Ce soft de contabilitate folosesc companiile din Germania, Regatul Unit și țările nordice?
Instrumentele utilizate în mod obișnuit pe fiecare piață, regulile naționale care explică de ce sunt folosite și ce are nevoie în mod real o companie care activează în mai multe dintre aceste țări de la sistemul său contabil.
Companiile din Germania, Regatul Unit și țările nordice utilizează softuri de contabilitate diferite deoarece regulile aplicabile acestora variază de la o țară la alta. În Germania, cea mai mare parte a evidenței contabile ajunge la un consultant fiscal care lucrează în DATEV, așa că aplicația contabilă trebuie să poată exporta date compatibile cu DATEV. În Regatul Unit, autoritatea fiscală acceptă deconturile de TVA doar prin intermediul unor programe recunoscute, prin urmare opțiunile sunt limitate la lista aprobată. În țările nordice, sectorul public impune utilizarea facturilor electronice de ani de zile, ceea ce face ca facturarea electronică să fie o funcționalitate de bază, nu un modul opțional. Acest articol analizează fiecare piață în parte, menționează instrumentele utilizate frecvent și explică reglementarea care stă la baza fiecărui model.
Numele furnizorilor de mai jos sunt prezentate ca fiind „utilizate în mod obișnuit“. Nu oferim cote de piață deoarece cifrele publicate provin de la furnizori și sondaje realizate prin metode diferite, iar ierarhia se schimbă mai repede decât poate actualiza orice articol.
Germania
Factorii care determină alegerea softului
Modelul consultantului fiscal. O proporție semnificativă a întreprinderilor mici și mijlocii din Germania își externalizează contabilitatea, salarizarea sau lucrările de închidere a exercițiului financiar către un Steuerberater (consultant fiscal). Cooperativa consultanților fiscali, DATEV eG, furnizează softul pe care rulează majoritatea acestor cabinete. Consecința practică pentru orice companie este că sistemul său contabil trebuie să genereze un lot de înregistrări contabile în format DATEV (exportul Buchungsstapel) pe care consultantul să îl poată importa, în caz contrar acesta fiind nevoit să introducă manual datele.
GoBD. Principiile Ministerului Federal de Finanțe privind gestionarea și păstrarea în formă electronică a registrelor și documentelor contabile prevăd că înregistrările nu pot fi modificate fără lăsarea unei urme, că procedura trebuie documentată și că datele trebuie să rămână citibile și exportabile pentru inspecția fiscală pe întreaga perioadă de păstrare. Aceasta ajunge la zece ani pentru registre și la opt ani pentru documentele contabile, conform legii de relaxare din 2025. Softurile comercializate în Germania promovează conformitatea cu GoBD deoarece inspectorii fiscali o solicită.
ELSTER. Deconturile prealabile de TVA, decontul anual de TVA, declarațiile privind impozitul pe salarii, impozitul pe profit, impozitul local pe activități economice (Gewerbesteuer) și bilanțul electronic (E-Bilanz) sunt transmise către administrația fiscală prin intermediul ELSTER. Transmisia necesită fie un certificat ELSTER în contul propriu al companiei, fie un soft licențiat să utilizeze biblioteca de transmisie ERiC.
Facturarea electronică. Începând cu 1 ianuarie 2025, fiecare companie germană trebuie să aibă capacitatea de a recepționa o factură electronică conformă cu EN 16931, de regulă în format XRechnung sau ZUGFeRD. Emiterea devine obligatorie în 2027 pentru companiile cu o cifră de afaceri de peste 800.000 EUR și în 2028 pentru toate celelalte, conform reglementărilor în vigoare la data redactării acestui articol.
Soluții utilizate frecvent
| Instrument | Utilizator tipic | Mențiune |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Consultanți fiscali și clienții acestora | Sistemul consultantului; clienții încarcă documentele și datele bancare direct în acesta |
| Lexware / lexoffice | Întreprinderi mici și liber-profesioniști | Export DATEV, depunere ELSTER, conformitate GoBD |
| sevdesk | Liber-profesioniști și companii mici | Cloud, export DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Companii mijlocii și mari | Suite ERP cu localizare pentru Germania prin intermediul partenerilor |
| Sage | Companii mici și mijlocii | Linii de produse germane cu tradiție |
Practic, o companie care își alege un soft de contabilitate în Germania decide de fapt modul în care va transmite datele către consultantul său fiscal și cum se va conecta la sistemul ELSTER.
Regatul Unit
Factorii care determină alegerea softului
Making Tax Digital. Începând din aprilie 2019, companiile înregistrate în scopuri de TVA care depășesc plafonul de TVA au fost obligate să țină registre digitale și să depună deconturile de TVA prin intermediul unui soft care comunică cu API-ul HMRC; din aprilie 2022, această regulă se aplică tuturor companiilor înregistrate în scopuri de TVA. Inițiativa Making Tax Digital pentru Impozitul pe Venit începe în aprilie 2026 pentru persoanele fizice autorizate (sole traders) și proprietarii de imobile cu venituri de peste 50.000 GBP, conform anunțurilor oficiale. HMRC publică o listă cu softuri compatibile, iar aceasta constituie practic selecția de bază.
Companies House și iXBRL. Situațiile financiare anuale sunt depuse la Companies House, iar declarația de impozit pe profit este transmisă către HMRC împreună cu bilanțul etichetat în format inline XBRL. Companies House a anunțat că, începând din aprilie 2027, bilanțurile vor trebui depuse exclusiv prin intermediul unui soft, eliminând opțiunea formularului web utilizat anterior de majoritatea companiilor mici.
Softul de cabinet pentru contabili. La fel ca în Germania, multe companii britanice mici își externalizează serviciile către un contabil, iar suita de aplicații a cabinetului de contabilitate influențează această alegere. Cabinetele utilizează frecvent Xero, Sage, QuickBooks sau IRIS, alături de instrumente dedicate pentru fiscalitate și etichetare iXBRL.
Soluții utilizate frecvent
| Instrument | Utilizator tipic | Mențiune |
|---|---|---|
| Xero | Companii mici și contabili acestora | Magazin extins de aplicații; depunere TVA MTD |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Companii mici și mijlocii | Istoric îndelungat în UK; depunere MTD |
| QuickBooks Online | Companii mici | Depunere MTD; canal puternic de contabili |
| FreeAgent | Liber-profesioniști și microîntreprinderi | Adesea pachete integrate cu conturile bancare pentru companii |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Cabinete de contabilitate | Managementul cabinetului, fiscalitate și etichetare iXBRL |
Regatul Unit nu face parte din Uniunea Europeană, iar legislația privind TVA-ul și dreptul societăților comerciale a divergat începând din 2021. O companie care își desfășoară activitatea atât în Regatul Unit, cât și în UE trebuie să se aștepte că va avea nevoie de un sistem separat pentru UE dedicat deconturilor de TVA intracomunitare, declarațiilor VIES (EU sales lists), Intrastat și cerințelor de facturare electronică, deoarece instrumentele centrate pe Regatul Unit acoperă aceste aspecte în mod inegal.
Țările nordice
Factorii care determină alegerea softului
Facturarea electronică în sectorul public a apărut prima. Danemarca a impus utilizarea facturilor electronice către instituțiile publice începând din 2005, Suedia din 2019, iar Norvegia și Finlanda de mai bine de un deceniu. Fiecare țară are un format național (OIOUBL în Danemarca, EHF în Norvegia, Finvoice și TEAPPSXML în Finlanda, Svefaktura și în prezent Peppol BIS în Suedia), iar toate cele patru state sunt conectate la rețeaua Peppol. Ca urmare, orice soft contabil nordic important poate trimite și primi facturi electronice, iar facturarea electronică B2B (business-to-business) este o practică obișnuită, fără a fi impusă printr-o obligație legală strictă.
Date structurate transmise autorității fiscale. Fișierul SAF-T Financial din Norvegia a devenit obligatoriu la cerere începând din 2020. Formatul SIE din Suedia reprezintă modalitatea standard de transfer a datelor contabile între sisteme încă din anii '90, iar Skatteverket (Fiscul suedez), Bolagsverket (Registrul Comerțului) și auditorii lucrează cu acesta. Raportul anual din Danemarca este depus sub formă de inline XBRL la Erhvervsstyrelsen (Autoritatea daneză pentru afaceri). Finlanda raportează fiecare plată salarială către Registrul Veniturilor în termen de cinci zile.
Contabilitatea digitală obligatorie prin lege. Legea contabilității din Danemarca din 2022 obligă companiile să își țină registrele într-un sistem de contabilitate digitală care fie este înregistrat la Erhvervsstyrelsen, fie îndeplinește aceleași cerințe, inclusiv capacitatea de a trimite și primi facturi electronice și de a stoca datele în siguranță. Această obligație a fost implementată treptat începând din 2024, urmând ca restul categoriilor să fie incluse conform calendarului publicat la data redactării.
Soluții utilizate frecvent
| Țară | Instrumente utilizate frecvent | Specific național |
|---|---|---|
| Suedia | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Import și export SIE; raport anual iXBRL către Bolagsverket; transfer de fișiere Skatteverket |
| Danemarca | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Sisteme de contabilitate digitală înregistrate; OIOUBL și Peppol prin NemHandel; iXBRL către Erhvervsstyrelsen |
| Norvegia | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial la cerere; facturi electronice EHF; a-melding și decont de TVA prin Altinn |
| Finlanda | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice și Peppol; raportare în Registrul Veniturilor; TVA și declarații fiscale prin Ilmoitin.fi |
Majoritatea acestor soluții sunt produse naționale. Un soft suedez rareori va putea depune un decont de TVA danez, iar unul danez cu greu va genera un fișier SAF-T norvegian. Un grup de companii cu entități în trei țări nordice ajunge de obicei să folosească trei sisteme diferite și un foaie de calcul centralizată pentru consolidare.
De ce are nevoie în realitate o companie transfrontalieră
Modelele prezentate mai sus explică motivele pentru care o companie care operează în mai multe dintre aceste țări întâmpină dificultăți atunci când folosește o singură unealtă națională. Ceea ce îi trebuie nu este o listă mai lungă de funcționalități, ci o altă arhitectură:
- Un singur registru general, multiple declarații. Contabilitatea fiecărei companii se află într-un singur sistem cu o singură structură a planului de conturi, iar rapoartele specifice fiecărei țări sunt generate automat: lotul DATEV pentru consultantul german, fișierul SIE pentru auditorul suedez, decontul de TVA în formatul cerut de fiecare stat în parte.
- Compania își depune declarațiile prin contul propriu. Certificatele germane ELSTER, codul danez MitID, accesul în sistemul norvegian Altinn și datele de autentificare de la Skatteverket aparțin companiei. Softul trebuie să transmită datele utilizând aceste credențiale, fără a se înregistra ca simplu intermediar.
- Facturarea electronică ca etapă de randare. Aceeași factură trebuie să fie trimisă ca Peppol BIS 3.0 către un client danez și ca PDF către unul britanic, fără a fi nevoie de reintroducerea manuală a datelor.
- Un API. Atunci când facturile, plățile sau abonamentele sunt generate de propriul produs al companiei, sistemul contabil trebuie să poată fi accesat prin cod. Ghidul în limbaj simplu despre API-urile de contabilitate explică ce înseamnă acest lucru în practică.
Unde se integrează Nordlet
Nordlet este o platformă contabilă centrată pe API-uri (API-first) care acoperă cele 27 de state membre ale UE, plus Norvegia, Islanda și Liechtenstein. Pentru piețele menționate în acest articol:
- Germania. Nordlet transmite decontul prealabil de TVA folosind certificatul ELSTER al companiei, declarația VIES către portalul BZSt, declarația Intrastat către Destatis și situațiile financiare anuale către Bundesanzeiger. Generează decontul anual de TVA, declarațiile de impozit pe profit și pe activități economice și bilanțul electronic (E-Bilanz) sub formă de fișiere ELSTER pe care compania le poate trimite prin intermediul propriului program compatibil ELSTER, deoarece transmisia prin ERiC este licențiată exclusiv furnizorilor de soft. Registrul contabil permite exportul în formatul de lot de înregistrări DATEV. Lista completă este disponibilă în ghidul de raportare pentru Germania.
- Suedia. Decontul de TVA, declarația pentru angajator și declarația VIES sunt trimise prin transfer de fișiere către Skatteverket; raportul anual este generat în format inline XBRL pentru a fi încărcat pe Bolagsverket; registrul contabil oferă posibilitatea de export în format SIE.
- Danemarca. Raportul anual este transmis către Erhvervsstyrelsen sub formă de inline XBRL, decontul de TVA și declarația VIES către TastSelv, salarizarea către eIndkomst, iar Intrastat către Danmarks Statistik.
- Norvegia și Finlanda. Decontul de TVA norvegian și a-melding sunt transmise prin Altinn; decontul de TVA finlandez, declarația de impozit pe profit și rapoartele către Registrul Veniturilor sunt trimise prin Ilmoitin.fi și prin serviciul web al Registrului Veniturilor. Pagina de suport pentru raportare prezintă fiecare termen limită și modul în care se efectuează transmiterea.
- Peppol. Facturile emise și notele de credit sunt randate în format EN 16931 UBL și trimise prin propriul punct de acces Peppol al companiei sau prin cel integrat în platformă, dacă entitatea nu deține unul.
- Regatul Unit. Nordlet nu depune declarații fiscale pentru Regatul Unit. Platforma acoperă exclusiv țările din UE și SEE, astfel încât o companie britanică va avea nevoie de un instrument recunoscut în UK pentru Making Tax Digital și Companies House, în timp ce un grup cu entități atât în UK, cât și în UE va folosi Nordlet pentru partea aferentă Uniunii Europene. Profilul fiscal pentru Regatul Unit are rol de material de referință, nu de funcționalitate de raportare.
Nordlet este un produs nou, aflat în faza de acces anticipat în 2026, care își extinde partenerii de design. Instrumentele naționale consacrate menționate mai sus au în spate ani de practică locală, iar o companie cu activitate într-o singură țară și un contabil local poate fi deservită excelent de acestea. Cazul de utilizare pentru Nordlet vizează companiile ale căror tranzacții sunt generate de propriul software sau ale căror entități își desfășoară activitatea simultan în mai multe dintre aceste țări.
FAQ
De ce este DATEV atât de important în Germania?
Deoarece consultantul fiscal, și nu compania, se ocupă de obicei de contabilitate, de salarizare sau de închiderea exercițiului financiar, iar consultantul lucrează în DATEV. Un soft care exportă un lot de înregistrări compatibil DATEV se integrează perfect în acest flux de lucru; un soft care nu oferă această facilitate obligă la reintroducerea manuală a datelor.
Pot folosi un singur soft de contabilitate pentru Regatul Unit și Germania?
Doar parțial. Instrumentele din Regatul Unit sunt construite în jurul cerințelor Making Tax Digital și depunerilor la Companies House; cele germane sunt concepute în jurul standardelor DATEV, GoBD și ELSTER. Unele produse internaționale le combină pe ambele, însă profunzimea raportării naționale variază, iar o companie ar trebui să testeze efectiv declarațiile pe care trebuie să le depună în fiecare țară înainte de a lua o decizie definitivă.
Este facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile B2B în țările nordice?
Nu printr-o lege generală în Suedia, Danemarca, Norvegia sau Finlanda la momentul redactării acestui material. Este obligatorie în relația cu sectorul public, iar Legea daneză a contabilității impune sisteme de contabilitate digitală capabile să trimită și să primească facturi electronice. În practică, majoritatea companiilor nordice schimbă oricum facturi electronice deoarece orice soft de pe piață le acceptă.
Ce este SIE?
SIE este formatul de fișier standard suedez pentru schimbul de date contabile, incluzând planul de conturi, soldurile de deschidere și notele contabile, între sistemele contabile, auditori și softul fiscal. Majoritatea programelor contabile suedeze pot importa și exporta acest format, iar Nordlet îl exportă direct din registrul contabil.
Înlocuiește Nordlet un consultant fiscal german?
Nu. Platforma generează evidența contabilă, exportul DATEV și acele declarații pe care Nordlet le poate trimite folosind credențialele proprii ale companiei. Expertiza consultantului în privința tratamentului fiscal, deciziile de închidere a anului și transmisiile care necesită un soft licențiat ELSTER rămân în responsabilitatea acestuia.