Que software de contabilidade utilizam as empresas na Alemanha, no Reino Unido e nos Nórdicos?
As ferramentas habitualmente utilizadas em cada mercado, as regras nacionais que explicam o porquê e o que uma empresa que opera em vários destes países realmente precisa do seu sistema de contabilidade.
As empresas na Alemanha, no Reino Unido e nos países nórdicos utilizam software de contabilidade diferente porque as regras relativas ao software variam. Na Alemanha, a maior parte da contabilidade acaba nas mãos de um consultor fiscal (Steuerberater) que trabalha em DATEV, pelo que o software tem de exportar para DATEV. No Reino Unido, a autoridade fiscal apenas aceita declarações de IVA provenientes de software reconhecido, pelo que a lista restrita corresponde à lista oficial de software reconhecido. Nos países nórdicos, o setor público exige faturas eletrónicas há anos, pelo que a faturação eletrónica constitui uma funcionalidade de base em vez de um extra. Este artigo analisa cada mercado, indica as ferramentas habitualmente utilizadas e explica a regra subjacente a cada padrão.
Os nomes dos fornecedores indicados abaixo são apresentados como "habitualmente utilizados". Não citamos quotas de mercado, uma vez que os dados publicados provêm de fornecedores e inquéritos com metodologias diferentes, e a hierarquia altera-se mais depressa do que qualquer artigo consegue acompanhar.
Alemanha
O que molda a escolha
O modelo do consultor fiscal. Uma grande parte das pequenas e médias empresas alemãs delega a sua contabilidade, o processamento de salários ou o encerramento de contas anual num Steuerberater. A cooperativa de consultores fiscais, DATEV eG, fornece o software que a maioria desses gabinetes utiliza. A consequência prática para qualquer empresa é que o seu sistema de contabilidade deve produzir um lote de lançamentos em formato DATEV (a exportação de Buchungsstapel) que o consultor consiga importar, caso contrário, o consultor terá de reintroduzir os dados manualmente.
GoBD. Os princípios do Ministério Federal das Finanças para a tenção e arquivo de livros e registos em formato eletrónico exigem que os lançamentos não possam ser alterados sem deixar rasto, que o procedimento esteja documentado e que os dados permaneçam legíveis e exportáveis para efeitos de inspeção tributária durante o período de retenção, que se estende até dez anos para os livros e oito anos para os documentos de suporte contabilístico ao abrigo da lei de alívio fiscal de 2025. O software comercializado na Alemanha faz publicidade à sua conformidade com o GoBD, uma vez que os inspetores tributários a exigem.
ELSTER. As declarações periódicas de IVA, a declaração anual de IVA, as declarações de retenção na fonte sobre salários, as declarações de IRC e de imposto profissional (Gewerbesteuer), bem como o balanço eletrónico (E-Bilanz), são submetidos à administração fiscal através da plataforma ELSTER. O envio requer um certificado ELSTER na conta própria da empresa ou um software licenciado para utilizar a biblioteca de transmissão ERiC.
Faturação eletrónica. Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas alemãs devem ter a capacidade de receber uma fatura eletrónica em conformidade com a norma EN 16931, tipicamente nos formatos XRechnung ou ZUGFeRD. A emissão torna-se obrigatória em 2027 para as empresas com um volume de negócios superior a 800.000 € e em 2028 para todas as restantes, conforme publicado à data de redação deste artigo.
Utilizados habitualmente
| Ferramenta | Utilizador típico | Nota |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Consultores fiscais e respetivos clientes | O sistema do consultor; os clientes carregam os documentos e os dados bancários para o mesmo |
| Lexware / lexoffice | Pequenas empresas e trabalhadores independentes | Exportação DATEV, submissão via ELSTER, conformidade com o GoBD |
| sevdesk | Trabalhadores independentes e pequenas empresas | Na nuvem, exportação DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Empresas de média e grande dimensão | Suites de ERP com localização alemã através de parceiros |
| Sage | Pequenas e médias empresas | Linhas de produtos alemãs de longa data |
Na prática, uma empresa que escolhe um software de contabilidade na Alemanha está a decidir a forma como vai entregar os dados ao seu consultor fiscal e como vai aceder à plataforma ELSTER.
O Reino Unido
O que molda a escolha
Making Tax Digital. Desde abril de 2019 que as empresas registadas para efeitos de IVA acima do limiar de isenção são obrigadas a manter registos digitais e a submeter as declarações de IVA através de software que comunique com a API da HMRC; desde abril de 2022 que esta obrigação abrange todas as empresas registadas para efeitos de IVA. O programa Making Tax Digital for Income Tax tem início em abril de 2026 para empresários em nome individual e senhorios com rendimentos superiores a 50.000 £, conforme anunciado. A HMRC publica uma lista de software compatível, sendo essa lista a seleção prática de referência.
Companies House e iXBRL. As contas das empresas são entregues na Companies House e a declaração de IRC (corporation tax return) é enviada à HMRC com as contas marcadas em iXBRL (inline XBRL). A Companies House anunciou que as contas terão de ser submetidas através de software a partir de abril de 2027, o que elimina a via do formulário Web que a maioria das pequenas empresas utilizava.
O software de gestão de gabinetes de contabilidade. Tal como na Alemanha, muitas pequenas empresas do Reino Unido recorrem a um contabilista externo, e a suite de software utilizada pelo gabinete do contabilista influencia a escolha. Os gabinetes utilizam frequentemente Xero, Sage, QuickBooks ou IRIS em conjunto com ferramentas dedicadas de fiscalidade e de marcação iXBRL.
Utilizados habitualmente
| Ferramenta | Utilizador típico | Nota |
|---|---|---|
| Xero | Pequenas empresas e respetivos contabilistas | Amplo mercado de aplicações; submissão de IVA via MTD |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Pequenas e médias empresas | Longo historial no Reino Unido; submissão via MTD |
| QuickBooks Online | Pequenas empresas | Submissão via MTD; forte canal de contabilistas |
| FreeAgent | Trabalhadores independentes e microempresas | Frequentemente integrado com contas bancárias empresariais |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Gabinetes de contabilidade | Gestão de gabinetes, fiscalidade e marcação iXBRL |
O Reino Unido não pertence à UE e as suas leis em matéria de IVA e de sociedades divergiram desde 2021. Uma empresa que opere simultaneamente no Reino Unido e na UE deve contar com a necessidade de um sistema na órbita da UE para as declarações de IVA intracomunitárias, declarações de vendas na UE, Intrastat e obrigações de faturação eletrónica, uma vez que as ferramentas centradas no Reino Unido cobrem estes aspetos de forma irregular.
Os Países Nórdicos
O que molda a escolha
A faturação eletrónica no setor público surgiu primeiro. A Dinamarca exige faturas eletrónicas para os organismos públicos desde 2005, a Suécia desde 2019, e a Noruega e a Finlândia há mais de uma década. Cada país dispõe de um formato nacional (OIOUBL na Dinamarca, EHF na Noruega, Finvoice e TEAPPSXML na Finlândia, Svefaktura e atualmente Peppol BIS na Suécia) e todos os quatro se ligam à rede Peppol. Consequentemente, todas as principais ferramentas de contabilidade nórdicas enviam e recebem faturas eletrónicas, sendo a faturação eletrónica entre empresas (B2B) uma prática normal sem necessidade de imposição legal.
Dados estruturados para a administração fiscal. O ficheiro SAF-T Financial da Noruega tornou-se obrigatório a pedido desde 2020. O formato SIE da Suécia tem sido o padrão para transferir dados de contabilidade entre sistemas desde a década de 1990, sendo utilizado pela Skatteverket, pela Bolagsverket e pelos auditores. O relatório anual da Dinamarca é submetido sob a forma de iXBRL junto da Erhvervsstyrelsen. A Finlândia reporta todos os pagamentos de salários ao Registo de Rendimentos (Incomes Register) no prazo de cinco dias.
Contabilidade digital obrigatória por lei. A Lei da Contabilidade dinamarquesa (Bookkeeping Act) de 2002 obriga as empresas a manterem a sua contabilidade num sistema de registo digital que esteja registado junto da Erhvervsstyrelsen ou que cumpra os mesmos requisitos, incluindo a capacidade de enviar e receber faturas eletrónicas e de arquivar registos de forma segura. A obrigatoriedade tem vindo a ser implementada de forma faseada desde 2024, abrangendo progressivamente os restantes grupos de empresas, conforme publicado à data de redação deste artigo.
Utilizados habitualmente
| País | Ferramentas habitualmente utilizadas | Especificidades nacionais |
|---|---|---|
| Suécia | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Importação e exportação SIE; relatório anual em iXBRL para a Bolagsverket; transferência de ficheiros para a Skatteverket |
| Dinamarca | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Sistemas de contabilidade digital registados; OIOUBL e Peppol através de NemHandel; iXBRL para a Erhvervsstyrelsen |
| Noruega | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial a pedido; faturas eletrónicas EHF; a-melding e declaração de IVA através da Altinn |
| Finlândia | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice e Peppol; comunicação ao Registo de Rendimentos; IVA e declarações fiscais através de Ilmoitin.fi |
A maioria destas soluções são produtos nacionais. É raro uma ferramenta sueca submeter uma declaração de IVA dinamarquesa, tal como é raro uma ferramenta dinamarquesa produzir um ficheiro SAF-T norueguês. Um grupo empresarial com presenças em três países nórdicos acaba habitualmente por utilizar três sistemas diferentes em articulação com uma folha de cálculo de consolidação.
O que uma empresa transfronteiriça realmente precisa
Os padrões descritos acima explicam o motivo pelo qual uma empresa que opera em vários destes países enfrenta dificuldades quando utiliza uma única ferramenta de âmbito nacional. O que é necessário não é uma lista de funcionalidades mais extensa, mas sim uma arquitetura diferente:
- Um único razão, muitas declarações. A contabilidade de cada empresa reside num único sistema com uma estrutura de plano de contas unificada, a partir do qual são gerados os outputs específicos de cada país: o lote DATEV para o consultor alemão, o ficheiro SIE para o auditor sueco e a declaração de IVA no formato próprio de cada país.
- A empresa submete através da sua própria conta. Os certificados ELSTER alemães, o MitID dinamarquês, o acesso Altinn norueguês e as credenciais da Skatteverket sueca pertencem à empresa. O software deve efetuar o envio utilizando essas credenciais, sem se registar como intermediário.
- A faturação eletrónica como uma etapa de formatação. A mesma fatura deve ser emitida como Peppol BIS 3.0 para um cliente dinamarquês e como PDF para um cliente britânico, sem necessidade de nova introdução de dados.
- Uma API. Quando as faturas, os pagamentos ou as subscrições são gerados pelo produto da própria empresa, o sistema de contabilidade tem de ser acessível a partir do código. O guia em linguagem simples sobre APIs de contabilidade explica o que isso significa na prática.
Onde se enquadra a Nordlet
A Nordlet é uma plataforma de contabilidade com prioridade para a API (API-first) que abrange os 27 Estados-membros da UE, bem como a Noruega, a Islândia e o Liechtenstein. No que respeita aos mercados abordados neste artigo:
- Alemanha. A Nordlet envia a declaração periódica de IVA ao abrigo do certificado ELSTER da empresa, a declaração de vendas intracomunitárias para o portal BZSt, a declaração Intrastat para a Destatis e as contas anuais para o Bundesanzeiger. Produz a declaração anual de IVA, as declarações de IRC e de imposto profissional e o balanço eletrónico (E-Bilanz) sob a forma de ficheiros ELSTER para que a empresa os envie através do seu próprio programa compatível com o ELSTER, uma vez que a transmissão ERiC está licenciada exclusivamente a fornecedores de software. O razão exporta para o formato de lote de lançamentos DATEV. A lista completa encontra-se no guia de submissão alemão.
- Suécia. A declaração de IVA, a declaração de empregador e a declaração de vendas intracomunitárias são enviadas através da transferência de ficheiros da Skatteverket; o relatório anual é gerado em formato iXBRL para carregamento na Bolagsverket; o razão é exportado sob a forma de ficheiro SIE.
- Dinamarca. O relatório anual é enviado à Erhvervsstyrelsen em formato iXBRL, a declaração de IVA e a declaração de vendas intracomunitárias para a plataforma TastSelv, o processamento de salários para a eIndkomst e o Intrastat para a Danmarks Statistik.
- Noruega e Finlândia. A declaração de IVA norueguesa e a a-melding são submetidas através da Altinn; a declaração de IVA finlandesa, a declaração de IRC e os relatórios do Registo de Rendimentos são submetidos através da plataforma Ilmoitin.fi e do serviço Web do Registo de Rendimentos. A página de suporte à submissão indica todos os prazos e os respetivos procedimentos de envio.
- Peppol. As faturas e notas de crédito emitidas são formatadas como UBL EN 16931 e transmitidas através do ponto de acesso Peppol da própria empresa ou através do ponto de acesso integrado da plataforma, caso a empresa não disponha de um.
- Reino Unido. A Nordlet não efetua a submissão de declarações no Reino Unido. A plataforma abrange exclusivamente países da UE e do EEE, pelo que uma empresa britânica necessita de uma ferramenta reconhecida no Reino Unido para o Making Tax Digital e para a Companies House, devendo um grupo empresarial com empresas no Reino Unido e na UE utilizar a Nordlet para a vertente da UE. O perfil fiscal do Reino Unido constitui material de referência e não uma funcionalidade de submissão de declarações.
A Nordlet é um produto jovem em fase de acesso antecipado em 2026, integrando parceiros de conceção. As ferramentas nacionais estabelecidas mencionadas acima contam com anos de prática local, e uma empresa de um só país com um contabilista local poderá ficar bem servida com uma delas. O caso de uso da Nordlet destina-se a empresas cujas transações são geradas pelo seu próprio software ou cujas entidades se encontram sediadas em vários destes países em simultâneo.
FAQ
Porque é que a DATEV é tão importante na Alemanha?
Porque habitualmente é o consultor fiscal, e não a empresa, que assegura a contabilidade, o processamento de salários ou o encerramento de contas anual, sendo a DATEV o sistema utilizado pelo consultor. O software que exporta um lote de lançamentos DATEV integra-se nesse fluxo de trabalho; o software que não o faz obriga a reintroduzir os dados manualmente.
Posso utilizar uma única ferramenta de contabilidade para o Reino Unido e para a Alemanha?
Apenas parcialmente. As ferramentas do Reino Unido estão concebidas em torno do Making Tax Digital e da submissão na Companies House; as ferramentas alemãs em torno do DATEV, do GoBD e do ELSTER. Algumas soluções internacionais cobrem ambos os mercados, mas a profundidade da conformidade com as obrigações nacionais varia, devendo a empresa testar as declarações concretas a que está obrigada em cada país antes de tomar uma decisão definitiva.
A faturação eletrónica é obrigatória para transações entre empresas (B2B) nos países nórdicos?
Não através de uma lei geral na Suécia, Dinamarca, Noruega ou Finlândia à data de redação deste artigo. É obrigatória nas relações com o setor público, e a Lei da Contabilidade dinamarquesa exige sistemas de contabilidade digital com capacidade de enviar e receber faturas eletrónicas. Na prática, a maioria das empresas nórdicas troca faturas eletrónicas de qualquer forma, uma vez que todas as principais ferramentas de mercado dão suporte a essa funcionalidade.
O que é o SIE?
O SIE é o formato de ficheiro padrão sueco para a troca de dados contabilísticos, incluindo o plano de contas, os saldos de abertura e os lançamentos de diário, entre sistemas de contabilidade, auditores e software fiscal. A maioria das ferramentas de contabilidade suecas importa e exporta este formato, sendo o mesmo exportado pela Nordlet a partir do razão.
A Nordlet substitui um consultor fiscal alemão?
Não. A plataforma gera a contabilidade, a exportação DATEV e as declarações que a Nordlet tem capacidade de enviar ao abrigo das credenciais próprias da empresa. O critério técnico do consultor quanto ao tratamento fiscal, as decisões de encerramento de contas anual e as submissões que exijam software licenciado com o protocolo ELSTER continuam a ser da responsabilidade do consultor.