Proformafaktura vs. faktura: Når du skal bruke hva

Hva en proformafaktura er og ikke er, hvorfor den ikke utløser MVA-plikt eller regnskapsføring, og når du bør bruke den i stedet for en faktura eller forskuddsfaktura.

En proformafaktura ser ut som en faktura, men har ingen av funksjonene til en faktura. Den er et prisantydning eller tilbud som er satt opp som en regning: Her er hva dette vil koste, her er hva du skal betale, og her er bankforbindelsen vår. Den oppretter ingen fordring, ingen omsetning, ingen MVA-plikt og ingen som helst regnskapsføring.

Dette er ikke en begrensning, men selve hensikten. En proforma lar deg opplyse kunden om nøyaktig hva de vil skylde uten å utløse noen av konsekvensene ved å faktisk fakturere dem.

Forskjellen som teller

	Proformafaktura	Faktura
Juridisk status	Et forretningstilbud	Et regnskapsdokument etter MVA-loven
Oppretter en fordring	Nei	Ja
Resultatfører inntekt	Nei	Ja (ved opptjening)
Utløser MVA	Nei	Ja - utgående MVA forfaller til betaling
Fortløpende nummerering	Ikke påkrevd	Påkrevd
Bokføres i regnskapet	Nei	Ja
Kunden kan fradragsføre MVA	Nei	Ja

MVA-raden er den som betyr mest. Utstedelse av et dokument som kvalifiserer som en faktura, gjør utgående MVA betalbar til staten i den periodens MVA-melding, uavhengig av om kunden betaler deg. Det gjør ikke en proforma, ettersom den ikke er en faktura i MVA-lovens forstand, og følgelig kan ikke kunden din trekke fra inngående MVA på bakgrunn av den, uansett hvor gjerne de vil.

Dette gjelder begge veier. Å akseptere en proforma fra en leverandør og kreve MVA-fradrag for den er en feil som vil bli underkjent; du trenger den ekte fakturaen.

Når en proforma er det riktige dokumentet

Forespørsler om forskuddsbetaling der ingenting er levert enda. Vanlig ved eksport, spesialproduksjon og nye kundeforhold: betal først, så produserer vi.
Prisantydninger som kunden trenger i fakturaformat for å opprette en bestilling eller starte en intern godkjenningsprosess.
Toll- og fraktdokumentasjon for varer som sendes der en handelsfaktura ikke er hensiktsmessig ennå - vareprøver, erstatningsvarer, varer til reparasjon.
Bekreftelse av beløp før en avtale er inngått, der utstedelse av en ekte faktura ville skapt MVA-plikt på et salg som kanskje ikke blir noe av.

Når det er feil dokument

Feilen ligger i å bruke en proforma til å utsette MVA på et salg som allerede har funnet sted. Hvis varene er levert eller tjenesten utført, foreligger faktureringsplikten, og tidspunktet for MVA-plikt er nådd. Å sende en proforma i stedet utsetter ikke MVA-en, det betyr bare at den påkrevde fakturaen ikke er utstedt. Medlemsstatene setter frister for utstedelse av fakturaer, og ansvaret oppstår uansett.

Den andre feilen er mer subtil: å behandle proformaer som en nummerserie som kunder betaler mot, for deretter aldri å utstede de ekte fakturaene. Pengene kommer inn, ingenting registreres, og perioden avsluttes med manglende omsetning.

Alternativet med forskuddsfaktura

Hvis du ønsker betaling før levering og korrekt regnskapsføring, er det riktige instrumentet i de fleste jurisdiksjoner en forskuddsfaktura (forhåndsfaktura), ikke en proforma.

En forskuddsfaktura er en ekte faktura: den er nummerert, utløser MVA på forskuddsbetalingen og bokføres. Penger som mottas mot den, er ikke omsetning - det er en gjeld, fordi du skylder kunden varer eller tjenester. I den litauiske kontoplanen havner den på 4440, mottatte forskudd:

Konto	Debet	Kredit
2410 Kundefordringer	1 210
4440 Mottatte forskudd		1 000
4492 Skyldig MVA		210

Når varene endelig leveres, avregnes forskuddet mot slutfakturaen, og gjelden omdisponeres til omsetning. Dette er det samme periodiseringsprinsippet som for periodiseringsposteringer: kontanter mottatt for ikke-levert arbeid er en gjeld, ikke inntekt.

Beslutningen står dermed mellom tre alternativer:

Proforma - kunden trenger et dokument, men du ønsker ingen regnskaps- eller skattemessige konsekvenser ennå.
Forskuddsfaktura - du vil ha betalt før levering, med korrekt MVA- og regnskapsbehandling.
Faktura - leveransen har funnet sted.

Slik håndterer Nordlet det

En salgsfaktura har en type: invoice, credit_note, advance eller proforma. Denne typen avgjør hva som skjer når den utstedes.

Fakturaer, kreditnotaer og forskuddsfakturaer bokføres i regnskapet - de tildeler et nummer fra sin egen serie, fører journalpostene, oppretter fordringen og tar den med i MVA-meldingen. Proformaer bokføres ikke i det hele tatt: de utstedes, nummereres i en egen serie og kan sendes som PDF, men det opprettes ingen regnskapstransaksjon, ingen fordring vises, og de når aldri MVA-meldingen eller i.SAF-registrene.

Siden de ikke bokføres, er proformaer også utelatt fra reskontrorapportering - de vil ikke vises i aldersfordelte saldolister eller partnersaldener, noe som er riktig: ingen skylder deg noe ennå.

Den praktiske flyten er å utstede en proforma, og når kunden forplikter seg, utstede den ekte fakturaen (eller en forskuddsfaktura hvis de betaler på forskudd) som et eget dokument. Nordlet konverterer ikke en proforma til en faktura direkte i systemet, nettopp fordi de er ulike dokumenter med ulik nummerering.

FAQ

Er en proformafaktura et juridisk dokument?

Den er et forretningstilbud, ikke et regnskapsdokument. Den kan utgjøre en del av en kontrakt og er bredt akseptert for tollformål og intern godkjenning, men den er ikke en faktura etter MVA-loven, skaper ingen betalingsplikt og kan ikke brukes til MVA-fradrag.

Må jeg betale MVA på en proformafaktura?

Nei. En proforma gjør ikke utgående MVA betalbar, og mottakeren kan ikke kreve fradrag for inngående MVA på grunnlag av den. Hvis leveransen imidlertid allerede har funnet sted, oppstår MVA-plikten fra selve leveransen - å utstede en proforma i stedet for den påkrevde fakturaen utsetter den ikke.

Kan en kunden betale mot en proformafaktura?

Ja, og det skjer hele tiden - det er det forskudds-proformaer er til for. Men når pengene kommer inn, trenger transaksjonen et ekte dokument: enten en forskuddsfaktura eller slutfakturaen, avhengig av om levering har funnet sted.

Hva er forskjellen mellom en proforma og en forskuddsfaktura?

En forskuddsfaktura er en ekte faktura - nummerert, MVA-utløsende og bokført, der forskuddsbetalingen registreres som en gjeld frem til levering. En proforma er ingen av delene. Bruk en forskuddsfaktura når du vil ha betalt før levering og føre det korrekt i regnskapet.

Må en proformafaktura ha fortløpende nummerering?

Ikke i henhold til MVA-loven, siden den ikke er en MVA-faktura. I praksis er det uansett lurt å bruke en egen nummerserie - for intern sporbarhet, og for å gjøre det umulig å forveksle en proforma med en ekte faktura i enten dine egne arkiver eller hos kunden.