形式发票与正式发票：何时各自适用
解释什么是形式发票及什么不是形式发票，为什么它不产生增值税纳税义务且不计入账簿，以及何时应用形式发票代替正式发票或预付款发票。
形式发票（proforma invoice）看起来像一张发票，但它不具备发票的任何功能。它本质上是一份做成账单格式的报价单：列明了费用、应付金额以及我们的银行账户信息。它不会产生任何应收款、营业收入、增值税纳税义务，也不会产生任何分类账分录（ledger entry）。
这并非某种局限性，而是它的全部设计目的。通过形式发票，你可以准确告知客户他们将欠下的金额，而不会触发对其开具正式发票的任何后续连锁法律与税务后果。
核心区别
| 形式发票 | 正式发票 | |
|---|---|---|
| 法律地位 | 商业报价 | 《增值税法》下的会计凭证 |
| 产生应收款 | 否 | 是 |
| 确认收入 | No | 是（在赚取时） |
| 触发增值税 | 否 | 是 - 销项税额到期应付 |
| 连续编号 | 无需 | 必须 |
| 记入分类账 | 否 | 是 |
| 客户可抵扣增值税 | 否 | 是 |
增值税这一行至关重要。开具符合发票条件的文件，即意味着在当期的增值税申报表中，销项税额将变为应缴状态，无论客户是否已经向你付款。形式发票则不然，因为它不属于《增值税指令》意义上的发票；相应地，无论客户多么希望如此，他们也无法凭此抵扣进项税额。
这种约束是双向的。接受供应商的形式发票并据此申报抵扣增值税属于违规行为，将被税务机关驳回，你必须取得真实的正式发票。
何时适用形式发票
- 货品尚未交付的预付款催款。 这在出口贸易、定制制造和新客户关系中很常见：先付款，后生产。
- 客户需要发票格式的报价单，以便其开具采购订单或启动内部审批流程。
- 用于尚未适用商业发票的货运报关与海关单据，例如样品、替换件、送修物品等。
- 在交易敲定前确认金额，因为如果此时开具正式发票，可能会对一笔最终未能成交的销售产生增值税纳税义务。
何时不宜使用形式发票
常见的错误是利用形式发票来推迟已发生销售业务的增值税纳税义务。如果货物已经交付或服务已经完成，开票义务即告产生，纳税义务发生时间（tax point）已经到达，此时发送形式发票并不能延缓增值税，而只意味着本该开具的法定发票未被开具。各成员国对开具发票均有严格的时限要求，且无论如何纳税义务已经产生。
另一种更隐蔽的错误是：将形式发票作为客户据以付款的编号序列，事后却从补开发票。款项已经到账，账面上却毫无记录，导致期末账务缺失收入。
预付款发票的替代方案
如果你既希望在交付之前收款，又希望保持正确的会计处理，在大多数欧盟司法管辖区中，正确的凭证是预付款发票（advance invoice / prepayment invoice），而不是形式发票。
预付款发票是一张真正的发票：它拥有编号、会触发预付款的增值税纳税义务，并且会记入账簿。根据预付款发票收到的款项不属于收入，而属于负债，因为你负有向客户交付货物或提供服务的义务。在立陶宛的会计科目表中，它记入 4440 科目，即预收款项：
| 科目 | 借方 | 贷方 |
|---|---|---|
| 2410 应收账款 | 1,210 | |
| 4440 预收款项 | 1,000 | |
| 4492 应交增值税 | 210 |
当货物最终交付时，该预付款将与最终发票进行冲销，负债随之转化为收入。这与调整分录遵循的是相同的递延原则：为尚未交付的工作收到的现金属于债务，而非收益。
因此，决策实际上取决于以下三种选择：
- 形式发票 - 客户需要一份单据，但你希望暂不产生任何会计或税务后果。
- 预付款发票 - 你希望在交付前收到款项，并希望进行合规的增值税处理和账务记账。
- 正式发票 - 交易供应已经完成。
Nordlet 如何处理形式发票
销售发票带有类型属性：invoice、credit_note、advance 或 proforma。该类型决定了开具发票时的系统行为。
正式发票、贷项通知单和预付款发票会记入分类账 - 它们会从自身的序列中分配一个编号、生成日记账分录、创建应收款并将数据计入增值税申报表。形式发票完全不记账：它们可以被开具、在独立序列中编排编号并通过 PDF 发送，但不会产生任何分类账交易，不会出现应收款，也永远不会进入增值税申报表或 i.SAF 登记簿。
由于形式发票不记账，它们也会被排除在应收款报告之外 - 它们不会出现在账龄分析报告或往来单位余额中，这在逻辑上是完全正确的：此时尚无人欠你任何款项。
标准的实务流程是：先开具形式发票，当客户正式确认承诺时，再作为独立文件开具正式发票（如果客户提前付款，则开具预付款发票）。Nordlet 不会在原位将形式发票直接转换为正式发票，正是因为它们属于具有不同编号系统的不同单据。
FAQ
形式发票是法律文件吗？
它是一份商业报价单，而非会计凭证。它可以构成合同的一部分，且在海关和内部审批流程中被广泛接受，但它不属于《增值税法》定义下的发票，不产生付款义务，也不能用于抵扣增值税。
我需要为形式发票缴纳增值税吗？
不需要。形式发票不会产生应纳税销项税额，接收方也不能凭此抵扣进项税额。不过，如果货物或服务供应已经发生，增值税纳税义务将直接由该供应行为本身触发，用形式发票代替法定发票并不能延缓纳税义务。
客户可以根据形式发票付款吗？
可以，这种情况经常发生，这也是预付款形式发票的用途所在。但一旦款项到账，该交易就需要真实的单据支持：根据交付是否已经发生，应开具预付款发票或最终发票。
形式发票和预付款发票有什么区别？
预付款发票是一张真正的发票，具有编号、会触发增值税且会记入账簿，在交付前预付款作为负债记录。形式发票则完全不具备这些特征。当你希望在交付前收款并进行合规账务处理时，应使用预付款发票。
形式发票需要连续编号吗？
根据《增值税法》不需要，因为它不是增值税发票。但在实务中，使用单独的编号序列依然很有价值，这不仅为了内部的可追溯性，还能避免在你的财务记录或客户的记录中将形式发票与真正的发票混淆。