Factura proforma frente a factura: cuándo utilizar cada una
Qué es y qué no es una factura proforma, por qué no genera ninguna obligación de IVA ni ningún asiento contable, y cuándo utilizarla en lugar de una factura o una factura de anticipo.
Una factura proforma tiene el aspecto de una factura, pero no cumple ninguna de las funciones de esta. Se trata de un presupuesto con formato de factura: esto es lo que costará, esto es lo que debe pagar y estos son nuestros datos bancarios. No genera ningún derecho de cobro (receivable), ningún ingreso, ninguna obligación de IVA ni ningún asiento contable (ledger entry) de ningún tipo.
Esto no es una limitación, sino su propósito principal. Una factura proforma permite indicar a un cliente exactamente cuánto deberá pagar sin activar ninguna de las consecuencias de facturarle realmente.
La diferencia importante
| Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|
| Estatus legal | Una oferta comercial | Un documento contable según la ley del IVA |
| Genera un derecho de cobro | No | Sí |
| Reconoce ingresos | No | Sí (cuando se devengan) |
| Activa el IVA | No | Sí, el IVA repercutido (output VAT) se hace exigible |
| Numeración secuencial | No es obligatoria | Obligatoria |
| Se contabiliza en el libro mayor | No | Sí |
| El cliente puede deducir el IVA | No | Sí |
La fila del IVA es la que tiene peso real. Emitir un documento que califique como factura hace que el IVA repercutido sea pagadero al Estado en la declaración de IVA de ese periodo, independientemente de que el cliente le pague o no. Una proforma no lo hace porque no es una factura en el sentido de la Directiva sobre el IVA y, en consecuencia, su cliente no puede deducir el IVA soportado (input VAT) a partir de ella, por mucho que lo desee.
Esto funciona en ambos sentidos. Aceptar una proforma de un proveedor y deducir el IVA correspondiente es un error que será rechazado por la administración; se necesita la factura real.
Cuándo la proforma es el documento adecuado
- Solicitudes de pago por adelantado cuando aún no se ha entregado nada. Es habitual en exportaciones, fabricación a medida y relaciones con nuevos clientes: pague primero y luego producimos.
- Presupuestos que el cliente necesita en formato de factura para abrir una orden de compra o iniciar un flujo de aprobación interna.
- Documentación aduanera y de expedición para mercancías enviadas cuando todavía no procede una factura comercial, como muestras, sustituciones o mercancías para reparación.
- Confirmación de importes antes de cerrar una operación, en los casos en que emitir una factura real crearía una obligación de IVA sobre una venta que quizás no llegue a realizarse.
Cuándo no es el documento adecuado
El error común consiste en utilizar una proforma para retrasar el IVA de una venta que ya se ha producido. Si los bienes ya se han entregado o el servicio ya se ha prestado, la obligación de facturar existe y se ha alcanzado el hecho imponible (tax point); enviar una proforma en su lugar no aplaza el IVA, sino que simplemente significa que no se ha emitido la factura obligatoria. Los Estados miembros establecen plazos para la emisión de facturas y la responsabilidad fiscal surge de todos modos.
El otro error es más sutil: tratar las proformas como una serie de numeración contra la que los clientes realizan pagos y no emitir nunca las facturas reales. El dinero llega, no se registra nada y el periodo se cierra con ingresos faltantes.
La alternativa de la factura de anticipo
Si desea recibir el pago antes de la entrega y llevar una contabilidad correcta, el instrumento adecuado en la mayoría de las jurisdicciones de la UE es una factura de anticipo (prepayment invoice), y no una proforma.
Una factura de anticipo es una factura real: está numerada, activa el IVA sobre el prepago y se contabiliza. El dinero recibido por este concepto no constituye un ingreso, sino un pasivo (liability), ya que usted le debe bienes o servicios al cliente. En el plan de cuentas lituano, se registra en la cuenta 4440, anticipos recibidos:
| Cuenta | Debe (Debit) | Haber (Credit) |
|---|---|---|
| 2410 Clientes comerciales (Trade receivables) | 1.210 | |
| 4440 Anticipos recibidos | 1.000 | |
| 4492 IVA por pagar (VAT payable) | 210 |
Cuando finalmente se entregan los bienes, el anticipo se compensa con la factura final y el pasivo se convierte en ingresos. Este es el mismo principio de diferimiento que se aplica en los asientos de ajuste: el efectivo recibido por trabajos no entregados es una deuda, no un ingreso.
Por lo tanto, la decisión se reduce a tres opciones:
- Proforma: el cliente necesita un documento, pero usted no desea que se genere todavía ninguna consecuencia contable ni fiscal.
- Factura de anticipo: desea cobrar antes de la entrega, aplicando el tratamiento correcto de IVA y en el libro mayor.
- Factura: el suministro ya se ha efectuado.
Cómo lo gestiona Nordlet
Una factura de venta incluye un tipo: invoice, credit_note, advance o proforma. Dicho tipo determina qué sucede cuando se emite.
Las facturas, las notas de crédito y las facturas de anticipo se contabilizan en el libro mayor: asignan un número de su propia serie, generan los asientos en el diario, crean el derecho de cobro e influyen en la declaración de IVA. Las proformas no se contabilizan en absoluto: se emiten, se numeran en una serie independiente y se pueden enviar en formato PDF, pero no se crea ninguna transacción en el libro mayor, no aparece ningún derecho de cobro y nunca llegan a la declaración de IVA ni a los registros del i.SAF.
Al no contabilizarse, las proformas también se excluyen de los informes de cuentas a cobrar; no aparecerán en los informes de antigüedad de saldos ni en los saldos de socios, lo cual es correcto, ya que todavía nadie le debe nada.
El flujo práctico consiste en emitir una proforma y, cuando el cliente se compromete, emitir la factura real (o una factura de anticipo si pagan por adelantado) como un documento independiente. Nordlet no convierte una proforma en una factura in situ precisamente porque son documentos diferentes con numeraciones distintas.
FAQ
¿Es la factura proforma un documento legal?
Es una oferta comercial, no un documento contable. Puede formar parte de un contrato y se acepta ampliamente para fines aduaneros y de aprobación interna, pero no es una factura según la ley del IVA, no genera obligación de pago y no puede utilizarse para deducir el IVA.
¿Tengo que pagar el IVA de una factura proforma?
No. Una proforma no hace que el IVA repercutido sea exigible y el destinatario no puede deducir el IVA soportado a partir de ella. Sin embargo, si el suministro ya se ha realizado, la obligación fiscal surge del propio suministro; emitir una proforma en lugar de la factura obligatoria no la aplaza.
¿Puede un cliente pagar contra una factura proforma?
Sí, y ocurre constantemente; para eso sirven las proformas de pago anticipado. No obstante, una vez que llega el dinero, la transacción requiere un documento real: una factura de anticipo o la factura final, dependiendo de si ya se ha producido la entrega.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y una factura de anticipo?
Una factura de anticipo es una factura auténtica (numerada, genera IVA y se contabiliza), en la que el pago anticipado se registra como un pasivo hasta el momento de la entrega. Una proforma no es ninguna de esas cosas. Utilice una factura de anticipo cuando quiera cobrar antes de la entrega y contabilizarlo correctamente.
¿Necesita una factura proforma una numeración secuencial?
No según la ley del IVA, ya que no es una factura fiscal. En la práctica, vale la pena utilizar una serie de numeración separada de todos modos, tanto para la trazabilidad interna como para imposibilitar la confusión entre una proforma y una factura real, ya sea en sus propios registros o en los del cliente.