Fatura Pró-forma vs Fatura: Quando cada uma importa

Uma fatura pró-forma parece uma fatura, mas não cumpre nenhuma das funções de uma fatura. Trata-se de um orçamento formatado como uma conta: aqui está o custo, aqui está o valor a pagar, aqui estão os nossos dados bancários. Não cria qualquer direito a receber, nem proveito, nem responsabilidade de IVA, nem qualquer lançamento contabilístico.

Isso não é uma limitação; é precisamente o seu objetivo. Uma pró-forma permite-lhe indicar a um cliente exatamente o montante que irá dever, sem desencadear nenhuma das consequências associadas à emissão efetiva de uma fatura.

A diferença que importa

	Fatura pró-forma	Fatura
Estatuto legal	Uma proposta comercial	Um documento contabilístico ao abrigo da lei do IVA
Cria um direito a receber	Não	Sim
Reconhece proveitos	Não	Sim (quando obtidos)
Aciona o IVA	Não	Sim - o IVA liquidado torna-se exigível
Numeração sequencial	Não obrigatória	Obrigatória
Lança na contabilidade	Não	Sim
O cliente pode deduzir o IVA	Não	Sim

A linha relativa ao IVA é a que tem implicações reais. Emitir um documento que se qualifica como fatura torna o IVA liquidado exigível perante o Estado na declaração de IVA desse período, independentemente de o cliente lhe pagar ou não. Uma pró-forma não faz isso, uma vez que não é considerada uma fatura nos termos da Diretiva IVA e, correspondentemente, o seu cliente não pode deduzir o IVA suportado com base nela, por muito que o desejasse.

Isto funciona em ambos os sentidos. Aceitar uma pró-forma de um fornecedor e deduzir o IVA respetivo constitui um erro que será corrigido pelas autoridades; é necessária a fatura real.

Quando a pró-forma é o documento correto

• Pedidos de pagamento antecipado em que ainda nada foi entregue. Comum na exportação, no fabrico por medida e em novas relações com clientes: pague primeiro, depois produzimos.
• Orçamentos que o cliente necessita em formato de fatura para abrir uma nota de encomenda (purchase order) ou iniciar um fluxo de aprovação interno.
• Documentação alfandegária e de expedição para mercadorias enviadas onde uma fatura comercial ainda não é apropriada - amostras, substituições, bens para reparação.
• Confirmação de montantes antes de fechar um negócio, em que a emissão de uma fatura real criaria uma responsabilidade de IVA sobre uma venda que poderá não se concretizar.

Quando é o documento incorreto

O erro consiste em utilizar uma pró-forma para adiar o IVA sobre uma venda que já ocorreu. Se os bens foram entregues ou o serviço prestado, a obrigação de faturação existe e o facto gerador do imposto foi atingido; enviar uma pró-forma em vez disso não adianta o IVA, significa apenas que a fatura obrigatória não foi emitida. Os Estados-Membros estabelecem prazos para a emissão de faturas e a responsabilidade surge independentemente disso.

O outro erro é mais subtil: tratar as pró-formas como uma série de numeração pela qual os clientes pagam, sem nunca emitir as faturas reais. O dinheiro chega, nada é registado e o período fecha com proveitos em falta.

A alternativa da fatura de adiantamento

Se pretende receber antes da entrega e manter a contabilidade correta, o instrumento adequado na maioria das jurisdições da UE é uma fatura de adiantamento (prepayment invoice), e não uma pró-forma.

Uma fatura de adiantamento é uma fatura real: é numerada, aciona o IVA sobre o adiantamento e é lançada na contabilidade. O dinheiro recebido com base nela não constitui um proveito, mas sim um passivo, uma vez que deve bens ou serviços ao cliente. No plano de contas, este valor é registado na conta de adiantamentos de clientes:

Conta	Débito	Crédito
2410 Clientes	1.210
Adiantamentos de clientes		1.000
4492 IVA a pagar		210

Quando os bens são finalmente entregues, o adiantamento é regularizado contra a fatura final e o passivo converte-se em proveito. Trata-se do mesmo princípio de diferimento aplicável aos lançamentos de regularização: o dinheiro recebido por trabalho não entregue é uma dívida, e não um rendimento.

Assim, a decisão resume-se a três opções:

• Pró-forma - o cliente precisa de um documento, mas ainda não pretende qualquer consequência contabilística ou fiscal.
• Fatura de adiantamento - pretende ser pago antes da entrega, com o devido tratamento de IVA e contabilístico.
• Fatura - a transação já ocorreu.

Como a Nordlet gere este processo

Uma fatura de venda possui um tipo: invoice, credit_note, advance ou proforma. Esse tipo determina o que acontece quando é emitida.

As faturas, notas de crédito e faturas de adiantamento são lançadas na contabilidade - atribuem um número da sua própria série, criam os lançamentos no diário, geram o direito a receber e entram na declaração de IVA. As pró-formas não são lançadas de todo: são emitidas, numeradas numa série separada e podem ser enviadas em formato PDF, mas não é criada nenhuma transação na contabilidade, não surge nenhum direito a receber e nunca chegam à declaração de IVA nem aos registos do i.SAF.

Como não são lançadas, as pró-formas também estão excluídas dos relatórios de saldos em dívida - não aparecem nos relatórios de antiguidade de saldos nem nos saldos de parceiros, o que está correto: ainda ninguém lhe deve nada.

O fluxo prático consiste em emitir uma pró-forma e, quando o cliente se comprometer, emitir a fatura real (ou uma fatura de adiantamento se estiver a pagar adiantado) como um documento separado. A Nordlet não converte uma pró-forma numa fatura no próprio documento, precisamente porque são documentos diferentes com numeração distinta.

FAQ

Uma fatura pró-forma é um documento legal?

Trata-se de uma proposta comercial, e não de um documento contabilístico. Pode fazer parte de um contrato e é amplamente aceite para fins alfandegários e de aprovação interna, mas não é uma fatura ao abrigo da lei do IVA, não cria obrigação de pagamento e não pode ser utilizada para deduzir IVA.

Tenho de pagar IVA sobre uma fatura pró-forma?

Não. Uma pró-forma não torna o IVA liquidado exigível e o destinatário não pode deduzir o IVA suportado com base nela. No entanto, se a transação já tiver ocorrido, a responsabilidade pelo IVA decorre da própria transação; emitir uma pró-forma em vez da fatura obrigatória não adia essa responsabilidade.

Um cliente pode pagar com base numa fatura pró-forma?

Sim, e isso acontece constantemente; é para isso que servem as pró-formas de pagamento antecipado. Contudo, assim que o dinheiro chega, a transação requer um documento real: seja uma fatura de adiantamento ou a fatura final, dependendo de a entrega já ter ocorrido ou não.

Qual é a diferença entre uma pró-forma e uma fatura de adiantamento?

Uma fatura de adiantamento é uma fatura genuína - numerada, geradora de IVA e lançada na contabilidade, com o pagamento antecipado registado como passivo até à entrega. Uma pró-forma não é nenhuma destas coisas. Utilize uma fatura de adiantamento quando pretender ser pago antes da entrega e contabilizar a operação corretamente.

Uma fatura pró-forma precisa de numeração sequencial?

Não ao abrigo da lei do IVA, uma vez que não se trata de uma fatura de IVA. Na prática, vale a pena utilizar uma série de numeração separada para efeitos de rastreabilidade interna e para impossibilitar a confusão entre uma pró-forma e uma fatura real, quer nos seus registos, quer nos do cliente.