Проформа фактура срещу фактура: Кога коя се използва

Една проформа фактура прилича на фактура, но не изпълнява нито една от функциите на фактурата. Тя представлява търговска оферта, оформена като сметка: ето колко ще струва това, ето какво трябва да се плати, ето нашите банкови данни. Тя не създава нито вземане, нито приходи, нито задължение за ДДС, нито каквито и да било счетоводни записвания.

Това не е ограничение, а нейната основна цел. Проформата ви позволява да информирате клиента точно какво ще дължи, без това да задейства каквито и да било последици от действителното му фактуриране.

Съществената разлика

	Проформа фактура	Фактура
Правен статут	Търговска оферта	Счетоводен документ съгласно закона за ДДС
Създава вземане	Не	Да
Признава приходи	Не	Да (при тяхното реализиране)
Задейства ДДС	Не	Да - дължи се данък върху добавената стойност
Последователна нумерация	Не се изисква	Изисква се
Завежда се в счетоводството	Не	Да
Клиентът може да ползва данъчен кредит	Не	Да

Редът за ДДС е този, който има реална тежест. Издаването на документ, който отговаря на изискванията за фактура, прави дължимия ДДС изискуем от държавата за съответния данъчен период по справка-декларация за ДДС, независимо дали клиентът Ви е платил. Проформата не прави това, тъй като тя не е фактура по смисъла на Директивата за ДДС и съответно вашият клиент не може да упражни право на данъчен кредит по нея, колкото и да му се иска.

Това важи с пълна сила и в двете посоки. Приемането на проформа от доставчик и приспадането на ДДС по нея е грешка, която няма да бъде призната, като за целта ви е необходима истинска фактура.

Кога проформата е правилният документ

• Заявки за авансово плащане, когато все още нищо не е доставено. Често срещано явление при износ, производство по поръчка и нови клиентски отношения: плащане първо, а след това производство.
• Оферти, от които клиентът се нуждае във формат на фактура, за да отвори заявка за покупка (purchase order) или да стартира вътрешен процес по одобряване.
• Митническа и транспортна документация за стоки, които се изпращат, но издаването на търговска фактура все още не е уместно - например мостри, заменени стоки, стоки за ремонт.
• Потвърждаване на суми преди приключване на сделка, при което издаването на истинска фактура би създало задължение за ДДС за продажба, която може и да не се осъществи.

Кога проформата е неподходящ документ

Грешката се състои в използването на проформа за отлагане начисляването на ДДС по вече осъществена продажба. Ако стоките са доставени или услугата е извършена, задължението за фактуриране съществува и данъчното събитие е настъпило, като изпращането на проформа вместо това не отлага ДДС, а просто означава, че изискваната фактура не е била издадена. Държавите членки определят срокове за издаване на фактури, а задължението възниква независимо от това.

Другата грешка е по-фина: третирането на проформите като поредица от номера, срещу които клиентите плащат, без никога да се издават истинските фактури. Парите пристигат, нищо не се отчита и периодът приключва с липсващи приходи.

Алтернативата с авансова фактура

Ако искате плащане преди доставката и коректно счетоводство, правилният инструмент в повечето юрисдикции на ЕС е авансовата фактура (prepayment invoice), а не проформата.

Авансовата фактура е истинска фактура: тя е номерирана, задейства начисляване на ДДС върху аванса и се завежда счетоводно. Получените срещу нея пари не са приходи, а пасивно задължение, тъй като дължите на клиента стоки или услуги. В литовския индивидуален сметкоплан тя попада в сметка 4440, получени аванси:

Сметка	Дебит	Кредит
2410 Доставени стоки и услуги (вземания от клиенти)	1,210
4440 Получени аванси		1,000
4492 ДДС за начисляване / ДДС за плащане		210

Когато стоките най-накрая бъдат доставени, авансът се приспада срещу крайната фактура и задължението се трансформира в приход. Това е същият принцип на отсрочване като при преходните счетоводни операции: постъпилите пари в брой за все още неизвършена работа са задължение, а не доход.

Така изборът всъщност се свежда до три възможности:

• Проформа - клиентът се нуждае от документ, но все още не желаете никакви счетоводни или данъчни последици.
• Авансова фактура - искате да ви бъде платено преди доставката, с коректно третиране на ДДС и счетоводно отразяване.
• Фактура - доставката е осъществена.

Как Nordlet се справя с това

Всяка фактура за продажба носи определен тип: invoice, credit_note, advance или proforma. Този тип определя какво се случва при нейното издаване.

Фактурите, кредитно известия и авансовите фактури се отчитат в счетоводството - те получават номер от собствена поредица, съставят счетоводни статии, създават вземане и попадат в справката-декларация за ДДС. Проформите иъобщо не се отчитат счетоводно: те се издават, номерират се в отделна поредица и могат да бъдат изпратени като PDF файл, но не се създава счетоводна транзакция, не се появява вземане и те никога не стигат до справката-декларация за ДДС или регистрите по i.SAF.

Тъй като не се отчитат счетоводно, проформите също така са изключени от отчетите за вземания - те няма да се появят в справките за просрочени вземания или салда по партньори, което е напълно правилно, тъй като все още никой нищо не ви дължи.

Практическият работен процес е да издадете проформа, а когато клиентът потвърди поръчката, да издадете истинската фактура (или авансова фактура, ако плащат предварително) като отделен документ. Nordlet не преобразува проформа във фактура в рамките на същия запис именно защото това са различни документи с различна нумерация.

FAQ

Проформа фактурата официален документ ли е?

Тя представлява търговска оферта, а не счетоводен документ. Тя може да бъде част от договор и се приема широко за митнически цели и за целите на вътрешното одобрение, но не е фактура по закона за ДДС, не създава задължение за плащане и не може да се използва за приспадане на данъчен кредит.

Длъжен ли съм да платя ДДС върху проформа фактура?

Не. Проформата не води до изискуемост на данък добавена стойност и получателят не може да ползва данъчен кредит по нея. Ако обаче доставката вече е осъществена, задължението за ДДС възниква от самите факти по доставката, като издаването на проформа вместо изискуемата фактура не отлага това задължение.

Може ли клиент да плати по проформа фактура?

Да, и това се случва постоянно, тъй като точно за това служат проформите за авансово плащане. Но щом парите пристигнат, транзакцията се нуждае от истински документ: или авансова фактура, или крайна фактура, в зависимост от това дали е извършена доставка.

Каква е разликата между проформа и авансова фактура?

Авансовата фактура е истинска фактура с пореден номер, която води до начисляване на ДДС и се завежда счетоводно, като предплащането се отчита като пасив до момента на доставката. Проформата не е нито едно от тези неща. Използвайте авансова фактура, когато искате да ви бъде платено преди доставката и желаете тя да бъде отчетена правилно.

Нужно ли е проформа фактурата да има последователна нумерация?

Не съгласно закона за ДДС, тъй като тя не е данъчна фактура. На практика обаче е препоръчително да се използва отделна серия от номера за вътрешна проследимост и за да стане невъзможно объркването на проформа с истинска фактура във вашите счетоводни регистри или тези на клиента.