Kokią apskaitos programinę įrangą naudoja įmonės Vokietijoje, Jungtinėje Karalystėje ir Šiaurės šalyse?
Kokie įrankiai dažniausiai naudojami kiekvienoje rinkoje, kokios nacionalinės taisyklės tai paaiškina ir ko iš tikrųjų reikia keliose iš šių šalių veikiančiam verslui iš savo apskaitos sistemos.
Vokietijos, Jungtinės Karalystės (JK) ir Šiaurės šalių įmonės naudoja skirtingą apskaitos programinę įrangą, nes skiriasi su programine įranga susijusios taisyklės. Vokietijoje didžioji dalis buhalterinės apskaitos patikima mokesčių konsultantui, kuris dirba su DATEV, todėl apskaitos programa turi turėti galimybę eksportuoti duomenis į DATEV. Jungtinėje Karalystėje mokesčių inspekcija priima PVM deklaracijas tik iš pripažintų programų, todėl galutinis sąrašas apsiriboja šiuo patvirtintu sąrašu. Šiaurės šalyse viešasis sektorius jau daugelį metų reikalauja elektroninių sąskaitų faktūrų, todėl e. sąskaitų faktūrų išrašymas yra bazinėfunkcija, o ne papildomas priedas. Šiame straipsnyje apžvelgiama kiekviena rinka, įvardijami dažniausiai naudojami įrankiai ir paaiškinamos kiekvienos tendencijos taisyklės.
Toliau pateikti pardavėjų pavadinimai nurodyti kaip „dažniausiai naudojami“. Rinkos dalių necituojame, nes paskelbti rodikliai gaunami iš pačių pardavėjų ir apklausų, naudojant skirtingus metodus, o reitingai keičiasi greičiau, nei gali pasenti bet koks straipsnis.
Vokietija
Kas lemia pasirinkimą
Mokesčių konsultanto modelis. Didelė dalis Vokietijos mažų ir vidutinių įmončių savo buhalterinę apskaitą, darbo užmokesčio apskaitą arba metinių ataskaitų rengimą patiki mokesčių konsultantui (Steuerberater). Mokesčių konsultantų kooperatyvas „DATEV eG“ tiekia programinę įrangą, kurią naudoja dauguma šių specialistų. Praktinė pasekmė bet kuriam verslui yra ta, kad jo apskaitos sistema privalo sugeneruoti DATEV formato įrašų paketą (Buchungsstapel eksportą), kurį konsultantas galėtų importuoti, antraip konsultantui tektų duomenis suvesti iš naujo.
GoBD. Federalinės finansų ministerijos principai, reglamentuojantys knygų ir įrašų tvarkymą elektronine forma, reikalauja, kad įrašai nebūtų keičiami nepaliekant pėdsakų, procedūra būtų dokumentuota, o duomenys išliktų įskaitomi ir eksportuojami mokesčių auditui per visą saugojimo laikotarpį, kuris pagal 2025 m. lengvatų įstatymą apskaitos knygoms siekia dešimt metų, o apskaitos dokumentams – aštuonerius metus. Vokietijoje parduodama programinė įranga akcentuoja atitiktį GoBD reikalavimams, nes to reikalauja mokesčių auditoriai.
ELSTER. PVM avansinės deklaracijos, metinė PVM deklaracija, gyventojų pajamų mokesčio nuo darbo užmokesčio deklaracijos, pelno mokesčio ir verslo mokesčio deklaracijos bei E-Bilanz pateikiamos mokesčių inspekcijai per ELSTER. Siuntimui reikalingas arba ELSTER sertifikatas įmonės paskyroje, arba programinė įranga, turinti licenciją naudoti ERiC perdavimo biblioteką.
E. sąskaitos faktūros. Nuo 2025 m. sausio 1 d. kiekviena Vokietijos įmonė privalo turėti galimybę gauti elektroninę sąskaitą faktūrą, atitinkančią EN 16931 standartą, dažniausiai XRechnung arba ZUGFeRD formatu. Straipsnio rašymo metu paskelbta, kad išrašymas taps privalomas 2027 m. įmonėms, kurių apyvarta viršija 800 000 €, o 2028 m. – visoms likusioms.
Dažniausiai naudojami įrankiai
| Įrankis | Tipinis vartotojas | Pastaba |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Mokesčių konsultantai ir jų klientai | Konsultanto sistema; klientai į jąkelia dokumentus ir banko duomenis |
| Lexware / lexoffice | Smulkusis verslas ir laisvai samdomi darbuotojai | DATEV eksportas, ELSTER teikimas, GoBD atitiktis |
| sevdesk | Laisvai samdomi darbuotojai ir mažos įmonės | Debesijos pagrindu, DATEV eksportas |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Vidutinės ir didelės įmonės | ERP sistemų paketai su Vokietijos lokalizacija per partnerius |
| Sage | Mažos ir vidutinės įmonės | Ilgalaikės Vokietijos produktų linijos |
Įmonė, renkantis apskaitos programinę įrangą Vokietijoje, praktiškai sprendžia, kaip ji perduos duomenis savo mokesčių konsultantui ir kaip pasieks ELSTER.
Jungtinė Karalystė
Kas lemia pasirinkimą
Making Tax Digital. Nuo 2019 m. balandžio mėn. PVM mokėtojai, kurių apyvarta viršija PVM ribą, privalo tvarkyti skaitmeninius apskaitos įrašus ir teikti PVM deklaracijas per programinę įrangą, kuri palaiko ryšį su HMRC (JK mokesčių inspekcijos) API; nuo 2022 m. balandžio mėn. tai apima kiekvieną PVM mokėtoją. Kaip paskelbta, programos „Making Tax Digital for Income Tax“ reikalavimai pajamų mokesčiui įsigalioja 2026 m. balandžio mėn. individualia veikla užsiimantiems asmenims ir nuomotojams, kurių pajamos viršija 50 000 £. HMRC skelbia suderinamos programinės įrangos sąrašą, kuris ir yra realus trumpasis pasirinkimo sąrašas.
Companies House ir iXBRL. Įmonių finansinės atskaitomybės dokumentai teikiami „Companies House“ registrų tvarkytojui, o pelno mokesčio deklaracija siunčiama HMRC kartu su finansinėmis atskaitomybėmis, pažymėtomis interaktyviuoju XBRL (iXBRL) formatu. „Companies House“ paskelbė, kad nuo 2027 m. balandžio mėn. atskaitomybė turės būti teikiama tik per programinę įrangą, o tai panaikina žiniatinklio formų (web-form) maršrutą, kurį naudojo daugelis mažų įmonių.
Buhalterio praktikos programinė įranga. Kaip ir Vokietijoje, daugelis mažų JK įmonių apskaitą patikrina išorės buhalteriui, o buhalterių naudojamos sistemų pakopos daro įtaką programinės įrangos pasirinkimui. Praktikoje dažnai naudojamos „Xero“, „Sage“, „QuickBooks“ arba „IRIS“ kartu su specialiais mokesčių ir iXBRL žymėjimo įrankiais.
Dažniausiai naudojami įrankiai
| Įrankis | Tipinis vartotojas | Pastaba |
|---|---|---|
| Xero | Smulkusis verslas ir jo buhalteriai | Didelė programėlių prekyvietė (marketplace); MTD PVM deklaravimas |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Mažos ir vidutinės įmonės | Ilgaistorija JK; MTD deklaravimas |
| QuickBooks Online | Smulkusis verslas | MTD deklaravimas; stiprus buhalterių kanalas |
| FreeAgent | Laisvai samdomi darbuotojai ir mikroįmonės | Dažnai komplektuojama su verslo banko sąskaitomis |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Apskaitos įmonės | Praktikos valdymas, mokesčiai ir iXBRL žymėjimas |
Jungtinė Karalystė nėra ES narė, o jos PVM ir įmonių teisė nuo 2021 m. išsiskyrė. Įmonė, veikianti tiek JK, tiek ES, turėtų tikėtis, kad ES pusėje jai reikės ES sistemų PVM deklaracijoms, ES prekių tiekimui, Intrastat ir e. sąskaitų faktūrų reikalavimams vykdyti, nes į JK orientuoti įrankiai tai padengia netolygiai.
Šiaurės šalys
Kas lemia pasirinkimą
Viešojo sektoriaus e. sąskaitos faktūros atsirado pirmiausiai. Danija elektroninių sąskaitų faktūrų viešosioms įstaigoms reikalauja nuo 2005 m., Švedija – nuo 2019 m., o Norvegija ir Suomija – jau gerą dešimtmetį. Kiekviena šalis turi savo nacionalinį formatą (OIOUBL Danijoje, EHF Norvegijoje, „Finvoice“ ir TEAPPSXML Suomijoje, „Svefaktura“, o dabar ir „Peppol BIS“ Švedijoje), ir visos keturios jungiasi prie „Peppol“ tinklo. Dėl šios priežasties kiekvienas pagrindinis Šiaurės šalių apskaitos įrankis siunčia ir priima e. sąskaitas faktūras, o tarpusavio (B2B) e. sąskaitų faktūrų išrašymas yra įprasta praktika be jokio teisinio įpareigojimo.
Struktūrizuoti duomenys mokesčių administratoriui. Norvegijos SAF-T finansinis failas tapo privalomas pagal pareikalavimą nuo 2020 m. Švedijos SIE formatas nuo dešimtojo dešimtmečio buvo standartinis būdas perkelti buhalterinius duomenis tarp sistemų, su juo dirba ir Švedijos mokesčių inspekcija (Skatteverket), ir įmonių registras (Bolagsverket), ir auditoriai. Danijos metinė atskaitomybė pateikiama kaip iXBRL dokumentas Verslo registrui (Erhvervsstyrelsen). Suomija per penkias dienas praneša apie kiekvieną darbo užmokesčio išmokėjimą į Pajamų registrą.
Skaitmeninė buhalterinė apskaita pagal įstatymą. 2022 m. Danijos buhalterinės apskaitos įstatymas reikalauja, kad įmonės tvarkytų apskaitą skaitmeninėje apskaitos sistemoje, kuri yra arba užregistruota „Erhvervsstyrelsen“, arba atitinka tuos pačius reikalavimus, įskaitant galimybę siųsti ir gauti e. sąskaitas faktūras bei saugiai saugoti įrašus. Ši prievolė palaikolygiai įgyvendinama nuo 2024 m., o likusios grupės įtraukiamos pagal straipsnio rašymo metu paskelbtą tvarką.
Dažniausiai naudojami įrankiai
| Šalis | Dažniausiai naudojami įrankiai | Nacionaliniai ypatumai |
|---|---|---|
| Švedija | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE importas ir eksportas; iXBRL metinė atskaitomybė „Bolagsverket“; „Skatteverket“ failų perkėlimas |
| Danija | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Registruotos skaitmeninės apskaitos sistemos; OIOUBL ir „Peppol“ per „NemHandel“; iXBRL į „Erhvervsstyrelsen“ |
| Norvegija | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial pagal pareikalavimą; EHF e. sąskaitos faktūros; „a-melding“ ir PVM deklaracija per „Altinn“ |
| Suomija | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | „Finvoice“ ir „Peppol“; pranešimai Pajamų registrui; PVM ir mokesčių deklaracijos per „Ilmoitin.fi“ |
Dauguma šių produktų yra nacionaliniai. Švedų įrankis retai kada pateikia Danijos PVM deklaraciją, o danų įrankis retai sugeneruoja Norvegijos SAF-T failą. Koncernas, turintis įmones trijose Šiaurės šalyse, dažniausiai baigia darbą naudodamas tris sistemas ir konsolidavimo skaičiuoklę.
Ko iš tikrųjų reikia tarptautiniam verslui
Aukščiau aprašytos tendencijos paaiškina, kodėl keliose iš šių šalių veikianti įmonė susiduria su problemomis bandydama naudoti vieną nacionalinį įrankį. Jai reikia ne ilgesnio funkcijų sąrašo, o kitokios architektūros:
- Viena didžioji knyga, daug ataskaitų. Kiekvienos įmonės buhalterinė apskaita gyvena vienoje sistemoje su viena sąskaitų plano struktūra, iš kurios generuojamos konkrečiai šaliai pritaikytos ataskaitos: DATEV paketas Vokietijos konsultantui, SIE failas Švedijos auditoriui, PVM deklaracija kiekvienos šalies formatu.
- Įmonė deklaruoja per savo paskyrą. Vokietijos ELSTER sertifikatai, Danijos „MitID“, Norvegijos „Altinn“ prieiga ir Švedijos „Skatteverket“ prisijungimo duomenys priklauso įmonei. Programinė įranga turėtų siųsti duomenis naudodama šiuos prisijungimo duomenis, o ne registruotis kaip tarpininkas.
- E. sąskaitų faktūrų išrašymas kaip generavimo etapas. Ta pati sąskaita faktūra turi būti išsiųsta kaip „Peppol BIS 3.0“ Danijos klientui ir kaip PDF failas britų klientui, nedarant pakartotinio įvedimo.
- API sąsaja. Kai sąskaitas faktūras, išmokas arba prenumeratas sukuria pačios įmonės produktas, apskaita turi būti pasiekiama per programinį kodą. Paprastos anglų kalbos vadovas po apskaitos API paaiškina, ką tai reiškia praktikoje.
Kur „Nordlet“ randa savo vietą
„Nordlet“ – tai į API orientuota apskaitos platforma, apimanti 27 ES valstybes nares bei Norvegiją, Islandiją ir Lichtenšteiną. Kalbant apie šiame straipsnyje aptariamas rinkas:
- Vokietija. „Nordlet“ pateikia PVM avansinę deklaraciją naudodama įmonės ELSTER sertifikatą, ES prekių tiekimo ataskaitą BZSt portalui, „Intrastat“ deklaraciją „Destatis“ ir metines finansines atskaitomybes „Bundesanzeiger“ registrui. Ji sugeneruoja metinę PVM deklaraciją, pelno ir verslo mokesčių deklaracijas bei E-Bilanz kaip ELSTER failus, kuriuos įmonė gali išsiųsti per savo ELSTER palaikančią programą, kadangi ERiC duomenų perdavimas licenzijuojamas tik programinės įrangos kūrėjams. Didžioji knyga eksportuojama į DATEV įrašų paketo formatą. Visą sąrašą rasite Vokietijos deklaravimo vadove.
- Švedija. PVM deklaracija, darbdavio deklaracija ir ES prekių tiekimo ataskaita siunčiamos į „Skatteverket“ failų perkėlimo sistemą; metinė atskaitomybė sugeneruojama kaip iXBRL failas, skirtas įkelti į „Bolagsverket“; didžioji knyga eksportuojama kaip SIE failas.
- Danija. Metinė atskaitomybė išsiunčiama „Erhvervsstyrelsen“ kaip iXBRL, PVM deklaracija ir ES prekių tiekimo ataskaita – į „TastSelv“, darbo užmokesčio duomenys – į „eIndkomst“, o „Intrastat“ – į „Danmarks Statistik“.
- Norvegija ir Suomija. Norvegijos PVM deklaracija ir „a-melding“ keliauja per „Altinn“; Suomijos PVM deklaracija, pelno mokesčio deklaracija ir Pajamų registro ataskaitos siunčiamos per „Ilmoitin.fi“ bei Pajamų registro žiniatinklio paslaugą. Deklaravimo palaikymo puslapis rodo kiekvieną terminą ir jo pateikimo būdą.
- Peppol. Išrašytos sąskaitos faktūros ir kreditiniai dokumentai sugeneruojami kaip EN 16931 UBL ir siunčiami per pačios įmonės „Peppol“ prieigos tašką arba per platformos integruotą prieigos tašką, jei įmonė jo neturi.
- Jungtinė Karalystė. „Nordlet“ neteikia JK deklaracijų. Ji apima tik ES ir EEE šalis, todėl JK įmonei reikės JK pripažintos programos sistemai „Making Tax Digital“ ir „Companies House“, o grupė, turinti įmones tiek JK, tiek ES, „Nordlet“ naudotų ES pusei. JK mokesčių profilis yra informacinė medžiaga, o ne deklaravimo funkcija.
„Nordlet“ yra jaunas produktas, 2026 m. esantis pradinės prieigos stadijoje ir priimantis pirmuosius partnerius dizainui. Anksčiau minėti nusistovėję nacionaliniai įrankiai turi ilgametę vietinės praktikos patirtį, ir vienos šalies verslui su vietiniu buhalteriu puikiai tiks vienas iš jų. „Nordlet“ paskirtis – tai verslas, kurio operacijos sukuriamas jo paties programinės įrangos, arba įmonės, veikiančios keliose iš šių šalių vienu metu.
D.U.K.
Kodėl DATEV yra toks svarbus Vokietijoje?
Kadangi buhalterinę apskaitą, darbo užmokesčio apskaitą arba metinę atskaitomybę dažniausiai tvarko ne pats verslas, o mokesčių konsultantas, dirbantis su DATEV. Programinė įranga, galinti eksportuoti DATEV įrašų paketą, tinka šiam darbo procesui; programinė įranga, kuri to nedaro, verčia duomenis suvesti iš naujo.
Ar galiu naudoti vieną apskaitos įrankį JK ir Vokietijai?
Tik iš dalies. JK įrankiai pritaikyti prie „Making Tax Digital“ ir „Companies House“ reikalavimų; Vokietijos įrankiai – prie DATEV, GoBD ir ELSTER. Kai kurie tarptautiniai produktai atlieka abu vaidmenis, tačiau nacionalinių deklaracijų detalumo lygis skiriasi, todėl verslas prieš įsipareigodamas turėtų išbandyti realias ataskaitas, kurias privalo pateikti kiekvienoje šalyje.
Ar e. sąskaitų faktūrų išrašymas B2B prekybai Šiaurės šalyse yra privalomas?
Straipsnio rašymo metu bendras įstatymas Švedijoje, Danijoje, Norvegijoje ar Suomijoje to nereikalauja. Tai privaloma tik viešajame sektoriuje, o Danijos buhalterinės apskaitos įstatymas reikalauja skaitmeninių apskaitos sistemų, galinčių siųsti ir gauti e. sąskaitas faktūras. Praktikoje dauguma Šiaurės šalių įmonių bet kuriuo atveju keičiasi e. sąskaitomis faktūromis, nes jas palaiko visi populiarūs įrankiai.
Kas yra SIE?
SIE yra Švedijos standartinis failo formatas, skirtas keistis buhalteriniais duomenimis (įskaitant sąskaitų planą, pradinius likučius ir operacijų įrašus) tarp apskaitos sistemų, auditorių ir mokesčių programinės įrangos. Dauguma Švedijos apskaitos įrankių jį importuoja ir eksportuoja, o „Nordlet“ jį eksportuoja iš didžiosios knygos.
Ar „Nordlet“ pakeičia Vokietijos mokesčių konsultantą?
Ne. Ji paruošia apskaitą, DATEV eksportą ir ataskaitas, kurias „Nordlet“ gali pateikti naudodama įmonės prisijungimo duomenis. Konsultanto sprendimai dėl mokesčių taikymo, metinio uždarymo sprendimai ir teikimai, kuriems reikalinga licencijuota ELSTER programinė įranga, lieka konsultanto atsakomybe.