¿Qué software de contabilidad utilizan las empresas en Alemania, el Reino Unido y los países nórdicos?
Las herramientas utilizadas habitualmente en cada mercado, las normas nacionales que explican el motivo y lo que una empresa que opera en varios de estos países realmente necesita de su sistema contable.
Las empresas en Alemania, el Reino Unido y los países nórdicos utilizan diferentes programas de contabilidad porque las normativas aplicables al software varían de un país a otro. En Alemania, la mayor parte de la contabilidad recae en manos de un asesor fiscal (Steuerberater) que trabaja con DATEV, por lo que el software debe ser capaz de exportar a DATEV. En el Reino Unido, la autoridad fiscal acepta las declaraciones de IVA únicamente a través de un software reconocido, por lo que la lista de candidatos se reduce a dicho listado oficial. En los países nórdicos, el sector público exige facturas electrónicas desde hace años, por lo que la facturación electrónica es una característica básica y no un módulo adicional. Este artículo analiza cada mercado, menciona las herramientas más utilizadas y explica la normativa que justifica cada modelo.
Los nombres de los proveedores que se indican a continuación se presentan como "de uso habitual". No citamos cuotas de mercado porque las cifras publicadas provienen de los propios proveedores y de estudios con distintas metodologías, y las clasificaciones cambian con mayor rapidez de lo que cualquier artículo puede reflejar.
Alemania
Qué determina la elección
El modelo de asesor fiscal. Un gran porcentaje de las pequeñas y medianas empresas alemanas delegan su contabilidad, la gestión de nóminas o el cierre del ejercicio en un Steuerberater. La cooperativa de asesores fiscales, DATEV eG, suministra el software que utiliza la mayoría de estos despachos. La consecuencia práctica para cualquier empresa es que su sistema contable debe generar un lote de asientos en formato DATEV (la exportación Buchungsstapel) que el asesor pueda importar, de lo contrario este tendrá que volver a introducir los datos manualmente.
GoBD. Los principios del Ministerio Federal de Finanzas para la llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos (GoBD por sus siglas en alemán), exigen que los asientos no se puedan modificar sin deixar rastro, que el procedimiento esté debidamente documentado y que los datos permanezcan legibles y exportables para una inspección fiscal durante todo el periodo de retención. Dicho periodo se extiende hasta diez años para los libros contables y ocho años para los justificantes contables en virtud de la ley de desgravación de 2025. El software comercializado en Alemania destaca su conformidad con la normativa GoBD, ya que los inspectores fiscales la solicitan de forma sistemática.
ELSTER. Las declaraciones trimestrales y anuales de IVA, las declaraciones del impuesto sobre la renta de las retenciones de nómina, las declaraciones de impuestos sobre sociedades y actividades económicas, así como el balance electrónico (E-Bilanz), se envían a la hacienda alemana a través de la plataforma ELSTER. El envío requiere disponer de un certificado ELSTER en la propia cuenta de la empresa o bien de un software autorizado para utilizar la biblioteca de transmisión ERiC.
Facturación electrónica. Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas alemanas deben ser capaces de recibir una factura electrónica que cumpla con la norma EN 16931, habitualmente en formato XRechnung o ZUGFeRD. Su emisión será obligatoria a partir de 2027 para las empresas con una facturación superior a 800.000 euros y a partir de 2028 para el resto, según lo publicado en el momento de redactar este artículo.
Herramientas más utilizadas
| Herramienta | Usuario típico | Nota |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Asesores fiscales y sus clientes | El sistema del asesor; los clientes cargan en él los documentos y los extractos bancarios |
| Lexware / lexoffice | Pequeñas empresas y autónomos | Exportación a DATEV, presentación a través de ELSTER, conformidad con GoBD |
| sevdesk | Autónomos y pequeñas empresas | En la nube, exportación a DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Medianas y grandes empresas | Sistemas ERP con localización alemana a través de partners |
| Sage | Pequeñas y medianas empresas | Líneas de producto con larga trayectoria en Alemania |
A la hora de elegir un programa de contabilidad en Alemania, una empresa está decidiendo, en la práctica, cómo transmitirá los datos a su asesor fiscal y de qué manera se conectará con ELSTER.
El Reino Unido
Qué determina la elección
Making Tax Digital. Desde abril de 2019, las empresas registradas a efectos de IVA que superan el umbral de facturación están obligadas a llevar registros digitales y a presentar las declaraciones de IVA a través de software que se comunique con la API de HMRC (la agencia tributaria británica); desde abril de 2022, esta obligación se extiende a todas las empresas registradas a efectos de IVA. El programa Making Tax Digital para el impuesto sobre la renta (Income Tax) entra en vigor en abril de 2026 para los empresarios individuales (sole traders) y los arrendadores con ingresos superiores a 50.000 libras esterlinas, tal y como se ha anunciado. HMRC publica una lista de programas compatibles, la cual constituye la selección inicial de referencia.
Companies House e iXBRL. Las cuentas anuales de las sociedades se presentan ante la Companies House (el registro mercantil británico), mientras que la declaración del impuesto de sociedades se envía a HMRC con las cuentas etiquetadas en formato inline XBRL. Companies House ha anunciado que, a partir de abril de 2027, las cuentas deberán presentarse obligatoriamente a través de software, lo que elimina la opción del formulario web que utilizaba la mayoría de las pequeñas empresas.
El software de los despachos profesionales. Al igual que ocurre en Alemania, muchas pequeñas empresas del Reino Unido externalizan la contabilidad en un contable (accountant), cuya plataforma de gestión influye de forma directa en la elección del sistema. Los despachos suelen utilizar Xero, Sage, QuickBooks o IRIS junto con herramientas especializadas en fiscalidad y etiquetado iXBRL.
Herramientas más utilizadas
| Herramienta | Usuario típico | Nota |
|---|---|---|
| Xero | Pequeñas empresas y sus contables | Amplio mercado de aplicaciones; presentación del IVA bajo el sistema MTD |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Pequeñas y medianas empresas | Amplia trayectoria en el Reino Unido; presentación bajo MTD |
| QuickBooks Online | Pequeñas empresas | Presentación bajo MTD; sólida red de canales de contables |
| FreeAgent | Autónomos y microempresas | Frecuentemente asociado a cuentas bancarias de empresas |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Despachos de contabilidad | Gestión de despachos, fiscalidad y etiquetado iXBRL |
El Reino Unido no forma parte de la UE, y su legislación sobre el IVA y el derecho mercantil ha divergido desde 2021. Una empresa que opere tanto en el Reino Unido como en la UE debe prever la necesidad de contar con un sistema adaptado a la normativa europea para gestionar las declaraciones de IVA intracomunitario, las listas de ventas europeas, Intrastat y los requisitos de facturación electrónica, ya que las herramientas centradas en el mercado británico suelen ofrecer una cobertura irregular en estos aspectos.
Los países nórdicos
Qué determina la elección
La facturación electrónica en el sector público se adelantó. Dinamarca exige facturas electrónicas a los organismos públicos desde 2005, Suecia desde 2019, y Noruega y Finlandia desde hace más de una década. Cada país cuenta con un formato nacional (OIOUBL en Dinamarca, EHF en Noruega, Finvoice y TEAPPSXML en Finlandia, Svefaktura y actualmente Peppol BIS en Suecia) y los cuatro se conectan a la red Peppol. Como resultado, cualquier software de contabilidad nórdico estándar envía y recibe facturas electrónicas, por lo que la facturación electrónica entre empresas (B2B) es una práctica habitual sin necesidad de un mandato legal específico.
Datos estructurados para la autoridad fiscal. En Noruega, el archivo SAF-T Financial es obligatorio a petición de la administración desde 2020. En Suecia, el formato SIE ha sido el estándar para transferir datos contables entre sistemas desde la década de 1990, y tanto la agencia tributaria (Skatteverket), como el registro mercantil (Bolagsverket) y los auditores trabajan con él. En Dinamarca, el informe anual se presenta en formato inline XBRL ante la autoridad de la competencia y de las empresas (Erhvervsstyrelsen). En Finlandia, cada pago de nómina se comunica al Registro de Ingresos (Incomes Register) en un plazo máximo de cinco días.
Contabilidad digital por ley. La Ley de Contabilidad de Dinamarca de 2022 exige a las empresas llevar sus libros mediante un sistema de contabilidad digital que esté registrado en Erhvervsstyrelsen o que cumpla con los mismos requisitos, incluida la capacidad de enviar y recibir facturas electrónicas y de almacenar los registros de forma segura. Su implantación se ha venido realizando de forma gradual desde 2024, incorporando a los colectivos restantes conforme al calendario publicado en el momento de redactar este artículo.
Herramientas más utilizadas
| País | Herramientas más utilizadas | Especificidades nacionales |
|---|---|---|
| Suecia | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Importación y exportación SIE; informe anual en iXBRL para Bolagsverket; transferencia de archivos a Skatteverket |
| Dinamarca | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Sistemas de contabilidad digital registrados; OIOUBL y Peppol a través de NemHandel; iXBRL para Erhvervsstyrelsen |
| Norway | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial a petición; facturas electrónicas EHF; declaración de nóminas (a-melding) y de IVA a través de Altinn |
| Finlandia | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice y Peppol; informes al Registro de Ingresos; declaraciones de IVA e impuestos a través de Ilmoitin.fi |
La mayoría de estas soluciones son productos de ámbito nacional. Es poco frecuente que una herramienta sueca presente una declaración de IVA en Dinamarca, o que un programa danés genere un archivo SAF-T noruego. Un grupo empresarial con filiales en tres países nórdicos suele terminar utilizando tres sistemas diferentes y una hoja de cálculo para la consolidación.
Lo que una empresa transfronteriza realmente necesita
Los modelos descritos explican por qué una empresa que opera en varios de estos países tropieza con dificultades si utiliza una única herramienta nacional. Lo que necesita no es una lista de funciones más extensa, sino un enfoque diferente:
- Un libro mayor, múltiples declaraciones. Los registros contables de cada empresa residen en un único sistema con una estructura de plan contable unificada, a partir del cual se generan los informes específicos de cada país: el lote de DATEV para el asesor alemán, el archivo SIE para el auditor sueco y la declaración de IVA con el formato propio de cada jurisdicción.
- La empresa realiza las presentaciones bajo su propia cuenta. Los certificados alemanes ELSTER, el sistema danés MitID, el acceso a la plataforma noruega Altinn y las credenciales de la sueca Skatteverket pertenecen a la empresa. El software debe realizar los envíos utilizando dichas credenciales, sin actuar como un intermediario registrado.
- La factura electrónica como un paso de renderizado. Una misma factura debe poder enviarse como Peppol BIS 3.0 a un cliente danés y como PDF a un cliente británico sin necesidad de volver a introducir los datos.
- Una API. Cuando las facturas, los pagos o las suscripciones se generan a través del propio producto de la empresa, el sistema contable debe ser accesible mediante código. La guía en inglés sencillo sobre APIs de contabilidad explica qué significa esto en la práctica.
El lugar que ocupa Nordlet
Nordlet es una plataforma de contabilidad concebida desde el diseño para integrarse vía API que abarca los 27 Estados miembros de la UE, además de Noruega, Islandia y Liechtenstein. Para los mercados tratados en este artículo:
- Alemania. Nordlet envía la declaración trimestral de IVA con el certificado ELSTER de la empresa, la lista de ventas intracomunitarias al portal de la BZSt, la declaración de Intrastat a Destatis y las cuentas anuales al Bundesanzeiger. Genera la declaración anual de IVA, las declaraciones del impuesto de sociedades y de actividades económicas y el balance electrónico (E-Bilanz) en forma de archivos ELSTER para que la empresa los envíe a través de su propio programa compatible con ELSTER, ya que la transmisión mediante ERiC está licenciada exclusivamente a los proveedores de software. El libro mayor permite la exportación al formato de lotes de asientos de DATEV. La lista completa se encuentra en la guía de presentación de impuestos en Alemania.
- Suecia. La declaración de IVA, la declaración de cotizaciones sociales del empleador y la lista de ventas intracomunitarias se envían mediante la transferencia de archivos de Skatteverket; el informe anual se genera en formato inline XBRL para su carga en Bolagsverket; el libro mayor se exporta en formato SIE.
- Dinamarca. El informe anual se envía a Erhvervsstyrelsen como inline XBRL, la declaración de IVA y la lista de ventas intracomunitarias a TastSelv, la gestión de nóminas a eIndkomst y la declaración de Intrastat a Danmarks Statistik.
- Noruega y Finlandia. La declaración de IVA noruega y el modelo a-melding se gestionan a través de Altinn; la declaración de IVA finlandesa, el impuesto sobre sociedades y los informes al Registro de Ingresos se tramitan a través de Ilmoitin.fi y el servicio web del Registro de Ingresos. La página de soporte para la presentación de declaraciones muestra todos los plazos y los canales de envío.
- Peppol. Las facturas emitidas y las notas de crédito se generan en formato UBL conforme a la norma EN 16931 y se transmiten a través del propio punto de acceso Peppol de la empresa, o mediante el punto de acceso integrado en la plataforma en caso de que la empresa no disponga de uno propio.
- El Reino Unido. Nordlet no realiza presentaciones de declaraciones en el Reino Unido. Su cobertura se limita a los países de la UE y del EEE, por lo que una empresa británica requerirá una herramienta reconocida en el Reino Unido para cumplir con Making Tax Digital y Companies House, mientras que un grupo con empresas tanto en el Reino Unido como en la UE utilizará Nordlet para la parte europea. El perfil fiscal del Reino Unido constituye material de referencia y no una funcionalidad de presentación de impuestos.
Nordlet es un producto joven en fase de acceso anticipado en 2026, que actualmente incorpora a sus primeros socios de diseño. Las herramientas nacionales consolidadas mencionadas anteriormente cuentan con años de práctica local a sus espaldas, por lo que una empresa con actividad en un solo país y un contable local puede quedar perfectamente atendida por alguna de ellas. El ámbito de aplicación de Nordlet está enfocado a aquellas empresas cuyas transacciones se generan a través de su propio software, o cuyas entidades operan simultáneamente en varios de estos países.
FAQ
¿Por qué es tan importante DATEV en Alemania?
Porque el asesor fiscal, y no la empresa, suele ser quien elabora la contabilidad, las nóminas o el cierre del ejercicio, y el asesor trabaja con DATEV. Un software que exporta un lote de asientos compatible con DATEV se integra en ese flujo de trabajo; uno que no lo hace obliga a introducir los datos de nuevo de forma manual.
¿Puedo utilizar una sola herramienta de contabilidad para el Reino Unido y Alemania?
Solo parcialmente. Las herramientas británicas están diseñadas en torno a Making Tax Digital y las presentaciones ante Companies House; las alemanas se centran en DATEV, GoBD y ELSTER. Algunas soluciones internacionales cubren ambos ámbitos, pero el nivel de profundidad en las presentaciones nacionales varía, por lo que una empresa debe comprobar las declaraciones específicas que le corresponden en cada país antes de comprometerse.
¿Es obligatoria la facturación electrónica para las transacciones entre empresas (B2B) en los países nórdicos?
No mediante una ley de carácter general en Suecia, Dinamarca, Noruega o Finlandia en el momento de redactar este artículo. Es obligatoria para las transacciones con el sector público, y la Ley de Contabilidad de Dinamarca exige sistemas de contabilidad digital capaces de enviar y recibir facturas electrónicas. En la práctica, la mayoría de las empresas nórdicas intercambian facturas electrónicas porque todas las herramientas principales las admiten.
¿Qué es SIE?
SIE es el formato de archivo estándar sueco para el intercambio de datos contables entre sistemas de contabilidad, auditores y software fiscal, que incluye el plan de cuentas, los saldos de apertura y los asientos del diario. La mayoría de las herramientas de contabilidad suecas permiten su importación y exportación, y Nordlet lo exporta directamente desde el libro mayor.
¿Sustituye Nordlet a un asesor fiscal en Alemania?
No. Nordlet genera los registros contables, la exportación a DATEV y aquellas declaraciones que la plataforma puede enviar utilizando las propias credenciales de la empresa. El criterio del asesor en relación con el tratamiento fiscal, las decisiones de cierre de ejercicio y las presentaciones que requieren el uso de software con licencia ELSTER siguen siendo responsabilidad exclusiva del asesor.