Проформа-рахунок проти рахунку: коли який документ застосовується
Що таке проформа-рахунок і чим вона не є, чому вона не створює податкових зобов'язань з ПДВ і записів у реєстрі, а також коли її слід використовувати замість рахунку або рахунку на аванс.
Проформа-рахунок виглядає як рахунок, але не виконує жодної з функцій рахунку. Це комерційна пропозиція, оформлена у вигляді платіжного документа: ось скільки це коштує, ось скільки потрібно сплатити, ось наші банківські реквізити. Вона не створює ані дебіторської заборгованості, ані доходу, ані зобов'язань з ПДВ, ані будь-яких записів у головній книзі (ledger).
Це не обмеження, а сама її мета. Проформа дає змогу повідомити клієнту точну суму до сплати без будь-яких наслідків, пов'язаних з виставленням справжнього рахунку.
Суттєва різниця
| Проформа-рахунок | Рахунок | |
|---|---|---|
| Юридичний статус | Комерційна пропозиція | Бухгалтерський документ за законодавством про ПДВ |
| Створює дебіторську заборгованість | Ні | Так |
| Визнає дохід | Ні | Так (у момент його заробляння) |
| Створює зобов'язання з ПДВ | Ні | Так - виникає податкове зобов'язання з ПДВ |
| Послідовна нумерація | Не вимагається | Вимагається |
| Проводки в головній книзі | Ні | Так |
| Клієнт може прийняти ПДВ до податкового кредиту | Ні | Так |
Рядок про ПДВ тут є найбільш критичним. Виставлення документа, який кваліфікується як рахунок, робить суму вихідного ПДВ до сплати державі у декларації з ПДВ за відповідний період, незалежно від того, чи сплатив вам клієнт. Проформа такого не робить, оскільки вона не є рахунком у розумінні Директиви про ПДВ, і відповідно ваш клієнт не може взяти з неї ПДВ до податкового кредиту, хоч би як сильно йому цього хотілося.
Це працює в обидва боки. Прийняття проформи від постачальника та відображення за нею ПДВ є помилкою, яку буде відхилено податковим органом: вам потрібен справжній рахунок.
Коли проформа є правильним документом
- Запити на передоплату, коли нічого ще не поставлено. Поширено в експорті, виробництві під замовлення та у відносинах із новими клієнтами: спочатку платіть, потім ми виробляємо.
- Комерційні пропозиції, які потрібні клієнту у форматі рахунку для відкриття замовлення на закупівлю (purchase order) або запуску внутрішнього процесу погодження.
- Митна та супровідна документація для товарів, що відправляються тоді, коли комерційний рахунок ще недоречний: зразки, заміна товару, товари на ремонт.
- Підтвердження сум до закриття угоди, коли виставлення справжнього рахунку створило б податкове зобов'язання з ПДВ за продажем, який може й не відбутися.
Коли вона є неправильним документом
Головна помилка полягає у використанні проформи для відтермінування сплати ПДВ за продажем, який уже відбувся. Якщо товари поставлено або послугу надано, виникає обов'язок виставити рахунок і настає податкова подія, тож надсилання проформи замість цього не відкладає ПДВ, а лише означає, що обов'язковий рахунок не було виставлено. Держави-члени встановлюють граничні терміни для виставлення рахунків, і зобов'язання виникає незалежно від цього.
Інша помилка є більш тонкою: ставлення до проформ як до окремої нумераційної серії, за якою клієнти здійснюють платежі, але при цьому ніколи не виставляються справжні рахунки. Гроші надходять, нічого не обліковується, а період закривається з неврахованим доходом.
Альтернатива у вигляді рахунку на аванс
Якщо ви хочете отримати оплату до моменту поставки та забезпечити коректний бухоблік, належним інструментом у більшості юрисдикцій ЄС є рахунок на аванс (prepayment invoice), а не проформа.
Рахунок на аванс є справжнім рахунком: він має номер, створює зобов'язання з ПДВ на передоплату та проводиться за обліком. Отримані за ним кошти не є доходом, це зобов'язання, оскільки винні клієнту товари або послуги. У литовському плані рахунків він потрапляє на рахунок 4440, одержані аванси:
| Рахунок | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| 2410 Розрахунки з покупцями та замовниками | 1,210 | |
| 4440 Одержані аванси | 1,000 | |
| 4492 ПДВ до сплати | 210 |
Коли товари зрештою доставляються, аванс зараховується в рахунок остаточного рахунку, а зобов'язання трансформується в дохід. Це той самий принцип відкладення, що й коригуючі проводки: готівка, отримана за невиконану роботу, є боргом, а не доходом.
Отже, вибір насправді робиться з трьох варіантів:
- Проформа - клієнту потрібен документ, але ви ще не хочете жодних бухгалтерських чи податкових наслідків.
- Рахунок на аванс - ви хочете отримати оплату до поставки з належним обліком ПДВ та проведенням у головній книзі.
- Рахунок - поставка відбулася.
Як із цим працює Nordlet
Рахунок на продаж має тип: invoice, credit_note, advance або proforma. Цей тип визначає, що відбувається під час його виставлення.
Рахунки, кредитові ноти та рахунки на аванс проводяться в головній книзі - вони отримують номер зі своєї власної серії, створюють бухгалтерські проводки, формують дебіторську заборгованість та потрапляють до декларації з ПДВ. Проформи не проводяться взагалі: вони виставляються, нумеруються в окремій серії та можуть бути надіслані у форматі PDF, але жодної проводки в головній книзі не створюється, дебіторська заборгованість не з'являється, і вони ніколи не потрапляють ані до декларації з ПДВ, ані до реєстрів i.SAF.
Оскільки проформи не проводяться, вони також виключені зі звітності про дебіторську заборгованість - вони не відображатимуться у звітах про старіння заборгованості або в сальдо розрахунків із партнерами, що є абсолютно правильним, адже вам поки що ніхто нічого не винен.
Практичний процес полягає у виставленні проформи, а коли клієнт підтверджує намір, виставленні справжнього рахунку (або рахунку на аванс, якщо вони платять наперед) як окремого документа. Nordlet не конвертує проформу на рахунок автоматично все системі саме тому, що це різні документи з різною нумерацією.
FAQ
Чи є проформа-рахунок юридичним документом?
Це комерційна пропозиція, а не бухгалтерський документ. Вона може бути частиною договору та широко приймається для митних цілей і внутрішнього погодження, але не є рахунком за законодавством про ПДВ, не створює зобов'язання щодо сплати та не може використовуватися для прийняття ПДВ до податкового кредиту.
Чи потрібно сплачувати ПДВ за проформа-рахунком?
Ні. Проформа не створює податкових зобов'язань з вихідного ПДВ, а одержувач не може взяти з неї ПДВ у податковий кредит. Проте, якщо постачання вже відбулося, зобов'язання з ПДВ виникає внаслідок самого факту постачання, і виставлення проформи замість обов'язкового рахунку його не відтерміновує.
Чи може клієнт здійснювати оплату за проформа-рахунком?
Так, і це відбувається постійно - саме для цього і призначені проформи на передоплату. Але щойно гроші надходять, транзакція потребує справжнього документа: або рахунку на аванс, або остаточного рахунку, залежно від того, чи відбулася поставка.
У чому різниця між проформою та рахунком на аванс?
Рахунок на аванс - це справжній рахунок: пронумерований, такий, що створює зобов'язання з ПДВ і проводиться в обліку, причому передоплата відображається як зобов'язання до моменту поставки. Проформа не є жодною з цих речей. Використовуйте рахунок на аванс, коли хочете отримати оплату до поставки та правильно відобразити її в обліку.
Чи потребує проформа-рахунок послідовної нумерації?
Ні за законодавством про ПДВ, оскільки вона не є податковою накладною чи рахунком-фактурою з ПДВ. На практиці використання окремої нумераційної серії все одно є доцільним для внутрішньої простежуваності, а також щоб унеможливити плутанину між проформою та справжнім рахунком як у вашому обліку, так і в обліку клієнта.