Proforma számla vs. számla: Mikor melyikre van szükség

A proforma számla úgy néz ki, mint egy számla, de a számlák semmilyen funkcióját nem látja el. Ez egy árajánlat, számla formátumba öntve: ennyibe fog kerülni, ennyit kell fizetni, itt vannak a bankszámlaadataink. Nem keletkeztet követelést, árbevételt, áfakötelezettséget és semmilyen főkönyvi bejegyzést sem.

Ez nem korlátozás, hanem maga a cél. A proforma lehetővé teszi, hogy pontosan megmutassa a vevőnek a fizetendő összeget anélkül, hogy a tényleges számlázás bármilyen következményét elindítaná.

A lényegi különbség

	Proforma számla	Számla
Jogi státusz	Kereskedelmi ajánlat	Számviteli bizonylat az áfatörvény alapján
Követelést keletkeztet	Nem	Igen
Elszámolja az árbevételt	Nem	Igen (amikor megkeresték)
Áfát indít el	Nem	Igen - a fizetendő áfa esedékessé válik
Sorszámozás	Nem kötelező	Kötelező
Könyvelődik a főkönyvbe	Nem	Igen
A vevő levonhatja az áfát	Nem	Igen

Az áfát tartalmazó sor a legfontosabb. Olyan bizonylat kiállítása, amely számlának minősül, az adott időszaki áfabevallásban fizetendő áfát eredményez, függetlenül attól, hogy a vevő fizet-e Önnek. A proforma ezt nem teszi meg, mivel az áfa-irányelv értelmében nem minősül számlának, és ennek megfelelően a vevő sem vonhat le belőle előzetesen felszámított áfát, bármennyire is szeretne.

Ez kétirányú utca. Ha elfogad egy proformát egy szállítótól és abból áfát von le, az hiba, amelyet elutasítanak; a valós számlára van szükség.

Mikor megfelelő bizonylat a proforma?

• Előre történő fizetési kérelmek, amikor még semmit sem teljesítettek. Gyakori az exportban, az egyedi gyártásban és az új vevői kapcsolatokban: először fizet, aztán gyártunk.
• Olyan árajánlatok, amelyeket a vevő számla formátumban kér egy beszerzési megrendelés (purchase order) megnyitásához vagy egy belső jóváhagyási folyamat elindításához.
• Vám- és szállítási dokumentáció olyan áruk küldéséhez, amelyekhez a kereskedelmi számla (commercial invoice) még nem megfelelő - minták, cserék, javításra szánt áruk.
• Az összegek megerősítése az üzlet megkötése előtt, amikor egy valódi számla kiállítása áfakötelezettséget keletkeztetne egy olyan értékesítés után, amely talán meg sem valósul.

Mikor nem megfelelő?

A hiba az, amikor a proformát arra használják, hogy elhalasszák az áfát egy olyan értékesítés után, amely már megtörtént. Ha az árut kiszállították vagy a szolgáltatást elvégezték, a számlázási kötelezettség fennáll, és a teljesítési időpont bekövetkezett - a proforma küldése ahelyett nem halasztja el az áfát, csak azt jelenti, hogy a kötelező számlát nem állították ki. A tagállamok határidőket szabnak a számlák kiállítására, és a kötelezettség attól függetlenül keletkezik.

A másik hiba finomabb: a proformákat olyan sorszámtartományként kezelni, amelyek alapján a vevők fizetnek, de soha nem állítják ki a valódi számlákat. A pénz megérkezik, semmi sem kerül rögzítésre, és az időszak hiányzó árbevétellel zárul.

Az előlegszámla alternatíva

Ha a teljesítés előtt szeretne fizetést és helyes könyvelést, a legtöbb uniós joghatóságban a megfelelő eszköz az előlegszámla (prepayment invoice), nem pedig a proforma.

Az előlegszámla egyvalódi számla: sorszámmal rendelkezik, előleg esetén áfát indít el, és könyvelődik. Az erre kapott pénz nem árbevétel, hanem kötelezettség, mivel Ön áruval vagy szolgáltatással tartozik a vevőnek. A litván számlatükörben a 4440-es, kapott előlegek számlára kerül:

Számla	Tartozik	Követel
2410 Vevők követelései	1 210
4440 Kapott előlegek		1 000
4492 Fizetendő áfa		210

Amikor az árut végül kiszállítják, az előleget elszámolják a végszámlával szemben, és a kötelezettség árbevételre cserélődik. Ez ugyanaz az elhatárolási elv, mint az időbeli elhatárolások: a nem teljesített munkáért kapott készpénz adósság, nem pedig jövedelem.

A döntés tehát valójában háromféle lehet:

• Proforma - a vevőnek dokumentumra van szüksége, de Ön még nem akar számviteli vagy adóügyi következményt.
• Előlegszámla - azt szeretné, hogy a teljesítés előtt fizessenek, megfelelő áfa- és főkönyvi kezeléssel.
• Számla - a teljesítés megtörtént.

Hogyan kezeli ezt a Nordlet?

Az értékesítési számla rendelkezik típussal: invoice, credit_note, advance vagy proforma. Ez a típus határozza meg, hogy mi történik a kiállításakor.

A számlák, helyesbítő számlák és előlegszámla kerülnek be a főkönyvbe - saját sorszámtartományukból sorszámot rendelnek hozzá, elkészítik a könyvelési tételeket, létrehozzák a követelést és bekerülnek az áfabevallásba. A proformák egyáltalán nem könyvelődnek: kiállítják őket, külön sorszámtartományban számozzák, és PDF-ként elküldhetők, de nem jön létre főkönyvi tranzakció, nem jelenik meg követelés, és soha nem jutnak el az áfabevallásba vagy az i.SAF jelentésekbe.

Mivel nem könyvelődnek, a proformák ki vannak zárva a követelések jelentéseiből is - nem fognak szerepelni a korszakolt követelések jelentéseiben vagy a partneri egyenlegekben, ami helyes: még senki sem tartozik Önnek semmivel.

A gyakorlati folyamat az, hogy kiállít egy proformát, és amikor a vevő elkötelezi magát, kiállítja a valós számlát (vagy egy előlegszámlát, ha előre fizetnek) külön dokumentumként. A Nordlet nem konvertálja át a proformát számlává a helyszínen, pontosan azért, mert ezek különböző dokumentumok, különböző sorszámozással.

FAQ

Jogi dokumentum a proforma számla?

Ez egy kereskedelmi ajánlat, nem pedig számviteli bizonylat. A szerződés részét képezheti, és széles körben elfogadott vámmal és belső jóváhagyással kapcsolatos célokra, de az áfatörvény értelmében nem minősül számlának, nem keletkeztet fizetési kötelezettséget, és nem használható fel áfalevonásra.

Kell áfát fizetni a proforma számla után?

Nem. A proforma nem teszi esedékessé a fizetendő áfát, és a címzett sem vonhat le belőle előzetesen felszámított áfát. Ha azonban a teljesítés már megtörtént, az áfakötelezettség magából a teljesítésből fakad - a kötelező számla helyett kiállított proforma nem halasztja azt el.

Fizethet a vevő proforma számla alapján?

Igen, és ez folyamatosan megtörténik - az előlegfizetési proformák pontosan erre valók. De amint megérkezik a pénz, a tranzakciónak valódi dokumentumra van szüksége: vagy egy előlegszámlára, vagy a végszámlára, attól függően, hogy a teljesítés megtörtént-e.

Mi a különbség a proforma és az előlegszámla között?

Az előlegszámla egy valódi számla - sorszámmal ellátott, áfát generáló és könyvelt, ahol az előleget a teljesítésig kötelezettségként rögzítik. A proforma ezek közül egyik sem. Használjon előlegszámlát, ha a teljesítés előtt szeretné, hogy fizessenek, és azt megfelelően szeretné könyvelni.

Szükséges a proforma számla sorszámozása?

Az áfatörvény szerint nem, mivel nem áfa-számla. A gyakorlatban azonban érdemes külön sorszámtartományt használni – a belső nyomon követhetőség érdekében, valamint azért, hogy a proformát ne lehessen összetéveszteni egy valódi számlával se az Ön nyilvántartásában, se a vevőében.