プロフォーマインボイスとインボイス: それぞれの使い分け
プロフォーマインボイスとは何か、なぜVAT（付加価値税）の納税義務や総勘定元帳への記帳が発生しないのか、そして通常のインボイスや前受金インボイスの代わりにいつ使用すべきかについて解説します。
プロフォーマインボイス (proforma invoice) は、インボイスに似て非なるものです。見た目は請求書ですが、その実態は見積書にすぎません。「請求金額はいくらか」「支払額はいくらか」「振込先口座はどこか」を示すものですが、売掛金、売上収益、VATの納税義務、そして総勘定元帳 (ledger) への記帳は一切発生しません。
これは制限事項ではなく、プロフォーマインボイスの存在意義そのものです。実際にインボイスを発行することで生じる法的・税務的な影響を引き起こすことなく、顧客に対して請求予定額を正確に伝えるために使用します。
重要なしきい値となる違い
| プロフォーマインボイス | インボイス | |
|---|---|---|
| 法的地位 | 商談上のオファー | VAT法上の会計書類 |
| 売掛金の発生 | なし | あり |
| 売上の認識 | なし | あり（実現時） |
| VATのトリガー | なし | あり - 売上VATの納税義務が発生 |
| 連番の付与 | 不要 | 必要 |
| 元帳への転記 | なし | あり |
| 顧客によるVAT控除 | 不可 | 可能 |
もっとも重要な違いは、VATに関する項目です。インボイスの要件を満たす書類を発行すると、顧客からの入金有無に関わらず、その期間のVAT申告において国への売上VATの納税義務が生じます。一方、プロフォーマインボイスはVAT指令の意味におけるインボイスではないため、この義務は発生しません。したがって、顧客側としても、どれほど希望していてもそれに基づいて仕入税額控除を受けることはできません。
これは双方向にあてはまります。サプライヤーからプロフォーマインボイスを受け取り、それに基づいてVATを控除することは誤りであり、税務当局に否認されます。正規のインボイスが必要となります。
プロフォーマインボイスが適切な場面
- 商品がまだ何も引き渡されていない状態での前払い請求。 輸出、受注生産、新規の取引先関係において一般的です。先払いの確認後に製造を開始する場合に用います。
- 顧客が発注書 (PO) の発行や社内承認プロセスを開始するために、請求書形式を必要としている見積書。
- 商業用インボイスがまだ適さない段階で発送される貨物の通関・出荷書類。 サンプル、代替品、修理品などが該当します。
- 取引成立前の金額確認。 ここで正規のインボイスを発行してしまうと、実現するかどうかわからない販売に対してVATの納税義務が生じてしまうためです。
不適切な場面
よくある誤りは、すでに発生した販売に対するVATの支払いを引き延ばすためにプロフォーマインボイスを使用することです。商品の引き渡しやサービスの提供が完了している場合、インボイスの発行義務があり、課税時点 (tax point) に到達しています。代わりにプロフォーマインボイスを送付してもVATの繰延べにはならず、単に必要なインボイスが発行されていない状態を意味するだけです。加盟国はインボイス発行の期限を定めており、納税義務は発行の有無に関わらず発生します。
もう一つの、より見えにくい誤りは、プロフォーマインボイスを顧客が支払いの根拠とする一連の連番として扱い、その後正規のインボイスを発行しないケースです。入金はあっても何も記録されず、売上が計上されないまま期末を迎えることになります。
前受金インボイスという代替案
引き渡し前の入金を希望し、かつ正確な会計処理を行いたい場合、EU法域の大部分において適切な手段はプロフォーマインボイスではなく前受金インボイス (advance invoice) です。
前受金インボイスは正規のインボイスです。連番が振られ、前受金に対するVATが発生し、元帳に転記されます。これに対して受け取った資金は売上ではなく負債となります。なぜなら、顧客に対して商品やサービスを提供する義務を負っているからです。勘定科目表では、これは「4440 受取前受金」に計上されます。
| 勘定科目 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 2410 売掛金 | 1,210 | |
| 4440 受取前受金 | 1,000 | |
| 4492 仮受消費税等 (VAT payable) | 210 |
最終的に商品の引き渡しが行われた際、前受金は最終インボイスと相殺され、負債が売上へと振り替わります。これは決算整理仕訳と同じ繰延べの原則です。未提供の役務に対して受け取った現金は収入ではなく債務です。
したがって、実質的な選択肢は次の3つとなります。
- プロフォーマインボイス - 顧客に書類が必要であるが、現時点ではいかなる会計上・税務上の影響も発生させたくない場合。
- 前受金インボイス - 配送前に代金を受領したい場合であり、適切なVAT処理と元帳への記帳が必要な場合。
- インボイス - すでに供給が完了している場合。
Nordletでの処理方法
売上インボイスには、invoice (インボイス)、credit_note (クレジットノート)、advance (前受金インボイス)、proforma (プロフォーマインボイス) のいずれかのタイプが設定されます。このタイプによって、発行時の処理が決まります。
インボイス、クレジットノート、前受金インボイスは総勘定元帳に転記されます。これらは独自の系列から番号が割り当てられ、仕訳が起票され、売掛金が作成され、VAT申告に反映されます。一方、プロフォーマインボイスは一切転記されません。発行され、別の系列で番号が振られ、PDFとして送信することは可能ですが、元帳のトランザクションは作成されず、売掛金は発生せず、VAT申告や i.SAF 登録に到達することもありません。
転記されないため、プロフォーマインボイスは売掛金レポートからも除外されます。年齢調べレポートや取引先残高には表示されません。これは「まだ誰もあなたに何も負っていない」という状態を正しく反映しています。
実務上のフローとしては、まずプロフォーマインボイスを発行し、顧客が正式に発注した時点で、別の文書として正規のインボイス（前払いの場合は前受金インボイス）を発行します。Nordletがプロフォーマインボイスをその場でインボイスに変換しないのは、まさにこれらが異なる番号体系を持つ異なる文書であるためです。
FAQ
プロフォーマインボイスは法的文書ですか？
これは会計書類ではなく商談上のオファーです。契約の一部を構成することがあり、通関や社内承認の目的で広く受け入れられていますが、VAT法上のインボイスではなく、支払い義務を生じさせるものでもなければ、VAT控除に使用することもできません。
プロフォーマインボイスに対してVATを支払う必要がありますか？
いいえ。プロフォーマインボイスによって売上VATの納税義務が発生することはありませんし、受領者がそれに基づいて仕入税額控除を受けることもできません。ただし、すでに供給が完了している場合、VATの納税義務は供給そのものから発生します。必要なインボイスの代わりにプロフォーマインボイスを発行しても、納税義務を先送りすることはできません。
顧客はプロフォーマインボイスに基づいて支払いを実行できますか？
はい、実際によく行われています。それこそが前払い用プロフォーマインボイスの存在理由です。しかし、入金があった時点で、引き渡しが完了しているかに応じて、前受金インボイスまたは最終インボイスという正規の書類が必要になります。
プロフォーマインボイスと前受金インボイスの違いは何ですか？
前受金インボイスは正規のインボイスであり、連番が付与され、VATの課税対象となり、転記され、引き渡しまでの間は前払金が負債として記録されます。プロフォーマインボイスにはこれらの要素が一切ありません。引き渡し前に代金を受領し、適切に会計処理を行いたい場合は前受金インボイスを使用してください。
プロフォーマインボイスに連番は必要ですか？
VATインボイスではないため、VAT法上の要件ではありません。実務上は、内部での追跡管理や、自社および顧客の記録においてプロフォーマインボイスと正規のインボイスの混同を防ぐために、独立した連番を使用する価値があります。