Katere računovodske programe uporabljajo podjetja v Nemčiji, Združenem kraljestvu in nordijskih državah?
Orodja, ki se običajno uporabljajo na posameznih trgih, nacionalna pravila, ki to pojasnjujejo, in to, kaj podjetje, ki posluje v več teh državah, dejansko potrebuje od svojega računovodskega sistema.
Podjetja v Nemčiji, Združenem kraljestvu in nordijskih državah uporabljajo različne računovodske programe, ker se pravila glede programske opreme med seboj razlikujejo. V Nemčiji večina knjigovodstva konča pri davčnem svetovalcu, ki dela v programu DATEV, zato mora računovodski program omogočati izvoz v DATEV. V Združenem kraljestvu davčni organ sprejema obračune DDV le iz potrjene programske opreme, zato je ožji izbor omejen na ta seznam. V nordijskih državah javni sektor že leta zahteva e-račune, zato je e-fakturiranje osnovna funkcija in ne dodatek. Ta članek obravnava posamezne trge, navaja pogosto uporabljena orodja in pojasnjuje pravila, ki stojijo za posameznim vzorcem.
Imena ponudnikov v nadaljevanju so navedena kot "pogosto uporabljena". Tržnih deležev ne navajamo, ker objavljene številke izvirajo od ponudnikov in raziskav z različnimi metodologijami, lestvice pa se spreminjajo hitreje, kot jih lahko kateri koli članek zajame.
Nemčija
Kaj oblikuje izbiro
Model davčnega svetovalca. Velik delež nemških malih in srednjih podjetij prepusti knjigovodstvo, obračun plač ali zaključevanje leta davčnemu svetovalcu (Steuerberater). Združenje davčnih svetovalcev DATEV eG dobavlja programsko opremo, ki jo uporablja večina teh pisarn. Praktična posledica za vsako podjetje je, da mora njegov računovodski sistem zagotoviti knjižni set v formatu DATEV (izvoz Buchungsstapel), ki ga svetovalec lahko uvozi, sicer mora svetovalec podatke vnašati ročno.
GoBD. Načela zveznega ministrstva za finance za vodenje poslovnih knjig in evidenc v elektronski obliki določajo, da knjižb ni mogoče spreminjati brez sledi, da je postopek dokumentiran ter da podatki ostanejo berljivi in izvozljivi za davčni inšpektorat ves čas hrambe, ki v skladu z zakonom o olajšavah iz leta 2025 znaša do deset let za poslovne knjige in osem let za računovodske listine. Programska oprema, ki se prodaja v Nemčiji, oglašuje skladnost z GoBD, ker davčni inšpektorji to zahtevajo.
ELSTER. Predhodni obračuni DDV, letni obračun DDV, obračuni davka na plače, davki od dohodkov pravnih oseb in obrtnega davka ter bilanca E-Bilanz se na davčni urad oddajajo prek sistema ELSTER. Oddaja zahteva bodisi certifikat ELSTER v lastnem računu podjetja bodisi programsko opremo, licencirano za uporabo prenosne knjižnice ERiC.
E-fakturiranje. Od 1. januarja 2025 mora vsako nemško podjetje lahko prejeti e-račun, ki je skladen s standardom EN 16931, običajno v obliki XRechnung ali ZUGFeRD. Izdajanje postaja obvezno leta 2027 za podjetja z več kot 800.000 EUR prometa in leta 2028 za vsa podjetja, kot je bilo objavljeno ob pisanju tega članka.
Pogosto uporabljena orodja
| Orodje | Tipični uporabnik | Opomba |
|---|---|---|
| DATEV (Kanzlei-Rechnungswesen, Unternehmen online) | Davčni svetovalci in njihove stranke | Sistem svetovalca; stranke vanj nalagajo dokumente in bančne podatke |
| Lexware / lexoffice | Mala podjetja in samostojni podjetniki | Izvoz v DATEV, oddaja prek ELSTER, skladnost z GoBD |
| sevdesk | Samostojni podjetniki in mala podjetja | V oblaku, izvoz v DATEV |
| SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central | Srednja in velika podjetja | ERP-sistemi z nemško lokalizacijo prek partnerjev |
| Sage | Mala in srednja podjetja | Dolgoletne nemške produktne linije |
Podjetje, ki izbira računovodski program v Nemčiji, v praksi izbira način posredovanja podatkov svojemu davčnemu svetovalcu in dostopa do sistema ELSTER.
Združeno kraljestvo
Kaj oblikuje izbiro
Making Tax Digital. Od aprila 2019 morajo zavezanci za DDV, katerih promet presega prag za DDV, voditi digitalne evidence in oddajati obračune DDV prek programske opreme, ki komunicira z API-jem davčnega organa HMRC; od aprila 2022 to velja za vsakega zavezanca za DDV. Shema Making Tax Digital za dohodnino se v skladu z napovedmi začne aprila 2026 za samostojne podjetnike in lastnike nepremičnin z dohodkom nad 50.000 GBP. HMRC objavlja seznam združljive programske opreme, ki predstavlja dejanski ožji izbor.
Companies House in iXBRL. Računovodski izkazi podjetij se oddajajo v register Companies House, davčni obračun davka od dohodkov pravnih oseb pa se skupaj z računovodskimi izkazi, označenimi v inline formatu XBRL, pošlje na HMRC. Register Companies House je napovedal, da bo od aprila 2027 oddaja računovodskih izkazov obvezna izključno preko programske opreme, kar ukinja spletne obrazce, ki so jih doslej uporabljala številna mala podjetja.
Računovodska programska oprema za pisarne. Tako kot v Nemčiji tudi v Združenem kraljestvu številna mala podjetja računovodstvo prepoudarijo zunanjim izvajalcem, zato izbiro močno narekuje programska oprema računovodskih servisov. Računovodske pisarne poleg specializiranih orodij za davke in označevanje iXBRL pogosto uporabljajo Xero, Sage, QuickBooks ali IRIS.
Pogosto uporabljena orodja
| Orodje | Tipični uporabnik | Opomba |
|---|---|---|
| Xero | Mala podjetja in njihovi računovodje | Obsežna tržnica aplikacij; oddaja DDV prek MTD |
| Sage (Sage Accounting, Sage 50) | Mala in srednja podjetja | Dolga zgodovina v ZK; oddaja prek MTD |
| QuickBooks Online | Mala podjetja | Oddaja prek MTD; močan računovodski kanal |
| FreeAgent | Samostojni podjetniki in mikro podjetja | Pogosto povezano z poslovnimi bančnimi računi |
| IRIS, CCH, TaxCalc | Računovodske pisarne | Upravljanje pisarn, davki in označevanje iXBRL |
Združeno kraljestvo ni več član Evropske unije, zato sta se njegova zakonodaja o DDV in gospodarsko pravo od leta 2021 razšla. Podjetje, ki posluje tako v Združenem kraljestvu kot v EU, mora računati na to, da bo potrebovalo sistem za EU za namene oddaje obračunov DDV v EU, poročil o dobavah v EU, Intrastata in e-fakturiranja, saj orodja, prilagojena Združenemu kraljestvu, te zahteve pokrivajo neenakomerno.
Nordijske države
Kaj oblikuje izbiro
E-fakturiranje v javnem sektorju je imelo prednost. Danska predpisuje e-račune za javne organe že od leta 2005, Švedska od leta 2019, Norveška in Finska pa že krepko več kot desetletje. Vsaka država uporablja nacionalni format (OIOUBL na Danskem, EHF na Norveškem, Finvoice in TEAPPSXML na Finskem, Svefaktura in zdaj Peppol BIS na Švedskem), vsi štirje trgi pa so povezani v omrežje Peppol. Zaradi tega vsak uveljavljen nordijski računovodski program podpira pošiljanje in prejemanje e-računov, medtem ko je e-fakturiranje v medpodjetniškem poslovanju (B2B) postalo nekaj povsem običajnega brez posebne zakonske zahteve.
Strukturirani podatki za davčni organ. Norveška datoteka SAF-T Financial je obvezna na zahtevo že od leta 2020. Švedski format SIE je standardni način prenosa knjigovodskih podatkov med sistemi že od devetdesetih let prejšnjega stoletja, z njim pa delujejo tako davčni urad Skatteverket kot tudi register Bolagsverket in revizorji. Letno poročilo na Danskem se oddaja v formatu inline XBRL organu Erhvervsstyrelsen. Finska zahteva poročanje o vsakem izplačilu plače v register dohodkov v roku petih dni.
Digitalno knjigovodstvo kot zakonska obveznost. Danski zakon o knjigovodstvu iz leta 2022 določa, da morajo podjetja voditi poslovne knjige v digitalnem knjigovodskem sistemu, ki je bodisi registriran pri organu Erhvervsstyrelsen bodisi izpolnjuje enakovredne zahteve, vključno z zmožnostjo pošiljanja in prejemanja e-računov ter varne hrambe podatkov. Obveznost se postopoma uvaja od leta 2024, preostale skupine zavezancev pa ji sledijo, kot je bilo objavljeno ob nastajanju tega članka.
Pogosto uporabljena orodja
| Država | Pogosto uporabljena orodja | Nacionalne posebnosti |
|---|---|---|
| Švedska | Fortnox, Visma (eEkonomi, Administration), Björn Lundén | Uvoz in izvoz SIE; letno poročilo iXBRL za Bolagsverket; prenos datotek za Skatteverket |
| Danska | Visma e-conomic, Dinero, Billy, Uniconta | Registrirani digitalni knjigovodski sistemi; OIOUBL in Peppol prek NemHandel; iXBRL za Erhvervsstyrelsen |
| Norveška | Tripletex, Fiken, Visma, PowerOffice, Xledger | SAF-T Financial na zahtevo; e-računi EHF; a-melding in obračun DDV prek Altinna |
| Finska | Procountor, Netvisor, Fennoa, Visma | Finvoice in Peppol; poročanje v register dohodkov; DDV in davčni obračuni prek Ilmoitin.fi |
Večina teh rešitev so nacionalni produkti. Švedsko orodje le redko odda danski obračun DDV, dansko orodje pa le redko izdela norveško datoteko SAF-T. Skupina podjetij s prisotnostjo v treh nordijskih državah se tako običajno zateče k uporabi treh sistemov in konsolidacijske Excelove preglednice.
Kaj mednarodno podjetje dejansko potrebuje
Zgornji vzorci pojasnjujejo, zakaj ima podjetje, ki deluje v več teh državah, težave z uporabo enotnega nacionalnega orodja. To, kar takšno podjetje potrebuje, ni daljši seznam funkcij, temveč drugačna zasnova:
- Ena glavna knjiga, več vrst poročanja. Poslovne knjige vsakega posameznega podjetja se nahajajo v enem sistemu z enotno strukturo kontnega načrta, medtem ko se specifični izhodi za posamezno državo generirajo iz njega: knjižni set DATEV za nemškega svetovalca, datoteka SIE za švedskega revizorja in obračun DDV v formatu, ki ga predpisuje posamezna država.
- Podjetje oddaja podatke prek lastnega računa. Nemški certifikati ELSTER, danski MitID, norveški dostop do Altinna in švedske poverilnice Skatteverket pripadajo podjetju. Programska oprema mora podatke oddajati z uporabo teh poverilnic in se ne sme registrirati kot posrednik.
- E-fakturiranje kot korak upodabljanja. Isti račun mora iti k danski stranki kot Peppol BIS 3.0 in k britanski v obliki PDF, ne da bi ga bilo treba ponovno vnašati.
- Vmesnik API. Ko lastni izdelek podjetja ustvarja račune, izplačila ali naročnine, mora biti računovodstvo dostopno prek programske kode. Prirejen vodnik o računovodskih API-jih v preprostem jeziku pojasnjuje, kaj to pomeni v praksi.
Kje se nahaja mesto rešitve Nordlet
Nordlet je računovodska platforma, zasnovana na principu API-ja, ki pokriva 27 držav članic EU ter Norveško, Islandijo in Lihtenštajn. Za trge, obravnavane v tem članku, velja naslednje:
- Nemčija. Nordlet oddaja predhodni obračun DDV z uporabo certifikata ELSTER podjetja, poročilo o dobavah v EU na portal BZSt, statistiko Intrastat v organ Destatis in letne računovodske izkaze v Bundesanzeiger. Ustvarja letni obračun DDV, davčne obračune pravnih oseb in obrtnega davka ter bilanco E-Bilanz kot datoteke ELSTER, ki jih podjetje odda prek lastnega programa, ki podpira ELSTER, ker je prenos preko sistema ERiC licenciran izključno ponudnikom programske opreme. Glavna knjiga omogoča izvoz v format knjižnega seta DATEV. Celoten seznam je na voljo v nemškem vodniku za oddajo poročil.
- Švedska. Obračun DDV, obračun davkov in prispevkov delodajalca ter poročilo o dobavah v EU se pošiljajo prek prenosa datotek v sistem Skatteverket; letno poročilo je sestavljeno v formatu inline XBRL za prenos v Bolagsverket; glavna knjiga omogoča izvoz v formatu SIE.
- Danska. Letno poročilo se pošlje organu Erhvervsstyrelsen v formatu inline XBRL, obračun DDV in poročilo o dobavah v EU prek sistema TastSelv, obračun plač v sistem eIndkomst, Intrastat pa v statistični urad Danmarks Statistik.
- Norveška in Finska. Norveški obračun DDV in obrazec a-melding potekata prek platforme Altinn; finski obračun DDV, davčni obračun za pravne osebe in poročila v register dohodkov potekajo prek storitve Ilmoitin.fi in spletnega servisa registra dohodkov. Stran s podporo za oddajo poročil prikazuje vse roke in načine oddaje.
- Peppol. Izdani računi in dobropisi se upodobijo kot standard EN 16931 UBL in se pošiljajo prek lastne dostopne točke Peppol podjetja ali prek vgrajene dostopne točke platforme, če podjetje je nima.
- Združeno kraljestvo. Nordlet ne oddaja poročil za Združeno kraljestvo. Pokriva izključno države EU in EGP, zato britansko podjetje potrebuje orodje, ki je priznano v ZK, za potrebe sheme Making Tax Digital in registra Companies House, medtem ko bi skupina s podjetji tako v ZK kot v EU uporabljala Nordlet za del v EU. Davčni profil za Združeno kraljestvo služi kot referenčno gradivo in ne kot funkcija za oddajo poročil.
Nordlet je mlad izdelek v fazi zgodnjega dostopa (early access) leta 2026, ki trenutno vključuje prve partnerske uporabnike. Uveljavljena nacionalna orodja imajo za seboj dolgoletno lokalno prakso, zato je podjetje z eno samo državo poslovanja in lokalnim računovodjem morda lahko odlično oskrbljeno z enim od njih. Nordlet je namenjen podjetjem, katerih transakcije nastajajo v lastni programski opremi, ali podjetjem, ki hkrati domujejo v več teh državah.
FAQ
Zakaj je DATEV v Nemčiji tako pomemben?
Ker knjigovodstvo, obračun plač ali zaključek leta običajno opravi davčni svetovalec in ne podjetje sama, svetovalec pa dela v programu DATEV. Programska oprema, ki omogoča izvoz knjižnega seta DATEV, se prilega takšnemu poteku dela; tista, ki tega ne omogoča, prisili v ročno pretipkovanje podatkov.
Ali lahko uporabljam enoten računovodski program za Združeno kraljestvo in Nemčijo?
Le do določene mere. Orodja v Združenem kraljestvu so prilagojena shemi Making Tax Digital in oddaji v register Companies House; nemška orodja pa sistemom DATEV, GoBD in ELSTER. Nekateri mednarodni produkti sicer podpirajo oboje, vendar se globina nacionalnega poročanja razlikuje, zato mora podjetje pred odločitvijo preizkusiti dejanske davčne obveznosti, ki jih ima v posamezni državi.
Ali je e-fakturiranje obvezno za medpodjetniško poslovanje (B2B) v nordijskih državah?
V času pisanja tega članka splošna zakonodaja na Švedskem, Danskem, Norveškem ali Finskem tega ne predpisuje kot obvezno. Je pa obvezno pri poslovanju z javnim sektorjem, danski zakon o knjigovodstvu pa zahteva digitalne knjigovodske sisteme, ki znajo pošiljati in prejemati e-račune. V praksi večina nordijskih podjetij kljub temu izmenjuje e-račune, ker jih podpira vsak uveljavljen program.
Kaj je SIE?
SIE je švedski standardni format datotek za izmenjavo knjigovodskih podatkov, vključno s kontnim načrtom, začetnimi stanji in temeljnimi knjižbami, med računovodskimi sistemi, revizorji in davčno programsko opremo. Večina švedskih računovodskih programov omogoča uvoz in izvoz tega formata, Nordlet pa ga izvozi neposredno iz glavne knjige.
Ali Nordlet nadomešča nemškega davčnega svetovalca?
Ne. Omogoča izdelavo poslovnih knjig, izvoz v DATEV in oddajo tistih poročil, ki jih Nordlet lahko odda prek lastnih poverilnic podjetja. Strokovna presoja svetovalca glede davčne obravnave, odločitve ob zaključku leta in oddaje, ki zahtevajo licencirano programsko opremo ELSTER, ostajajo v domeni davčnega svetovalca.