जर्मनी, यूके और नॉर्डिक्स में व्यवसाय कौन सा अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर इस्तेमाल करते हैं?
प्रत्येक बाजार में आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले टूल्स, वे राष्ट्रीय नियम जो इसके पीछे की वजह बताते हैं, और कई देशों में काम करने वाले व्यवसाय को वास्तव में अपने अकाउंटिंग सिस्टम से क्या चाहिए होता है।
जर्मनी, यूके और नॉर्डिक देशों के व्यवसाय अलग-अलग अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं क्योंकि सॉफ्टवेयर से जुड़े नियम हर जगह अलग हैं। जर्मनी में अधिकांश बहीखाता (bookkeeping) एक कर सलाहकार (Steuerberater) के पास जाता है जो DATEV में काम करता है, इसलिए सॉफ्टवेयर ऐसा होना चाहिए जो DATEV में एक्सपोर्ट कर सके। यूके में कर प्राधिकरण (tax authority) केवल मान्यता प्राप्त सॉफ्टवेयर से ही वैट रिटर्न (VAT returns) स्वीकार करता है, इसलिए शॉर्टलिस्टेड सॉफ्टवेयर वही होते हैं जिन्हें मान्यता प्राप्त है। नॉर्डिक्स में सार्वजनिक क्षेत्र ने वर्षों पहले इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस की मांग की थी, इसलिए ई-इनवॉइसिंग किसी अतिरिक्त सुविधा (add-on) के बजाय एक बुनियादी विशेषता है। यह लेख प्रत्येक बाजार का जायजा लेता है, आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले टूल्स के नाम बताता है, और प्रत्येक पैटर्न के पीछे के नियमों को समझाता है।
नीचे दिए गए वेंडर के नाम "आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले" के रूप में हैं। हम बाजार हिस्सेदारी (market shares) का हवाला नहीं देते हैं, क्योंकि प्रकाशित आंकड़े अलग-अलग तरीकों का उपयोग करने वाले वेंडरों और सर्वेक्षणों से आते हैं, और रैंकिंग किसी भी लेख के प्रकाशित होने से अधिक तेज़ी से बदलती है।
जर्मनी
चयन को क्या चीजें आकार देती हैं
कर सलाहकार (tax adviser) मॉडल। जर्मनी की बड़ी संख्या में छोटी और मध्यम कंपनियां अपनी बहीखाता, पेरोल या साल के अंत का काम किसी Steuerberater को सौंप देती हैं। कर सलाहकारों की सहकारी संस्था, DATEV eG, वह सॉफ्टवेयर प्रदान करती है जिस पर उनमें से अधिकांश अभ्यास चलते हैं। किसी भी व्यवसाय के लिए इसका व्यावहारिक परिणाम यह होता है कि उसके अकाउंटिंग सिस्टम को DATEV-फॉर्मेट पोस्टिंग बैच (Buchungsstapel एक्सपोर्ट) तैयार करना चाहिए जिसे सलाहकार इंपोर्ट कर सके, वरना सलाहकार को सारा काम दोबारा टाइप करना पड़ता है।
GoBD। इलेक्ट्रॉनिक रूप में किताबें और रिकॉर्ड रखने के संघीय वित्त मंत्रालय के सिद्धांतों के अनुसार, पोस्टिंग में बिना किसी निशान के बदलाव नहीं किया जा सकता है, प्रक्रिया प्रलेखित होनी चाहिए, और डेटा कर ऑडिट के लिए बनाए रखने की अवधि तक पठनीय और एक्सपोर्ट करने योग्य रहना चाहिए, जो 2025 के राहत अधिनियम के तहत किताबों के लिए दस साल और अकाउंटिंग वाउचर के लिए आठ साल है। जर्मनी में बिकने वाला सॉफ्टवेयर GoBD अनुपालन का विज्ञापन करता है क्योंकि कर ऑडिटर इसकी मांग करते हैं।
ELSTER। वैट अग्रिम रिटर्न (VAT advance returns), वार्षिक वैट रिटर्न, पेरोल कर रिटर्न, कॉर्पोरेट और ट्रेड कर रिटर्न और E-Bilanz - ये सभी ELSTER के माध्यम से कर कार्यालय जाते हैं। भेजने के लिए या तो कंपनी के अपने खाते में ELSTER प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है या ERiC ट्रांसमिशन लाइब्रेरी का उपयोग करने के लिए लाइसेंस प्राप्त सॉफ्टवेयर की।
ई-इनवॉइसिंग। 1 जनवरी 2025 से प्रत्येक जर्मन व्यवसाय को ऐसा इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए जो EN 16931 के अनुरूप हो, आमतौर पर XRechnung या ZUGFeRD के रूप में। लेख लिखे जाने के समय प्रकाशित जानकारी के अनुसार, €800,000 से अधिक टर्नओवर वाली कंपनियों के लिए 2027 में और सभी के लिए 2028 में इनवॉइस जारी करना अनिवार्य हो जाता है।
आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले
| टूल | विशिष्ट उपयोगकर्ता | टिप्पणी |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | कर सलाहकार और उनके ग्राहक | सलाहकार का सिस्टम; ग्राहक इसमें दस्तावेज और बैंक डेटा अपलोड करते हैं |
| Lexware / lexoffice | छोटे व्यवसाय और फ्रीलांसर | DATEV एक्सपोर्ट, ELSTER फाइलिंग, GoBD अनुपालन |
| sevdesk | फ्रीलांसर और छोटी कंपनियां | क्लाउड, DATEV एक्सपोर्ट |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | मध्यम और बड़ी कंपनियां | पार्टनर्स के माध्यम से जर्मन स्थानीयकरण वाले ERP सूट |
| Sage | छोटे और मध्यम व्यवसाय | लंबे समय से चली आ रही जर्मन उत्पाद श्रृंखलाएं |
जर्मनी में अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनने वाला व्यवसाय व्यावहारिक रूप से यह चुन रहा है कि वह अपने कर सलाहकार को डेटा कैसे सौंपेगा और ELSTER तक कैसे पहुंचेगा।
यूनाइटेड किंगडम
चयन को क्या चीजें आकार देती हैं
मेकिंग टैक्स डिजिटल (Making Tax Digital)। अप्रैल 2019 से वैट सीमा से ऊपर के वैट-पंजीकृत व्यवसायों के लिए यह अनिवार्य हो गया है कि वे डिजिटल रिकॉर्ड रखें और HMRC की API से जुड़ने वाले सॉफ्टवेयर के माध्यम से वैट रिटर्न जमा करें; अप्रैल 2022 से यह हर वैट-पंजीकृत व्यवसाय को कवर करता है। घोषणा के अनुसार, £50,000 से अधिक आय वाले एकमात्र व्यापारियों (sole traders) और मकान मालिकों के लिए आयकर के लिए मेकिंग टैक्स डिजिटल (Making Tax Digital for Income Tax) अप्रैल 2026 से शुरू होता है। HMRC संगत सॉफ्टवेयर की एक सूची प्रकाशित करता है, और वह सूची ही व्यावहारिक शॉर्टलिस्ट होती है।
कंपनी हाउस और iXBRL। कंपनी के खाते कंपनी हाउस में दाखिल किए जाते हैं, और कॉर्पोरेशन टैक्स रिटर्न HMRC को खातों के साथ इनलाइन XBRL में टैग करके भेजा जाता है। कंपनी हाउस ने घोषणा की है कि खातों को अप्रैल 2027 से सॉफ्टवेयर के माध्यम से दाखिल किया जाना चाहिए, जिससे उस वेब-फॉर्म मार्ग को हटा दिया जाएगा जिसका उपयोग अधिकांश छोटी कंपनियां करती थीं।
अकाउंटेंट का प्रैक्टिस सॉफ्टवेयर। जर्मनी की तरह, यूके की कई छोटी कंपनियां किसी अकाउंटेंट को काम आउटसोर्स करती हैं, और अकाउंटेंट का प्रैक्टिस सूट इस चयन को प्रभावित करता है। अभ्यास आमतौर पर समर्पित कर और iXBRL टैगिंग टूल के साथ Xero, Sage, QuickBooks या IRIS का उपयोग करते हैं।
आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले
| टूल | विशिष्ट उपयोगकर्ता | टिप्पणी |
|---|---|---|
| Xero | छोटे व्यवसाय और उनके अकाउंटेंट | बड़ा ऐप मार्केटप्लेस; MTD वैट फाइलिंग |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | छोटे और मध्यम व्यवसाय | लंबा यूके इतिहास; MTD फाइलिंग |
| QuickBooks Online | छोटे व्यवसाय | MTD फाइलिंग; मजबूत अकाउंटेंट चैनल |
| FreeAgent | फ्रीलांसर और सूक्ष्म कंपनियां (micro companies) | अक्सर व्यावसायिक बैंक खातों के साथ बंडल किया जाता है |
| IRIS, CCH, TaxCalc | अकाउंटिंग प्रैक्टिस | प्रैक्टिस मैनेजमेंट, टैक्स और iXBRL टैगिंग |
यूके ईयू में नहीं है, और 2021 के बाद से इसके वैट और कंपनी कानून अलग हो गए हैं। यूके और ईयू दोनों में काम करने वाले व्यवसाय को ईयू वैट रिटर्न, ईयू सेल्स लिस्ट, इंट्रास्टेट (Intrastat) और ई-इनवॉइसिंग जनादेश के लिए ईयू-तरफ के सिस्टम की आवश्यकता होने की उम्मीद करनी चाहिए, क्योंकि यूके-केंद्रित टूल इन्हें असमान रूप से कवर करते हैं।
नॉर्डिक्स
चयन को क्या चीजें आकार देती हैं
सार्वजनिक क्षेत्र की ई-इनवॉइसिंग सबसे पहले आई। डेनमार्क ने 2005 से सार्वजनिक निकायों को इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस देना अनिवार्य कर दिया है, स्वीडन ने 2019 से, नॉर्वे और फिनलैंड ने एक दशक से अधिक समय से ऐसा किया है। प्रत्येक देश का एक राष्ट्रीय फॉर्मेट है (डेनमार्क में OIOUBL, नॉर्वे में EHF, फिनलैंड में Finvoice और TEAPPSXML, स्वीडन में Svefaktura और अब Peppol BIS) और चारों Peppol नेटवर्क से जुड़ते हैं। परिणामस्वरूप हर मुख्यधारा का नॉर्डिक अकाउंटिंग टूल ई-इनवॉइस भेजता और प्राप्त करता है, और बिजनेस-टू-बिजनेस ई-इनवॉइसिंग किसी कानूनी जनादेश के बिना सामान्य अभ्यास है।
कर प्राधिकरण को संरचित डेटा। नॉर्वे की SAF-T फाइनेंशियल फाइल 2020 से अनुरोध पर अनिवार्य कर दी गई है। स्वीडन का SIE फॉर्मेट 1990 के दशक से सिस्टम के बीच बहीखाता डेटा स्थानांतरित करने का मानक तरीका रहा है, और Skatteverket, Bolagsverket और ऑडिटर सभी इसके साथ काम करते हैं। डेनमार्क की वार्षिक रिपोर्ट Erhvervsstyrelsen के साथ इनलाइन XBRL के रूप में दाखिल की जाती है। फिनलैंड पांच दिनों के भीतर आय रजिस्टर (Incomes Register) को हर वेतन भुगतान की रिपोर्ट करता है।
कानून द्वारा डिजिटल बहीखाता। 2022 के डेनमार्क के बुककीपिंग अधिनियम (Bookkeeping Act) के अनुसार कंपनियों को अपनी किताबें एक ऐसे डिजिटल बुककीपिंग सिस्टम में रखनी होंगी जो या तो Erhvervsstyrelsen के साथ पंजीकृत हो या उन्हीं आवश्यकताओं को पूरा करता हो, जिसमें ई-इनवॉइस भेजने और प्राप्त करने और रिकॉर्ड सुरक्षित रूप से संग्रहीत करने की क्षमता शामिल है। लेख लिखे जाने के समय प्रकाशित जानकारी के अनुसार, यह कर्तव्य 2024 से चरणों में लागू किया गया है, और शेष समूह इसका पालन कर रहे हैं।
आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले
| देश | आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले टूल | राष्ट्रीय विशिष्टताएं |
|---|---|---|
| स्वीडन | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE आयात और निर्यात; Bolagsverket को iXBRL वार्षिक रिपोर्ट; Skatteverket फाइल ट्रांसफर |
| डेनमार्क | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | पंजीकृत डिजिटल बुककीपिंग सिस्टम; NemHandel के माध्यम से OIOUBL और Peppol; Erhvervsstyrelsen को iXBRL |
| नॉर्वे | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | अनुरोध पर SAF-T Financial; EHF ई-इनवॉइस; Altinn के माध्यम से a-melding और वैट रिटर्न |
| फिनलैंड | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice और Peppol; आय रजिस्टर रिपोर्टिंग; Ilmoitin.fi के माध्यम से वैट और कर रिटर्न |
इनमें से अधिकांश राष्ट्रीय उत्पाद हैं। एक स्वीडिश टूल शायद ही कभी डेनिश वैट रिटर्न दाखिल करता है, और एक डेनिश टूल शायद ही कभी नॉर्वेजियन SAF-T फाइल तैयार करता है। तीन नॉर्डिक देशों में कंपनियों वाले समूह का अंत आमतौर पर तीन प्रणालियों और एक समेकन स्प्रेडशीट (consolidation spreadsheet) के साथ होता है।
सीमा पार व्यवसाय (cross-border business) को वास्तव में क्या चाहिए
उपरोक्त पैटर्न बताते हैं कि क्यों कई देशों में काम करने वाला व्यवसाय एक ही राष्ट्रीय टूल के साथ समस्याओं में घिर जाता है। उसे जिस चीज की आवश्यकता है वह सुविधाओं की लंबी सूची नहीं बल्कि एक अलग रूप है:
- एक खाता बही (ledger), कई फाइलिंग: प्रत्येक कंपनी की किताबें एक चार्ट संरचना के साथ एक ही प्रणाली में रहती हैं, और देश-विशिष्ट आउटपुट उससे उत्पन्न होते हैं: जर्मन सलाहकार के लिए DATEV बैच, स्वीडिश ऑडिटर के लिए SIE फाइल, प्रत्येक देश के अपने फॉर्मेट में वैट रिटर्न।
- कंपनी अपने खाते के तहत फाइल करती है: जर्मन ELSTER प्रमाणपत्र, डेनिश MitID, नॉर्वेजियन Altinn एक्सेस और स्वीडिश Skatteverket क्रेडेंशियल कंपनी के हैं। सॉफ्टवेयर को उन क्रेडेंशियल्स के तहत भेजना चाहिए, न कि खुद को एक मध्यस्थ के रूप में पंजीकृत करना चाहिए।
- एक रेंडरिंग चरण के रूप में ई-इनवॉइसिंग: वही इनवॉइस बिना दोबारा दर्ज किए गए डेनिश ग्राहक को Peppol BIS 3.0 के रूप में और ब्रिटिश ग्राहक को PDF के रूप में जाना चाहिए।
- एक API: जब किसी कंपनी के अपने उत्पाद द्वारा इनवॉइस, भुगतान या सदस्यता बनाई जाती है, तो अकाउंटिंग को कोड से पहुँचा जा सकने योग्य होना चाहिए। अकाउंटिंग API के लिए सादी अंग्रेजी गाइड बताती है कि इसका व्यावहारिक रूप से क्या अर्थ है।
Nordlet कहाँ फिट बैठता है
Nordlet एक API-प्रथम अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म है जो 27 यूरोपीय संघ के सदस्य राज्यों के साथ-साथ नॉर्वे, आइसलैंड और लिचेंस्टीन को कवर करता है। इस लेख में दिए गए बाजारों के लिए:
- जर्मनी: Nordlet कंपनी के ELSTER प्रमाणपत्र के तहत वैट अग्रिम रिटर्न, BZSt पोर्टल पर यूरोपीय संघ की बिक्री सूची, Destatis को इंट्रास्टेट घोषणा और Bundesanzeiger को वार्षिक खाते भेजता है। यह कंपनी के अपने ELSTER-सक्षम प्रोग्राम के माध्यम से भेजने के लिए वार्षिक वैट रिटर्न, कॉर्पोरेट और ट्रेड टैक्स रिटर्न और E-Bilanz को ELSTER फाइल के रूप में तैयार करता है, क्योंकि ERiC ट्रांसमिशन केवल सॉफ्टवेयर विक्रेताओं को लाइसेंस प्राप्त है। लेज़र DATEV पोस्टिंग-बैच फॉर्मेट में एक्सपोर्ट करता है। पूरी सूची जर्मन फाइलिंग गाइड में है।
- स्वीडन: वैट रिटर्न, नियोक्ता घोषणा और यूरोपीय संघ की बिक्री सूची Skatteverket के फाइल ट्रांसफर में भेजी जाती है; Bolagsverket पर अपलोड करने के लिए वार्षिक रिपोर्ट इनलाइन XBRL के रूप में बनाई जाती है; लेज़र एक SIE फाइल के रूप में एक्सपोर्ट करता है।
- डेनमार्क: वार्षिक रिपोर्ट इनलाइन XBRL के रूप में Erhvervsstyrelsen को भेजी जाती है, वैट रिटर्न और यूरोपीय संघ की बिक्री सूची TastSelv को, पेरोल eIndkomst को और इंट्रास्टेट Danmarks Statistik को भेजा जाता है।
- नॉर्वे और फिनलैंड: नॉर्वेजियन वैट रिटर्न और a-melding Altinn के माध्यम से जाते हैं; फिनिश वैट रिटर्न, कॉर्पोरेट टैक्स रिटर्न और आय रजिस्टर रिपोर्ट Ilmoitin.fi और आय रजिस्टर वेब सेवा के माध्यम से जाते हैं। फाइलिंग समर्थन पृष्ठ हर समय सीमा और इसके जाने के तरीके को दिखाता है।
- Peppol: जारी किए गए इनवॉइस और क्रेडिट नोट EN 16931 UBL के रूप में रेंडर होते हैं और कंपनी के अपने Peppol एक्सेस पॉइंट के माध्यम से जाते हैं, या जब कंपनी के पास कोई न हो तो प्लेटफॉर्म के अंतर्निहित एक्सेस पॉइंट से जाते हैं।
- यूनाइटेड किंगडम: Nordlet यूके रिटर्न दाखिल नहीं करता है। यह केवल ईयू और ईईए देशों को कवर करता है, इसलिए एक यूके कंपनी को मेकिंग टैक्स डिजिटल और कंपनी हाउस के लिए यूके-मान्यता प्राप्त टूल की आवश्यकता होती है, और यूके और ईयू दोनों कंपनियों वाले समूह ईयू पक्ष के लिए Nordlet का उपयोग करेंगे। यूके कर प्रोफाइल संदर्भ सामग्री है, फाइलिंग सुविधा नहीं।
Nordlet 2026 में शुरुआती एक्सेस में एक युवा उत्पाद है, जो डिज़ाइन पार्टनर को ऑनबोर्ड कर रहा है। ऊपर दिए गए स्थापित राष्ट्रीय टूल्स के पीछे वर्षों का स्थानीय अभ्यास है, और स्थानीय अकाउंटेंट वाला एकल-देश व्यवसाय उनमें से किसी एक द्वारा अच्छी तरह से सेवा प्राप्त कर सकता है। Nordlet का मामला वह व्यवसाय है जिसके लेनदेन उसके अपने सॉफ्टवेयर द्वारा बनाए जाते हैं, या जिसकी कंपनियां एक ही समय में इनमें से कई देशों में स्थित हैं।
FAQ
जर्मनी में DATEV इतना महत्वपूर्ण क्यों है?
क्योंकि व्यवसाय नहीं, बल्कि कर सलाहकार आमतौर पर किताबें, पेरोल या साल का अंत पूरा करता है, और सलाहकार DATEV में काम करता है। जो सॉफ्टवेयर DATEV पोस्टिंग बैच को एक्सपोर्ट करता है वह उस वर्कफ़्लो में फिट बैठता है; जो नहीं करता वह डेटा को दोबारा टाइप करने के लिए मजबूर करता है।
क्या मैं यूके और जर्मनी के लिए एक अकाउंटिंग टूल का उपयोग कर सकता हूँ?
केवल आंशिक रूप से। यूके के टूल मेकिंग टैक्स डिजिटल और कंपनी हाउस फाइलिंग के आसपास बनाए गए हैं; जर्मन टूल DATEV, GoBD और ELSTER के आसपास हैं। कुछ अंतरराष्ट्रीय उत्पाद दोनों करते हैं, लेकिन राष्ट्रीय फाइलिंग की गहराई अलग-अलग होती है, और किसी व्यवसाय को प्रतिबद्ध होने से पहले प्रत्येक देश में अपने वास्तविक रिटर्न का परीक्षण करना चाहिए।
क्या नॉर्डिक्स में बिजनेस-टू-बिजनेस व्यापार के लिए ई-इनवॉइसिंग अनिवार्य है?
लेख लिखे जाने के समय स्वीडन, डेनमार्क, नॉर्वे या फिनलैंड में किसी सामान्य कानून द्वारा ऐसा नहीं है। यह सार्वजनिक क्षेत्र के प्रति अनिवार्य है, और डेनिश बुककीपिंग अधिनियम के लिए डिजिटल बुककीपिंग सिस्टम की आवश्यकता होती है जो ई-इनवॉइस भेज और प्राप्त कर सकें। व्यवहार में अधिकांश नॉर्डिक व्यवसाय वैसे भी ई-इनवॉइस का आदान-प्रदान करते हैं क्योंकि हर मुख्यधारा का टूल उनका समर्थन करता है।
SIE क्या है?
SIE अकाउंटिंग सिस्टम, ऑडिटर्स और टैक्स सॉफ्टवेयर के बीच चार्ट ऑफ अकाउंट्स, शुरुआती बैलेंस और जर्नल एंट्री सहित बहीखाता डेटा का आदान-प्रदान करने के लिए स्वीडिश मानक फाइल फॉर्मेट है। अधिकांश स्वीडिश अकाउंटिंग टूल इसे आयात और निर्यात करते हैं, और Nordlet इसे लेज़र से निर्यात करता है।
क्या Nordlet किसी जर्मन कर सलाहकार की जगह लेता है?
नहीं। यह किताबें, DATEV एक्सपोर्ट और वे फाइलिंग तैयार करता है जिन्हें Nordlet कंपनी के अपने क्रेडेंशियल्स के तहत भेज सकता है। कर उपचार पर सलाहकार की निर्णय क्षमता, वर्ष के अंत के समापन के निर्णय और वे प्रस्तुतियाँ जिनके लिए लाइसेंस प्राप्त ELSTER सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है, सलाहकार के पास ही रहती हैं।