E-facturatie in de EU: Vereisten per land (2026)
De drie e-facturatiemodellen die binnen de EU worden gebruikt, een overzichtstabel met de vereisten per lidstaat voor de overheid en het bedrijfsleven zoals gepubliceerd voor 2026, en wat Nordlet vandaag de dag in elk daarvan verzendt.
In 2026 heeft de EU geen uniforme regel voor e-facturatie bij handel tussen bedrijven. Italië, Polen, Roemenië, België en Kroatië verplichten gestructureerde elektronische facturen voor binnenlandse B2B-verkopen; Duitsland en Frankrijk bevinden zich in de overgangsfase van gefaseerde verplichtingen; Griekenland, Hongarije, Spanje en Portugal verplichten dat factuurgegevens nagenoeg in real time aan de belastingdienst worden gerapporteerd; en de overige lidstaten vereisen e-facturen uitsluitend richting de publieke sector. Dit alles komt samen in 2030, wanneer het pakket over de btw in het digitale tijdperk (ViDA) gestructureerd e-factureren de standaard maakt voor grensoverschrijdende handel binnen de EU.
Dit artikel legt de drie bestaande modellen uit en biedt vervolgens een overzichtstabel voor alle 27 lidstaten zoals gepubliceerd op het moment van schrijven. Nationale tijdschema's zijn de afgelopen twee jaar meermaals gewijzigd, dus beschouw elke datum als het gepubliceerde plan en raadpleeg altijd de actuele pagina van de belastingdienst voordat u erop bouwt.
Wat geldt als een e-factuur
Een per e-mail verzonden pdf is juridisch gezien geen elektronische factuur. Een e-factuur wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat dat software kan verwerken zonder dat er een mens aan te pas komt om de inhoud te lezen. De EU-referentie voor die structuur is EN 16931, een semantisch model van wat een factuur bevat, vervat in een van de twee syntaxen: UBL 2.1 of UN/CEFACT CII. Land- en netwerkprofielen (CIUS) spitsen de standaard toe op lokaal gebruik. Peppol BIS Billing 3.0 is het profiel dat het meest wordt gebruikt voor Europese uitwisseling, en Peppol zelf is het aflevernetwerk, geen formaat. Het e-factuurverklarende woordenlijst item behandelt deze definities diepgaander.
De drie modellen
Post-audit en netwerklevering. De leverancier stuurt de factuur rechtstreeks naar de afnemer, meestal via Peppol, en de belastingdienst ziet pas iets wanneer er een controle plaatsvindt. De Belgische verplichting van 2026, de Noordse overheidssystemen en de meeste lidstaten zonder verplichting werken op deze manier. De controle door de autoriteiten vindt achteraf plaats via de btw-aangifte en het auditbestand.
Clearance. Elke factuur loopt via een overheidsplatform voordat deze de afnemer bereikt of op het moment dat dit gebeurt, en het platform kent er een referentie aan toe. Het Sistema di Interscambio in Italië, KSeF in Polen en e-Factura in Roemenië zijn clearingsystemen. Een factuur die niet door het platform is geaccepteerd, bestaat juridisch niet.
Realtime-rapportage. De factuur zelf kan in elk door partijen overeengekomen formaat worden opgesteld, maar de gegevens ervan moeten binnen enkele uren of dagen aan de belastingdienst worden gerapporteerd. Online Számla in Hongarije, SII in Spanje, myDATA in Griekenland en de facturatiecommunicatie in Portugal zijn rapportagesystemen. Verschillende hiervan worden inmiddels uitgebreid tot volledige e-facturatieverplichtingen.
Dit onderscheid is belangrijk tijdens de ontwikkeling: een clearingsysteem kan een factuur afwijzen, dus uw uitgifteproces moet overweg kunnen met een afwijzing nadat het nummer al is toegewezen; een rapportagesysteem kan dat niet, maar bestraft te late of ontbrekende rapportages.
Wat ViDA verandert
Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad, het pakket over de btw in het digitale tijdperk (ViDA), is in werking getreden op 14 april 2025.
- Reeds van kracht: een lidstaat mag een nationale B2B-e-facturatieverplichting invoeren zonder vooraf toestemming (derogatie) aan de EU te vragen. Dit is waarom nationale verplichtingen in de loop van 2025 en 2026 in een stroomversnelling zijn geraakt.
- Vanaf 1 juli 2030: gestructureerde e-facturatie wordt de standaard voor B2B-leveringen tussen lidstaten, de goedkeuring van de afnemer is niet langer vereist voor een conforme e-factuur, en digitale rapportage van elke transactie vervangt de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-aangifte). Binnenlandse systemen die tegen die tijd bestaan, moeten uiterlijk in 2035 interoperabel worden gemaakt met de EU-standaard.
- Vanaf 2028: platforms die bemiddelen bij kortetermijnverhuur van accommodaties en personenvervoer worden in meer gevallen aangemerkt als geacht leverancier (deemed supplier), met de optie voor lidstaten om dit uit te stellen tot 2030. Dit komt aan bod in ons artikel over de EU-btw voor digitale platforms.
De landentabel
B2G staat voor facturen aan overheidsinstanties. Op grond van Richtlijn 2014/55/EU is elke overheidsinstantie in de EU sinds 2019 of 2020 verplicht om EN 16931-e-facturen te accepteren; de B2G-kolom geeft aan of leveranciers deze ook verplicht moeten verzenden. Elke landnaam is gekoppeld aan onze handleiding voor ontwikkelaars over de btw in dat land.
| Land | B2G | B2B-verplichting (zoals gepubliceerd) | Model en systeem | Formaat |
|---|---|---|---|---|
| Oostenrijk | Verplicht voor federale leveranciers sinds 2014 | Niet aangekondigd | Post-audit; Peppol beschikbaar | ebInterface, Peppol BIS 3.0 |
| België | Verplicht, gefaseerd sinds 2022 | Verplicht vanaf 1 januari 2026 tussen Belgische voor de btw geregistreerde ondernemingen; bijna-realtime-rapportage gepland voor 2028 | Post-audit; Peppol-netwerk | Peppol BIS 3.0 |
| Bulgarije | Overheidsinstanties moeten accepteren | Niet aangekondigd | Post-audit | EN 16931 |
| Kroatië | Verplicht sinds 2019 | Verplicht vanaf 1 januari 2026 tussen btw-plichtigen, met e-rapportage (Fiscalisering 2.0) | Clearance en rapportage; Porezna uprava CIS | EN 16931 UBL / CII |
| Cyprus | Overheidsinstanties moeten accepteren | Niet aangekondigd | Post-audit | EN 16931 |
| Tsjechië | Overheidsinstanties moeten accepteren | Niet aangekondigd | Post-audit | EN 16931, ISDOC voor binnenlands gebruik |
| Denemarken | Verplicht sinds 2005 (NemHandel) | Geen algemene verplichting; de Boekhoudwet vereist digitale boekhoudsystemen die e-facturen kunnen verzenden en ontvangen, gefaseerd vanaf 2024 | Post-audit; NemHandel en Peppol | OIOUBL, Peppol BIS 3.0 |
| Estland | Verplicht sinds 2019 | Geen algemene verplichting; sinds 1 juli 2025 kan een afnemer die als e-factuurontvanger is geregistreerd hierom vragen; een bredere verplichting is besproken | Post-audit; operators en Peppol | Estlandse e-factuurstandaard, EN 16931 |
| Finland | Verplicht sinds 2020 | Geen algemene verplichting; sinds april 2020 kan een zakelijke afnemer een EN 16931-e-factuur eisen | Post-audit; operators en Peppol | Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS 3.0 |
| Frankrijk | Verplicht sinds 2020 (Chorus Pro) | Alle ondernemingen moeten ontvangen vanaf 1 september 2026; verzenden vanaf 1 september 2026 voor grote en middelgrote ondernemingen en vanaf 1 september 2027 voor mkb en micro-ondernemingen, met e-rapportage van overige transacties | Goedgekeurde platforms (PA/PDP) met een centrale directory; rapportage aan de belastingdienst | Factur-X, UBL, CII |
| Duitsland | Verplicht voor federale leveranciers sinds 2020; verschillen per deelstaat | Alle bedrijven moeten kunnen ontvangen sinds 1 januari 2025; verzenden verplicht vanaf 2027 bij een omzet boven € 800.000 en vanaf 2028 voor iedereen | Voorlopig post-audit; een rapportagesysteem is op termijn gepland | XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931) |
| Griekenland | Verplicht, gefaseerd van 2023 tot 2025 | Rapportage van factuurgegevens aan myDATA verplicht sinds 2021; B2B-e-facturatie wordt gefaseerd ingevoerd vanaf 2026, te beginnen met grote belastingplichtigen | Realtime-rapportage die overgaat in clearance; AADE myDATA | Griekse CIUS (EN 16931), myDATA InvoicesDoc |
| Hongarije | Overheidsinstanties moeten accepteren | Geen e-facturatieverplichting; realtime-rapportage van factuurgegevens aan NAV verplicht voor alle binnenlandse facturen sinds 2020 en 2021 | Realtime-rapportage; NAV Online Számla 3.0 | NAV XML 3.0; EN 16931 optioneel |
| Ierland | Overheidsinstanties moeten accepteren | Een gefaseerde B2B-e-facturatie- en realtime-rapportageverplichting is aangekondigd met een start in 2028 | Vandaag post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Italië | Verplicht sinds 2015 | Verplicht voor B2B en B2C sinds 1 januari 2019 | Clearance; Sistema di Interscambio (SdI) | FatturaPA XML |
| Letland | Verplicht vanaf 1 januari 2025 | Een B2B-verplichting is gepland; de startdatum is uitgesteld vanaf 2026 | Post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Litouwen | Verplicht via het nationale E.sąskaita-platform | Niet aangekondigd | Post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Luxemburg | Verplicht, gefaseerd van 2022 tot 2023 | Niet aangekondigd | Post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
| Malta | Overheidsinstanties moeten accepteren | Niet aangekondigd | Post-audit | EN 16931 |
| Nederland | Verplicht voor leveranciers van de centrale overheid sinds 2017 | Niet aangekondigd; afstemming met ViDA in consultatie | Post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0, NLCIUS |
| Polen | Overheidsinstanties moeten accepteren (PEF-platform) | Verplicht vanaf 1 februari 2026 voor grote belastingplichtigen en 1 april 2026 voor alle overigen | Clearance; Krajowy System e-Faktur (KSeF) | FA(3) XML |
| Portugal | Verplicht voor leveranciers, gefaseerd, waarbij de deadlines voor het mkb zijn uitgesteld | Geen verplichting voor gestructureerde facturen; gecertificeerde facturatiesoftware, QR-code en ATCUD op elke factuur, en maandelijkse SAF-T-facturatiecommunicatie zijn verplicht | Realtime-rapportage; AT e-fatura | SAF-T PT; CIUS-PT voor B2G |
| Roemenië | Verplicht | Verplicht voor B2B sinds 1 juli 2024 en voor B2C sinds 1 januari 2025 | Clearance; RO e-Factura via ANAF SPV | UBL met CIUS-RO |
| Slowakije | Gefaseerd via het IS EFA-platform | Een B2B-verplichting is aangekondigd voor 2027 | Rapportage via IS EFA gepland | EN 16931 |
| Slovenië | Verplicht sinds 2015 (UJP) | Een B2B-verplichting is gepland; de startdatum is verplaatst naar 2028 | Vandaag post-audit | e-SLOG, EN 16931 |
| Spanje | Verplicht sinds 2015 (FACe) | SII-btw-registers voor bijna real time verplicht voor grote belastingplichtigen sinds 2017; Veri*Factu-gecertificeerde facturatiesystemen van 2026 tot 2027; een algemene B2B-verplichting wacht op de uitvoeringsregelgeving | Realtime-rapportage; AEAT SII en Veri*Factu | Facturae, EN 16931 |
| Zweden | Verplicht sinds april 2019 | Niet aangekondigd; er loopt een overheidsonderzoek | Post-audit; Peppol | Peppol BIS 3.0 |
Hoe u de tabel leest
- Een clearance-land bepaalt of uw factuur bestaat. Richt het uitgifteproces zo in dat de nationale referentie (de SdI-identificatie, het KSeF-nummer, de ANAF-index) op de factuur wordt opgeslagen en dat het afwijzingspad wordt opgevangen.
- Een rapportageland wil de gegevens op tijd ontvangen. Richt de rapportage in als een stap na de uitgifte, waarbij de deadline per factuur wordt bewaakt.
- Een post-audit-land met een Peppol-verplichting wil dat de factuur de afnemer via het netwerk bereikt. Neem het opzoeken van Peppol-deelnemers op in de relatiegegevens.
- Elk land in de tabel accepteert EN 16931 van leveranciers aan overheidsorganen, dus Peppol BIS 3.0 is het enige formaat dat overal werkt voor B2G.
Wat Nordlet vandaag verzendt
Nordlet behandelt een factuur in de eerste plaats als gestructureerde data en in de tweede plaats als document, zodat elk nationaal formaat een weergave is van dezelfde factuur, en elke verzending vertrekt onder de eigen inloggegevens van het bedrijf die zijn geconfigureerd in Account → Compliance.
Peppol BIS Billing 3.0, overal. Uitgegeven facturen en creditnota's worden weergegeven als EN 16931 UBL (creditnota's als CreditNote-documenten met typecode 381) en worden verzonden via het eigen Peppol-toegangspunt van het bedrijf, of via het ingebouwde toegangspunt van het platform als het bedrijf er geen heeft. Deelnemersidentificaties worden afgeleid van het Peppol-id, de btw-code of het registratienummer van de relatie, in die volgorde.
Nationale gateways. Voor een bedrijf dat in een van deze landen is geregistreerd, renderen de e-factuur-endpoints het nationale formaat en leveren dit af bij het nationale systeem:
| Land | Systeem | Wat Nordlet rendert en verzendt |
|---|---|---|
| Italië | Sistema di Interscambio | FatturaPA, afgeleverd via het SdICoop SOAP-kanaal met het certificaat van het bedrijf, of via de PEC-mailbox |
| Polen | KSeF | FA(3), gevalideerd tegen het officiële schema, verzonden naar de KSeF API 2.0 met de inloggegevens van het bedrijf |
| Roemenië | RO e-Factura | UBL met de CIUS-RO-aanpassing, verzonden naar de ANAF REST-interface met de OAuth-tokens van het bedrijf |
| Hongarije | NAV Online Számla 3.0 | Factuurgegevensrapport in NAV XML, verzonden met de technische gebruiker van het bedrijf |
| Griekenland | AADE myDATA | InvoicesDoc-records, verzonden met de myDATA-inloggegevens van het bedrijf |
| Kroatië | Fiskalizacija | Fiscaliseringsverzoek aan de CIS-dienst van de belastingdienst via een tweerichtings-TLS-verbinding |
| Spanje | AEAT SII en Veri*Factu | SII-registers van uitgegeven en ontvangen facturen, en Veri*Factu-facturatierecords |
| Portugal | AT e-fatura | SAF-T PT-facturatiebestand gecommuniceerd met de belastingdienst |
| Frankrijk | Chorus Pro en goedgekeurde platforms | Factur-X (CII) |
Elke renderer geeft waarschuwingen af voor alles wat de factuurdata niet kunnen leveren, zoals een Italiaanse Natura-code die moest worden afgeleid uit de btw-regeling of een Roemeense provincie die ontbreekt in het adres, in plaats van een waarde te verzinnen die de validatie doorstaat maar onjuist is. Elke verzending wordt vastgelegd in het auditlogboek met de nationale referentie en status, en de factuur draagt de status van de gateway zodat op een afwijzing kan worden geanticipeerd.
Overal elders verzendt Nordlet via Peppol. Er wordt geen nationale gateway geregistreerd voor een land dat geen clearance- of rapportagesysteem heeft, aangezien er niets is om naartoe te sturen.
Nordlet registreert zichzelf nooit bij een administratie als verzender of tussenpersoon. De certificaten, tokens en technische gebruikers behoren toe aan het bedrijf, wat de manier is waarop de bovenstaande verplichtingen zijn opgesteld.
FAQ
Is B2B-e-facturatie verplicht in de hele EU in 2026?
Nee. In 2026 is het verplicht voor binnenlandse handel in Italië, Polen, Roemenië, België en Kroatië, gefaseerd in Duitsland, Frankrijk en Griekenland, en niet verplicht in de overige lidstaten. Rapportage van factuurgegevens is daarnaast verplicht in Hongarije, Spanje (grote belastingplichtigen) en Portugal. De EU-brede standaard voor grensoverschrijdende handel treedt in werking op 1 juli 2030 onder ViDA.
Telt een pdf-factuur als e-factuur?
Niet onder een nationale verplichting, en evenmin onder de btw-richtlijn vanaf 1 juli 2030. Een e-factuur moet in een gestructureerd formaat zijn dat door software kan worden verwerkt. Een pdf met een ingesloten XML-bestand, zoals Factur-X of ZUGFeRD, telt wel mee, omdat de XML de eigenlijke factuur is.
Wat is het verschil tussen Peppol en KSeF of SdI?
Peppol is een aflevernetwerk: de factuur gaat van het toegangspunt van de leverancier naar het toegangspunt van de afnemer en de belastingdienst komt hier niet aan te pas. KSeF en SdI zijn clearingsystemen die worden beheerd door de belastingdienst: de factuur wordt naar het platform gestuurd, dat deze accepteert of afwijst en doorstuurt naar de afnemer. Een bedrijf in Polen of Italië moet het nationale platform gebruiken voor binnenlandse facturen; Peppol blijft nuttig voor grensoverschrijdende facturen en facturen aan de overheid.
Heb ik voor elk land een ander systeem nodig?
Niet als het systeem formaten beschouwt als weergaven van één enkele factuur. De gegevens die een EN 16931-factuur vereist, zijn overal hetzelfde; wat verschilt is de syntaxis, de nationale extensies en het afleverkanaal. Nordlet rendert Peppol BIS 3.0 voor elk bedrijf en het nationale formaat voor de negen landen met een clearance- of rapportagesysteem.
Wat moet ik doen als de datum van mijn land in de tabel is gewijzigd?
Raadpleeg de eigen pagina van de belastingdienst en bouw op basis daarvan. Verschillende tijdschema's in deze tabel zijn reeds eenmaal gewijzigd (Letland, Slovenië, Spanje, Portugal) en er zullen er meer volgen voor 2030. De datum bovenaan dit artikel geeft aan wanneer de tabel voor het laatst is herzien.