Facture proforma ou facture définitive : quand utiliser l'une ou l'autre

Une facture proforma ressemble à une facture, mais elle ne remplit aucune des fonctions d'une facture. Il s'agit d'un devis présenté sous la forme d'un état de facturation : voici le coût estimé, voici le montant à régler, voici nos coordonnées bancaires. Elle ne génère aucune créance, aucun produit (revenue), aucune obligation de TVA et aucune écriture au grand livre (ledger).

Ce n'est pas une limite, c'est précisément son objectif. La proforma vous permet d'indiquer à un client le montant exact qu'il devra payer sans déclencher aucune des conséquences liées à l'émission d'une facture réelle.

La différence essentielle

	Facture proforma	Facture
Statut juridique	Offre commerciale	Document comptable au regard de la législation sur la TVA
Génère une créance	Non	Oui
Comptabilise un produit	Non	Oui (lors de son acquisition)
Déclenche la TVA	Non	Oui - la TVA collectée devient exigible
Numérotation séquentielle	Non requise	Requise
Enregistrement au grand livre	Non	Oui
Le client peut déduire la TVA	Non	Oui

La ligne relative à la TVA est déterminante. L'émission d'un document qualifié de facture rend la TVA collectée exigible auprès de l'État sur la déclaration de TVA de la période concernée, que le client vous ait payé ou non. Ce n'est pas le cas de la proforma, car elle ne constitue pas une facture au sens de la directive TVA et, par conséquent, votre client ne peut pas en déduire la TVA déductible, quels que soient ses souhaits.

Cette règle fonctionne dans les deux sens. Accepter une proforma de la part d'un fournisseur et en déduire la TVA constitue une erreur qui sera rejetée lors d'un contrôle, car vous devez détenir la facture originale.

Quand la proforma est le bon document

• Demandes de paiement anticipé pour des livraisons non encore réalisées. C'est une pratique courante dans le commerce international, la fabrication sur mesure et les relations avec de nouveaux clients : paiement d'abord, puis production.
• Devis dont le client a besoin au format de facture pour émettre un bon de commande ou lancer un circuit de validation interne.
• Documents douaniers et d'expédition pour des marchandises envoyées lorsqu'une facture commerciale n'est pas encore appropriée, tels que des échantillons, des remplacements ou des biens destinés à la réparation.
• Confirmation des montants avant la conclusion d'un accord, lorsqu'émettre une vraie facture créerait une obligation de TVA sur une vente incertaine.

Quand elle ne doit pas être utilisée

L'erreur fréquente consiste à utiliser une proforma pour différer le paiement de la TVA sur une vente déjà réalisée. Si les marchandises ont été livrées ou la prestation exécutée, l'obligation de facturation existe et le fait générateur de la taxe est atteint. Envoyer une proforma ne reporte pas la TVA, cela signifie simplement que la facture obligatoire n'a pas été émise. Les États membres fixent des délais pour l'émission des factures, et l'exigibilité naît indépendamment.

Une autre erreur, plus subtile, consiste à traiter les proformas comme une série de numérotation que les clients règlent, sans jamais émettre les factures réelles. Les fonds arrivent, rien n'est comptabilisé, et la période se clôture avec un chiffre d'affaires manquant.

L'alternative de la facture d'acompte

Si vous souhaitez obtenir un règlement avant la livraison et respecter les règles comptables, le document approprié dans la plupart des juridictions européennes est une facture d'acompte (advance invoice) et non une proforma.

Une facture d'acompte est une facture en bonne et due forme : elle est numérotée, elle déclenche la TVA sur l'acompte et elle est comptabilisée. Les fonds reçus en contrepartie ne constituent pas un produit, mais un passif, puisque vous devez des biens ou des services au client. Dans le plan comptable lituanien, cette opération est enregistrée au compte 4440, acomptes reçus :

Compte	Débit	Crédit
2410 Clients et comptes rattachés	1.210
4440 Acomptes reçus		1.000
4492 TVA à payer		210

Lorsque les marchandises sont enfin livrées, l'acompte est imputé sur la facture finale et le passif est converti en produit. Il s'agit du même principe de rattachement que pour les écritures de régularisation : la trésorerie reçue pour un travail non exécuté constitue une dette et non un revenu.

Le choix se résume donc à trois options :

• Proforma - le client a besoin d'un document, mais vous ne souhaitez aucune conséquence comptable ou fiscale immédiate.
• Facture d'acompte - vous souhaitez être payé avant la livraison, dans le respect des règles de TVA et de comptabilisation.
• Facture - la livraison a eu lieu.

Comment Nordlet gère ce processus

Une facture de vente possède un type : invoice, credit_note, advance ou proforma. Ce type détermine le traitement appliqué lors de son émission.

Les factures, avoirs et factures d'acompte sont enregistrés au grand livre : ils se voient attribuer un numéro issu de leur propre série, génèrent les écritures au journal, créent la créance et alimentent la déclaration de TVA. Les proformas ne sont pas comptabilisées : elles sont émises, numérotées dans une série distincte et peuvent être envoyées au format PDF, mais aucune transaction n'est inscrite au grand livre, aucune créance n'apparaît, et elles n'affectent ni la déclaration de TVA ni les registres i.SAF.

En l'absence d'enregistrement comptable, les proformas sont également exclues du reporting des créances. Elles n'apparaissent pas dans les rapports d'ancienneté des soldes ni dans les balances clients, ce qui est tout à fait exact puisque personne ne vous doit encore d'argent.

Le flux opérationnel consiste à émettre une proforma, puis, lorsque le client s'engage, à émettre la facture définitive (ou une facture d'acompte en cas de paiement préalable) sous la forme d'un document distinct. Nordlet ne convertit pas directement une proforma en facture, précisément parce qu'il s'agit de documents différents dotés de numérotations distinctes.

FAQ

Une facture proforma est-elle un document juridique ?

Il s'agit d'une offre commerciale et non d'un document comptable. Elle peut constituer un élément de contrat et est largement acceptée à des fins douanières et d'approbation interne, mais elle ne constitue pas une facture au sens de la législation sur la TVA, n'entraîne aucune obligation de paiement et ne permet pas de déduire la TVA.

Dois-je payer la TVA sur une facture proforma ?

Non. Une proforma ne rend pas la TVA collectée exigible, et le destinataire ne peut pas en déduire la TVA. Toutefois, si la livraison a déjà eu lieu, l'exigibilité de la TVA résulte de l'opération elle-même. Émettre une proforma à la place de la facture obligatoire ne reporte pas cette échéance.

Un client peut-il régler une facture proforma ?

Oui, et cela se produit constamment, puisque c'est la raison d'être des proformas de paiement anticipé. Cependant, dès réception des fonds, la transaction doit être rattachée à un document réel : soit une facture d'acompte, soit la facture finale, selon que la livraison a eu lieu ou non.

Quelle est la différence entre une proforma et une facture d'acompte ?

Une facture d'acompte est une véritable facture, numérotée, générant de la TVA et enregistrée en comptabilité, l'avance reçue étant inscrite au passif jusqu'à la livraison. Une proforma ne présente aucune de ces caractéristiques. Utilisez une facture d'acompte lorsque vous souhaitez être payé avant la livraison tout en effectuant un traitement comptable correct.

Une facture proforma nécessite-t-elle une numérotation séquentielle ?

Non au regard de la législation sur la TVA, puisqu'il ne s'agit pas d'une facture de TVA. En pratique, il est toutefois préférable d'utiliser une série de numérotation distincte pour assurer la traçabilité interne et éviter toute confusion entre une proforma et une facture réelle, tant dans vos registres que dans ceux de votre client.