Facturarea electronică în UE: Cerințe de la o țară la alta (2026)

Cele trei modele de facturare electronică utilizate în UE, un tabel cu cerințele privind sectorul public și relațiile B2B pentru fiecare stat membru publicate pentru 2026, și ce trimite Nordlet în fiecare dintre acestea în prezent.

În 2026, UE nu are o singură regulă de facturare electronică pentru comerțul între întreprinderi. Italia, Polonia, România, Belgia și Croația solicită facturi electronice structurate pentru vânzările interne B2B; Germania și Franța se află în procesul de implementare a unor mandate etapizate; Grecia, Ungaria, Spania și Portugalia impun raportarea datelor din facturi către autoritatea fiscală aproape în timp real, în timp ce restul statelor membre solicită facturi electronice doar în relația cu sectorul public. Toate acestea converg în 2030, când pachetul TVA în era digitală (ViDA) va transforma facturarea electronică structurată în standardul implicit pentru comerțul transfrontalier în interiorul UE.

Acest articol explică cele trei modele existente, oferind apoi un tabel care acoperă toate cele 27 de state membre, conform datelor publicate la data redactării. Calendarele naționale s-au modificat de câteva ori în ultimii doi ani, așa că tratați fiecare dată ca pe un plan publicat și verificați pagina curentă a administrației fiscale înainte de a vă dezvolta integrarea.

Ce se consideră factură electronică

Un PDF trimis prin e-mail nu este o factură electronică în sensul legii. O factură electronică este emisă, transmisă și primită într-un format structurat pe care software-ul îl poate procesa fără ca o persoană să fie nevoită să o citească. Referința în UE pentru această structură este EN 16931, un model semantic a ceea ce conține o factură, transmis într-una din cele două sintaxe: UBL 2.1 sau UN/CEFACT CII. Profilurile naționale și de rețea (CIUS) restrâng standardul pentru utilizarea la nivel local. Peppol BIS Billing 3.0 este profilul cel mai utilizat în schimburile europene, iar Peppol în sine este rețeaua de livrare, nu un format. Articolul din glosar despre factura electronică explică aceste definiții în mai mare detaliu.

Cele trei modele

Post-audit, livrare prin rețea. Furnizorul trimite factura direct cumpărătorului, de obicei prin Peppol, iar autoritatea fiscală nu vede nimic până la un eventual control. Mandatul Belgiei pentru 2026, sistemele din sectorul public nordic și majoritatea statelor membre fără un mandat activ funcționează în acest mod. Controlul autorității survine ulterior, prin decontul de TVA și fișierul de audit.

Clearance (avizare prealabilă). Fiecare factură trece printr-o platformă guvernamentală înainte sau în momentul în care ajunge la cumpărător, iar platforma îi atribuie un număr de referință. Sistema di Interscambio din Italia, KSeF din Polonia și e-Factura din România sunt sisteme de tip clearance. O factură care nu a fost acceptată de platformă nu există din punct de vedere legal.

Raportare în timp real. Factura în sine poate fi în orice format agreat de părți, dar datele sale trebuie raportate autorității fiscale în decurs de câteva ore sau zile. Online Számla din Ungaria, SII din Spania, myDATA din Grecia și comunicarea facturării din Portugalia sunt sisteme de raportare. Mai multe dintre acestea sunt extinse în prezent spre mandate complete de facturare electronică.

Această distincție contează în momentul dezvoltării: un sistem de tip clearance poate respinge o factură, așa că fluxul de emitere trebuie să gestioneze o respingere venită după ce numărul a fost deja atribuit; un sistem de raportare nu poate respinge factura, dar penalizează rapoartele întârziate sau lipsă.

Ce schimbă ViDA

Directiva Consiliului (UE) 2025/516, pachetul TVA în era digitală (ViDA), a intrat în vigoare la 14 aprilie 2025.

Deja în vigoare: un stat membru poate impune obligativitatea facturării electronice B2B pe plan intern fără a mai cere o derogare prealabilă din partea UE. Ac Acesta este motivul pentru care mandatele naționale s-au accelerat pe parcursul anilor 2025 și 2026.
Începând cu 1 iulie 2030: facturarea electronică structurată devine standardul implicit pentru livrările B2B între statele membre, acceptarea de către cumpărător nu mai este necesară pentru o factură electronică conformă, iar raportarea digitală a fiecărei tranzacții înlocuiește declarația recapitulativă (lista de vânzări intracomunitare). Sistemele naționale existente până atunci vor trebui să devină interoperabile cu standardul UE până în 2035.
Începând din 2028: platformele care facilitează închirierile de cazare pe termen scurt și transportul de pasageri devin furnizori considerați (deemed suppliers) într-un set mai larg de cazuri, cu opțiunea pentru statele membre de a amâna măsura până în 2030. Acest aspect este tratat în articolul nostru despre TVA-ul în UE pentru platformele digitale.

Tabelul țărilor

B2G se referă la facturile adresate instituțiilor publice. În conformitate cu Directiva 2014/55/UE, fiecare autoritate publică din UE a trebuit să accepte facturi electronice EN 16931 încă din 2019 sau 2020; coloana B2G indică dacă și furnizorii sunt obligați să le transmită. Numele fiecărei țări conține un link către ghidul nostru pentru dezvoltatori privind TVA-ul din țara respectivă.

Țară	B2G	Mandat B2B (conform publicării)	Model și sistem	Format
Austria	Obligatoriu pentru furnizorii federali din 2014	Niciunul anunțat	Post-audit; Peppol disponibil	ebInterface, Peppol BIS 3.0
Belgia	Obligatoriu, etapizat din 2022	Obligatoriu de la 1 ianuarie 2026 între întreprinderile înregistrate în scopuri de TVA în Belgia; raportare aproape în timp real planificată pentru 2028	Post-audit; rețeaua Peppol	Peppol BIS 3.0
Bulgaria	Autoritățile trebuie să accepte	Niciunul anunțat	Post-audit	EN 16931
Croația	Obligatoriu din 2019	Obligatoriu de la 1 ianuarie 2026 între plătitorii de TVA, cu e-raportare (Fiscalizarea 2.0)	Clearance și raportare; Porezna uprava CIS	EN 16931 UBL / CII
Cipru	Autoritățile trebuie să accepte	Niciunul anunțat	Post-audit	EN 16931
Cehia	Autoritățile trebuie să accepte	Niciunul anunțat	Post-audit	EN 16931, ISDOC pentru uz intern
Danemarca	Obligatoriu din 2005 (NemHandel)	Fără mandat general; Legea contabilității impune sisteme de contabilitate digitală capabile să trimită și să primească facturi electronice, implementare etapizată din 2024	Post-audit; NemHandel și Peppol	OIOUBL, Peppol BIS 3.0
Estonia	Obligatoriu din 2019	Fără mandat general; din 1 iulie 2025, un cumpărător înregistrat ca beneficiar de facturi electronice poate solicita una; s-a discutat despre un mandat mai amplu	Post-audit; operatori și Peppol	Standardul estonian pentru facturi electronice, EN 16931
Finlanda	Obligatoriu din 2020	Fără mandat general; din aprilie 2020, un cumpărător B2B poate solicita o factură electronică EN 16931	Post-audit; operatori și Peppol	Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS 3.0
Franța	Obligatoriu din 2020 (Chorus Pro)	Toate companiile trebuie să poată primi de la 1 septembrie 2026; emiterea devine obligatorie de la 1 septembrie 2026 pentru companiile mari și mijlocii și de la 1 septembrie 2027 pentru IMM-uri și microîntreprinderi, alături de e-raportarea altor tranzacții	Platforme aprobate (PA/PDP) cu director central; raportare către autoritatea fiscală	Factur-X, UBL, CII
Germania	Obligatoriu pentru furnizorii federali din 2020; diferă la nivel de landuri	Toate companiile trebuie să primească din 1 ianuarie 2025; emiterea devine obligatorie începând din 2027 pentru cifre de afaceri de peste 800.000 € și din 2028 pentru toate celelalte	Post-audit momentan; un sistem de raportare este planificat ulterior	XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931)
Grecia	Obligatoriu, etapizat între 2023 și 2025	Raportarea datelor din facturi în myDATA este obligatorie din 2021; facturarea electronică B2B este introdusă treptat începând din 2026, mai întâi pentru marii contribuabili	Trecere de la raportarea în timp real la clearance; AADE myDATA	CIUS elen (EN 16931), myDATA InvoicesDoc
Ungaria	Autoritățile trebuie să accepte	Fără mandat pentru factura electronică; raportarea în timp real a datelor din facturi către NAV este obligatorie pentru toate facturile interne din 2020 și 2021	Raportare în timp real; NAV Online Számla 3.0	NAV XML 3.0; EN 16931 opțional
Irlanda	Autoritățile trebuie să accepte	A fost anunțat un mandat etapizat pentru facturarea electronică B2B și raportarea în timp real, cu începere din 2028	Post-audit în prezent; Peppol	Peppol BIS 3.0
Italia	Obligatoriu din 2015	Obligatoriu pentru B2B și B2C de la 1 ianuarie 2019	Clearance; Sistema di Interscambio (SdI)	FatturaPA XML
Letonia	Obligatoriu de la 1 ianuarie 2025	Este planificat un mandat B2B; data de începere a fost amânată față de 2026	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Lituania	Obligatoriu prin platforma națională E.sąskaita	Niciunul anunțat	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Luxemburg	Obligatoriu, etapizat între 2022 și 2023	Niciunul anunțat	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0
Malta	Autoritățile trebuie să accepte	Niciunul anunțat	Post-audit	EN 16931
Țările de Jos	Obligatoriu pentru furnizorii administrației centrale din 2017	Niciunul anunțat; alinierea la ViDA se află în consultare	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0, NLCIUS
Polonia	Autoritățile trebuie să accepte (platforma PEF)	Obligatoriu de la 1 februarie 2026 pentru marii contribuabili și de la 1 aprilie 2026 pentru toți ceilalți	Clearance; Krajowy System e-Faktur (KSeF)	FA(3) XML
Portugalia	Obligatoriu pentru furnizori, etapizat, cu termene amânate pentru IMM-uri	Fără mandat pentru facturi structurate; software de facturare certificat, cod QR și cod ATCUD pe fiecare factură, plus comunicarea lunară a SAF-T pentru facturare sunt obligatorii	Raportare în timp real; AT e-fatura	SAF-T PT; CIUS-PT pentru B2G
România	Obligatoriu	Obligatoriu pentru B2B de la 1 iulie 2024 și pentru B2C de la 1 ianuarie 2025	Clearance; RO e-Factura prin SPV ANAF	UBL cu CIUS-RO
Slovacia	Etapizat prin platforma IS EFA	S-a anunțat un mandat B2B pentru 2027	Raportare planificată prin IS EFA	EN 16931
Slovenia	Obligatoriu din 2015 (UJP)	Este planificat un mandat B2B; data de începere a fost amânată pentru 2028	Post-audit în prezent	e-SLOG, EN 16931
Spania	Obligatoriu din 2015 (FACe)	Jurnalele de TVA în timp real SII sunt obligatorii pentru marii contribuabili din 2017; sisteme de facturare certificate Veri*Factu între 2026 și 2027; un mandat general B2B așteaptă normele de aplicare	Raportare în timp real; AEAT SII și Veri*Factu	Facturae, EN 16931
Suedia	Obligatoriu din aprilie 2019	Niciunul anunțat; este în curs o anchetă guvernamentală	Post-audit; Peppol	Peppol BIS 3.0

Cum se citește tabelul

O țară cu sistem de clearance decide dacă factura dumneavoastră există din punct de vedere legal. Construiți fluxul de emitere astfel încât referința națională (identificatorul SdI, numărul KSeF, indicele ANAF) să fie salvată pe factură și să gestionați calea de respingere.
O țară cu sistem de raportare dorește datele la timp. Construiți raportul ca pe un pas posterior emiterii, urmărind termenul limită per factură.
O țară cu regim de post-audit și mandat Peppol dorește ca factura să ajungă la cumpărător prin rețea. Includeți căutarea participanților Peppol în înregistrările partenerilor.
Fiecare țară din tabel acceptă standardul EN 16931 de la furnizori către organismele publice, așa că Peppol BIS 3.0 este singurul format care funcționează peste tot pentru sectorul B2G.

Ce trimite Nordlet în prezent

Nordlet tratează o factură în primul rând ca pe date structurate și abia în al doilea rând ca pe un document, astfel încât fiecare format național este o reprezentare grafică sau sintactică a aceleiași facturi, iar fiecare livrare pleacă folosind propriile credențiale ale companiei configurate în Account → Compliance.

Peppol BIS Billing 3.0, pretutindeni. Facturile emise și notele de credit sunt redate sub formă de EN 16931 UBL (notele de credit ca documente CreditNote cu codul de tip 381) și sunt trimise prin propriul punct de acces Peppol al companiei sau prin cel integrat în platformă atunci când compania nu deține unul. Identificatorii participanților sunt derivați din ID-ul Peppol al partenerului, codul de TVA sau codul de înregistrare, în această ordine.

Gateway-uri naționale. Pentru o companie înregistrată într-una dintre aceste țări, end-point-urile pentru facturare electronică generează formatul național și îl livrează către sistemul național:

Țară	Sistem	Ce generează și trimite Nordlet
Italia	Sistema di Interscambio	FatturaPA, livrat prin canalul SOAP SdICoop folosind certificatul companiei sau prin intermediul căsuței sale poștale PEC
Polonia	KSeF	FA(3), validat pe baza schemei oficiale, trimis la API-ul KSeF 2.0 cu credențiale ale companiei
România	RO e-Factura	UBL cu particularizarea CIUS-RO, trimis către interfața REST ANAF utilizând tokenurile OAuth ale companiei
Ungaria	NAV Online Számla 3.0	Raport cu datele facturii în format XML NAV, trimis cu utilizatorul tehnic al companiei
Grecia	AADE myDATA	Înregistrări InvoicesDoc, trimise utilizând credențiale myDATA ale companiei
Croația	Fiskalizacija	Solicitare de fiscalizare către serviciul CIS al autorității fiscale printr-o conexiune TLS bidirecțională
Spania	AEAT SII și Veri*Factu	Jurnale SII pentru facturi emise și primite, precum și înregistrări de facturare Veri*Factu
Portugalia	AT e-fatura	Fișier de facturare SAF-T PT comunicat autorității fiscale
Franța	Chorus Pro și platforme aprobate	Factur-X (CII)

Fiecare generator returnează avertismente pentru orice informație pe care datele facturii nu o pot furniza, cum ar fi un cod Natura italian pe care a trebuit să îl deducă din regimul de TVA sau un județ românesc lipsă din adresă, în loc să inventeze o valoare care ar trece validarea, dar ar fi greșită. Fiecare trimitere este înregistrată în jurnalul de audit cu referința și starea națională, iar factura păstrează starea transmisă de gateway pentru a se putea acționa în caz de respingere.

Oriunde altundeva, Nordlet trimite prin Peppol. Niciun gateway național nu este înregistrat pentru o țară care nu are un sistem de clearance sau de raportare, deoarece nu există o destinație căreia să i se transmită datele.

Nordlet nu se înregistrează niciodată în fața unei administrații fiscale ca expeditor sau intermediar. Certificatele, tokenurile și utilizatorii tehnici aparțin companiei, conform modului în care sunt redactate mandatele menționate mai sus.

FAQ

Este facturarea electronică B2B obligatorie în întreaga UE în 2026?

Nu. În 2026, aceasta este obligatorie pentru comerțul intern în Italia, Polonia, România, Belgia și Croația, este introdusă etapizat în Germania, Franța și Grecia și nu este solicitată în celelalte state membre. Raportarea datelor din facturi este obligatorie separat în Ungaria, Spania (pentru marii contribuabili) și Portugalia. Standardul implicit la nivelul UE pentru comerțul transfrontalier va intra în vigoare la 1 iulie 2030, în cadrul pachetului ViDA.

O factură în format PDF este considerată factură electronică?

Nu în temeiul unui mandat național și nici în temeiul Directivei de TVA începând cu 1 iulie 2030. O factură electronică trebuie să fie într-un format structurat pe care un program software să îl poată procesa. Un PDF care conține un fișier XML încorporat, cum ar fi Factur-X sau ZUGFeRD, este luat în considerare deoarece fișierul XML reprezintă efectiv factura.

Care este diferența dintre Peppol și KSeF sau SdI?

Peppol este o rețea de livrare: factura circulă de la punctul de acces al furnizorului la punctul de acces al cumpărătorului, iar autoritatea fiscală nu este implicată. KSeF și SdI sunt platforme de tip clearance operate de autoritatea fiscală: factura este trimisă către platformă, care o acceptă sau o respinge și o transmite mai departe cumpărătorului. O companie din Polonia sau Italia trebuie să utilizeze platforma națională pentru facturile interne; Peppol rămâne util pentru facturile transfrontaliere și pentru cele destinate sectorului public.

Am nevoie de un sistem diferit pentru fiecare țară?

Nu, dacă sistemul tratează formatele ca pe niște reprezentări ale unei singure facturi. Datele de care are nevoie o factură EN 16931 sunt aceleași pretutindeni; ceea ce diferă este sintaxa, extensiile naționale și canalul de livrare. Nordlet generează Peppol BIS 3.0 pentru fiecare companie și formatul național pentru cele nouă țări dotate cu un sistem de clearance sau raportare.

Ce ar trebui să fac dacă data din dreptul țării mele în tabel s-a schimbat?

Verificați pagina oficială a administrației fiscale din țara respectivă și adaptați dezvoltarea în conformitate cu aceasta. Mai multe calendare din acest tabel au fost deja modificate cel puțin o dată (Letonia, Slovenia, Spania, Portugalia), iar altele se vor schimba până în 2030. Data din partea de sus a acestui articol indică momentul în care tabelul a fost revizuit ultima oară.