Proforma faktura vs. faktura: Kdy která z nich platí

Proforma faktura vypadá jako faktura, ale neplní žádnou z funkcí, které faktura plní. Jde o cenovou nabídku ve formátu účetního dokladu: zde je cena, zde jsou platební údaje a kam máte platit. Nevytváří žádnou pohledávku, žádný výnos, žádnou povinnost k DPH ani žádný účetní zápis.

To není nedostatek - to je její hlavní účel. Proforma vám umožňuje sdělit zákazníkovi přesnou výši jeho budoucího závazku, aniž by to vyvolalo jakékoliv důsledky spojené s vystavením skutečné faktury.

Rozdíl, na kterém záleží

	Proforma faktura	Faktura
Právní status	Obchodní nabídka	Účetní doklad podle zákona o DPH
Vytváří pohledávku	Ne	Ano
Účtuje výnosy	Ne	Ano (při jejich vzniku)
Spouští povinnost DPH	Ne	Ano - vzniká povinnost přiznat DPH na výstupu
Postupná číselná řada	Nevyžaduje se	Vyžaduje se
Účtuje se do hlavní knihy	Ne	Ano
Zákazník si může odečíst DPH	Ne	Ano

Řádek týkající se DPH je tím nejcitlivějším bodem. Vystavení dokladu, který splňuje definici faktury, činí daň na výstupu splatnou státu v daňovém přiznání k DPH za dané období, a to bez ohledu na to, zda vám zákazník zaplatil. Proforma takto nefunguje, protože to není faktura ve smyslu směrnice o DPH - a v důsledku toho si váš zákazník nemůže uplatnit nárok na odpočet DPH na vstupu, ať už by si to přál jakkoliv.

Platí to oboustranně. Přijetí proforma faktury od dodavatele a uplatnění DPH z ní je chybou, kterou správce daně neuzná; k tomu potřebujete řádnou fakturu.

Kdy je proforma správným dokladem

• Žádosti o platbu předem, kdy ještě nedošlo k dodání plnění. Běžné v exportu, zakázkové výrobě a při navazování vztahů s novými zákazníky: nejdříve zaplaťte, pak vyrobíme.
• Cenové nabídky, které zákazník potřebuje ve formátu faktury k otevření objednávky (purchase order) nebo ke spuštění interního schvalovacího procesu.
• Celní a přepravní dokumentace pro odesílané zboží, kde ještě není na místě použití obchodní faktury - vzorky, náhradní díly, zboží určené k opravě.
• Potvrzení částek před uzavřením obchodu, kde by vystavení skutečné faktury vytvořilo daňovou povinnost z prodeje, ke které nakonec nemusí vůbec dojít.

Kdy je naopak nevhodná

Chybou je použití proforma faktury k odložení DPH u prodeje, ke kterému již došlo. Pokud bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta, vzniká povinnost vystavit fakturu a nastala zdanitelná plnění - odeslání proforma faktury namísto ní DPH neodloží, znamená to pouze, že nebyla vystavena povinná faktura. Členské státy stanoví lhůty pro vystavení faktur a daňová povinnost vzniká bez ohledu na to.

Druhá, nenápadnější chyba spočívá v tom, že proformy tvoří samostatnou číselnou řadu, zákazníci je proplácí, ale skutečné faktury se už nikdy nevystaví. Peníze dorazí, nic se nezaúčtuje a období skončí s chybějícími výnosy.

Alternativa v podobě zálohové faktury

Pokud požadujete platbu před dodáním plnění a zároveň chcete správné účetnictví, správným nástrojem je ve většině jurisdikcí EU zálohová faktura (advance invoice), nikoliv proforma.

Zálohová faktura je plnohodnotná faktura: má své číslo, spouští povinnost odvodu DPH z přijaté platby a účtuje se. Přijaté peníze na její základě nejsou výnosem, nýbrž závazkem, protože zákazníkovi dlužíte zboží nebo službu. V účtovém rozvrhu se zaúčtují na účet přijaté zálohy:

Účet	Má dáti	Dal
2410 Odběratelé	1 210
4440 Přijaté zálohy		1 000
4492 DPH k úhradě		210

Po konečném dodání zboží se záloha zúčtuje proti konečné faktuře a závazek se přemění ve výnos. Jde o stejný princip časového rozlišení jako u časového rozlišení: hotovost přijatá za dosud nevykonanou práci je dluhem, nikoliv příjmem.

Rozhodování má tedy v zásadě tři možnosti:

• Proforma - zákazník potřebuje doklad, ale vy zatím nechcete žádné účetní ani daňové dopady.
• Zálohová faktura - chcete zaplatit před dodáním při zachování správného režimu DPH a zaúčtování.
• Faktura - plnění již proběhlo.

Jak s tím nakládá Nordlet

Prodejní faktura nese typ: invoice, credit_note, advance nebo proforma. Tento typ určuje, co se stane při jejím vystavení.

Faktury, dobropisy a zálohové faktury vstupují do účetnictví - přiřadí se jim číslo z příslušné číselné řady, zaúčtují se do deníku, vytvoří se pohledávka a propíší se do daňového přiznání k DPH. Proformy se vůbec neúčtují: vystaví se, očíslují se v samostatné číselné řadě a lze je odeslat ve formátu PDF, ale nevzniká žádná účetní transakce, neobjeví se žádná pohledávka a nikdy se nedostanou do daňového přiznání k DPH ani do výkazů i.SAF.

Jelikož se neúčtují, jsou proformy rovněž vyloučeny z přehledů pohledávek - neobjeví se v analýze stáří pohledávek ani v saldokontu partnerů, což je naprosto v pořádku, protože vám ještě nikdo nic dluží.

Běžný pracovní postup vypadá tak, že vystavíte proformu a jakmile se zákazník zaváže k odběru, vystavíte jako samostatný doklad skutečnou fakturu (nebo zálohovou fakturu, pokud platí předem). Nordlet nekonvertuje proformu na fakturu přímo na místě, právě proto, že jde o odlišné doklady s různým číslováním.

FAQ

Je proforma faktura právním dokladem?

Jde o obchodní nabídku, nikoliv o účetní doklad. Může být součástí smlouvy a je běžně akceptována pro celní účely a interní schvalování, avšak podle zákona o DPH není fakturou, nevytváří povinnost k platbě a nelze ji použít k odpočtu DPH.

Musím z proforma faktury odvádět DPH?

Ne. Proforma nevyvolává povinnost přiznat DPH na výstupu a příjemce si z ní nemůže uplatnit nárok na odpočet DPH na vstupu. Pokud však plnění již proběhlo, daňová povinnost vzniká ze samotného plnění - vystavení proformy namísto povinné faktury ji neodloží.

Může zákazník uhradit platbu na základě proforma faktury?

Ano, a děje se to neustále - k tomu ostatně proformy slouží. Jakmile však peníze dorazí, transakce vyžaduje reálný doklad: buď zálohovou, nebo konečnou fakturu, podle toho, zda již došlo k dodání plnění.

Jaký je rozdíl mezi proforma fakturou a zálohovou fakturou?

Zálohová faktura je plnohodnotná faktura - očíslovaná, vyvolávající povinnost DPH, zaúčtovaná a se zálohou evidovanou jako závazek až do okamžiku dodání. Proforma nemá ani jednu z těchto vlastností. Zálohovou fakturu použijte tehdy, když chcete zaplatit před dodáním a mít vše řádně zaúčtované.

Vyžaduje proforma faktura číselnou řadu?

Podle zákona o DPH nikoliv, protože nejde o daňový doklad. V praxi se však vyplatí používat samostatnou číselnou řadu z důvodu interní dohledatelnosti a proto, aby se proforma nedopatřením nezaměnila se skutečnou fakturou ve vašem účetnictví ani u zákazníka.