Proformafactuur versus factuur: wanneer welk document van toepassing is

Een proformafactuur ziet eruit als een factuur, maar vervult geen enkele functie van een echte factuur. Het is een offerte in de vorm van een rekening: dit gaan de kosten zijn, dit moet er betaald worden, en dit zijn de bankgegevens. Het creëert geen vordering, geen omzet, geen btw-verplichting en absoluut geen enkele grootboekboeking.

Dat is geen beperking, maar het hele doel. Met een proformafactuur kunt u een klant precies laten weten wat deze verschuldigd zal zijn zonder dat dit leidt tot de gevolgen van daadwerkelijke facturering.

Het essentiële verschil

	Proformafactuur	Factuur
Juridische status	Een commercieel aanbod	Een boekhoudkundig document onder de btw-wetgeving
Creëert een vordering	Nee	Ja
Verwerkt omzet	Nee	Ja (wanneer verdiend)
Activeert btw	Nee	Ja - verschuldigde btw wordt opeisbaar
Opeenvolgende nummering	Niet verplicht	Verplicht
Boekt naar het grootboek	Nee	Ja
Klant kan btw aftrekken	Nee	Ja

De btw-rij is hierbij cruciaal. Het uitreiken van een document dat geldt als een factuur maakt de verschuldigde btw betaalbaar aan de fiscus in de btw-aangifte over die periode, ongeacht of de klant u betaalt. Een proforma doet dit niet, omdat het geen factuur is in de zin van de btw-richtlijn. Daardoor kan uw klant er ook geen voorbelasting van aftrekken, hoe graag ze dat ook zouden willen.

Dit werkt aan twee kanten. Het accepteren van een proforma van een leverancier en het aftrekken van de btw daarop is een fout die zal worden afgekeurd; u heeft de echte factuur nodig.

Wanneer een proforma het juiste document is

• Verzoeken om vooruitbetaling waarbij nog niets is geleverd. Dit komt veel voor bij export, maatwerkproductie en nieuwe klantrelaties: eerst betalen, dan produceren we.
• Offertes die de klant nodig heeft in factuurformaat om een inkooporder aan te maken of een intern goedkeuringsproces te starten.
• Douane- en verzenddocumenten voor goederen die worden verzonden waarvoor een handelsfactuur nog niet geschikt is, zoals monsters, vervangende artikelen of goederen voor reparatie.
• Het bevestigen van bedragen voordat een deal rond is, waarbij het uitreiken van een echte factuur een btw-verplichting zou creëren voor een verkoop die mogelijk niet doorgaat.

Wanneer het het verkeerde document is

De fout zit in het gebruik van een proforma om de btw uit te stellen over een verkoop die al heeft plaatsgevonden. Als de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht, bestaat de facturatieverplichting en is het moment van de btw-heffing bereikt. Het verzenden van een proforma in plaats daarvan stelt de btw niet uit; het betekent simpelweg dat de verplichte factuur niet is uitgereikt. Lidstaten stellen termijnen vast voor het uitreiken van facturen, en de verplichting ontstaat hoe dan ook.

De andere fout is subtieler: proformas behandelen als een nummerserie waaraan klanten betalen, om vervolgens nooit de echte facturen uit te reiken. Het geld komt binnen, er wordt niets geregistreerd, en de periode sluit af met ontbrekende omzet.

Het alternatief: de voorschotfactuur

Wilt u voor levering betalen én een correcte boekhouding voeren, dan is het juiste instrument in de meeste Europese rechtsgebieden een voorschotfactuur (prepayment invoice) in plaats van een proforma.

Een voorschotfactuur is een echte factuur: deze is genummerd, activeert btw bij vooruitbetaling en wordt geboekt. Ontvangen geld op basis hiervan is geen omzet, maar een schuld, omdat u de klant nog goederen of diensten verschuldigd bent. In het litouws rekeningstchema komt dit terecht op 4440, ontvangen voorschotten:

Rekening	Debet	Credit
2410 Handelsdebiteuren	1.210
4440 Ontvangen voorschotten		1.000
4492 Te betalen btw		210

Wanneer de goederen uiteindelijk worden geleverd, wordt het voorschot verrekend met de eindfactuur en wordt de schuld omgezet in omzet. Dit is hetzelfde uitstelprincipe als bij suppleties en overlopende posten: contant geld dat wordt ontvangen voor ongeleverd werk is een schuld, geen inkomen.

De keuze bestaat dus eigenlijk uit drie opties:

• Proforma - de klant heeft een document nodig, maar u wilt nog geen boekhoudkundige of fiscale gevolgen.
• Voorschotfactuur - u wilt voor de levering worden betaald, met correcte btw- en grootboekverwerking.
• Factuur - de levering heeft plaatsgevonden.

Hoe Nordlet hiermee omgaat

Een verkoopfactuur heeft een type: invoice, credit_note, advance of proforma. Dat type bepaalt wat er gebeurt wanneer deze wordt uitgereikt.

Facturen, creditnota's en voorschotfacturen boeken naar het grootboek: ze wijzen een nummer toe uit hun eigen serie, schrijven de journaalposten, creëren de vordering en nemen deel aan de btw-aangifte. Proformas boeken helemaal niet: ze worden uitgereikt, genummerd in een afzonderlijke serie en kunnen als pdf worden verzonden, maar er wordt geen grootboektransactie aangemaakt, er verschijnt geen vordering en ze bereiken nooit de btw-aangifte of de i.SAF-registers.

Omdat ze niet boeken, zijn proformas ook uitgesloten van de debiteurenrapportage. Ze verschijnen niet in ouderdomsanalyse-rapporten of partnersaldo's, wat juist is: niemand is u immers nog iets verschuldigd.

De praktische workflow is om een proforma uit te reiken en, zodra de klant akkoord gaat, de echte factuur (of een voorschotfactuur als er vooraf wordt betaald) uit te reiken als afzonderlijk document. Nordlet zet een proforma niet ter plekke om in een factuur, juist omdat het verschillende documenten met eigen nummeringen zijn.

FAQ

Is een proformafactuur een juridisch document?

Het is een commercieel aanbod, geen boekhoudkundig document. Het kan deel uitmaken van een contract en wordt algemeen geaccepteerd voor douane- en interne goedkeuringsdoeleinden, maar het is geen factuur onder de btw-wetgeving, schept geen betalingsverplichting en kan niet worden gebruikt om btw af te trekken.

Moet ik btw betalen over een proformafactuur?

Nee. Een proforma maakt de verschuldigde btw niet opeisbaar en de ontvanger kan er geen voorbelasting van aftrekken. Als de levering echter al heeft plaatsgevonden, ontstaat de btw-verplichting uit de levering zelf. Het uitreiken van een proforma in plaats van de vereiste factuur stelt dit niet uit.

Kan een klant betalen op basis van een proformafactuur?

Ja, en dat gebeurt continu; daar zijn proformas voor voorschotten immers voor bedoeld. Zodra het geld echter binnenkomt, heeft de transactie een echt document nodig: ofwel een voorschotfactuur, ofwel de eindfactuur, afhankelijk van de vraag of de levering inmiddels heeft plaatsgevonden.

Wat is het verschil tussen een proforma en een voorschotfactuur?

Een voorschotfactuur is een echte factuur die genummerd is, btw activeert en wordt geboekt, waarbij de vooruitbetaling als schuld wordt geregistreerd tot aan de levering. Een proforma is geen van dat alles. Gebruik een voorschotfactuur wanneer u voor de levering betaald wilt worden en dit correct wilt verwerken in de boekhouding.

Heeft een proformafactuur opeenvolgende nummering nodig?

Niet volgens de btw-wetgeving, aangezien het geen btw-factuur is. In de praktijk is het echter wel raadzaam om een afzonderlijke nummerserie te gebruiken voor interne theorievorming en om te voorkomen dat een proforma per ongeluk wordt verward met een echte factuur in uw administratie of die van de klant.