Welke boekhoudsoftware gebruiken bedrijven in Duitsland, het VK en de Scandinavische landen?
De tools die veel worden gebruikt in elke markt, de nationale regels die dat verklaren en wat een bedrijf dat in verschillende van deze landen actief is, daadwerkelijk nodig heeft van zijn boekhoudsysteem.
Bedrijven in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Scandinavische landen gebruiken verschillende boekhoudsoftware omdat de regels rondom de software per land verschillen. In Duitsland komt de administratie meestal terecht bij een belastingadviseur die werkt met DATEV, waardoor de software moet kunnen exporteren naar DATEV. In het VK accepteert de belastingdienst btw-aangiften alleen vanuit erkende software, waardoor de shortlist bestaat uit de goedgekeurde lijst. In Scandinavië eist de overheid al jaren elektronische facturen, waardoor e-facturering daar een basisfunctie is in plaats van een optie. Dit artikel behandelt elke markt, benoemt de veelgebruikte tools en legt de regels achter elk patroon uit.
De leveranciers hieronder worden vermeld als "veelgebruikt". We noemen geen marktaandelen, omdat de gepubliceerde cijfers afkomstig zijn van leveranciers en onderzoeken met verschillende methoden, en de ranglijst sneller verandert dan welk artikel dan ook kan bijhouden.
Duitsland
Wat de keuze bepaalt
Het model met de belastingadviseur. Een groot deel van het Duitse midden- en kleinbedrijf besteedt de boekhouding, loonadministratie of jaarafsluiting uit aan een Steuerberater. De coöperatie van belastingadviseurs, DATEV eG, levert de software die het merendeel van deze kantoren gebruikt. Het praktische gevolg voor elk bedrijf is dat zijn boekhoudsysteem een boekingsbatch in DATEV-formaat moet kunnen genereren (de Buchungsstapel-export) die de adviseur kan importeren, anders moet de adviseur het werk handmatig overtypen.
GoBD. De beginselen voor het elektronisch voeren en bewaren van boeken en bescheiden van het Ministerie van Financiën vereisen dat boekingen niet onspoorbaar mogen worden gewijzigd, dat de procedure wordt gedocumenteerd en dat de gegevens gedurende de bewaartermijn leesbaar en exporteerbaar blijven voor de belastingcontrole. Deze bewaartermijn bedraagt tien jaar voor boeken en acht jaar voor boekhoudkundige bewijsstukken op grond van de verlichtingswet van 2025. Software die in Duitsland wordt verkocht, adverteert met GoBD-conformiteit omdat belastinginspecteurs hiernaar vragen.
ELSTER. Btw-vooraangiften, de jaaraangifte btw, loonbelastingaangiften, vennootschaps- en omzetbelastingaangiften en de E-Bilanz verlopen via ELSTER naar de belastingdienst. Voor het versturen is ofwel een ELSTER-certificaat in het eigen account van het bedrijf nodig, ofwel software die een licentie heeft om de ERiC-transmissiebibliotheek te gebruiken.
E-facturering. Sinds 1 januari 2025 moet elk Duits bedrijf in staat zijn om een elektronische factuur te ontvangen die voldoet aan EN 16931, doorgaans als XRechnung of ZUGFeRD. Het verzenden wordt verplicht in 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan € 800.000 en in 2028 voor alle bedrijven, zoals gepubliceerd op het moment van schrijven.
Veelgebruikt
| Tool | Typische gebruiker | Opmerking |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Belastingadviseurs en hun klanten | Het systeem van de adviseur; klanten uploaden documenten en bankgegevens hierin |
| Lexware / lexoffice | Kleine bedrijven en zzp'ers | DATEV-export, ELSTER-indiening, GoBD-conform |
| sevdesk | Zzp'ers en kleine bedrijven | Cloud, DATEV-export |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Middelgrote en grote bedrijven | ERP-suites met Duitse lokalisatie via partners |
| Sage | Kleine en middelgrote bedrijven | Langlopende Duitse productlijnen |
Een bedrijf dat in Duitsland boekhoudsoftware kiest, kiest in de praktijk hoe het gegevens aanlevert bij de belastingadviseur en hoe het aansluit op ELSTER.
Het Verenigd Koninkrijk
Wat de keuze bepaalt
Making Tax Digital. Sinds april 2019 zijn btw-plichtige bedrijven boven de btw-drempel verplicht om een digitale administratie bij te houden en btw-aangiften in te dienen via software die communiceert met de API van HMRC; sinds april 2022 geldt dit voor elk btw-plichtig bedrijf. Making Tax Digital voor de inkomstenbelasting gaat in april 2026 van start voor eenmanszaken en verhuurders met een inkomen boven £ 50.000, zoals aangekondigd. HMRC publiceert een lijst met compatibele software, en die lijst vormt de praktische shortlist.
Companies House en iXBRL. Jaarrekeningen worden gedeponeerd bij Companies House en de aangifte vennootschapsbelasting gaat naar HMRC met de jaarrekeninggegevens gelabeld in inline XBRL. Companies House heeft aangekondigd dat jaarrekeningen vanaf april 2027 via software moeten worden ingediend, waarmee de webformulierenroute die de meeste kleine bedrijven gebruikten, verdwijnt.
De administratiesoftware van de accountant. Net als in Duitsland besteden veel kleine Britse bedrijven hun administratie uit aan een accountant, en de software van het accountantskantoor beïnvloedt deze keuze. Kantoren werken doorgaans met Xero, Sage, QuickBooks of IRIS naast gespecialiseerde tools voor belastingaangifte en iXBRL-tagging.
Veelgebruikt
| Tool | Typische gebruiker | Opmerking |
|---|---|---|
| Xero | Kleine bedrijven en hun accountants | Grote app-marktplaats; MTD-btwaangifte |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Kleine en middelgrote bedrijven | Lange Britse historie; MTD-indiening |
| QuickBooks Online | Kleine bedrijven | MTD-indiening; sterk accountantscanaal |
| FreeAgent | Zzp'ers en microbedrijven | Wordt vaak gebundeld met zakelijke bankrekeningen |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Accountantskantoren | Praktijkbeheer, belasting en iXBRL-tagging |
Het VK maakt geen deel uit van de EU en de btw- en vennootschapswetgeving zijn sinds 2021 afgeweken. Een bedrijf dat zowel in het VK als in de EU actief is, moet erop rekenen dat het een systeem aan de EU-kant nodig heeft voor EU-btwaangiften, opgaven ICP, Intrastat en verplichtingen rond e-facturering, omdat op het VK gerichte tools daar ongelijkmatig in voorzien.
De Scandinavische landen
Wat de keuze bepaalt
E-facturering bij de overheid was er als eerste. Denemarken verplicht elektronische facturen aan overheidsinstanties al sinds 2005, Zweden sinds 2019, en Noorwegen en Finland al ruim tien jaar. Elk land heeft een nationaal formaat (OIOUBL in Denemarken, EHF in Noorwegen, Finvoice en TEAPPSXML in Finland, Svefaktura en tegenwoordig Peppol BIS in Zweden) en alle vier zijn ze aangesloten op het Peppol-netwerk. Hierdoor verstuurt en ontvangt elke reguliere Scandinavische boekhoudtool e-facturen, en is zakelijke e-facturering (B2B) de normaalste zaak van de wereld zonder dat daar een wettelijke verplichting voor nodig is.
Gestructureerde data naar de belastingdienst. Het Noorse SAF-T Financial-bestand is sinds 2020 verplicht op verzoek. Het Zweedse SIE-formaat is al sinds de jaren 90 de standaard manier om boekhoudgegevens tussen systemen uit te wisselen, en Skatteverket, Bolagsverket en auditors werken er allemaal mee. De Deense jaarrekening wordt ingediend als inline XBRL bij Erhvervsstyrelsen. Finland rapporteert elke salarisbetaling binnen vijf dagen aan het Inkomstenregister (Inkomstregistret).
Wettelijke plicht tot digitale boekhouding. De Deense Boekhoudwet van 2022 vereist dat bedrijven hun administratie voeren in een digitaal boekhoudsysteem dat ofwel geregistreerd staat bij Erhvervsstyrelsen of voldoet aan dezelfde vereisten, waaronder de functionaliteit om e-facturen te versturen en te ontvangen en om gegevens veilig op te slaan. Deze verplichting wordt sinds 2024 stapsgewijs ingevoerd voor de resterende groepen, zoals gepubliceerd op het moment van schrijven.
Veelgebruikt
| Land | Veelgebruikte tools | Nationale bijzonderheden |
|---|---|---|
| Zweden | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | SIE-import en -export; iXBRL-jaarrekening naar Bolagsverket; bestandsoverdracht naar Skatteverket |
| Denemarken | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Geregistreerde digitale boekhoudsystemen; OIOUBL en Peppol via NemHandel; iXBRL naar Erhvervsstyrelsen |
| Norway | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial op verzoek; EHF-e-facturen; a-melding en btwaangifte via Altinn |
| Finland | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice en Peppol; rapportage aan het Inkomstenregister; btw- en belastingaangiften via Ilmoitin.fi |
De meeste hiervan zijn nationale producten. Een Zweedse tool doet zelden een Deense btwaangifte, en een Deense tool genereert zelden een Noors SAF-T-bestand. Een bedrijvengroep met entiteiten in drie Scandinavische landen eindigt daardoor doorgaans met drie verschillende systemen en een consolidatiespreadsheet.
Wat een grensoverschrijdend bedrijf daadwerkelijk nodig heeft
De bovenstaande patronen verklaren waarom een bedrijf dat in verschillende van deze landen actief is, vastloopt met een enkele nationale tool. Wat het nodig heeft is geen langere lijst met functies, maar een andere opzet:
- Één grootboek, vele aangiften. De administratie van elke onderneming staat in één systeem met één grootboekrekeningenschema, en de landspecifieke outputs worden daarvan afgeleid: de DATEV-batch voor de Duitse adviseur, het SIE-bestand voor de Zweedse accountant, de btwaangifte in de indeling van elk afzonderlijk land.
- Het bedrijf dient in onder zijn eigen account. Duitse ELSTER-certificaten, Deense MitID, Noorse Altinn-toegang en Zweedse Skatteverket-inloggegevens behoren toe aan het bedrijf. De software moet verzenden onder die inloggegevens, en zichzelf niet registeren als tussenpersoon.
- E-facturering als renderstap. Dezelfde factuur moet als Peppol BIS 3.0 naar een Deense klant gaan en als pdf naar een Britse, zonder dat deze opnieuw hoeft te worden ingevoerd.
- Een API. Wanneer facturen, uitbetalingen of abonnementen worden gegenereerd door het eigen product van het bedrijf, moet de boekhouding bereikbaar zijn via code. De eenvoudige gids over boekhoud-API's legt uit wat dat in de praktijk betekent.
Waar Nordlet past
Nordlet is een API-first boekhoudplatform dat de 27 EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein dekt. Voor de markten in dit artikel geldt het volgende:
- Duitsland. Nordlet verstuurt de btw-vooraangifte onder het ELSTER-certificaat van het bedrijf, de opgave ICP naar het BZSt-portaal, de Intrastat-aangifte naar Destatis en de jaarrekening naar de Bundesanzeiger. Het genereert de jaaraangifte btw, de vennootschaps- en omzetbelastingaangiften en de E-Bilanz als ELSTER-bestanden die het bedrijf kan indienen via zijn eigen ELSTER-compatibele programma, omdat de ERiC-transmissie uitsluitend is gelicentieerd aan softwareleveranciers. Het grootboek exporteert naar het DATEV-boekingsbatchformaat. De volledige lijst staat in de Duitse indieningsgids.
- Zweden. De btwaangifte, de werkgeversaangifte en de opgave ICP worden verzonden naar de bestandsoverdracht van Skatteverket; de jaarrekening wordt opgebouwd als inline XBRL om te uploaden naar Bolagsverket; het grootboek exporteert als SIE-bestand.
- Denemarken. De jaarrekening wordt naar Erhvervsstyrelsen gestuurd als inline XBRL, de btwaangifte en opgave ICP naar TastSelv, de loonadministratie naar eIndkomst en Intrastat naar Danmarks Statistik.
- Noorwegen en Finland. De Noorse btwaangifte en a-melding verlopen via Altinn; de Finse btwaangifte, aangifte vennootschapsbelasting en rapportages voor het Inkomstenregister verlopen via Ilmoitin.fi en de webservice van het Inkomstenregister. De ondersteuningspagina voor aangiften toont elke deadline en hoe de indiening verloopt.
- Peppol. Uitgaande facturen en creditnota's worden gerenderd als EN 16931 UBL en gaan via het eigen Peppol-toegangspunt van het bedrijf, of via het ingebouwde punt van het platform wanneer het bedrijf er zelf geen heeft.
- Het Verenigd Koninkrijk. Nordlet dient geen Britse aangiften in. Het platform ondersteunt uitsluitend EU- en EER-landen, dus een Brits bedrijf heeft een in het VK erkende tool nodig voor Making Tax Digital en Companies House, en een groep met zowel Britse als EU-bedrijven gebruikt Nordlet voor de EU-kant. Het Britse belastingprofiel is naslagmateriaal, geen indieningsfunctie.
Nordlet is een jong product dat zich in 2026 in early access bevindt en ontwerppartners onboards. De gevestigde nationale tools hieronder hebben jarenlange lokale praktijkervaring achter zich, en een bedrijf uit één enkel land met een lokale accountant is mogelijk goed geholpen met een van die systemen. De usecase van Nordlet is het bedrijf waarvan de transacties worden gegenereerd door eigen software, of waarvan de entiteiten zich in meerdere van deze landen tegelijk bevinden.
FAQ
Waarom is DATEV zo belangrijk in Duitsland?
Omdat de belastingadviseur, en niet het bedrijf zelf, doorgaans de boekhouding, de loonadministratie of de jaarafsluiting verzorgt, en de adviseur werkt in DATEV. Software die een DATEV-boekingsbatch exporteert, sluit aan op die workflow; software die dat niet doet, dwingt tot handmatig overtypen.
Kan ik één boekhoudtool gebruiken voor het VK en Duitsland?
Slechts ten dele. Britse tools zijn gebouwd rond Making Tax Digital en indiening bij Companies House; Duitse tools rondom DATEV, GoBD en ELSTER. Sommige internationale producten doen beide, maar de diepgang van nationale aangiften varieert, en een bedrijf moet de daadwerkelijke aangiften die het verschuldigd is per land testen voordat het een keuze maakt.
Is e-facturering verplicht voor zakelijke handel (B2B) in Scandinavië?
Niet via een algemene wet in Zweden, Denemarken, Noorwegen of Finland op het moment van schrijven. Het is wel verplicht richting de overheid, en de Deense Boekhoudwet vereist digitale boekhoudsystemen die e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In de praktijk wisselen de meeste Scandinavische bedrijven sowieso e-facturen uit omdat elke reguliere tool dit ondersteunt.
Wat is SIE?
SIE is het Zweedse standaardbestandsformaat voor het uitwisselen van boekhoudgegevens, waaronder het grootboekrekeningenschema, beginbalansen en journaalposten, tussen boekhoudsystemen, accountants en belastingsoftware. De meeste Zweedse boekhoudtools importeren en exporteren dit, en Nordlet exporteert het vanuit het grootboek.
Vervangt Nordlet een Duitse belastingadviseur?
Nee. Het genereert de administratie, de DATEV-export en de aangiften die Nordlet onder de eigen inloggegevens van het bedrijf kan verzenden. Het oordeel van de adviseur over de fiscale behandeling, de beslissingen bij de jaarafsluiting en de inzendingen waarvoor gelicentieerde ELSTER-software nodig is, blijven de verantwoordelijkheid van de adviseur.