Proforma rēķins un rēķins: kad kurš ir jāizmanto

Proforma rēķins izskatās pēc parasta rēķina, taču neveic nevienu no funkcijām, kādas piemīt īstam rēķinam. Tas ir komercpiedāvājums, kas noformēts rēķina izskatā: šeit ir redzamas paredzētās izmaksas, summa apmaksai un mūsu bankas rekvizīti. Tas nerada ne prasījumu, ne ieņēmumus, ne PVN saistības, ne jebkāda veida grāmatojumu.

Tas nav trūkums, bet gan tā galvenais uzdevums. Proforma ļauj precīzi paziņot klientam viņa nākamo maksājumu summu, neizraisot nekādas sekas, kādas radītu reāla rēķina izrakstīšana.

Svarīgākā atšķirība

	Proforma rēķins	Rēķins
Juridiskais statuss	Komercpiedāvājums	Grāmatvedības dokuments saskaņā ar PVN likumdošanu
Rada debitoru parādu	Nē	Jā
Atzīst ieņēmumus	Nē	Jā (kad tie ir nopelnīti)
Rada PVN saistības	Nē	Jā, iestājas pienākums maksāt izejošo PVN
Secīga numerācija	Nav obligāta	Obligāta
Grāmatojas virsgrāmatā	Nē	Jā
Klients var atskaitīt PVN	Nē	Jā

PVN rinda ir pati svarīgākā. Dokuments, kas atbilst rēķina pazīmēm, paredz izejošā PVN samaksu valsts budžetam attiecīgā perioda PVN deklarācijā neatkarīgi no tā, vai klients ir samaksājis. Proforma to nerada, jo tā nav PVN direktīvas izpratnē uzskatāma par rēķinu, un attiecīgi jūsu klients nevar atskaitīt priekšnodokli no proformas rēķina neatkarīgi no viņa vēlmes.

Tas darbojas abos virzienos. Proformas saņemšana no piegādātāja un priekšnodokļa atskaitīšana no tās ir kļūda, kuru VID noraidīs, jo ir nepieciešams īsts rēķins.

Kad proforma ir pareizais dokuments

• Priekšapmaksas pieprasījumi, ja preces vēl nav piegādātas. Tas ir ierasti eksportā, individuālo pasūtījumu ražošanā un jaunu klientu attiecībās: vispirms samaksa, tad ražošana.
• Piedāvājumi, kurus klientam ir nepieciešams saņemt rēķina formātā, lai izveidotu pirkuma pasūtījumu (purchase order) vai uzsāktu iekšējo saskaņošanas procesu.
• Muitas un transporta dokumentācija precēm, kurām komercrēķins vēl nav piemērots, piemēram, paraugiem, aizvietojamām precēm vai precēm remontam.
• Summu apstiprināšana pirms darījuma slēgšanas, ja īsta rēķina izrakstīšana radītu PVN saistības par darījumu, kas var arī nenotikt.

Kad tā ir nepareizā izvēle

Biežākā kļūda ir proformas izmantošana, lai atliktu PVN nomaksu par jaunotikušu darījumu. Ja preces ir piegādātas vai pakalpojums ir sniegts, ir radies pienākums izrakstīt rēķinu un iestājies nodokļa iekasēšanas brīdis. Proformas nosūtīšana nevis atliek PVN nomaksu, bet gan nozīmē, ka nav izrakstīts obligāti nepieciešamais rēķins. Valstis nosaka termiņus rēķinu izrakstīšanai, un saistības rodas neatkarīgi no izrakstītā dokumentu veida.

Otra kļūda ir smalkāka: proformu izmantošana kā numerācijas sērija, pret kuru klienti veic maksājumus, bet reālie rēķini netiek izrakstīti vispār. Nauda ienāk, nekas netiek iegrāmatots, un periods noslēdzas ar iztrūkstošiem ieņēmumiem.

Avansa rēķina alternatīva

Ja vēlaties saņemi maksājumu pirms piegādes un nodrošināt pareizu grāmatvedības uzskaiti, piemērotākais instruments vairumā ES jurisdikciju ir avansa rēķins (prepayment invoice), nevis proforma.

Avansa rēķins ir reāls dokuments: tam ir numurs, tas rada PVN saistības par priekšapmaksu un tas tiek iegrāmatots. Pret to saņemtā nauda nav ieņēmumi, bet gan saistības, jo jūs esat parādā klientam preces vai pakalpojumus. Lietuvas kontu plānā tas nonāk kontā 4440, saņemtie avansi:

Konts	Debets	Kredīts
2410 Pircēju parādi	1,210
4440 Saņemtie avansi		1,000
4492 Maksājamais PVN		210

Kad preces beidzot tiek piegādātas, avanss tiek dzēsts pret galīgo rēķinu un saistības pārvēršas ieņēmumos. Šis ir tas pats uzkrāšanas princips, kas attiecas uz korekcijas grāmatojumiem: par nenodotu darbu saņemta skaidrā nauda ir parāds, nevis ienākums.

Līdz ar to izvēle ir starp trim iespējām:

• Proforma - klientam ir nepieciešams dokuments, bet jūs vēl nevēlaties nekādas grāmatvedības vai nodokļu sekas.
• Avansa rēķins - vēlaties saņemt samaksu pirms piegādes, piemērojot atbilstošu PVN un grāmatvedības apstrādi.
• Rēķins - piegāde ir notikusi.

Kā Nordlet rīkojas šādās situācijās

Pārdošanas rēķinam ir noteikts tips: invoice, credit_note, advance vai proforma. Šis tips nosaka rēķina apstrādi tā izrakstīšanas brīdī.

Rēķini, kredītrēķini un avansa rēķini tiek grāmatoti virsgrāmatā - tie saņem numuru no savas sērijas, izveido grāmatojumus, izveido debitoru parādu un iekļaujas PVN deklarācijā. Proformas netiek grāmatotas vispār: tās tiek izrakstītas, numerētas atsevišķā sērijā un tās var nosūtīt PDF formātā, taču netiek izveidots neviens grāmatvedības darījums, neparādās debitoru parāds, un tās nekad nenokļūst PVN deklarācijā vai i.SAF reģistros.

Tā kā proformas netiek grāmatotas, tās tiek izslēgtas arī no debitoru pārskatiem - tās neparādīsies kavēto parādu pārskatos vai partneru atlikumos, kas ir pareizi, jo pagaidām neviens jums nav parādā.

Praktiskā darbplūsma paredz izrakstīt proformu, un, kad klients apstiprina darījumu, izrakstīt īstu rēķinu (vai avansa rēķinu, ja tiek veikta priekšapmaksa) kā atsevišķu dokumentu. Nordlet nepārvērš proformu par rēķinu tās esošajā formā tieši tāpēc, ka tie ir dažādi dokumenti ar atšķirīgu numerāciju.

FAQ

Vai proforma rēķins ir juridisks dokuments?

Tas ir komercpiedāvājums, nevis grāmatvedības dokuments. Tas var būt līguma sastāvdaļa un tiek plaši izmantots muitai vai iekšējiem apstiprināšanas procesiem, taču tas nav rēķins PVN likumdošanas izpratnē, nerada samaksas pienākumu un to nevar izmantot PVN atskaitīšanai.

Vai man ir jāmaksā PVN par proforma rēķinu?

Nē. Proforma nerada pienākumu maksāt izejošo PVN, un tās saņēmējs nevar no tās atskaitīt priekšnodokli. Tomēr, ja piegāde jau ir notikusi, PVN saistības rodas no pašas piegādes fakta - proformas izrakstīšana obligātā rēķina vietā tās neatliek.

Vai klients var veikt apmaksu pret proforma rēķinu?

Jā, un tas notiek pastāvīgi - tieši tam ir paredzēti priekšapmaksas proformas rēķini. Taču, kad nauda ir saņemta, darījumam ir nepieciešams reāls dokuments: vai nu avansa rēķins, vai galīgais rēķins atkarībā no tā, vai piegāde ir notikusi.

Kāda ir atšķirība starp proformu un avansa rēķinu?

Avansa rēķins ir īsts rēķins, kam ir numurs, tas rada PVN saistības, tiek iegrāmatots, un priekšapmaksa tiek reģistrēta kā saistības līdz brīdim, kad notiek piegāde. Proforma nav nekas no minētā. Izmantojiet avansa rēķinu, ja vēlaties saņemt samaksu pirms piegādes un pareizi to iegrāmatot.

Vai proforma rēķinam ir nepieciešama secīga numerācija?

Saskaņā ar PVN likumdošanu tas nav nepieciešams, jo tā nav PVN rēķins. Praksē tomēr ir ieteicams izmantot atsevišķu numerācijas sēriju iekšējās izsekojamības nodrošināšanai, kā arī tāpēc, lai izslēgtu iespēju sajaukt proformu ar reālu rēķinu gan jūsu, gan klienta uzskaitē.