E-fiskur in the EU: Country-by-Country Requirements (2026)

The three e-invoicing models in use across the EU, a table of every member state's public-sector and business-to-business requirements as published for 2026, and what Nordlet sends in each of them today.

W 2026 roku w Unii Europejskiej nie obowiązuje jedna uniwersalna zasada dotycząca fakturowania elektronicznego w handlu między przedsiębiorstwami. Włochy, Polska, Rumunia, Belgia i Chorwacja wymagają ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w transakcjach krajowych B2B; Niemcy i Francja wdrażają obowiązki etapami; Grecja, Węgry, Hiszpania i Portugalia wymagają zgłaszania danych fakturowych organom podatkowym w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a pozostałe państwa członkowskie wymagają e-faktur wyłącznie w relacjach z sektorem publicznym. Wszystko to ulegnie ujednoliceniu w 2030 roku, kiedy pakiet VAT w erze cyfrowej (VAT in the Digital Age - ViDA) uczyni ustrukturyzowane fakturowanie elektroniczne domyślnym standardem w handlu wewnątrzwspólnotowym.

Niniejszy artykuł wyjaśnia trzy funkcjonujące modele, a następnie przedstawia tabelę obejmującą wszystkie 27 państw członkowskich według stanu prawnego na dzień publikacji. Krajowe harmonogramy ulegały zmianie wielokrotnie w ciągu ostatnich dwóch lat, dlatego każdą datę należy traktować jako plan opublikowany przez władze i weryfikować na bieżąco na stronach odpowiednich urzędów przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych.

Co uznaje się za e-fakturę

Plik PDF wysłany pocztą elektroniczną nie jest fakturą elektroniczną w świetle prawa. E-faktura jest wysteniana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie, który oprogramowanie może przetworzyć bez udziału człowieka. Unijnym standardem odniesienia dla tej struktury jest norma EN 16931, określająca model semantyczny zawartości faktury, przesyłany w jednej z dwóch składni: UBL 2.1 lub UN/CEFACT CII. Krajowe profile i profile sieciowe (CIUS) dostosowują ten standard do lokalnych wymogów. Peppol BIS Billing 3.0 to profil najczęściej wykorzystywany w obrocie europejskim, przy czym sam system Peppol stanowi sieć dystrybucji, a nie format pliku. Artykuł w słowniczku pojęć dotyczących e-faktur omawia te definicje bardziej szczegółowo.

Trzy modele fakturowania

Audyt post-facto i dostarczenie przez sieć. Dostawca przesyła fakturę bezpośrednio do nabywcy, zazwyczaj za pośrednictwem sieci Peppol, a organ podatkowy weryfikuje ją dopiero podczas kontroli skarbowej. W ten sposób funkcjonuje belgijski obowiązek z 2026 roku, skandynawskie systemy sektora publicznego oraz większość państw członkowskich niemających powszechnego mandatu. Kontrola organów następuje na późniejszym etapie za pośrednictwem deklaracji VAT oraz plików kontrolnych.

Clearance (systemy centralnego fakturowania). Każda faktur przechodzi przez platformę rządową przed lub w momencie doręczenia do nabywcy, a platforma nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. Włoski system Sistema di Interscambio, polski KSeF oraz rumuński e-Factura to systemy typu clearance. Faktura, która nie została zaakceptowana przez platformę, prawnie nie istnieje.

Raportowanie w czasie rzeczywistym. Sama faktura może mieć dowolny format uzgodniony przez strony, jednak dane z niej muszą zostać przesłane do organu podatkowego w ciągu kilku godzin lub dni. Węgierski system Online Számla, hiszpański SII, grecki myDATA oraz portugalski system komunikacji fakturowej to systemy raportowania. Kilka z nich jest obecnie przekształcanych w pełnoprawne obowiązki e-fakturowania.

Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie podczas prac programistycznych: system typu clearance może odrzucić fakturę, co oznacza, że proces wystawiania musi obsługiwać sytuację odrzucenia już po nadaniu numeru; system raportowania nie odrzuca dokumentów, ale nakłada kary za opóźnienia lub brak zgłoszenia.

Co zmienia pakiet ViDA

Dyrektywa Rady (UE) 2025/516, stanowiąca pakiet VAT w erze cyfrowej (ViDA), wszedł w życie 14 kwietnia 2025 roku.

Przepisy już obowiązujące: państwo członkowskie może wprowadzić krajowy obowiązek stosowania e-faktur w obrocie B2B bez konieczności wcześniejszego ubiegania się o derogację od Unii Europejskiej. Z tego powodu krajowe obowiązki przyspieszyły w latach 2025 i 2026.
Od 1 lipca 2030 roku: ustrukturyzowana e-faktura stanie się standardem domyślnym dla transakcji B2B między państwami członkowskimi, zgoda nabywca nie będzie już wymagana do uznania e-faktury za zgodną z przepisami, a cyfrowe raportowanie każdej transakcji zastąpi podsumowujące informacje podsumowujące (informacje unijne). Krajowe systemy istniejące w tym czasie będą musiały zostać dostosowane do interoperacyjności ze standardem unijnym do 2035 roku.
Od 2028 roku: platformy ułatwiające krótkoterminowy najem zakwaterowania oraz transport pasażerski staną się podatnikami uznawanymi za dostawców (deemed suppliers) w szerszym zakresie przypadków, z opcją odroczenia tego terminu przez państwa członkowskie do 2030 roku. Kwestia ta została omówiona w naszym artykule poświęconym unijnemu VAT dla platform cyfrowych.

Tabela krajowa

B2G oznacza faktury wystawiane na rzecz podmiotów publicznych. Zgodnie z dyrektywą 2014/55/UE wszystkie organy publiczne w UE mają obowiązek akceptowania e-faktur zgodnych z normą EN 16931 od 2019 lub 2020 roku; kolumna B2G informuje, czy dostawcy mają również obowiązek ich wysyłania. Nazwa każdego kraju zawiera odnośnik do naszego przewodnika programistycznego dotyczącego podatku VAT w danym państwie.

Kraj	B2G	Obowiązek B2B (zgodnie z opublikowanymi przepisami)	Model i system	Format
Austria	Obowiązkowe dla dostawców administracji federalnej od 2014 r.	Brak zapowiedzi	Post-audit; Peppol dostępny	ebInterface, Peppol BIS 3.0
Belgium	Obowiązkowe, wdrażane etapami od 2022 r.	Obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. między belgijskimi podatnikami VAT; raportowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego planowane na 2028 r.	Post-audit; sieć Peppol	Peppol BIS 3.0
Bulgaria	Organy mają obowiązek akceptacji	Brak zapowiedzi	Post-audit	EN 16931
Croatia	Obowiązkowe od 2019 r.	Obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. między podatnikami VAT, z e-raportowaniem (Fiskalizacja 2.0)	Clearance i raportowanie; Porezna uprava CIS	EN 16931 UBL / CII
Cyprus	Organy mają obowiązek akceptacji	Brak zapowiedzi	Post-audit	EN 16931
Czechia	Organy mają obowiązek akceptacji	Brak zapowiedzi	Post-audit	EN 16931, ISDOC w użyciu krajowym
Denmark	Obowiązkowe od 2005 r. (NemHandel)	Brak ogólnego obowiązku; ustawa o rachunkowości wymaga cyfrowych systemów księgowych zdolnych do wysyłania i odbierania e-faktur, wdrażanych etapami od 2024 r.	Post-audit; NemHandel i Peppol	OIOUBL, Peppol BIS 3.0
Estonia	Obowiązkowe od 2019 r.	Brak ogólnego obowiązku; od 1 lipca 2025 r. nabywca zarejestrowany jako odbiorca e-faktur może żądać ich wystawienia; omawiano szerszy obowiązek	Post-audit; operatorzy i Peppol	Estoński standard e-faktur, EN 16931
Finland	Obowiązkowe od 2020 r.	Brak ogólnego obowiązku; od kwietnia 2020 r. nabywca B2B może żądać e-faktury zgodnej z EN 16931	Post-audit; operatorzy i Peppol	Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS 3.0
France	Obowiązkowe od 2020 r. (Chorus Pro)	Wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać od 1 września 2026 r.; wystawianie obowiązkowe od 1 września 2026 r. dla dużych i średnich przedsiębiorstw oraz od 1 września 2027 r. dla małych i mikroprzedsiębiorstw, wraz z e-raportowaniem pozostałych transakcji	Platformy zatwierdzone (PA/PDP) z centralnym rejestrem; raportowanie do organu podatkowego	Factur-X, UBL, CII
Germany	Obowiązkowe dla dostawców administracji federalnej od 2020 r.; w landach różnie	Wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać od 1 stycznia 2025 r.; obowiązek wystawiania od 2027 r. dla obrotów powyżej 800 000 EUR oraz od 2028 r. dla wszystkich	Na razie post-audit; w przyszłości planowany system raportowania	XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931)
Greece	Obowiązkowe, wdrażane etapami od 2023 do 2025 r.	Zgłaszanie danych o fakturach do myDATA obowiązkowe od 2021 r.; e-fakturowanie B2B wdrażane etapami od 2026 r., najpierw najwięksi podatnicy	Raportowanie w czasie rzeczywistym przechodzące w clearance; AADE myDATA	Grecki CIUS (EN 16931), myDATA InvoicesDoc
Hungary	Organy mają obowiązek akceptacji	Brak obowiązku e-faktur; raportowanie danych fakturowych w czasie rzeczywistym do NAV obowiązkowe dla wszystkich faktur krajowych od 2020 i 2021 r.	Raportowanie w czasie rzeczywistym; NAV Online Számla 3.0	NAV XML 3.0; EN 16931 opcjonalnie
Ireland	Organy mają obowiązek akceptacji	Zapowiedziano etapowe wprowadzenie obowiązku e-fakturowania B2B oraz raportowania w czasie rzeczywistym począwszy od 2028 r.	Obecnie post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Italy	Obowiązkowe od 2015 r.	Obowiązkowe dla B2B i B2C od 1 stycznia 2019 r.	Clearance; Sistema di Interscambio (SdI)	FatturaPA XML
Latvia	Obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.	Planowany jest obowiązek B2B; termin rozpoczęcia został przesunięty z 2026 r.	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Lithuania	Obowiązkowe za pośrednictwem krajowej platformy E.sąskaita	Brak zapowiedzi	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Luxembourg	Obowiązkowe, wdrażane etapami od 2022 do 2023 r.	Brak zapowiedzi	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Malta	Organy mają obowiązek akceptacji	Brak zapowiedzi	Post-audit	EN 16931
Netherlands	Obowiązkowe dla dostawców administracji centralnej od 2017 r.	Brak zapowiedzi; dostosowanie do przepisów ViDA w fazie konsultacji	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0, NLCIUS
Poland	Organy mają obowiązek akceptacji (platforma PEF)	Obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych	Clearance; Krajowy System e-Faktur (KSeF)	FA(3) XML
Portugal	Obowiązkowe dla dostawców, wdrażane etapami, z odroczonymi terminami dla MŚP	Brak obowiązku ustrukturyzowanych faktur; obowiązkowe oprogramowanie posiadające certyfikat, kod QR i ATCUD na każdej fakturze oraz miesięczna komunikacja rozliczeniowa SAF-T	Raportowanie w czasie rzeczywistym; AT e-fatura	SAF-T PT; CIUS-PT dla B2G
Romania	Obowiązkowe	Obowiązkowe dla B2B od 1 lipca 2024 r. oraz dla B2C od 1 stycznia 2025 r.	Clearance; RO e-Factura poprzez SPV ANAF	UBL z CIUS-RO
Slovakia	Wdrażane etapami przez platformę IS EFA	Zapowiedziano obowiązek B2B na 2027 r.	Planowane raportowanie przez IS EFA	EN 16931
Slovenia	Obowiązkowe od 2015 r. (UJP)	Planowany jest obowiązek B2B; termin rozpoczęcia został przesunięty na 2028 r.	Obecnie post-audit	e-SLOG, EN 16931
Spain	Obowiązkowe od 2015 r. (FACe)	Rejestry VAT SII w czasie zbliżonym do rzeczywistego obowiązkowe dla dużych podatników od 2017 r.; systemy fakturowania z certyfikatem Veri*Factu od 2026 do 2027 r.; ogólny obowiązek B2B oczekuje na rozporządzenie wykonawcze	Raportowanie w czasie rzeczywistym; AEAT SII oraz Veri*Factu	Facturae, EN 16931
Sweden	Obowiązkowe od kwietnia 2019 r.	Brak zapowiedzi; trwają prace komisji rządowej	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0

Jak czytać tabelę

Kraj typu clearance decyduje, czy Twoja faktura istnieje. Zaprojektuj proces wystawiania w taki sposób, aby krajowy identyfikator (identyfikator SdI, numer KSeF, indeks ANAF) był zapisywany na fakturze oraz aby obsługiwana była ścieżka odrzucenia dokumentu.
Kraj typu reporting (raportowanie) wymaga dostarczenia danych w terminie. Zaprojektuj raportowanie jako krok następujący po wystawieniu faktury, ze śledzeniem terminu dla każdego dokumentu.
Kraj typu post-audit z obowiązkiem korzystania z sieci Peppol wymaga, aby faktura docierała do nabywcy za pośrednictwem tej sieci. Zaimplementuj wyszukiwanie uczestników Peppol w kartotekach kontrahentów.
Każdy kraj wymieniony w tabeli akceptuje standard EN 16931 w relacjach dostawców z organami publicznymi, co oznacza, że Peppol BIS 3.0 jest jedynym formatem działającym uniwersalnie w segmencie B2G.

Co Nordlet wysyła obecnie

Nordlet traktuje fakturę w pierwszej kolejności jako ustrukturyzowane dane, a dopiero w drugiej jako dokument. Oznacza to, że każdy format krajowy stanowi wizualizację tej samej faktury, a każda wysyłka realizowana jest przy użyciu własnych poświadczeń firmy skonfigurowanych w sekcji Account → Compliance.

Peppol BIS Billing 3.0 wszędzie. Wystawione faktury oraz faktury korygujące są generowane w formacie EN 16931 UBL (faktury korygujące jako dokumenty CreditNote z kodem typu 381) i przesyłane za pośrednictwem własnego punktu dostępowego Peppol danej firmy lub wbudowanego punktu dostępowego platformy, jeśli firma takiego nie posiada. Identyfikatory uczestników są wyznaczane na podstawie identyfikatora Peppol kontrahenta, numeru VAT lub kodu rejestracyjnego, w podanej kolejności.

Bramki krajowe. W przypadku firmy zarejestrowanej w jednym z poniższych państw, punkty końcowe e-faktur generują format krajowy i dostarczają go do systemu krajowego:

Kraj	System	Co Nordlet generuje i wysyła
Włochy	Sistema di Interscambio	FatturaPA, dostarczane kanałem SOAP SdICoop przy użyciu certyfikatu firmy lub za pośrednictwem jej skrzynki PEC
Polska	KSeF	FA(3), walidowane zgodnie z oficjalnym schematem, wysyłane do API KSeF 2.0 przy użyciu poświadczeń firmy
Rumunia	RO e-Factura	UBL dostosowany za pomocą specyfikacji CIUS-RO, wysyłany do interfejsu REST ANAF przy użyciu tokenów OAuth firmy
Węgry	NAV Online Számla 3.0	Raport danych fakturowych w formacie NAV XML, wysyłany przy użyciu użytkownika technicznego firmy
Grecja	AADE myDATA	Rekordy InvoicesDoc, wysyłane przy użyciu poświadczeń myDATA firmy
Chorwacja	Fiskalizacija	Żądanie fiskalizacji do usługi CIS organu podatkowego po dwukierunkowym połączeniu TLS
Hiszpania	AEAT SII i Veri*Factu	Rejestry SII faktur wystawionych i otrzymanych oraz rekordy rozliczeniowe Veri*Factu
Portugalia	AT e-fatura	Plik rozliczeniowy SAF-T PT przekazywany organowi podatkowemu
Francja	Chorus Pro i zatwierdzone platformy	Factur-X (CII)

Każdy generator zwraca ostrzeżenia w przypadku braku danych, których faktura nie jest w stanie dostarczyć, takich jak włoski kod Natura, który musiał zostać wywnioskowany ze schematu VAT, lub brakujący w adresie rumuński okręg, zamiast sztucznie wymyślać wartość, która przeszłaby walidację, lecz byłaby błędna. Każda wysyłka jest rejestrowana w dzienniku audytu wraz z numerem referencyjnym nadanym przez krajowy system oraz statusem, a faktura przechowuje stan bramki, co pozwala na podjęcie działań w przypadku odrzucenia.

W każdym innym miejscu Nordlet wysyła dokumenty przez sieć Peppol. Żadna bramka krajowa nie jest rejestrowana dla kraju, który nie posiada systemu clearance lub raportowania, ponieważ nie ma tam dokąd przesłać danych.

Nordlet nigdy nie rejestruje się samodzielnie w administracji podatkowej jako nadawca lub pośrednik. Certyfikaty, tokeny i użytkownicy techniczni należą do firmy, zgodnie z wymogami wyżej wymienionych przepisów.

FAQ

Czy fakturowanie elektroniczne B2B jest obowiązkowe w całej UE w 2026 roku?

Nie. W 2026 roku jest ono obowiązkowe dla handlu krajowego we Włoszech, Polsce, Rumunii, Belgii i Chorwacji, wdrażane etapami w Niemczech, Francji i Grecji oraz niewymagane w pozostałych państwach członkowskich. Raportowanie danych fakturowych jest niezależnie obowiązkowe na Węgrzech, w Hiszpanii (dla dużych podatników) oraz w Portugalii. Unijny standard domyślny dla handlu transgranicznego zacznie obowiązywać 1 lipca 2030 roku na mocy przepisów ViDA.

Czy faktura w formacie PDF jest uznawana za e-fakturę?

Nie w świetle mandatu krajowego ani dyrektywy VAT od 1 lipca 2030 roku. E-faktura musi mieć ustrukturyzowany format, który oprogramowanie może przetworzyć. Plik PDF z osadzonym plikiem XML, taki jak Factur-X lub ZUGFeRD, spełnia te wymagania, ponieważ to plik XML jest właściwą fakturą.

Czym różni się Peppol od KSeF lub SdI?

Peppol to sieć dostarczania dokumentów: faktura trafia z punktu dostępowego dostawcy do punktu dostępowego nabywcy bez udziału organu podatkowego. KSeF i SdI to platformy centralnego fakturowania (clearance) obsługiwane przez organy podatkowe: faktura jest przesyłana na platformę, która ją akceptuje lub odrzuca, a następnie przekazuje do nabywcy. Firma w Polsce lub we Włoszech musi korzystać z platformy krajowej dla faktur krajowych, natomiast Peppol pozostaje użyteczny w transakcjach transgranicznych oraz z sektorem publicznym.

Czy potrzebuję osobnego systemu dla każdego kraju?

Nie, jeśli system traktuje formaty jako różne wizualizacje tej samej faktury. Dane wymagane na fakturze EN 16931 są takie same wszędzie; różnice dotyczą składni, rozszerzeń krajowych oraz kanału dostarczenia. Nordlet generuje format Peppol BIS 3.0 dla każdej firmy oraz format krajowy dla dziewięciu państw posiadających system typu clearance lub raportowania.

Co zrobić, jeśli termin dla mojego kraju w tabeli uległ zmianie?

Należy sprawdzić stronę internetową odpowiedniego urzędu i dostosować system do tych wytycznych. Kilka harmonogramów w tej tabeli uległo już zmianie (Łotwa, Słowenia, Hiszpania, Portugalia), a kolejne zmienią się przed 2030 rokiem. Data na górze niniejszego artykułu wskazuje, kiedy tabela była ostatnio aktualizowana.