Milyen könyvelő szoftvert használnak a vállalkozások Németországban, az Egyesült Királyságban és a skandináv országokban?
Az egyes piacokon leggyakrabban használt eszközök, a mögöttük álló nemzeti szabályok, valamint az, hogy mire van inenként szüksége egy több országban jelen lévő vállalkozásnak a könyvelési rendszerétől.
A németországi, az egyesült királyságbeli és a skandináv vállalkozások eltérő könyvelő szoftvereket használnak, mivel a szoftverekre vonatkozó szabályok is különböznek. Németországban a könyvelés nagy része egy DATEV-et használó adótanácsadóhoz fut be, így a szoftvernek képesnek kell lennie a DATEV-be történő exportálásra. Az Egyesült Királyságban az adóhatóság kizárólag a hivatalosan elismert szoftverekből fogadja el az áfabevallásokat, így a választási lehetőségek köre erre a listára korlátozódik. A skandináv országokban a közszféra már évek óta elektronikus számlákat követel meg, így az e-számlázás ott alapszolgáltatás, nem pedig kiegészítő funkció. Ez a cikk piacról piacra haladva mutatja be a leggyakrabban használt eszközöket, és elmagyarázza az egyes minták mögött álló szabályokat.
Az alábbi gyártónevek „leggyakrabban használt” jelöléssel szerepelnek. Piaci részesedési adatokat szándékosan nem közlünk, mivel a nyilvánosságra hozott adatok különböző módszertannal dolgozó gyártóktól és felmérésekből származnak, a rangsor pedig gyorsabban változik, semhogy azt egy cikk tartósan lekövethetné.
Németország
Mi alakítja a szoftverválasztást?
Az adótanácsadói modell. A német kis- és középvállalkozások jelentős része adótanácsadóra (Steuerberater) bízza a könyvelést, a bérszámfejtést vagy az év végi zárást. Az adótanácsadók szövetkezete, a DATEV eG biztosítja azt a szoftvert, amelyet a legtöbb ilyen iroda futtat. Ennek gyakorlati következménye, hogy a vállalkozás könyvelési rendszerének olyan DATEV formátumú könyvelési tételcsomagot (Buchungsstapel export) kell előállítania, amelyet a tanácsadó importálni tud, különben a tanácsadó kénytelen újra begépelni az adatokat.
GoBD. A szövetségi pénzügyminisztérium elektronikus könyvvezetésre és nyilvántartásra vonatkozó elvei előírják, hogy a könyvelési tételek nem módosíthatók nyom nélkül, az eljárást dokumentálni kell, az adatoknak pedig olvashatónak és az adóellenőrzés számára exportálhatónak kell maradniuk a megőrzési idő alatt. Ez az időtartam a 2025-ös könnyítési törvény értelmében a könyvek esetében tíz évre, a bizonylatok esetében pedig nyolc évre terjed ki. A Németországban forgalmazott szoftverek kifejezetten hirdetik a GoBD-megfelelőséget, mivel az adóellenőrök ezt követelik meg.
ELSTER. Az előzetes áfabevallások, az éves áfabevallás, a bér adóbevallásai, a társasági és iparűzési adóbevallások, valamint az E-Bilanz az ELSTER rendszeren keresztül jutnak el az adóhivatalhoz. A beküldéshez vagy a cég saját fiókjában lévő ELSTER-tanúsítványra, vagy az ERiC átviteli könyvtár használatára licencelt szoftverre van szükség.
E-számlázás. 2025. január 1-je óta minden német vállalkozásnak képesnek kell lennie az EN 16931 szabványnak megfelelő elektronikus számla befogadására, jellemzően XRechnung vagy ZUGFeRD formátumban. A számlakiállítás a jelen cikk írásakor érvényes szabályok szerint 2027-től a 800 000 euró feletti árbevételű cégek számára, 2028-tól pedig mindenki más számára válik kötelezővé.
Gyakran használt eszközök
| Eszköz | Tipikus felhasználó | Megjegyzés |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Adótanácsadók és ügyfeleik | A tanácsadó rendszere; az ügyfelek ide töltik fel a dokumentumokat és a banki adatokat |
| Lexware / lexoffice | Kisvállalkozások és szabadúszók | DATEV-export, ELSTER-bevallás, GoBD-megfelelőség |
| sevdesk | Szabadúszók és kisvállalkozások | Felhőalapú, DATEV-export |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Közép- és nagyvállalatok | Partneri integrációkon keresztül német lokalizációval rendelkező ERP-rendszerek |
| Sage | Kis- és középvállalkozások | Hagyományos német termékcsaládok |
Aki Németországban könyvelő szoftvert választ, az a gyakorlatban arról dönt, hogy milyen módon juttatja el az adatokat az adótanácsadójához, és hogyan éri el az ELSTER rendszert.
Egyesült Királyság
Mi alakítja a szoftverválasztást?
Making Tax Digital (MTD). 2019 áprilisa óta az áfahatár feletti, áfaregisztrált vállalkozások kötelesek digitális nyilvántartást vezetni, és az adóhivatal (HMRC) API-jával összekapcsolt szoftveren keresztül benyújtani az áfabevallásukat; 2022 áprilisa óta ez minden áfaregisztrált vállalkozásra vonatkozik. A bejelentések értelmében a személyi jövedelemadóra vonatkozó Making Tax Digital 2026 áprilisában indul az 50 000 font feletti jövedelemmel rendelkező egyéni vállalkozók és ingatlanbérbeadók számára. Az HMRC közzéteszi a kompatibilis szoftverek listáját, és a gyakorlatban ebből a listából történik a választás.
Companies House és iXBRL. A cégbeszámolókat a Companies House-hoz kell benyújtani, a társasági adóbevallás pedig az HMRC-hez fut be, inline XBRL formátumban címkézett beszámolókkal kiegészítve. A Companies House bejelentése szerint 2027 áprilisától a beszámolókat kizárólag szoftveren keresztül lehet benyújtani, ami megszünteti a kisvállalkozások által eddig leggyakrabban használt webes űrlapos beküldési módot.
A könyvelőirodai szoftverek. Hasonlóan Németországhoz, sok egyesült királyságbeli kisvállalkozás külső könyvelőre bízza a feladatokat, így a könyvelőiroda által használt rendszerek szintén befolyásolják a szoftverválasztást. A könyvelőirodák gyakran használják a Xero, Sage, QuickBooks vagy IRIS rendszereket a dedikált adóbevallási és iXBRL-címkéző eszközök mellett.
Gyakran használt eszközök
| Eszköz | Tipikus felhasználó | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Xero | Kisvállalkozások és könyvelőik | Széles körű alkalmazáspiac; MTD áfabevallás |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Kis- és középvállalkozások | Nagy múlt az Egyesült Királyságban; MTD bevallás |
| QuickBooks Online | Kisvállalkozások | MTD bevallás; erős könyvelői partnerhálózat |
| FreeAgent | Szabadúszók és mikrovállalkozások | Gyakran üzleti bankszámlákhoz csomagolva |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Könyvelőirodák | Irodakezelési, adóbevallási és iXBRL-címkéző eszközök |
Az Egyesült Királyság nem tagja az EU-nak, áfa- és cégjoga pedig 2021 óta eltér az uniós szabályozástól. Az a vállalkozás, amely az Egyesült Királyságban és az EU-ban is tevékenykedik, számíthat arra, hogy az uniós oldalon külön rendszerre lesz szüksége az EU-s áfabevallásokhoz, összesítő jelentésekhez, az Intrastat-jelentésekhez és az e-számlázási előírásokhoz, mivel a brit központú eszközök ezeket csak korlátozottan fedik le.
Skandinávia
Mi alakítja a szoftverválasztást?
A közszféra e-számlázási előírásai voltak az elsők. Dánia 2005 óta, Svédország 2019 óta, míg Norvégia és Finnország már jó évtizede megköveteli az elektronikus számlákat a köztestületektől. Mindegyik ország rendelkezik saját nemzeti formátumot használó rendszerrel (Dániában OIOUBL, Norvégiában EHF, Finnországban Finvoice és TEAPPSXML, Svédországban Svefaktura, mára pedig Peppol BIS), és mind a négy ország csatlakozik a Peppol hálózathoz. Ennek köszönhetően minden jelentősebb skandináv könyvelési eszköz képes e-számlákat küldeni és fogadni, a B2B e-számlázás pedig jogi kötelezettség nélkül is mindennapos gyakorlatnak számít.
Strukturált adatszolgáltatás az adóhatóság felé. Norvégiában a SAF-T Financial fájl 2000 óta kötelezően benyújtandó kérésre. Svédországban a SIE formátum már az 1990-es évek óta a könyvelési adatok rendszerek közötti átvitelének standardja, amellyel a Skatteverket, a Bolagsverket és a könyvvizsgálók is dolgoznak. Dániában az éves jelentést inline XBRL formátumban kell benyújtani az Erhvervsstyrelsen felé. Finnország öt napon belül megköveteli minden egyes bérkifizetés jelentését a Jövedelemnyilvántartásba (Incomes Register).
Digitális könyvvezetés törvényi előírás alapján. A 2005-ös (módosított) dán könyvviteli törvény (Bookkeeping Act) előírja, hogy a vállalatoknak olyan digitális könyvelési rendszerben kell vezetniük a könyveiket, amely vagy regisztrálva van az Erhvervsstyrelsenél, vagy megfelel ugyanazoknak a követelményeknek, ideértve az e-számlák küldésének és fogadásának, valamint az adatok biztonságos tárolásának képességét is. A kötelezettséget 2024-től kezdődően fokozatosan vezették be a cégcsoportokra.
Gyakran használt eszközök
| Ország | Gyakran használt eszközök | Nemzeti sajátosságok |
|---|---|---|
| Svédország | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE import és export; iXBRL éves jelentés a Bolagsverket részére; Skatteverket fájlátvitel |
| Dánia | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Regisztrált digitális könyvelési rendszerek; OIOUBL és Peppol a NemHandel rendszeren keresztül; iXBRL az Erhvervsstyrelsen felé |
| Norvégia | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial kérésre; EHF e-számlák; a-melding és áfabevallás az Altinn rendszerén keresztül |
| Finnország | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice és Peppol; jelentéstétel a Jövedelemnyilvántartásba; áfa- és adóbevallások az Ilmoitin.fi oldalon keresztül |
A fenti rendszerek túlnyomórészt nemzeti termékek. Egy svéd eszköz ritkán tud dán áfabevallást készíteni, egy dán eszköz pedig ritkán állít elő norvég SAF-T fájlt. Egy olyan cégcsoport, amelynek három skandináv országban is vannak vállalkozásai, a gyakorlatban három külön rendszerrel és egy konszolidációs Excel-táblázattal szokott találkozni.
Mire van inenként szüksége egy határokon átívelő vállalkozásnak?
A fenti minták megmagyarázzák, hogy miért ütközik nehézségekbe egyetlen nemzeti eszközzel az a vállalkozás, amely több ilyen országban is tevékenykedik. Amire ilyenkor szükség van, az nem egy hosszabb funkciólista, hanem egy eltérő felépítés:
- Egy főkönyv, sokféle bevallás. Minden egyes vállalkozás könyvelése egyetlen rendszerben, egységes számlatükör-struktúrával zajlik, és az országspecifikus adatszolgáltatások ebből generálódnak: a DATEV-tételcsomag a német tanácsadónak, a SIE-fájl a svéd könyvvizsgálónak, az áfabevallás pedig az adott ország saját formátumában.
- A cég a saját fiókján keresztül küldi be az adatokat. A német ELSTER-tanúsítványok, a dán MitID, a norvég Altinn-hozzáférés és a svéd Skatteverket-hitelesítő adatok a vállalkozást illetik meg. A szoftvernek ezen a hitelesítésen keresztül kell küldenie az adatokat, ahelyett hogy saját magát regisztrálná közvetítőként.
- Az e-számlázás mint megjelenítési lépés. Ugyanannak a számlának ki kell mennie Peppol BIS 3.0 formátumban egy dán ügyfélnek, és PDF-ként egy brit partnernek anélkül, hogy azokat újra kellene rögzíteni.
- API. Amikor a számlákat, kifizetéseket vagy előfizetéseket a vállalat saját terméke hozza létre, a könyvelésnek programozottan (kódból) is elérhetőnek kell lennie. A könyvelési API-król szóló, közérthető útmutató részletesen bemutatja, mit jelent ez a gyakorlatban.
Hová illeszkedik a Nordlet?
A Nordlet egy API-központú könyvelési platform, amely az EU 27 tagállamát, valamint Norvégiát, Izlandot és Liechtensteinet fedi le. A cikkben szereplő piacok vonatkozásában a következőt nyújtja:
- Németország. A Nordlet a vállalkozás saját ELSTER-tanúsítványával nyújtja be az előzetes áfabevallást, továbbítja az összesítő jelentést a BZSt portálnak, az Intrastat-bejelentést a Destatisnak, az éves beszámolót pedig a Bundesanzeigernek. Az éves áfabevallást, a társasági és iparűzési adóbevallást, valamint az E-Bilanzot ELSTER-fájlként állítja elő, hogy a cég a saját ELSTER-képes programján keresztül küldhesse be azokat, mivel az ERiC átvitel kizárólag szoftvergyártók számára van licencelve. A főkönyv DATEV-könyvelésitétel-formátumba exportál. A teljes lista a németországi bevallási útmutatóban található.
- Svédország. Az áfabevallás, a munkáltatói bevallás és az összesítő jelentés a Skatteverket fájlátviteli rendszerébe fut be; az éves beszámoló inline XBRL formátumban épül fel a Bolagsverket felé történő feltöltéshez; a főkönyv SIE-fájlként exportálható.
- Dánia. Az éves beszámoló inline XBRL formátumban kerül az Erhvervsstyrelsenhez, az áfabevallás és az összesítő jelentés a TastSelv felületre, a bérszámfejtés az eIndkomstbe, az Intrastat pedig a Danmarks Statistikhoz.
- Norvégia és Finnország. A norvég áfabevallás és az a-melding az Altinn rendszerén keresztül fut; a finn áfabevallás, társasági adóbevallás és a Jövedelemnyilvántartás jelentései az Ilmoitin.fi-n és a Jövedelemnyilvántartás webszolgáltatásán keresztül mennek végbe. A bevallási támogatási oldal minden határidőt és beküldési módot részletesen mutat.
- Peppol. A kiállított számlák és jóváíró számlák EN 16931 UBL formátumban jelennek meg, és a cég saját Peppol-hozzáférési pontján (Access Point) keresztül mennek ki, vagy a platform beépített pontján keresztül, ha a cégnek nincs sajátja.
- Egyesült Királyság. A Nordlet nem készít és nem nyújt be egyesült királyságbeli bevallásokat. Kizárólag az EU-s és EGT-országokat fedi le, így egy brit cégnek az Egyesült Királyságban elismert eszközre van szüksége a Making Tax Digital és a Companies House követelményeihez, míg a brit és uniós cégekkel egyaránt rendelkező cégcsoportok a Nordletet használhatják az uniós oldalon. Az egyesült királyságbeli adóprofil referenciamateriálként szolgál, nem pedig bevallási funkcióként.
A Nordlet 2026-ban korai hozzáférésű (early access), fiatal termék, amely jelenleg pilotpartnereket onboardingol. A fent említett bejáratott nemzeti eszközök mögött évek helyi gyakorlata áll, és egy helyi könyvelővel dolgozó, egységes piacra koncentráló vállalkozás számára azok tökéletesen megfelelőek lehetnek. A Nordlet azoknak a vállalkozásoknak készült, amelyek tranzakcióit a saját szoftverük generálja, vagy amelyek cégei egyszerre több ilyen országban is jelen vannak.
FAQ
Miért olyan fontos a DATEV Németországban?
Mivel a könyvelést, a bérszámfejtést vagy az év végi zárást jellemzően nem a vállalkozás, hanem az adótanácsadó végzi, és a tanácsadó a DATEV rendszerében dolgozik. Az a szoftver, amely képes DATEV-könyvelésitétel-csomagot exportálni, zökkenőmentesen illeszkedik ebbe a folyamatba; amelyik nem, az kényszerű kézi újragépeléshez vezet.
Használhatok egyetlen könyvelő szoftvert az Egyesült Királyságban és Németországban?
Csak részben. A brit eszközök a Making Tax Digital és a Companies House bevallásai köré épülnek; a németek pedig a DATEV, a GoBD és az ELSTER köré. Egyes nemzetközi termékek mindkettőt támogatják, de a helyi bevallási mélység változó, ezért a vállalkozásnak a elköteleződés előtt mindenképpen tesztelnie kell az adott országban fennálló tényleges bevallási kötelezettségeit.
Kötelező az e-számlázás a B2B kereskedelemben Skandináviában?
A jelen cikk írásakor Svédországban, Dániában, Norvégiában és Finnországban nincs ilyen általános törvényi kötelezettség. A közszféra felé ez kötelező, a dán könyvviteli törvény pedig olyan digitális könyvelési rendszereket ír elő, amelyek képesek e-számlákat küldeni és fogadni. A gyakorlatban a legtöbb skandináv vállalkozás amúgy is e-számlákat vált ki és be, mivel minden jelentősebb eszköz támogatja ezt.
Mi az a SIE?
A SIE a svéd szabványos fájlformátum, amelyet a könyvelési adatok – beleértve a számlatükröt, a nyitóegyenlegeket és a naplótételeket – rendszerek, könyvvizsgálók és adószoftverek közötti cseréjére használnak. A legtöbb svéd könyvelési eszköz importálja és exportálja, a Nordlet pedig a főkönyvből exportálja ezt a formátumot.
Kiváltja a Nordlet a német adótanácsadót?
Nem. Előállítja a könyvelést, a DATEV-exportot és azokat a bevallásokat, amelyeket a Nordlet a cég saját hitelesítő adataival képes beküldeni. Az adójogi megítéléssel kapcsolatos tanácsadói döntések, az év végi zárással kapcsolatos határozatok, valamint a licencelt ELSTER szoftvert igénylő benyújtások továbbra is a tanácsadó feladatkörei maradnak.