Проформа-инвойс против инвойса: когда какой документ применяется
Что представляет собой проформа-инвойс (Proforma Invoice), почему он не влечет возникновения обязательств по НДС и не отражается в Главной книге, а также в каких случаях его следует использовать вместо обычного инвойса или счета на предоплату.
Проформа-инвойс выглядит как инвойс, но при этом не выполняет ни одной функции инвойса. Это коммерческое предложение, оформленное в виде счета: вот во сколько это обойдется, вот сколько нужно заплатить, а вот наши банковские реквизиты. Такой документ не создает ни дебиторской задолженности, ни выручки, ни обязательств по НДС и вообще никаких проводок в бухгалтерском учете.
Это не ограничение, а его изначальный смысл. Проформа позволяет сообщить клиенту точную сумму к оплате, не вызывая при этом никаких последствий, которые влечет за собой выставление настоящего инвойса.
Принципиальная разница
| Проформа-инвойс | Инвойс | |
|---|---|---|
| Юридический статус | Коммерческое предложение | Первичный учетный документ по закону об НДС |
| Создает дебиторскую задолженность | Нет | Да |
| Признает выручку | Нет | Да (по мере ее получения) |
| Вызывает обязательство по НДС | Нет | Да: налог к уплате (выходной НДС) становится актуальным |
| Последовательная нумерация | Не требуется | Обязательна |
| Отражается в бухгалтерском учете | Нет | Да |
| Клиент может принять НДС к вычету | Нет | Да |
Строка про НДС здесь является ключевой. Выставление документа, который квалифицируется как инвойс, делает выходной НДС подлежащим уплате в государственный бюджет за соответствующий период в налоговой декларации, независимо от того, заплатил вам клиент или нет. Проформа этого не делает, поскольку она не является инвойсом в понимании Директивы об НДС. Соответственно, ваш клиент не может принять по ней входной НДС к вычету, как бы сильно ему этого ни хотелось.
Это работает в обе стороны. Принятие проформы от поставщика и отражение по ней вычета по НДС — это ошибка, которую налоговая не пропустит; вам нужен настоящий инвойс.
Когда проформа является правильным документом
- Запросы на предоплату, когда товары еще не отгружены. Это стандартная практика в экспорте, позаказном производстве и при работе с новыми клиентами: сначала оплата, потом производство.
- Коммерческие предложения, которые клиенту требуются в формате инвойса для оформления заказа на запуск (purchase order) или прохождения внутренних процедур согласования.
- Таможенная и отгрузочная документация для отправки товаров, в отношении которых коммерческий инвойс пока не применим: образцов, замен, товаров для ремонта.
- Подтверждение сумм до закрытия сделки, когда выставление настоящего инвойса создало бы обязательство по НДС по сделке, которая в итоге может не состояться.
Когда проформа не подходит
Типичная ошибка — использовать проформу для отсрочки уплаты НДС по уже совершенной сделке. Если товары доставлены или услуга оказана, обязанность по выпитке инвойса возникает автоматически, а налоговый период наступил. Отправка проформы вместо этого не отменяет уплату НДС, а лишь означает, что обязательный инвойс не был выставлен. Государства-участники устанавливают жесткие сроки для выставления инвойсов, и налоговые обязательства возникают независимо от уловок.
Другая ошибка более тонкая: рассматривать проформы как отдельную серию номеров, по которой клиенты платят, но при этом никогда не выставлять реальные инвойсы. Деньги поступают, ничего не фиксируется, и период закрывается с недоучтенной выручкой.
Альтернатива в виде счета на предоплату
Если вам требуется получить оплату до отгрузки и при этом обеспечить корректный бухгалтерский учет, надлежащим инструментом в большинстве юрисдикций ЕС является счет на предоплату (prepayment invoice), а не проформа.
Счет на предоплату — это полноценный инвойс: он имеет порядковый номер, инициирует начисление НДС на сумму аванса и отражается в учете. Полученные по нему деньги не являются выручкой — это обязательство, поскольку вы должны клиенту товар или услугу. В литовском плане счетов эта сумма попадает на счет 4440 (полученные авансы):
| Счет | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 2410 Расчеты с покупателями | 1 210 | |
| 4440 Полученные авансы | 1 000 | |
| 4492 НДС к уплате | 210 |
Когда товары наконец отгружены, аванс зачитывается в счет окончательного инвойса, а обязательство трансформируется в выручку. Это тот же принцип отсрочки, что и при корректирующих проводках: денежные средства, полученные за неоказанные услуги, являются долгом, а не доходом.
Таким образом, выбор всегда сводится к одному из трех вариантов:
- Проформа — клиенту нужен документ, но вы пока не хотите никаких бухгалтерских или налоговых последствий.
- Счет на предоплату — вы хотите получить оплату до отгрузки с соблюдением всех правил учета НДС и проводок.
- Инвойс — поставка фактически состоялась.
Как с этим работает Nordlet
Продажный инвойс имеет определенный тип: invoice, credit_note, advance или proforma. Именно этот тип определяет, что происходит при его выписке.
Инвойсы, кредитные ноты и счета на предоплату формируют проводки в Главной книге — они получают номер из своей собственной серии, создают бухгалтерские записи, формируют дебиторскую задолженность и попадают в налоговую декларацию по НДС. Проформы не формируют проводок вообще: они выписываются, нумеруются в отдельной серии и могут быть отправлены в формате PDF, но никакие операции в учете не создаются, дебиторская задолженность не возникает, и такие документы никогда не попадают ни в декларацию по НДС, ни в реестры i.SAF.
Поскольку проформы не делают проводок, они также исключены из отчетности по дебиторской задолженности — они не отображаются в отчетах по старению дебиторской задолженности или в сальдо расчетов с контрагентами, что абсолютно верно, ведь пока вам никто ничего не должен.
На практике схема работы выглядит следующим образом: вы выставляете проформу, а когда клиент подтверждает сделку, вы выписываете настоящий инвойс (или счет на предоплату, если он платит вперед) в виде отдельного документа. Nordlet не конвертирует проформу в инвойс "на лету" именно потому, что это принципиально разные документы с разными правилами нумерации.
FAQ
Является ли проформа-инвойс юридическим документом?
Это коммерческое предложение, а не первичный учетный документ. Проформа может являться частью договора и повсеместно принимается для таможенных целей и внутренних согласований, однако она не считается инвойсом по закону об НДС, не создает обязательств по оплате и не может служить основанием для вычета НДС.
Должен ли я платить НДС по проформе?
Нет. Проформа не влечет возникновения обязательств по выходному НДС, а получатель не может принять по ней входной НДС к вычету. Тем не менее, если поставка уже произошла, налоговые обязательства возникают из самого факта поставки, и выставление проформы вместо требуемого инвойса не сдвигает сроки уплаты налога.
Может ли клиент оплатить товар по проформе?
Да, это происходит постоянно, и именно для этого предназначены проформы на предоплату. Но как только деньги поступают, для операции требуется настоящий документ: либо счет на предоплату, либо финальный инвойс, в зависимости от того, была ли произведена отгрузка.
В чем разница между проформой и счетом на предоплату?
Счет на предоплату — это полноценный инвойс: у него есть номер, он запускает механизм начисления НДС и отражается в учете, а предоплата учитывается как обязательство до момента отгрузки. Проформа не обладает ни одним из этих свойств. Используйте счет на предоплату, когда хотите получить деньги до отгрузки и отразить сделку в учете по всем правилам.
Требуется ли для проформ последовательная нумерация?
Закон об НДС этого не требует, поскольку проформа не является налоговым инвойсом. На практике использовать отдельную серию нумерации все же стоит для внутреннего контроля и для того, чтобы исключить любую возможность спутать проформу с настоящим инвойсом как в вашем учете, так и в учете клиента.