa muodossa, jota ohjelmisto voi käsitellä. PDF-tiedosto, johon on upotettu XML-tiedosto (kuten Factur-X tai ZUGFeRD), lasketaan mukaan, koska XML on itse lasku.
Mitä eroa on Peppolilla sekä KSeF:llä tai SdI:llä?
Peppol on siirtoverkko: lasku siirtyy myyjän tukipisteestä ostajan tukipisteeseen ilman, että veroviranomainen on osallisena. KSeF ja SdI ovat veroviranomaisen ylläpitämiä ennakkotarkastusalustoja: lasku lähetetään alustalle, joka hyväksyy tai hylkää sen ja välittää sen ostajalle. Puolassa tai Italiassa toimivan yrityksen on käytettävä kansallista alustaa kotimaisissa laskuissa; Peppol pysyy hyödyllisenä rajatylittävissä ja julkisen sektorin laskuissa.
Tarvitsenko eri järjestelmän jokaiseen maahan?
Et, jos järjestelmä käsittelee tiedostomuotoja yhden laskun renderöinteinä. Tiedot, joita EN 16931 -lasku tarvitsee, ovat samat kaikkialla; se mikä vaihtelee, on syntaksi, kansalliset laajennukset ja toimituskanava. Nordlet renderöi Peppol BIS 3.0:n jokaiselle yritykselle ja kansallisen muodon niille yhdeksälle maalle, joissa on ennakkotarkastus- tai raportointijärjestelmä.
Mitä minun pitäisi tehdä, jos maani päivämäärä taulukossa on muuttunut?
Tarkista viranomaisen oma sivu ja rakenna järjestelmä sen mukaisesti. Useita tämän taulukon aikatauluja on jo siirretty kertaalleen (Latvia, Slovenia, Espanja, Portugali), ja lisää siirtyy ennen vuotta 2030. Tämän artikkelin yläosassa oleva päivämäärä osoittaa, milloin taulukko on tarkistettu viimeksi.