Hvaða bókhaldskerfi nota fyrirtæki í Þýskalandi, Bretlandi og Norðurlöndunum?
Tækin sem almennt eru notuð á hverjum markaði, landsbundnu reglurnar sem skýra hvers vegna, og það sem fyrirtæki sem starfa í nokkrum af þessum löndum þurfa raunverulega frá bókhaldskerfinu sínu.
Fyrirtæki í Þýskalandi, Bretlandi og á Norðurlöndunum nota mismunandi bókhaldshugbúnað vegna þess að reglurnar um hugbúnaðinn eru mismunandi. Í Þýskalandi fer stærst an hluti bókhaldsins til skattaráðgjafa sem vinnur í DATEV, þannig að hugbúnaðurinn þarf að geta flutt gögn yfir í DATEV. Í Bretlandi samþykkir skattyfirvaldið virðisaukaskattsskýrslur eingöngu frá viðurkenndum hugbúnaði, þannig að valið stendur á milli þeirra sem eru á lista yfir viðurkennd kerfi. Á Norðurlöndunum hefur hins vegar hið opinbera krafist rafrænna reikninga í mörg ár, þannig að rafrænir reikningar eru sjálfsagður grunnur en ekki viðbót. Þessi grein fer yfirhvern markað fyrir sig, nefnir þau tól sem almennt eru notuð og útskýrir þær reglur sem liggja að baki hverju sniði.
Nöfn birgja hér að neðan eru gefin upp sem "almennt notuð". Við birtum ekki hlutdeild á markaði, þar sem birtar tölur koma frá birgjum og könnunum sem nota mismunandi aðferðafræði, og röðunin breytist hraðar en nokkur grein nær að fylgja eftir.
Þýskaland
Það sem mótar valið
Skattaráðgjafalíkanið. Stór hluti þýskra lítilla og meðlungs stórra fyrirtækja felur skattaráðgjafa (Steuerberater) bókhald, launavinnslu eða ársuppgjör. Samvinnufélag skattaráðgjafa, DATEV eG, útvegar þann hugbúnað sem flestar þessar stofur nota. Hagnileg afleiðing fyrir öll fyrirtæki er sú að bókhaldskerfi þeirra verður að geta skilað færslulotu á DATEV-sniði (bókhaldslotuútflutningi, þ.e. Buchungsstapel), sem ráðgjafinn getur flutt inn, annars þarf ráðgjafinn að slá gögnin inn handvirkt.
GoBD. Meginreglur fjármálaráðuneytisins um rafræna bókhaldshald og skráningu gagna krefjast þess að ekki sé hægt að breyta færslum án þess að það skilji eftir sig ummerki, að ferlið sé skrásett og að gögnin séu læsileg og hægt sé að flytja þau út fyrir skatteftirlit á varðveislutímanum, sem er tíu ár fyrir bókhaldið og átta ár fyrir bókhaldsfylgisköl samkvæmt skattalækkunarlögunum frá 2025. Hugbúnaður sem seldur er í Þýskalandi auglýsir GoBD-samræmi vegna þess að skatteftirlitsmenn spyrja út í það.
ELSTER. Fyrirframgreiðsluskýrslur VSK, árleg VSK-skýrsla, staðgreiðsluskýrslur launa, tekjuskattur lögaðila og atvinnuskattur og E-Bilanz fara öll til skattstofunnar í gegnum ELSTER. Sending krefst annaðhvort ELSTER-skírteinis á eigin reikningi fyrirtækisins eða hugbúnaðar sem hefur leyfi til að nota ERiC sendingarsafnið.
Rafrænir reikningar (E-invoicing). Frá og með 1. janúar 2025 verður hvert þýskt fyrirtæki að geta móttekið rafrænan reikning sem samræmist EN 16931, venjulega sem XRechnung eða ZUGFeRD. Útgáfa verður skylda árið 2027 fyrir fyrirtæki með yfir 800.000 evra veltu og árið 2028 fyrir öll fyrirtæki, eins og birt var þegar þetta er skrifað.
Almennt notuð kerfi
| Tól | Dæmigerður notandi | Athugasemd |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Skattaráðgjafar og viðskiptavinir þeirra | Kerfi ráðgjafans; viðskiptavinir hlaða skjölum og bankagögnum inn í það |
| Lexware / lexoffice | Lítil fyrirtæki og sjálfstætt starfandi einstaklingar | DATEV-útflutningur, ELSTER-skil, GoBD-samræmi |
| sevdesk | Sjálfstætt starfandi og lítil fyrirtæki | Skýjalausn, DATEV-útflutningur |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Meðalstór og stór fyrirtæki | ERP-kerfi með þýskri staðfærslu í gegnum samstarfsaðila |
| Sage | Lítil og meðalstór fyrirtæki | Langa sögu að baki á þýskum markaði |
Fyrirtæki sem velur bókhaldshugbúnað í Þýskalandi er í raun og veru að velja hvernig það ætlar að koma gögnum til skattaráðgjafans og hvernig það ætlar að ná til ELSTER.
Bretland
Það sem mótar valið
Making Tax Digital. Frá apríl 2019 hafa fyrirtæki á VSK-skrá yfir VSK-mörkum þurft að halda stafrænt bókhald og skila VSK-skýrslum í gegnum hugbúnað sem talar við API hjá HMRC; frá apríl 2022 nær þetta yfir öll fyrirtæki á VSK-skrá. Making Tax Digital fyrir tekjuskatt hefst í apríl 2026 fyrir einstaklingsfyritæki og leigusala með tekjur yfir 50.000 pundum, eins og tilkynnt hefur verið. HMRC birtir lista yfir samhæfðan hugbúnað og sá listi er í raun og veru listinn sem valið stendur á.
Companies House og iXBRL. Ársreikningar fyrirtækja eru skilaðir til Companies House og tekjuskattsskýrsla lögaðila fer til HMRC þar sem reikningarnir eru merktir í inline XBRL. Companies House hefur tilkynnt að skila þurfi ársreikningum í gegnum hugbúnað frá og með apríl 2027, sem leysir af hólmi vefeyðublaðaleiðina sem flest lítil fyrirtæki hafa notað.
Bókhaldskerfi endurskoðenda. Eins og í Þýskalandi útvista mörg lítil bresk fyrirtæki bókhaldinu til endurskoðanda og bókhaldskerfi endurskoðendastofunnar hefur áhrif á valið. Stofur keyra oft Xero, Sage, QuickBooks eða IRIS ásamt sérhæfðum skatta- og iXBRL-merkingartækjum.
Almennt notuð kerfi
| Tól | Dæmigerður notandi | Athugasemd |
|---|---|---|
| Xero | Lítil fyrirtæki og endurskoðendur þeirra | Stór smáforritamarkaður (app marketplace); Mtd VSK-skil |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Lítil og meðalstór fyrirtæki | Löng saga í Bretlandi; MTD-skil |
| QuickBooks Online | Lítil fyrirtæki | MTD-skil; sterkur söluaðili gegnum endurskoðendur |
| FreeAgent | Sjálfstætt starfandi og örfyrirtæki | Oft búið að samþætta við viðskiptareikninga banka |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Endurskoðendastofur | Stjórnun bókhaldsstofa, skattar og iXBRL-merkingar |
Bretland er ekki í Evrópusambandinu og VSK- og félagaréttur landsins hefur þróast með öðrum hætti síðan 2021. Fyrirtæki sem starfa bæði í Bretlandi og ESB ættu að búast við því að þurfa kerfi meginlandsins fyrir ESB VSK-skýrslur, ESB sölulista, Intrastat og kröfur um rafræna reikninga, þar sem tól sem miðast við Bretland ná yfir þetta með ófullkomnum hætti.
Norðurlöndin
Það sem mótar valið
Rafrænir reikningar hins opinbera komu fyrst. Danmörk hefur krafist rafrænna reikninga til opinberra aðila síðan 2005, Svíþjóð síðan 2019, og Noregur og Finnland í langt yfir áratug. Hvert land er með sitt eina landsbundna snið (OIOUBL í Danmörku, EHF í Noregi, Finvoice og TEAPPSXML í Finnlandi, Svefaktura og nú Peppol BIS í Svíþjóð) og öll fjögur tengjast Peppol-netinu. Þess vegna sendir og tekur hvert helsta norræna bókhaldstól við rafrænum reikningum og B2B-rafrænir reikningar eru venjuleg framkvæmd án lagaskyldu.
Skipulögð gögn til skattyfirvalda. SAF-T Financial skrá Noregs hefur verið skylda sé þess óskað frá 2020. SIE-snið Svíþjóðar hefur verið staðboðin leið til að flytja bókhaldsgögn milli kerfa síðan tíunda áratug síðustu aldar og Skatteverket, Bolagsverket og endurskoðendur vinna öll með það. Ársreikningi Danmerkur er skilað sem inline XBRL til Erhvervsstyrelsen. Finnland tilkynnir allar launagreiðslur til Incomes Register (tekjuskráar) innan fimm daga.
Stafrænt bókhald samkvæmt lögum. Bókhaldslög Danmerkur frá 2022 krefjast þess að fyrirtæki haldi bókhald sitt í stafrænu bókhaldskerfi sem er annað hvort skráð hjá Erhvervsstyrelsen eða uppfyllir sömu kröfur, þar á meðal getu til að senda og taka við rafrænum reikningum og geyma gögn á öruggan hátt. Skyldunni hefur verið hrundið í framkvæmd í áföngum frá 2024, þar sem afgangur hópa fylgir á eftir, eins og birt var þegar þetta er skrifað.
Almennt notuð kerfi
| Land | Almennt notuð kerfi | Landsbundin sérkenni |
|---|---|---|
| Svíþjóð | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE inn- og útflutningur; iXBRL ársreikningur til Bolagsverket; gagnaskil til Skatteverket |
| Danmörk | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Skráð stafræn bókhaldskerfi; OIOUBL og Peppol í gegnum NemHandel; iXBRL til Erhvervsstyrelsen |
| Noregur | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial sé þess óskað; EHF rafrænir reikningar; a-melding og VSK-skýrsla í gegnum Altinn |
| Finnland | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice og Peppol; skýrslugjöf til tekjuskráar; VSK- og skattaskýrslur í gegnum Ilmoitin.fi |
Flest þessara tækja eru landsbundnar vörur. Sænskt tól skilar sjaldan inn danskri VSK-skýrslu og danskt tól býr sjaldan til norska SAF-T skrá. Samstæða með fyrirtæki í þremur norrænum löndum endar venjulega með þrjú kerfi og samstæðuskjal í töflureikni.
Það sem fyrirtæki sem starfa yfir landamæri þurfa raunverulega
Fyrri mynstur útskýra hvers vegna fyrirtæki sem starfa í nokkrum af þessum löndum lenda í vandræðum með eitt landsbundið tól. Það sem þau þurfa er ekki lengri listi yfir eiginleika heldur önnur uppbygging:
- Ein höfuðbók, margar skýrslur. Bókhald hvers fyrirtækis býr í einu kerfi með einni lyklaskipulagi og landssértæk útsett gögn eru búin til út frá því: DATEV-lotan fyrir þýska ráðgjafann, SIE-skráin fyrir sænska endurskoðandann, VSK-skýrslan á eigin sniði hvers lands.
- Fyrirtækið skilar undir eigin reikningi. Þýsk ELSTER-skírteini, danskt MitID, norskur Altinn-aðgangur og sænsk Skatteverket-skilríki tilheyra fyrirtækinu. Hugbúnaðurinn ætti að senda undir þessum skilríkjum, ekki skrá sig sem millilið.
- Rafræn reikningsgerð sem birtingarskref. Sama reikningur ætti að fara út sem Peppol BIS 3.0 til danskra viðskiptavina og sem PDF til þýskra án þess að þurfa að slá hann inn aftur.
- API-viðmót. Þegar reikningar, útborganir eða áskriftir eru búnar til af vöru fyrirtækisins sjálfs þarf að vera hægt að nálgast bókhaldið úr kóða. Leiðbeiningar á einföldu máli um bókhalds-API útskýra hvað það þýðir í framkvæmd.
Hvar Nordlet kemur við sögu
Nordlet er API-fyrsta bókhaldsvettvangur sem nær yfir 27 aðildarríki ESB auk Noregs, Íslands og Liechtenstein. Fyrir markaðina í þessari grein:
- Þýskaland. Nordlet sendir fyrirframgreiðsluskýrslu VSK undir ELSTER-skírteini fyrirtækisins, ESB sölulistann á BZSt gáttina, Intrastat-skýrsluna til Destatis og ársreikningana til Bundesanzeiger. Það býr til hina árlegu VSK-skýrslu, skattaskýrslur lögaðila og atvinnuskattsskila og E-Bilanz sem ELSTER-skrár til að fyrirtækið geti sent þær í gegnum sitt eigið ELSTER-hæfa forrit, þar sem ERiC sendingarleyfið er eingöngu veitt hugbúnaðarsölum. Höfuðbókin flytur gögn út á DATEV-færslulotusniði. Allur listinn er í þýsku skilaleiðbeiningunum.
- Svíþjóð. VSK-skýrslunni, launagreiðendaskýrslunni og ESB sölulistanum er skilað til gagnaskila Skatteverket; ársreikningurinn er útbúinn sem inline XBRL til upphlöðu í Bolagsverket; höfuðbókin flytur gögn út sem SIE-skrá.
- Danmörk. Ársreikningnum er skilað til Erhvervsstyrelsen sem inline XBRL, VSK-skýrslunni og ESB sölulistanum á TastSelv, launavinnslu til eIndkomst og Intrastat til Danmarks Statistik.
- Noregur og Finnland. Norsk VSK-skýrsla og a-melding fara í gegnum Altinn; finnsk VSK-skýrsla, skattaskýrsla lögaðila og skýrslur til tekjuskráar fara í gegnum Ilmoitin.fi og vefþjónustu tekjuskráarinnar. Síðan með stuðningi við skilaferla sýnir öll skilafresti og hvernig þeim er skilað.
- Peppol. Útsendir reikningar og kreditreikningar birtast sem EN 16931 UBL og fara í gegnum eigið Peppol-aðgangspunkt fyrirtækisins, eða innbyggðan aðgangspunkt vettvangsins þegar fyrirtækið er ekki með einhvern annan.
- Bretland. Nordlet skilar ekki breskum skýrslum. Það nær eingöngu yfir ESB- og EES-lönd, þannig að breskt fyrirtæki þarf breskt viðurkennt tól fyrir Making Tax Digital og Companies House, og samstæða með bæði breskum og evrópskum fyrirtækjum myndi nota Nordlet fyrir ESB-hliðina. Breska skattasniðið er tilvísunarefni en ekki skilavirkni.
Nordlet er ung vara sem er í fyrstu prófunum árið 2026 og tekur þátt í samstarfi við hönnunaraðila. Þau rótgrónu landsbundnu tól sem nefnd eru hér að ofan hafa margra ára staðbundna reynslu að baki og einlandsfyrirtæki með staðbundinn endurskoðanda getur verið vel þjónað af einu þeirra. Tilfelli Nordlet á við um það fyrirtæki þar sem viðskiptin eru búin til af eigin hugbúnaði, eða þar sem fyrirtæki þess sitja í nokkrum af þessum löndum í einu.
FAQ
Hvers vegna er DATEV svona mikilvægt í Þýskalandi?
Vegna þess að skattaráðgjafinn, en ekki fyrirtækið, lýkur venjulega bókhaldinu, launavinnslunni eða ársuppgjörinu, og ráðgjafinn vinnur í DATEV. Hugbúnaður sem flytur út DATEV-bókhaldslotu passar inn í það vinnuflæði; hugbúnaður sem gerir það ekki neyðir menn til að slá allt inn aftur handvirkt.
Get ég notað eitt bókhaldstól fyrir Bretland og Þýskaland?
Aðeins að hluta til. Bresk tól eru byggð í kringum Making Tax Digital og skil til Companies House; þýsk tól í kringum DATEV, GoBD og ELSTER. Sum alþjóðleg tól gera hvort tveggja, en dýpt landssértækra skilaleiða er breytileg, og fyrirtæki ætti að prófa þær raunverulegu skýrslur sem því ber að skila í hverju landi áður en það skuldbindur sig.
Er skylt að nota rafræna reikninga í B2B-viðskiptum á Norðurlöndum?
Ekki með almennum lögum í Svíþjóð, Danmörku, Noregi eða Finnlandi þegar þetta er skrifað. Það er skylda gagnvart hinu opinbera og dönsku bókhaldslögin krefjast stafrænna bókhaldskerfa sem geta sent og tekið við rafrænum reikningum. Í reynd skiptast flest norræn fyrirtæki á rafrænum reikningum hvort eð er vegna þess að öll helstu tól styðja þá.
Hvað er SIE?
SIE er sænskt staðlað skráarsnið til að skiptast á bókhaldsgögnum, þar á meðal lyklaskrá, upphafsstöðum og færslubókum, milli bókhaldskerfa, endurskoðenda og skatthugbúnaðar. Flest sænsk bókhaldstól flytja það inn og út og Nordlet flytur það út úr höfuðbókinni.
Kemur Nordlet í stað þýsks skattaráðgjafa?
Nei. Það býr til bókhaldið, DATEV-útflutninginn og þær skýrslur sem Nordlet getur sent undir eigin skilríkjum fyrirtækisins. Mat ráðgjafans á skattalegri meðferð, ákvarðanir vegna ársuppgjörs og skil sem þurfa leyfisskyldan ELSTER-hugbúnað eru áfram í höndum ráðgjafans.