Z jakiego oprogramowania księgowego korzystają firmy w Niemczech, Wielkiej Brytanii i krajach nordyckich?
Narzędzia powszechnie używane na poszczególnych rynkach, krajowe przepisy, które to wyjaśniają, oraz to, czego faktycznie potrzebuje od swojego systemu księgowego firma działająca w kilku z tych krajów.
Firmy w Niemczech, Wielkiej Brytanii i krajach nordyckich korzystają z różnych programów księgowych, ponieważ różnią się przepisy regulujące korzystanie z takiego oprogramowania. W Niemczech większość księgowości trafia do doradcy podatkowego pracującego w systemie DATEV, dlatego oprogramowanie musi oferować funkcję eksportu danych do DATEV. W Wielkiej Brytanii organ podatkowy akceptuje deklaracje VAT wyłącznie z autoryzowanego oprogramowania, więc krótka lista wyboru pokrywa się z oficjalnym rejestrem zatwierdzonych systemów. W krajach nordyckich sektor publiczny już od lat wymaga faktur elektronicznych, przez co fakturowanie elektroniczne jest standardową funkcją, a nie opcjonalnym dodatkiem. W niniejszym artykule omawiamy poszczególne rynki, wymieniamy najczęściej stosowane narzędzia oraz wyjaśniamy przepisy stojące za tymi uwarunkowaniami.
Wymienione poniżej nazwy dostawców określamy jako „powszechnie stosowane”. Nie publikujemy udziałów w rynku, ponieważ oficjalne dane pochodzą od samych dostawców oraz badań o różnych metodologiach, a rankingi zmieniają się szybciej, niż jakikolwiek artykuł jest w stanie to odnotować.
Niemcy
Co kształtuje wybór
Model doradcy podatkowego. Znacząca część niemieckich małych i średnich przedsiębiorstw powierza swoją księgowość, płatności lub rozliczenia roczne doradcy podatkowemu (Steuerberater). Zrzeszenie doradców podatkowych DATEV eG dostarcza oprogramowanie, z którego korzysta większość takich kancelarii. Praktyczną konsekwencją dla każdego przedsiębiorstwa jest to, że jego system księgowy musi generować paczkę księgowa w formacie DATEV (eksport Buchungsstapel), którą doradca może zaimportować, w przeciwnym razie doradca musi ręcznie wprowadzać dane.
GoBD. Zasady prowadzenia i przechowywania ksiąg oraz dokumentacji w formie elektronicznej wydane przez Federalne Ministerstwo Finansów wymagają, aby wpisy księgowe nie mogły być zmieniane bez pozostawienia śladu, procedura była udokumentowana, a dane pozostały czytelne i gotowe do eksportu na potrzeby kontroli podatkowej przez cały okres przechowywania. Zgodnie z ustawą łagodzącą z 2025 roku okres ten wynosi dziesięć lat dla ksiąg oraz osiem lat dla dokumentów księgowych. Oprogramowanie sprzedawane w Niemczech reklamuje się jako zgodne z GoBD, ponieważ audytorzy podatkowi stale tego wymagają.
ELSTER. Deklaracje zaliczkowe VAT, roczna deklaracja VAT, deklaracje podatku od wynagrodzeń, podatku dochodowego od osób prawnych i działalności gospodarczej oraz bilans elektroniczny (E-Bilanz) są przesyłane do urzędu skarbowego za pośrednictwem platformy ELSTER. Wysyłka wymaga posiadania certyfikatu ELSTER na koncie firmy lub oprogramowania posiadającego licencję na korzystanie z biblioteki transmisji ERiC.
Fakturowanie elektroniczne. Od 1 stycznia 2025 roku każda niemiecka firma musi mieć możliwość otrzymania faktury elektronicznej zgodnej z normą EN 16931, najczęściej w formacie XRechnung lub ZUGFeRD. Wystawianie takich faktur stanie się obowiązkowe w 2027 roku dla firm o obrotach przekraczających 800 000 euro oraz w 2028 roku dla wszystkich pozostałych podmiotów, zgodnie z przepisami opublikowanymi w momencie pisania tego artykułu.
Powszechnie stosowane narzędzia
| Narzędzie | Typowy użytkownik | Uwaga |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Doradcy podatkowi i ich klienci | System doradcy; klienci przesyłają do niego dokumenty i dane bankowe |
| Lexware / lexoffice | Małe firmy i osoby samozatrudnione | Eksport do DATEV, wysyłka przez ELSTER, zgodność z GoBD |
| sevdesk | Osoby samozatrudnione i małe firmy | Chmura, eksport do DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Średnie i duże firmy | Pakiety ERP z lokalizacją niemiecką dostarczaną przez partnerów |
| Sage | Małe i średnie firmy | Długoletnie niemieckie linie produktowe |
Wybierając oprogramowanie księgowe w Niemczech, przedsiębiorstwo w praktyce decyduje, w jaki sposób przekaże dane swoim doradcom podatkowym oraz jak będzie komunikować się z systemem ELSTER.
Wielka Brytania
Co kształtuje wybór
Making Tax Digital. Od kwietnia 2019 roku firmy zarejestrowane do VAT, których obroty przekraczają progową wartość dla VAT, mają obowiązek prowadzenia cyfrowej ewidencji oraz składania deklaracji VAT za pośrednictwem oprogramowania integrującego się z interfejsem API brytyjskiego urzędu skarbowego (HMRC). Od kwietnia 2022 roku wymóg ten obejmuje każdą firmę zarejestrowaną do VAT. Zgodnie z zapowiedziami, program Making Tax Digital dla podatku dochodowego rusza w kwietniu 2026 roku dla jednoosobowych działalności gospodarczych i właścicieli nieruchomości osiągających dochód powyżej 50 000 GBP. HMRC publikuje listę kompatybilnego oprogramowania i to właśnie ona stanowi praktyczną krótką listę wyboru.
Companies House i iXBRL. Sprawozdania finansowe spółek składane są do rejestru handlowego Companies House, a deklaracja podatku dochodowego od osób prawnych trafia do HMRC wraz z plikami sprawozdań oznaczonymi tagami w formacie inline XBRL. Instytucja Companies House zapowiedziała, że od kwietnia 2027 roku sprawozdania będą musiały być składane wyłącznie przez oprogramowanie, co eliminuje dotychczasową ścieżkę formularza webowego używaną przez większość małych firm.
Oprogramowanie dla biur rachunkowych. Podobnie jak w Niemczech, wiele małych brytyjskich firm zleca księgowość zewnętrznym biurom, a systemy używane przez te biura silnie wpływają na ostateczny wybór oprogramowania. Kancelarie księgowe powszechnie korzystają z programów Xero, Sage, QuickBooks lub IRIS, łącząc je z dedykowanymi narzędziami podatkowymi i tagowaniem iXBRL.
Powszechnie stosowane narzędzia
| Narzędzie | Typowy użytkownik | Uwaga |
|---|---|---|
| Xero | Małe firmy i ich księgowi | Duży rynek aplikacji; obsługa MTD VAT |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Małe i średnie firmy | Długa historia w UK; obsługa MTD |
| QuickBooks Online | Małe firmy | Obsługa MTD; silny kanał partnerski biur rachunkowych |
| FreeAgent | Freelancererzy i mikroprzedsiębiorstwa | Często w pakiecie z firmowymi kontami bankowymi |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Biura rachunkowe | Zarządzanie kancelarią, podatki i tagowanie iXBRL |
Wielka Brytania nie należy do Unii Europejskiej, a jej prawo podatkowe oraz prawo spółek uległy dywergencji od 2021 roku. Firma działająca zarówno w Wielkiej Brytanii, jak i w UE powinna liczyć się z koniecznością wdrożenia systemu po stronie unijnej do obsługi unijnego VAT-u, informacji podsumowujących VAT, deklaracji Intrastat oraz mandatów w zakresie fakturowania elektronicznego, ponieważ narzędzia o rodowodzie brytyjskim radzą sobie z tym obszarem nierównomiernie.
Kraje nordyckie
Co kształtuje wybór
Fakturowanie elektroniczne w sektorze publicznym pojawiło się najwcześniej. Dania wymaga faktur elektronicznych w relacjach z organami publicznymi od 2005 roku, Szwecja od 2019 roku, a Norwegia i Finlandia od ponad dekady. Każdy z tych krajów posiada format krajowy (OIOUBL w Danii, EHF w Norwegii, Finvoice i TEAPPSXML w Finlandii, Svefaktura, a obecnie Peppol BIS w Szwecji), a wszystkie cztery kraje są połączone z siecią Peppol. W efekcie każde popularne narzędzie księgowo-finansowe w regionie nordyckim wysyła i odbiera faktury elektroniczne, a obrót elektroniczny między firmami (B2B) jest standardem rynkowym bez odgórnego nakazu prawnego.
Strukturyzowane dane dla organów podatkowych. Norwegia wprowadziła wymóg generowania pliku SAF-T Financial na żądanie od 2020 roku. Szwedzki format SIE jest standardowym sposobem przesyłania danych księgowych między systemami już od lat 90. XX wieku, a urząd Skatteverket, rejestr Bolagsverket oraz audytorzy powszechnie z niego korzystają. Duńskie sprawozdanie roczne składane jest w formacie inline XBRL do agencji Erhvervsstyrelsen. Finlandia wymaga zgłaszania każdej wypłaty wynagrodzenia do Rejestru Dochodów w ciągu pięciu dni.
Cyfrowa księgowość z mocy prawa. Duńska ustawa o księgowości z 2022 roku zobowiązuje firmy do prowadzenia ksiąg w cyfrowym systemie księgowym, który jest zarejestrowany w Erhvervsstyrelsen lub spełnia analogiczne wymogi, w tym m.in. umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji. Obowiązek ten wprowadzany jest etapami począwszy od 2024 roku, obejmując kolejne grupy podmiotów zgodnie z harmonogramem opublikowanym w momencie pisania tego artykułu.
Powszechnie stosowane narzędzia
| Kraj | Powszechnie stosowane narzędzia | Specyfika krajowa |
|---|---|---|
| Szwecja | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Import i eksport SIE; roczne sprawozdanie iXBRL do Bolagsverket; transfer plików Skatteverket |
| Dania | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Zarejestrowane systemy cyfrowej księgowości; OIOUBL i Peppol przez NemHandel; iXBRL do Erhvervsstyrelsen |
| Norwegia | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | Plik SAF-T Financial na żądanie; e-faktury EHF; a-melding i deklaracja VAT przez Altinn |
| Finlandia | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice i Peppol; raportowanie do Rejestru Dochodów; VAT i deklaracje podatkowe przez Ilmoitin.fi |
Większość z tych rozwiązań to produkty o charakterze krajowym. Szwedzkie narzędzie rzadko złoży duńską deklarację VAT, a duńskie rzadko wygeneruje norweski plik SAF-T. Grupa kapitałowa posiadająca spółki w trzech krajach nordyckich zazwyczaj kończy z trzema systemami i jednym arkuszem konsolidacyjnym.
Czego faktycznie potrzebuje firma o zasięgu międzynarodowym
Powyższe zestawienie wyjaśnia, dlaczego przedsiębiorstwo działające w kilku z tych krajów napotyka trudności, próbując korzystać z jednego, krajowego narzędzia. Tym, czego potrzebuje taka firma, nie jest kolejna długa lista funkcji, lecz zupełnie inna architektura systemowa:
- Jedna księga główna, wiele deklaracji. Księgi każdej ze spółek znajdują się w jednym systemie o spójnej strukturze planu kont, a specyficzne dla danego kraju raporty generowane są automatycznie: paczka DATEV dla niemieckiego doradcy, plik SIE dla szwedzkiego audytora, deklaracja VAT w formacie wymaganym przez dany kraj.
- Firma składa deklaracje z własnego konta. Niemieckie certyfikaty ELSTER, duński MitID, dostęp do norweskiego Altinn oraz poświadczenia szwedzkiego urzędu Skatteverket należą do samej spółki. Oprogramowanie powinno przesyłać dokumenty przy użyciu tych poświadczeń, a nie rejestrować się w roli pośrednika.
- Fakturowanie elektroniczne jako krok renderowania. Ta sama faktura powinna zostać wysłana jako Peppol BIS 3.0 do duńskiego klienta oraz jako plik PDF do brytyjskiego kontrahenta bez konieczności ponownego wprowadzania danych.
- Interfejs API. Kiedy faktury, wypłaty lub subskrypcje są generowane przez autorskie oprogramowanie firmy, system księgowy musi być dostępny z poziomu kodu. Przystępny poradnik na temat API księgowych wyjaśnia, co oznacza to w praktyce.
Gdzie w tym wszystkim odnajduje się Nordlet
Nordlet to platforma księgowa oparta na architekturze API, obejmująca swoim zasięgiem 27 państw członkowskich UE oraz Norwegię, Islandię i Liechtenstein. W odniesieniu do rynków omówionych w tym artykule:
- Niemcy. Nordlet przesyła zaliczkową deklarację VAT przy użyciu certyfikatu ELSTER należącego do firmy, informację podsumowującą o transakcjach w UE do portalu BZSt, deklarację Intrastat do urzędu Destatis oraz roczne sprawozdanie finansowe do Bundesanzeiger. Platforma generuje roczną deklarację VAT, deklaracje podatku dochodowego od osób prawnych i działalności gospodarczej oraz bilans elektroniczny (E-Bilanz) w formie plików ELSTER, które firma wysyła za pomocą własnego programu z obsługą ELSTER, ponieważ transmisja przez protokół ERiC jest licencjonowana wyłącznie dla dostawców oprogramowania. Księga główna eksportuje dane do formatu paczki księgowej DATEV. Pełna lista znajduje się w przewodniku po deklaracjach w Niemczech.
- Szwecja. Deklaracja VAT, deklaracja pracodawcy oraz unijna informacja podsumowująca są przesyłane za pośrednictwem systemu transferu plików urzędu Skatteverket; sprawozdanie roczne generowane jest w formacie inline XBRL do przesłania do rejestru Bolagsverket; księga główna eksportuje pliki w formacie SIE.
- Dania. Sprawozdanie roczne wysyłane jest do agencji Erhvervsstyrelsen w formacie inline XBRL, deklaracja VAT i informacja podsumowująca UE trafiają do systemu TastSelv, rozliczenia płacowe do eIndkomst, a deklaracja Intrastat do biura Danmarks Statistik.
- Norwegia i Finlandia. Norweska deklaracja VAT oraz zgłoszenie a-melding przesyłane są przez platformę Altinn; fińska deklaracja VAT, deklaracja podatkowa od osób prawnych oraz raporty do Rejestru Dochodów trafiają przez portal Ilmoitin.fi oraz usługę sieciową Rejestru Dochodów. Strona wsparcia deklaracji prezentuje wszystkie terminy oraz sposób ich wysyłki.
- Peppol. Wystawione faktury i noty korygujące są renderowane w standardzie EN 16931 UBL i wysyłane przez własny punkt dostępowy Peppol należący do firmy lub przez wbudowany punkt platformy, gdy firma takiego nie posiada.
- Wielka Brytania. Nordlet nie obsługuje deklaracji w Wielkiej Brytanii. System obejmuje wyłącznie kraje UE i EOG, co oznacza, że firma brytyjska potrzebuje lokalnego, uznawanego narzędzia do obsługi wymogów Making Tax Digital i Companies House, natomiast grupa posiadająca spółki zarówno w UK, jak i w UE może wykorzystać Nordlet do obsługi części unijnej. Profil podatkowy Wielkiej Brytanii ma charakter wyłącznie informacyjny, a nie funkcjonalny w zakresie składania deklaracji.
Nordlet to młody produkt znajdujący się w 2026 roku w fazie wczesnego dostępu (early access), wdrażany we współpracy z partnerami projektowymi. Ugruntowane narzędzia krajowe wymienione wcześniej mają za sobą lata lokalnej praktyki, a firma jednoznacznie krajowa współpracująca z lokalnym księgowym może być doskonale obsługiwana przez jedno z nich. Rozwiązanie Nordlet jest dedykowane przedsiębiorstwom, których transakcje generowane są przez własne oprogramowanie lub których spółki są zlokalizowane jednocześnie w kilku z tych krajów.
FAQ
Dlaczego DATEV ma w Niemczech tak duże znaczenie?
Ponieważ to doradca podatkowy, a nie sama firma, zazwyczaj sporządza księgi, listy płac lub rozliczenia roczne, pracując przy tym w systemie DATEV. Oprogramowanie eksportujące paczkę księgową w formacie DATEV idealnie wpisuje się w ten obieg pracy; systemy pozbawione tej funkcji zmuszają do ręcznego przepisywania danych.
Czy mogę używać jednego programu księgowego dla Wielkiej Brytanii i Niemiec?
Tylko częściowo. Narzędzia brytyjskie są zaprojektowane wokół standardów Making Tax Digital oraz sprawozdawczości Companies House; narzędzia niemieckie koncentrują się na DATEV, GoBD i ELSTER. Niektóre produkty międzynarodowe obsługują oba rynki, jednak głębia krajowej sprawozdawczości bywa zróżnicowana, dlatego przed podjęciem decyzji firma powinna przetestować faktyczne deklaracje, do których składania jest zobowiązana w każdym z tych krajów.
Czy fakturowanie elektroniczne w relacjach B2B jest obowiązkowe w krajach nordyckich?
W momencie pisania tego artykułu nie ma takiego ogólnego obowiązku prawnego w Szwecji, Danii, Norwegii ani w Finlandii. Jest ono wymagane w relacjach z sektorem publicznym, a duńska ustawa o księgowości nakłada obowiązek korzystania z cyfrowych systemów księgowych potrafiących wysyłać i odbierać e-faktury. W praktyce większość nordyckich firm i tak wymienia faktury elektroniczne, ponieważ obsługuje je każde popularne narzędzie na rynku.
Czym jest plik SIE?
SIE to szwedzki standardowy format pliku przeznaczony do wymiany danych księgowych – w tym planu kont, bilansów otwarcia i zapisów dziennika – pomiędzy systemami księgowymi, audytorami a oprogramowaniem podatkowym. Większość szwedzkich programów księgowych potrafi go importować i eksportować, a Nordlet generuje go bezpośrednio z księgi głównej.
Czy Nordlet zastępuje niemieckiego doradcę podatkowego?
Nie. System generuje księgi, eksport do DATEV oraz te deklaracje, które Nordlet może przesłać w imieniu firmy przy użyciu jej własnych poświadczeń. Kompetencje doradcy w zakresie interpretacji podatkowej, decyzji o zamknięciu roku oraz składania deklaracji wymagających licencjonowanego oprogramowania ELSTER pozostają w gestii doradcy.