Mitä kirjanpito-ohjelmistoja yritykset käyttävät Saksassa, Isossa-Britanniassa ja Pohjoismaissa?
Markkinoilla yleisesti käytetyt työkalut, kansalliset säännöt taustalla sekä se, mitä useammassa näistä maista toimiva yritys todellisuudessa kirjanpitojärjestelmältään tarvitsee.
Saksassa, Isossa-Britanniassa ja Pohjoismaissa toimivat yritykset käyttävät erilaisia kirjanpito-ohjelmistoja, koska ohjelmistoja koskevat säännöt poikkeavat toisistaan. Saksassa suurin osa kirjanpidosta päätyy veroasiantuntijalle, joka käyttää DATEV-ohjelmistoa, joten kirjanpitojärjestelmän on kyettävä viemään tiedot DATEV-muodossa. Isossa-Britanniassa veroviranomainen hyväksy arvonlisäveroilmoitukset vain hyväksytyistä ohjelmistoista, jolloin valintakriteerinä toimii virallinen ohjelmistoluettelo. Pohjoismaissa julkinen sektori on vaatinut verkkolaskuja jo vuosien ajan, minkä vuoksi verkkolaskutus on perusominaisuus eikä mikään lisäosa. Tässä artikkelissa käydään läpi eri markkinat, nimetään yleisesti käytetyt työkalut ja selitetään jokaisen käytännön taustalla olevat säännöt.
Alla olevat toimittajanimet on mainittu "yleisesti käytettyinä". Emme julkaise markkinaosuuksia, sillä julkaistut luvut perustuvat toimittajien omiin tietoihin ja eri menetelmillä tehtyihin kyselyihin, ja järjestjestykset muuttuvat nopeammin kuin mikään artikkeli ehtii päivittyä.
Saksa
Mikä valintaa muovaa
Tilitoimistomalli. Suuri osa saksalaisista pienistä ja keskisuurista yrityksistä ulkoistaa kirjanpidonsa, palkanlaskentansa tai tilinpäätöksensä veroasiantuntijalle eli Steuerberaterille. Veroasiantuntijoiden yhteenliittymä DATEV eG tarjoaa ohjelmiston, jota suurin osa näistä toimistoista käyttää. Käytännön seuraus mille tahansa yritykselle on se, että sen kirjanpitojärjestelmän on kyettävä tuottamaan DATEV-muotoinen vientierä (Buchungsstapel-vienti), jonka asiantuntija voi tuoda järjestelmäänsä, tai muuten asiantuntija joutuu näppäimilemään tiedot uudelleen.
GoBD. Saksan liittovaltion valtiovarainministeriön periaatteet sähköisessä muodossa pidettävistä kirjanpidoista ja tositteista edellyttävät, että kirjauksia ei voi muuttaa ilman jälkiä, menettely on dokumentoitava ja tiedot on pidettävä luettavina ja verotarkastukseen vietävissä säilytysajan loppuun asti. Säilytysaika on vuoden 2025 kevennyslain mukaisesti kirjanpitojen osalta kymmenen vuotta ja tositteiden osalta kahdeksan vuotta. Saksassa myytävät ohjelmistot markkinoivat GoBD-vaatimustenmukaisuutta, koska verotarkastajat vaativat sitä.
ELSTER. Arvonlisäveron ennakkoilmoitukset, vuotuinen arvonlisäveroilmoitus, ennakonpidätysilmoitukset, yhteisö- ja elinkeinoveroilmoitukset sekä E-Bilanz toimitetaan verohallinnolle ELSTER-järjestelmän kautta. Lähettäminen vaatii joko yrityksen omalla tilillään olevan ELSTER-varmenteen tai ohjelmiston, jolla on lisenssi ERiC-siirtokirjaston käyttöön.
Verkkolaskutus. Tammikuun 1. päivästä 2025 alkaen jokaisen saksalaisen yrityksen on kyettävä vastaanottamaan EN 16931 -standardin mukainen sähköinen lasku, tyypillisesti XRechnung- tai ZUGFeRD-muodossa. Kirjoitushetkellä julkaistujen tietojen mukaan laskujen lähettämisestä tulee pakollista vuonna 2027 yrityksille, joiden liikevaihto ylittää 800 000 euroa, ja vuonna 2028 kaikille muille.
Yleisesti käytetyt
| Työkalu | Tyypillinen käyttäjä | Huomio |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Veroasiantuntijat ja heidän asiakkaansa | Asiantuntijan järjestjestelmä; asiakkaat lataavat siihen asiakirjat ja pankkitiedot |
| Lexware / lexoffice | Pienyritykset ja freelancerit | DATEV-vienti, ELSTER-ilmoittaminen, GoBD-vaatimustenmukaisuus |
| sevdesk | Freelancerit ja pienet yritykset | Pilvipohjainen, DATEV-vienti |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Keskisuuret ja suuret yritykset | ERP-ohjelmistot, joissa on saksalainen lokalisointi kumppanien kautta |
| Sage | Pienet ja keskisuuret yritykset | Pitkään markkinoilla olleet saksalaiset tuotelinjat |
Kirjanpito-ohjelmistoa Saksassa valitseva yritys päättää käytännössä siitä, miten se toimittaa tiedot veroasiantuntijalleen ja miten se muodostaa yhteyden ELSTER-järjestelmään.
Iso-Britannia
Mikä valintaa muovaa
Making Tax Digital. Huhtikuusta 2019 lähtien arvonlisäverovelvolliset yritykset, joiden liikevaihto ylittää arvonlisäverovelvollisuuden alarajan, ovat joutuneet pitämään digitaalista kirjanpitoa ja lähettämään alv-ilmoitukset ohjelmiston kautta, joka keskustelee HMRC:n rajapinnan kanssa. Huhtikuusta 2022 lähtien tämä on koskenut kaikkia alv-velvollisia yrityksiä. Ilmoitetun mukaisesti Making Tax Digital for Income Tax -järjestelmä käynnistyy huhtikuussa 2026 elinkeinonharjoittajille ja vuokranantajille, joiden tulot ylittävät 50 000 puntaa. HMRC julkaisee luettelon yhteensopivista ohjelmistoista, ja tämä luettelo toimii käytännössä valintalistana.
Companies House ja iXBRL. Tilinpäätökset toimitetaan Companies Houselle ja yhteisöveroilmoitus lähetetään HMRC:lle siten, että tilinpäätöstiedot on tagattu inline XBRL -muodossa. Companies House on ilmoittanut, että tilinpäätökset on toimitettava ohjelmiston kautta huhtikuusta 2027 alkaen, mikä poistaa käytöstä verkkolomakkeen, jota useimmat pienet yritykset ovat käyttäneet.
Tilitoimistojen ohjelmistot. Kuten Saksassa, monet pienet brittiläiset yritykset ulkoistavat taloushallintonsa tilitoimistolle, ja tilitoimiston ohjelmistot vaikuttavat valintaan. Tilitoimistot käyttävät usein Xeroa, Sagea, QuickBooksia tai IRISiä yhdessä erillisten vero- ja iXBRL-tagaustyökalujen kanssa.
Yleisesti käytetyt
| Työkalu | Tyypillinen käyttäjä | Huomio |
|---|---|---|
| Xero | Pienyritykset ja niiden tilitoimistot | Laaja sovelluskauppa; MTD-alv-ilmoittaminen |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Pienet ja keskisuuret yritykset | Pitkä historia Isossa-Britanniassa; MTD-ilmoittaminen |
| QuickBooks Online | Pienyritykset | MTD-ilmoittaminen; vahva tilitoimistokanava |
| FreeAgent | Freelancerit ja mikroyritykset | Niputetaan usein yrityspankkitilien yhteyteen |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Tilitoimistot | Toimistonhallinta, vero- ja iXBRL-tagaus |
Iso-Britannia ei kuulu EU:hun, ja sen arvonlisävero- ja yhtiölainsäädäntö ovat eriytyneet vuodesta 2021 lähtien. Sekä Isossa-Britanniassa että EU:ssa toimivan yrityksen on syytä varautua siihen, että se tarvitsee EU-puolelle oman järjestelmänsä EU:n arvonlisäveroilmoituksia, EU-myyntiluetteloita, Intrastat-tilastoja ja verkkolaskuvaatimuksia varten, sillä Isoon-Britanniaan keskittyvät työkalut kattavat nämä epätasaisesti.
Pohjoismaat
Mikä valintaa muovaa
Julkisen sektorin verkkolaskutus oli ensiaskel. Tanska on edellyttänyt sähköisiä laskuja julkisille elimille vuodesta 2005 alkaen, Ruotsi vuodesta 2019, ja Norja sekä Suomi reilusti yli vuosikymmenen ajan. Jokaisella maalla on oma kansallinen muodostaan (OIOUBL Tanskassa, EHF Norjassa, Finvoice ja TEAPPSXML Suomessa, Svefaktura ja nykyään Peppol BIS Ruotsissa), ja kaikki neljä maata liittyvät Peppol-verkkoon. Tämän seurauksena jokainen pohjoismainen valtavirran kirjanpitotyökalu lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, ja yritysten välinen verkkolaskutus on tavanomaista toimintaa ilman erillistä lakisääteistä vaatimusta.
Rakenteinen data veroviranomaiselle. Norjan SAF-T Financial -tiedosto on ollut pakollinen pyynnöstä vuodesta 2020 lähtien. Ruotsin SIE-muoto on ollut vakiintunut tapa siirtää kirjanpitotietoja järjestelmien välillä 1990-luvulta lähtien, ja Skatteverket, Bolagsverket sekä tilintarkastajat työskentelevät sen kanssa. Tanskan tilinpäätös toimitetaan inline XBRL -muodossa Erhvervsstyrelsenille. Suomessa jokainen palkanmaksu ilmoitetaan Tulorekisteriin viiden päivän kuluessa.
Digitaalinen kirjanpito laissa. Tanskan vuoden 2022 kirjanpitolaki edellyttää yrityksiltä kirjanpidon pitämistä digitaalisessa kirjanpitojärjestelmässä, joka on joko rekisteröity Erhvervsstyrelsenille tai täyttää vastaavat vaatimukset, mukaan lukien kyvyn lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja sekä tallentaa tositteet turvallisesti. Velvoitetta on otettu käyttöön vaiheittain vuodesta 2024 alkaen muiden ryhmien seuratessa perässä kirjoitushetkellä julkaistun aikataulun mukaisesti.
Yleisesti käytetyt
| Maa | Yleisesti käytetyt työkalut | Kansalliset erityispiirteet |
|---|---|---|
| Ruotsi | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE-tuonti ja -vienti; inline XBRL -tilinpäätös Bolagsverketille; Skatteverketin tiedostonsiirto |
| Tanska | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Rekisteröidyt digitaaliset kirjanpitojärjestelmät; OIOUBL ja Peppol NemHandelin kautta; inline XBRL Erhvervsstyrelsenille |
| Norja | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial pyynnöstä; EHF-verkkolaskut; a-melding- ja alv-ilmoitus Altinnin kautta |
| Suomi | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice ja Peppol; Tulorekisteri-ilmoittaminen; alv- ja veroilmoitukset Ilmoitin.fi-palvelun kautta |
Useimmat näistä ovat kansallisia tuotteita. Ruotsalainen työkalu tekee harvoin tanskalaista alv-ilmoitusta, ja tanskalainen työkalu tuottaa harvoin norjalaisen SAF-T-tiedoston. Konserni, jolla on yhtiöitä kolmessa Pohjoismaassa, päätyykin usein käyttämään kolmea eri järjestelmää ja erillistä konsolidointitaulukkoa.
Mitä rajat ylittävä yritys todellisuudessa tarvitsee
Yllä olevat esimerkit selittävät, miksi useammassa näistä maista toimiva yritys kohtaa ongelmia käyttäessään yhtä ainoaa kansallista työkalua. Se, mitä yritys tarvitsee, ei ole pidempi ominaisuuslista vaan toisenlainen rakenne:
- Yksi pääkirja, monta ilmoitusta. Jokaisen yhtiön kirjanpito sijaitsee yhdessä järjestelmässä yhdellä tilikarttarakenteella, ja maakohtaiset tiedot tuotetaan siitä: DATEV-erä saksalaiselle asiantuntijalle, SIE-tiedosto ruotsalaiselle tilintarkastajalle ja alv-ilmoitus kunkin maan omassa muodossa.
- Yritys ilmoittaa omalla tilillään. Saksalaiset ELSTER-varmenteet, tanskalainen MitID, norjalainen Altinn-pääsy ja ruotsalaiset Skatteverketin tunnukset kuuluvat yritykselle. Ohjelmiston tulee lähettää tiedot näillä tunnuksilla eikä rekisteröidä itseään välikädeksi.
- Verkkolaskutus yhtenä toimitusvaiheena. Sama lasku tulisi pystyä lähettämään Peppol BIS 3.0 -muodossa tanskalaiselle asiakkaalle ja PDF-muodossa briteille ilman tietojen syöttämistä uudelleen.
- Rajapinta (API). Kun yrityksen oma tuote luo laskuja, tilityksiä tai tilauksia, kirjanpitoon on päästävä käsiksi koodin kautta. Englanninkielinen opas kirjanpito-ohjelmistojen rajapintoihin selittää, mitä se tarkoittaa käytännössä.
Mihin Nordlet sijoittuu
Nordlet on rajapintalähtöinen taloushallintoalusta, joka kattaa EU:n 27 jäsenvaltion lisäksi Norjan, Islannin ja Liechtensteinin. Tämän artikkelin markkinoiden osalta tilanne on seuraava:
- Saksa. Nordlet lähettää arvonlisäveron ennakkoilmoituksen yrityksen ELSTER-varmenteella, EU-myyntiluettelon BZSt-portaaliin, Intrastat-ilmoituksen Destatisille ja tilinpäätöksen Bundesanzeigerille. Se tuottaa vuotuisen arvonlisäveroilmoituksen, yhteisö- ja elinkeinoveroilmoitukset sekä E-Bilanz-tiedoston ELSTER-tiedostoina, jotka yritys lähettää oman ELSTER-yhteensopivan ohjelmansa kautta, sillä ERiC-tiedonsiirto on lisensoitu vain ohjelmistotoimittajille. Pääkirja tuottaa tiedot DATEV-vientierämuodossa. Täydellinen luettelo löytyy Saksan ilmoittamiseen liittyvästä oppaasta.
- Ruotsi. Alv-ilmoitus, työnantajailmoitus ja EU-myyntiluettelo lähetetään Skatteverketin tiedostonsiirtoon; tilinpäätös rakennetaan inline XBRL -muodossa Bolagsverketille ladattavaksi; pääkirja vie tiedot SIE-tiedostona.
- Tanska. Tilinpäätös lähetetään Erhvervsstyrelsenille inline XBRL -muodossa, alv-ilmoitus ja EU-myyntiluettelo TastSelv-palveluun, palkanlaskentatiedot eIndkomst-järjestelmään ja Intrastat Danmarks Statistikille.
- Norja ja Suomi. Norjan alv-ilmoitus ja a-melding kulkevat Altinnin kautta; Suomen alv-ilmoitus, veroilmoitus ja Tulorekisteri-ilmoitukset kulkevat Ilmoitin.fi-palvelun ja Tulorekisterin verkkopalvelun kautta. Ilmoitustuen sivu näyttää jokaisen määräajan ja sen lähettämistavan.
- Peppol. Lähetetyt laskut ja hyvityslaskut muodostetaan EN 16931 UBL -muodossa ja ne kulkevat yrityksen oman Peppol-tukipisteen kautta tai alustan sisäisen pisteen kautta, mikäli yrityksellä ei ole omaa.
- Iso-Britannia. Nordlet ei tee Ison-Britannian ilmoituksia. Se kattaa vain EU- ja ETA-maat, joten brittiläinen yritys tarvitsee Isossa-Britanniassa hyväksytyn työkalun Making Tax Digital- ja Companies House -vaatimuksia varten, ja konserni, jolla on yhtiöitä sekä Isossa-Britanniassa että EU:ssa, käyttäisi Nordletia EU-puolella. Ison-Britannian veroprofiili on viitemateriaalia, ei ilmoitusominaisuus.
Nordlet on nuori tuote, joka on varhaisessa vaiheessa vuodelta 2026 ja ottaa mukaan pilottikumppaneita. Edellä mainituilla vakiintuneilla kansallisilla työkaluilla on takanaan vuosien paikallinen käytäntö, ja yhden maan yritys paikallisen tilitoimiston kanssa voi saada niistä kaiken tarvitsemansa. Nordlet sopii yritykselle, jonka tapahtumat luodaan sen omalla ohjelmistolla tai jonka yhtiöt sijaitsevat useassa näistä maista samanaikaisesti.
FAQ
Miksi DATEV on niin tärkeä Saksassa?
Koska veroasiantuntija, ei yritys itse, hoitaa yleensä kirjanpidon, palkanlaskennan tai tilinpäätöksen, ja asiantuntija käyttää työssään DATEV-järjestelmää. Ohjelmisto, joka vie tiedot DATEV-vientieränä, sopii tähän työnkulkuun; ohjelmisto, joka ei tee sitä, pakottaa tietojen uudelleennäppäilyyn.
Voinko käyttää yhtä kirjanpito-ohjelmaa Isossa-Britanniassa ja Saksassa?
Vain osittain. Brittiläiset työkalut on rakennettu Making Tax Digital -vaatimusten ja Companies Housen ilmoittamisen ympärille; saksalaiset työkalut DATEV-ohjelman, GoBD-säännösten ja ELSTER-järjestelmän ympärille. Jotkut kansainväliset tuotteet hoitavat molemmat, mutta kansallinen ilmoitussyvyys vaihtelee, ja yrityksen kannattaa testata kyseiset ilmoitukset maakohtaisesti ennen sitoutumista.
Onko verkkolaskutus pakollista B2B-kaupassa Pohjoismaissa?
Ei yleisen lain nojalla Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa tai Suomessa tämän artikkelin kirjoitushetkellä. Se on pakollista julkisella sektorilla, ja Tanskan kirjanpitolaki edellyttää digitaalisia kirjanpitojärjestelmiä, jotka kykenevät lähettämään ja vastaanottamaan verkkolaskuja. Käytännössä suurin osa pohjoismaisista yrityksistä vaihtaa verkkolaskuja joka tapauksessa, koska jokainen valtavirran työkalu tukee niitä.
Mikä on SIE?
SIE on ruotsalainen vakiotiedostomuoto kirjanpitotietojen (mukaan lukien tilikartan, alkusaldojen ja vientitietojen) vaihtamiseen kirjanpitojärjestelmien, tilintarkastajien ja verohallinnon ohjelmistojen välillä. Useimmat ruotsalaiset kirjanpitotyökalut tuottavat ja lukevat sitä, ja Nordlet vie tiedot siitä pääkirjasta.
Korvaako Nordlet saksalaisen veroasiantuntijan?
Ei. Se tuottaa kirjanpidon, DATEV-viennin ja ne ilmoitukset, jotka Nordlet voi lähettää yrityksen omilla tunnuksilla. Asiantuntijan arvio verotuksellisesta käsittelystä, tilinpäätöksen ratkaisuista ja sellaisten ilmoitusten jättämisestä, jotka vaativat lisensoitua ELSTER-ohjelmistoa, jäävät edelleen asiantuntijalle.