Išlaidų valdymas

Įkelkite tiekėjų sąskaitas faktūras ir kvitus perkelpdami arba el. paštu, užregistruokite juos kaip pirkimus ir tvarkykite darbuotojų išlaidų ataskaitas bei komandiruotes sistemoje Nordlet.

Išlaidos – tai lėšos, kurias įmonė sumoka už prekes ir paslaugas: tiekėjų sąskaitas faktūras, kvitus, keliones bei išlaidas, kurias darbuotojai apmoka savo lėšomis ir vėliau susigrąžina.

Kiekvieną išlaidą privaloma užregistruoti nurodant teisingą sumą, teisingą PVM ir teisingą sąskaitą. PVM yra mokestis, įskaičiuotas į daugumą pirkimo kainų Europoje; PVM mokėtoja esanti įmonė paprastai gali jį susigrąžinti.

Nordlet pati nuskaito tiekėjų dokumentus, paverčia juos pirkimo sąskaitomis faktūromis ir įtraukia į jūsų didžiąją knygą. Pinigų suma, kurią esate skolingi tiekėjams, vadinama mokėtinomis sumomis.

Dokumentų nuskaitymas

Įkėlimas. Įkeliate tiekėjo dokumentą: PDF formatu, paveikslėlį, Word arba PowerPoint failą, kurio dydis neviršija 10 MB.
Nuskaitymas. Nordlet jį nuskaito ir užpildo juodraštį: tiekėją, datas, bendras sumas ir eilutes.
Tiekėjo atitikimas. Nordlet ieško tiekėjo jūsų partnerių sąraše pagal PVM mokėtojo kodą, tuomet pagal partnerio kodą, o galiausiai – pagal pavadinimą.
Gavimas el. paštu. Jūsų įmonė gauna savo el. pašto adresą dokumentams siųsti. Persiųskite tiekėjų sąskaitas faktūras juo, ir priedai atsiras dokumentų nuskaitymo puslapyje. Juos galima nuskaityti vos jiems atvykus.
Peppol. Naudojant savo Peppol prieigos tašką, elektroninės sąskaitos faktūros, kurias siunčia jūsų tiekėjai, taip pat pasirodo tarp nuskaitytų dokumentų. Žr. Peppol vadovą.
Peržiūra ir išsaugojimas. Patikrinate juodraštį ir jį išsaugote. Nordlet sukuria pirkimo sąskaitą faktūrą arba kreditinę sąskaitą faktūrą ir prideda originalų dokumentą.

Skyrelyje dokumentų nuskaitymo D.U.K. paaiškinta apie gavimo adresą ir automatinį nuskaitymą.

Pirkimų registravimas

Pirkimo sąskaita faktūra prasideda kaip juodraštis. Užregistravus ją, ji įtraukiama į jūsų apskaitą.

Sąskaitos. Kiekviena eilutė keliauja į sąnaudų sąskaitą: nurodytą eilutėje, arba esančią prekėje, arba nurodytą operacijos tipe, arba įmonės numatytąją. Žr. operacijų tipų vadovą.
PVM. PVM įtraukiamas į apskaitą kaip gauttinas PVM, kurį galima susigrąžinti. PVM mokėtoja nesanti įmonė jį įtraukia į sąnaudas.
Atvirkštinis PVM apmokestinimas. Kai kurie tarptautiniai pirkimai apmokestinami PVM, kurį pirkėjas turi apskaičiuoti pats. Nordlet įtraukia į apskaitą abi puses. Žr. atvirkštinį PVM apmokestinimą.
Kainos, išdėstytos per kelis mėnesius. Tam tikram laikotarpiui skirta eilutė, pavyzdžiui, metinis draudimas, gali būti apskaitoma kaip ateinančių laikotarpių sąnaudos (prepaid expense) ir nurašoma mėnuo po mėnesio.
Atsargos. Pirkimo sąskaitoje faktūroje esančios prekės gali keliauti tiesiai į sandėlį.
Dubliavimo prevencija. Tas pats dokumento numeris iš to paties tiekėjo yra atmetamas.
Tiekėjo kreditinės sąskaitos faktūros. Tiekėjo kreditinė sąskaita faktūra registruojama susiejant ją su pradine sąskaita faktūra ir sumažina jūsų įsiskolinimą.

Didesniems pirkimams galite naudoti pirkimo užsakymą: jis pateikiamas, patvirtinamas, o tuomet pagal jį priimamos prekės.

Darbuotojai ir kelionės

Išlaidų ataskaitos. Darbuotojo išlaidos registruojamos numeruotoje išlaidų ataskaitoje. Kiekviena eilutė keliauja į savo sąskaitą, o PVM – į gauttiną PVM. Šia ataskaita padengiamas darbuotojui išmokėtas avansas.
Avansai. Nordlet kiekvienam darbuotojui rodo išmokėtus avansus, grąžintas sumas ir nepadengtą likutį.
Komandiruotės. Nustatote dienpinigių normą vienai dienai pagal paskirties šalį. Kelionei priskiriamos dienos ir dienpinigiai pagal šį tarifą.
Perkėlimas į darbo užmokestį. Patvirtintos kelionės dienpinigiai be mokesčių pridedami prie to mėnesio darbo užmokesčio žiniaraščio. Žr. darbo užmokestis.

Tiekėjų apmokėjimas

Užregistruota pirkimo sąskaita faktūra gali būti apmokėta iš banko sąskaitos ir susieta su banko išrašo eilute.
Ji taip pat gali būti apmokėta grynaisiais pinigais išrašant numeruotą pinigų išmokėjimo kvitą, kuris atnaujina jos apmokėjimo statusą.

D.U.K.

Ar privalau suvesti kiekvieną tiekėjo sąskaitą faktūrą rankiniu būdu?

Ne. Įkelkite ją arba nusiųskite el. paštu savo gavimo adresu. Nordlet ją nuskaito, o jūs patikrinate juodraštį.

Ar nuskaitytas dokumentas įtraukiamas į apskaitą iš karto?

Ne. Išsaugojus nuskaitytą dokumentą sukuriamas pirkimo sąskaitos faktūros juodraštis. Į apskaitą jis įtraukiamas tik tada, kai jį užregistruojate.

Ar galiu ištrinti pirkimo sąskaitą faktūrą?

Tik kol ji yra juodraštio stadijoje. Užregistruota sąskaita faktūra koreguojama kreditine sąskaita faktūra.