Quali software di contabilità utilizzano le aziende in Germania, nel Regno Unito e nei Paesi nordici?
Gli strumenti comunemente utilizzati in ciascun mercato, le norme nazionali che spiegano il perché e ciò di cui un'azienda attiva in diversi di questi Paesi ha realmente bisogno dal proprio sistema contabile.
Le aziende in Germania, nel Regno Unito e nei Paesi nordici utilizzano software di contabilità differenti perché le normative relative a tali software variano. In Germania la maggior parte della contabilità viene gestita da un consulente fiscale che opera in DATEV, motivo per cui il software deve consentire l'esportazione verso DATEV. Nel Regno Unito l'amministrazione finanziaria accetta le dichiarazioni IVA esclusivamente tramite software riconosciuti, riducendo la rosa di scelta all'elenco ufficiale. Nei Paesi nordici il settore pubblico richiede fatture elettroniche già da anni, rendendo la fatturazione elettronica una funzionalità di base anziché un componente aggiuntivo. Questo articolo analizza ogni singolo mercato, elenca gli strumenti più utilizzati e spiega la norma alla base di ciascun modello.
I nomi dei fornitori indicati di seguito sono da considerarsi "comunemente utilizzati". Non vengono riportate quote di mercato poiché i dati pubblicati provengono da fornitori e sondaggi basati su metodologie differenti, e le classifiche variano più rapidamente di quanto qualsiasi articolo possa documentare.
Germania
Cosa determina la scelta
Il modello del consulente fiscale. Una quota rilevante di piccole e medie imprese tedesche affida la propria contabilità, l'elaborazione delle paghe o la chiusura di bilancio a uno Steuerberater. La cooperativa dei consulenti fiscali, DATEV eG, fornisce il software utilizzato dalla maggior parte di questi studi. La conseguenza pratica per qualsiasi azienda è che il proprio sistema contabile deve generare un lotto di registrazioni in formato DATEV (l'esportazione del Buchungsstapel) che il consulente possa importare, altrimenti il consulente sarà costretto a reinserire i dati manualmente.
GoBD. I principi del Ministero Federale delle Finanze per la tenuta e la conservazione di libri, registri e documenti contabili in formato elettronico stabiliscono che le registrazioni non possano essere modificate senza lasciare traccia, che la procedura sia documentata e che i dati rimangano leggibili ed esportabili per un'eventuale verifica fiscale durante il periodo di conservazione, che arriva a dieci anni per i libri contabili e a otto anni per i documenti giustificativi in base alla legge di sgravio del 2025. I software commercializzati in Germania vantano la conformità GoBD proprio perché richiesta dai verificatori fiscali.
ELSTER. Le dichiarazioni IVA periodiche, la dichiarazione IVA annuale, le ritenute fiscali sui salari, le imposte sulle società e sulle attività commerciali, nonché la E-Bilanz, vengono trasmesse all'ufficio fiscale tramite ELSTER. L'invio richiede un certificato ELSTER associato all'account dell'azienda oppure un software autorizzato all'uso della libreria di trasmissione ERiC.
Fatturazione elettronica. Dal 1° gennaio 2025 qualsiasi azienda tedesca deve essere in grado di ricevere una fattura elettronica conforme alla norma EN 16931, tipicamente nei formati XRechnung o ZUGFeRD. L'emissione diventerà obbligatoria nel 2027 per le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro e nel 2028 per tutte le altre, secondo quanto pubblicato al momento della stesura.
Soluzioni più utilizzate
| Strumento | Utente tipo | Nota |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Consulenti fiscali e rispettivi clienti | Il sistema del consulente; i clienti vi caricano documenti e dati bancari |
| Lexware / lexoffice | Piccole imprese e liberi professionisti | Esportazione DATEV, invio ELSTER, conformità GoBD |
| sevdesk | Liberi professionisti e piccole aziende | Cloud, esportazione DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Medie e grandi aziende | Suite ERP con localizzazione tedesca tramite partner |
| Sage | Piccole e medie imprese | Linee di prodotti tedesche di lungo corso |
Un'azienda che sceglie un software di contabilità in Germania sta di fatto decidendo in che modo trasmettere i dati al proprio consulente fiscale e come interfacciarsi con ELSTER.
Il Regno Unito
Cosa determina la scelta
Making Tax Digital. Da aprile 2019 le aziende registrate ai fini IVA con un fatturato superiore alla soglia IVA sono tenute a conservare registri digitali e a presentare le dichiarazioni IVA tramite software che dialogano con le API di HMRC; da aprile 2022 l'obbligo si estende a tutte le aziende registrate IVA. Il programma Making Tax Digital per l'imposta sul reddito prenderà il via ad aprile 2026 per le imprese individuali (sole traders) e i proprietari di immobili (landlords) con redditi superiori a 50.000 sterline, come annunciato. HMRC pubblica un elenco di software compatibili, che costituisce la rosa di scelta di riferimento.
Companies House e iXBRL. I bilanci societari vengono depositati presso Companies House, mentre la dichiarazione dei redditi delle società viene inviata a HMRC con i dati taggati in inline XBRL. Companies House ha annunciato che a partire d'aprile 2027 i bilanci dovranno essere depositati esclusivamente tramite software, eliminando la modalità basata su moduli web precedentemente utilizzata dalla maggior parte delle piccole imprese.
Il software di studio del commercialista. Analogamente a quanto avviene in Germania, molte piccole aziende britanniche esternalizzano la contabilità a un commercialista, la cui suite gestionale influisce sulla scelta dello strumento. Gli studi professionali utilizzano comunemente Xero, Sage, QuickBooks o IRIS affiancati da software dedicati alla fiscalità e al tagging iXBRL.
Soluzioni più utilizzate
| Strumento | Utente tipo | Nota |
|---|---|---|
| Xero | Piccole imprese e rispettivi commercialisti | Ampio marketplace di app; invio IVA MTD |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Piccole e medie imprese | Storica presenza nel Regno Unito; invio MTD |
| QuickBooks Online | Piccole imprese | Invio MTD; forte canale di commercialisti partner |
| FreeAgent | Liberi professionisti e microimprese | Spesso abbinato ai conti correnti aziendali |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Studi contabili | Gestione di studio, fiscalità e tagging iXBRL |
Il Regno Unito non fa parte dell'Unione Europea e la sua legislazione in materia di IVA e diritto societario si è distanziata da quella comunitaria a partire dal 2021. Un'azienda che opera sia nel Regno Unito sia nell'UE deve mettere in preventivo la necessità di un sistema lato UE per le dichiarazioni IVA comunitarie, gli elenchi delle cessioni intracomunitarie (elenchi VIES), Intrastat e gli obblighi di fatturazione elettronica, poiché gli strumenti incentrati sul mercato britannico coprono tali aspetti in modo disomogeneo.
I Paesi nordici
Cosa determina la scelta
La fatturazione elettronica nel settore pubblico è nata prima. La Danimarca richiede fatture elettroniche verso gli enti pubblici dal 2005, la Svezia dal 2019, la Norvegia e la Finlandia da oltre un decennio. Ciascun Paese adotta un formato nazionale (OIOUBL in Danimarca, EHF in Norvegia, Finvoice e TEAPPSXML in Finlandia, Svefaktura e ora Peppol BIS in Svezia) e tutti e quattro si interfacciano con la rete Peppol. Di conseguenza, ogni principale strumento di contabilità nordico è in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche, e la fatturazione elettronica B2B rappresenta una prassi consolidata anche in assenza di un obbligo di legge.
Dati strutturati destinati all'amministrazione finanziaria. Il file SAF-T Financial norvegese è obbligatorio su richiesta dal 2020. Il formato SIE svedese costituisce lo standard per il trasferimento dei dati contabili tra sistemi sin dagli anni Novanta, e viene utilizzato da Skatteverket, Bolagsverket e dai revisori dei conti. In Danimarca il bilancio d'esercizio viene depositato presso Erhvervsstyrelsen in formato inline XBRL. La Finlandia richiede la comunicazione di ogni pagamento salariale al Registro dei redditi (Incomes Register) entro cinque giorni.
Contabilità digitale imposta per legge. La legge danese sulla tenuta dei libri contabili (Bookkeeping Act) del 2022 impone alle aziende di mantenere la propria contabilità all'interno di un sistema digitale registrato presso Erhvervsstyrelsen o che ne soddisfi i medesimi requisiti, inclusa la capacità di inviare e ricevere fatture elettroniche e di conservare i documenti in modo sicuro. Tale obbligo è stato introdotto gradualmente a partire dal 2024, estendendosi progressivamente alle restanti categorie, secondo quanto pubblicato al momento della stesura.
Soluzioni più utilizzate
| Paese | Strumenti comunemente utilizzati | Specifiche nazionali |
|---|---|---|
| Svezia | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Importazione ed esportazione SIE; bilancio d'esercizio iXBRL per Bolagsverket; trasferimento file Skatteverket |
| Danimarca | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Sistemi di contabilità digitale registrati; OIOUBL e Peppol tramite NemHandel; iXBRL per Erhvervsstyrelsen |
| Norway | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial su richiesta; fatture elettroniche EHF; a-melding e dichiarazione IVA tramite Altinn |
| Finlandia | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice e Peppol; rendicontazione al Registro dei redditi; IVA e dichiarazioni fiscali tramite Ilmoitin.fi |
La maggior parte di questi strumenti sono soluzioni di concezione nazionale. Un software svedese difficilmente compila una dichiarazione IVA danese, così come un programma danese raramente genera un file SAF-T norvegese. Un gruppo societario con entità in tre Paesi nordici finisce comunemente per utilizzare tre sistemi distinti e un foglio di calcolo per il consolidamento.
Di cosa ha bisogno realmente un'azienda transfrontaliera
I modelli descritti spiegano perché un'azienda attiva in diversi di questi Paesi incontri difficoltà nell'utilizzare un unico strumento nazionale. Ciò di cui ha bisogno non è un elenco più lungo di funzionalità, bensì una struttura differente:
- Un unico mastrino, molteplici adempimenti. La contabilità di ogni singola entità risiede in un unico sistema con una struttura del piano dei conti unitaria, da cui vengono generati gli output specifici per ciascun Paese: il lotto DATEV per il consulente tedesco, il file SIE per il revisore svedese, la dichiarazione IVA nel formato previsto da ogni singolo Stato.
- L'azienda effettua i depositi tramite il proprio account. I certificati ELSTER tedeschi, il MitID danese, l'accesso Altinn norvegese e le credenziali Skatteverket svedesi appartengono all'azienda. Il software deve provvedere all'invio utilizzando tali credenziali, senza porsi come intermediario registrato.
- La fatturazione elettronica come fase di rendering. La medesima fattura deve poter essere inviata come Peppol BIS 3.0 a un cliente danese e come PDF a un cliente britannico, senza necessità di un nuovo inserimento manuale.
- Un'API. Quando fatture, pagamenti o abbonamenti vengono generati dal prodotto proprietario dell'azienda, la contabilità deve essere accessibile via codice. La guida in chiaro alle API di contabilità spiega cosa ciò significhi in termini pratici.
Dove si colloca Nordlet
Nordlet è una piattaforma di contabilità API-first che copre i 27 Stati membri dell'Unione Europea oltre a Norvegia, Islanda e Liechtenstein. Per quanto riguarda i mercati trattati in questo articolo:
- Germania. Nordlet invia la dichiarazione IVA periodica utilizzando il certificato ELSTER dell'azienda, gli elenchi delle cessioni intracomunitarie al portale BZSt, la dichiarazione Intrastat a Destatis e i bilanci annuali al Bundesanzeiger. Genera la dichiarazione IVA annuale, le dichiarazioni dei redditi delle società e delle attività commerciali e la E-Bilanz sotto forma di file ELSTER affinché l'azienda possa trasmetterli tramite il proprio programma abilitato a ELSTER, poiché la trasmissione ERiC è concessa in licenza esclusivamente ai produttori di software. Il mastrino consente l'esportazione nel formato dei lotti di registrazione DATEV. L'elenco completo è disponibile nella guida agli adempimenti in Germania.
- Svezia. La dichiarazione IVA, la dichiarazione del datore di lavoro e gli elenchi delle cessioni intracomunitarie vengono inviati tramite il trasferimento file di Skatteverket; il bilancio d'esercizio è strutturato come file inline XBRL da caricare su Bolagsverket; il mastrino viene esportato come file SIE.
- Danimarca. Il bilancio d'esercizio viene inviato a Erhvervsstyrelsen in formato inline XBRL, la dichiarazione IVA e gli elenchi delle cessioni intracomunitarie a TastSelv, i dati salariali a eIndkomst e l'Intrastat a Danmarks Statistik.
- Norvegia e Finlandia. La dichiarazione IVA norvegese e il modello a-melding vengono trasmessi tramite Altinn; la dichiarazione IVA finlandese, la dichiarazione dei redditi societari e le comunicazioni al Registro dei redditi passano attraverso Ilmoitin.fi e il servizio web del Registro dei redditi. La pagina di supporto agli invii illustra ogni scadenza e le relative modalità di trasmissione.
- Peppol. Le fatture emesse e le note di credito vengono convertite nel formato EN 16931 UBL e trasmesse tramite il punto di accesso Peppol dell'azienda, oppure attraverso il punto di accesso integrato nella piattaforma qualora l'azienda ne sia sprovvista.
- Regno Unito. Nordlet non gestisce gli invii di adempimenti per il Regno Unito. La piattaforma copre esclusivamente i Paesi dell'UE e del SEE, pertanto un'azienda britannica necessita di uno strumento riconosciuto nel Regno Unito per la conformità a Making Tax Digital e a Companies House, mentre un gruppo con entità sia nel Regno Unito sia nell'UE utilizzerà Nordlet per la parte europea. Il profilo fiscale del Regno Unito costituisce materiale di riferimento e non una funzionalità di invio.
Nordlet è un prodotto giovane in fase di accesso anticipato nel 2026, volto all'integrazione di partner di design. I consolidati strumenti nazionali sopra citati vantano anni di prassi locale alle spalle, e un'azienda attiva in un unico Paese con un commercialista locale potrebbe trovare in essi una soluzione adeguata. Il caso d'uso ideale per Nordlet è rappresentato dall'azienda le cui transazioni vengono generate dal proprio software, oppure la cui struttura societaria si estende contemporaneamente su più Paesi tra quelli menzionati.
FAQ
Perché DATEV è così importante in Germania?
Perché solitamente è il consulente fiscale, e non l'azienda, a occuparsi della contabilità, delle paghe o della chiusura di bilancio, e il consulente opera in ambiente DATEV. Un software che esporta un lotto di registrazioni DATEV si integra in quel flusso di lavoro; un software che non lo fa costringe a una reintroduzione manuale dei dati.
Posso utilizzare un unico strumento contabile per il Regno Unito e la Germania?
Solo in parte. Gli strumenti britannici sono strutturati attorno a Making Tax Digital e ai depositi presso Companies House; quelli tedeschi attorno a DATEV, GoBD e ELSTER. Alcuni prodotti internazionali coprono entrambi gli ambiti, ma la profondità degli invii nazionali varia, ed è opportuno che un'azienda testi le effettive dichiarazioni dovute in ciascun Paese prima di impegnarsi.
La fatturazione elettronica è obbligatoria per le transazioni B2B nei Paesi nordici?
Al momento della stesura, non esiste una legge generale in tal senso in Svezia, Danimarca, Norvegia o Finlandia. È obbligatoria nei confronti del settore pubblico, e la legge danese sulla tenuta dei libri contabili richiede sistemi di contabilità digitale in grado di inviare e ricevere fatture elettroniche. In pratica, la maggior parte delle aziende nordiche si scambia comunque fatture elettroniche poiché tutti i principali strumenti le supportano.
Cos'è il formato SIE?
Il SIE è il formato file standard svedese per lo scambio di dati contabili, inclusi il piano dei conti, i saldi di apertura e le registrazioni di prima nota, tra sistemi di contabilità, revisori e software fiscali. La maggior parte dei software di contabilità svedesi consente di importarlo ed esportarlo, e Nordlet lo esporta direttamente dal mastrino.
Nordlet sostituisce un consulente fiscale tedesco?
No. Nordlet genera la contabilità, l'esportazione DATEV e gli adempimenti che possono essere trasmessi utilizzando le credenziali proprietarie dell'azienda. Il giudizio del consulente sul trattamento fiscale, le decisioni di chiusura di bilancio e gli invii che richiedono un software con licenza ELSTER rimangono di competenza esclusiva del consulente.