Кой счетоводен софтуер използват фирмите в Германия, Обединеното кралство и Скандинавските страни?
Инструментите, които се използват масово във всеки пазар, националните правила, които обясняват защо е така, и какво реално му трябва на един бизнес, опериращ в няколко от тези държави, от неговата счетоводна система.
Фирмите в Германия, Обединеното кралство и скандинавските страни използват различен счетоводен софтуер, тъй като регулациите около самия софтуер се различават. В Германия по-голямата част от счетоводството попада при данъчен консултант, който работи с DATEV, така че софтуерът трябва да може да експортира към DATEV. В Обединеното кралство данъчната администрация приема справки по ДДС само от признат софтуер, така че изборът се ограничава до списъка с одобрени програми. В Скандинавските страни публичният сектор изисква електронни фактури от години, поради което електронното фактуриране е основополагаща функция, а не допълнителна придобивка. Тази статия разглежда всеки пазар поотделно, посочва често използваните инструменти и обяснява правилото зад всеки модел.
Имената на доставчиците по-долу са представени като „често използвани“. Не цитираме пазарни дялове, тъй като публикуваните данни идват от самите доставчици и проучвания с различни методики, а подредбата се променя по-бързо, отколкото която и да е статия може да отрази.
Германия
Какво определя избора
Моделът с данъчния консултант. Голям дял от германските малки и средни предприятия възлагат своето счетоводство, обработка на заплати или годишно приключване на външен данъчен консултант (Steuerberater). Кооперацията на данъчните консултанти DATEV eG предоставя софтуера, който се използва от повечето такива кантори. Практическото последица за всяка фирма е, че нейният счетоводен софтуер трябва да генерира запис в DATEV формат (експорт на счетоводни пакети - Buchungsstapel), който консултантът да може да импортира, в противен случай консултантът въвежда данните наново.
GoBD. Принципите на Федералното министерство на финансите за водене и съхранение на счетоводни книги и записи в електронна форма изискват операциите да не могат да се проследяват без следа, процедурата да бъде документирана, а данните да остават четливи и годни за експорт при данъчна проверка през целия срок на съхранение - който достига десет години за счетоводните книги и осем години за оправдателните документи съгласно закона за облекченията от 2025 г. Софтуерът, който се продава в Германия, рекламира съответствие с GoBD, тъй като данъчните инспектори го изискват.
ELSTER. Месечните/тримесечните справки-декларации по ДДС, годишната данъчна декларация по ДДС, декларациите за данък върху доходите на физическите лица (за заплати), корпоративният данък, данъкът върху стопанската дейност (Gewerbesteuer) и E-Bilanz се подават към данъчната служба чрез ELSTER. Изпращането изисква или ELSTER сертификат в собствения профил на фирмата, или софтуер, лицензиран да използва библиотеката за пренос на данни ERiC.
Електронно фактуриране. От 1 януари 2025 г. всяко германско предприятие трябва да може да получава електронна фактура, съответстваща на EN 16931, обикновено под формата на XRechnung или ZUGFeRD. Издаването става задължително през 2027 г. за компании с оборот над 800 000 евро и през 2028 г. за всички останали, както е публикувано към момента на написване на статията.
Често използвани
| Инструмент | Типичен потребител | Забележка |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Данъчни консултанти и техните клиенти | Системата на консултанта; клиентите качват документи и банкови данни в нея |
| Lexware / lexoffice | Малки предприятия и свободни професии | DATEV експорт, подаване през ELSTER, съответствие с GoBD |
| sevdesk | Свободни професии и малки компании | Облачен, DATEV експорт |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Средни и големи компании | ERP системи с локализация за Германия чрез партньори |
| Sage | Малки и средни компании | Дългогодишни продуктови линии за германския пазар |
На практика една фирма, която избира счетоводен софтуер в Германия, избира как ще предаде данните на своя данъчен консултант и как ще осъществи връзка с ELSTER.
Обединеното кралство
Какво определя избора
Making Tax Digital. От април 2019 г. регистрираните по ДДС фирми с оборот над прага за задължителна регистрация по ДДС трябва да поддържат дигитални записи и да подават справки-декларации по ДДС чрез софтуер, който осъществява връзка с API на данъчната служба (HMRC); от април 2022 г. това изискване обхваща всяко регистрирано по ДДС лице. Програмата Making Tax Digital за данъка върху доходите стартира през април 2026 г. за еднолични търговци и наемодатели с доходи над 50 000 паунда, както беше обявено. HMRC публикува списък със съвместим софтуер и този списък представлява реалният избор от възможни опции.
Companies House и iXBRL. Годишните финансови отчети се подават в Търговския регистър (Companies House), а декларацията за корпоративен данък се изпраща на HMRC, като отчетите са етикетирани в inline XBRL формат. Companies House обяви, че отчетите трябва да се подават чрез софтуер от април 2027 г., което премахва възможността за използване на уеб формулярите, предпочитани от повечето малки компании.
Счетоводният софтуер на канторите. Както в Германия, много малки компании в Обединеното кралство възлагат счетоводството си на счетоводител, чиято софтуерна система оказва влияние върху избора. Счетоводните кантори обикновено използват Xero, Sage, QuickBooks или IRIS заедно със специализирани инструменти за данъци и iXBRL етикетиране.
Често използвани
| Инструмент | Типичен потребител | Забележка |
|---|---|---|
| Xero | Малки предприятия и техните счетоводители | Голям пазар на приложения; MTD подаване по ДДС |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Малки и средни компании | Дълга история в Обединеното кралство; MTD подаване |
| QuickBooks Online | Малки предприятия | MTD подаване; силна мрежа от счетоводни партньори |
| FreeAgent | Свободни професии и микрокомпании | Често се предлага в пакет с бизнес банкови сметки |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Счетоводни кантори | Управление на кантората, данъци и iXBRL етикетиране |
Обединеното кралство не е член на ЕС и неговото законодателство в областта на ДДС и дружественото право се отклоняват от европейското след 2021 г. Бизнес, който оперира както в Обединеното кралство, така и в ЕС, следва да очаква, че ще се нуждае от система от страната на ЕС за декларациите по ДДС в ЕС, VIES декларациите (EU sales lists), Intrastat и изискванията за електронно фактуриране, тъй като ориентираните към Обединеното кралство инструменти покриват тези аспекти непълноценно.
Скандинавските страни
Какво определя избора
Електронното фактуриране в публичния сектор беше въведено първо. Дания изисква електронни фактури към публичните органи още от 2005 г., Швеция - от 2019 г., а Норвегия и Финландия - от повече от десетилетие. Всяка държава има национален формат (OIOUBL в Дания, EHF в Норвегия, Finvoice и TEAPPSXML във Финландия, Svefaktura, а вече и Peppol BIS в Швеция), като и четирите се свързват с мрежата Peppol. В резултат на това всеки масов скандинавски счетоводен инструмент изпраща и получава електронни фактури, а бизнес електронното фактуриране между компании (B2B) е стандартна практика без необходимост от специално законово изискване.
Структурирани данни към данъчната администрация. Файлът SAF-T Financial в Норвегия е задължителен при поискване от 2020 г. Шведският SIE формат е стандартният начин за пренос на счетоводни данни между системи още от 90-те години на миналия век, като Skatteverket, Bolagsverket и одиторите работят с него. Годишният отчет в Дания се подава като inline XBRL към Бизнес агенцията (Erhvervsstyrelsen). Финландия отчита всяко изплатено възнаграждение пред Регистъра на доходите в рамките на пет дни.
Дигиталното счетоводство по закон. Законът за счетоводството на Дания от 2022 г. изисква компаниите да водят счетоводството си в дигитална счетоводна система, която или е регистрирана в Erhvervsstyrelsen, или отговаря на същите изисквания, включително способността за изпращане и получаване на електронни фактури и сигурно съхранение на записите. Изискването се въвежда на етапи от 2024 г., като останалите групи се присъединяват впоследствие, както е обявено към момента на написване на статията.
Често използвани
| Държава | Често използвани инструменти | Национални специфики |
|---|---|---|
| Швеция | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE импорт и експорт; годишен отчет в iXBRL за Bolagsverket; трансфер на файлове към Skatteverket |
| Дания | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Регистрирани дигитални счетоводни системи; OIOUBL и Peppol чрез NemHandel; iXBRL към Erhvervsstyrelsen |
| Норвегия | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial при поискване; EHF електронни фактури; a-melding и справка-декларация по ДДС през Altinn |
| Финландия | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice и Peppol; отчитане пред Регистъра на доходите; ДДС и данъчни декларации през Ilmoitin.fi |
Повечето от тези продукти са национални. Шведски инструмент рядко подава датска декларация по ДДС, а датски инструмент рядко генерира норвежки SAF-T файл. Група компании с дружества в три скандинавски държави обикновено се озовава с три системи и една таблица за консолидация.
Какво реално му трябва на един трансграничен бизнес
Горните модели обясняват защо бизнес, който оперира в няколко от тези държави, се сблъсква с проблеми при използването на единна национална система. Това, от което се нуждае, не е по-дълъг списък с функции, а различен подход:
- Една главна книга, множество отчети. Счетоводните регистри на всяко дружество се намират в една система с единна структура на сметкоплана, като специфичните за съответната държава отчети се генерират от нея: DATEV пакетът за германския консултант, SIE файлът за шведския одитор, справката-декларация по ДДС в собствения формат на всяка държава.
- Фирмата подава отчети от собствения си профил. Германските ELSTER сертификати, датският MitID, норвежкият достъп до Altinn и идентификационните данни за шведската Skatteverket принадлежат на самата компания. Софтуерът трябва да изпраща отчетите с тези идентификационни данни, без да се регистрира като посредник.
- Електронното фактуриране като стъпка по визуализацията. Една и съща фактура трябва да бъде изпратена като Peppol BIS 3.0 към датски клиент и като PDF към британски клиент, без да се налага повторното й въвеждане.
- API интерфейс. Когато фактурите, плащанията или абонаментите се създават от собствения софтуер на фирмата, счетоводната система трябва да бъде достъпна чрез програмен код. Наръчникът за счетоводни API на разбираем език обяснява какво означава това на практика.
Къде се взима предвид Nordlet
Nordlet е ориентирана към API счетоводна платформа, която обхваща 27-те държави членки на ЕС, както и Норвегия, Исландия и Лихтенщайн. За пазарите от тази статия:
- Германия. Nordlet изпраща междинната справка-декларация по ДДС с ELSTER сертификата на фирмата, VIES декларацията към портала на BZSt, Intrastat декларацията към Destatis и годишните финансови отчети към Bundesanzeiger. Платформата генерира годишната данъчна декларация по ДДС, корпоративния данък и данъка върху стопанската дейност, както и E-Bilanz като ELSTER файлове, които компанията да изпрати чрез собствената си програма, съвместима с ELSTER, тъй като преносът през ERiC е лицензиран само за софтуерни производители. Главната книга експортира данни в DATEV формат за счетоводни пакети. Пълният списък е наличен в ръководството за подаване в Германия.
- Швеция. Справката-декларация по ДДС, осигурителната декларация за работодатели и VIES декларацията се изпращат чрез файловия трансфер на Skatteverket; годишният отчет се генерира като inline XBRL за качване в Bolagsverket; главната книга експортира данни като SIE файл.
- Дания. Годишният отчет се изпраща в Erhvervsstyrelsen като inline XBRL, справката-декларация по ДДС и VIES декларацията - в TastSelv, заплатите - в eIndkomst, а Intrastat - в Danmarks Statistik.
- Норвегия и Финландия. Норвежката справка-декларация по ДДС и a-melding се подават през Altinn; финландската справка-декларация по ДДС, декларацията за корпоративен данък и отчетите към Регистъра на доходите се подават през Ilmoitin.fi и уеб услугата на Регистъра на доходите. Страницата за поддръжка при подаване на отчети показва всеки краен срок и начина на подаване.
- Peppol. Издадените фактури и кредитни известия се генерират във формат EN 16931 UBL и се изпращат през собствената точка за достъп до Peppol на компанията или през вградената точка на платформата, ако компанията няма такава.
- Обединеното кралство. Nordlet не подава отчети към институциите в Обединеното кралство. Платформата обхваща само държави от ЕС и ЕИП, така че британска компания се нуждае от инструмент, признат в Обединеното кралство за Making Tax Digital и Companies House, докато група с компании както в Обединеното кралство, така и в ЕС, би могла да използва Nordlet за страната на ЕС. Данъчният профил за Обединеното кралство има справочен характер, а не функционалност за подаване на отчети.
Nordlet е млад продукт в процес на ранен достъп (early access) през 2026 г., който интегрира първите си пилотни клиенти. Установените национални инструменти разполагат с дългогодишна местна практика зад гърба си и бизнес с дейност в една държава и местен счетоводител може да бъде напълно обслужен от някой от тях. Nordlet е насочен към компании, чиито транзакции се генерират от техния собствен софтуер или чиито дружества са разположени едновременно в няколко от тези държави.
FAQ
Защо DATEV е толкова важен в Германия?
Тъй като данъчният консултант, а не самата фирма, обикновено изготвя счетоводството, заплатите или годишното приключване, а консултантът работи с DATEV. Софтуер, който експортира счетоводен пакет в DATEV формат, се вписва в този работен процес; софтуер, който не го прави, принуждава потребителите да въвеждат данните ръчно наново.
Мога ли да използвам единен счетоводен инструмент за Обединеното кралство и Германия?
Само частично. Британските инструменти са изградени около изискванията на Making Tax Digital и подаването на отчети в Companies House; германските - около DATEV, GoBD и ELSTER. Някои международни продукти покриват и двете направления, но дълбочината на местните отчети варира, затова бизнесът трябва да тества реалните декларации, които дължи във всяка държава, преди да вземе окончателно решение.
Задължително ли е електронното фактуриране за бизнес сделки между компании (B2B) в Скандинавските страни?
Към момента на написване на статията няма общ закон за задължително електронно фактуриране в Швеция, Дания, Норвегия или Финландия. То е задължително спрямо публичния сектор, а датският Закон за счетоводството изисква дигитални счетоводни системи, които могат да изпращат и получават електронни фактури. На практика повечето скандинавски предприятия така или иначе обменят електронни фактури, тъй като всеки масов софтуер ги поддържа.
Какво представлява SIE?
SIE е шведски стандартен файлов формат за обмен на счетоводни данни, включително сметкоплан, начални салда и счетоводни записи, между счетоводни системи, одитори и данъчен софтуер. Повечето шведски счетоводни инструменти могат да го импортират и експортират, а Nordlet го експортира директно от главната книга.
Заменя ли Nordlet германския данъчен консултант?
Не. Платформата изготвя счетоводните регистри, DATEV експорта и отчетите, които Nordlet може да изпрати чрез собствените идентификационни данни на фирмата. Преценката на консултанта относно данъчното третиране, решенията за годишното приключване и подаванията, които изискват лицензиран софтуер за ELSTER, остават отговорност на консултанта.