प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बनाम इनवॉइस: कौन सा दस्तावेज़ कब मायने रखता है

एक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस (proforma invoice) देखने में इनवॉइस जैसा लगता है, लेकिन यह इनवॉइस वाले किसी भी काम को अंजाम नहीं देता है। यह बिल के रूप में तैयार किया गया एक कोटेशन (quotation) होता है: इसकी लागत इतनी होगी, भुगतान इस प्रकार करना होगा और हमारे बैंक विवरण ये रहे। इससे न तो कोई प्राप्य (receivable) बनता है, न ही राजस्व (revenue) दर्ज होता है, न ही कोई वैट (VAT) दायित्व उत्पन्न होता है और न ही लेजर में कोई प्रविष्टि (ledger entry) होती है।

यह इसकी कोई सीमा (limitation) नहीं है - बल्कि यही इसका मुख्य उद्देश्य है। प्रोफ़ॉर्मा की मदद से आप ग्राहक को यह बता सकते हैं कि उन्हें असल में कितना भुगतान करना होगा, और इसके लिए आपको उनका इनवॉइस जारी करने से जुड़ी किसी भी कानूनी प्रक्रिया से नहीं गुजरना पड़ता है।

वह अंतर जो वास्तव में मायने रखता है

	प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस	इनवॉइस
कानूनी स्थिति	एक व्यावसायिक प्रस्ताव (commercial offer)	वैट कानून के तहत एक लेखांकन दस्तावेज़
प्राप्य (receivable) बनता है	नहीं	हाँ
राजस्व (revenue) की पहचान होती है	नहीं	हाँ (अर्जित होने पर)
वैट (VAT) ट्रिगर होता है	नहीं	हाँ - आउटपुट वैट देय हो जाता है
क्रमिक अनुक्रमणिका (sequential numbering)	आवश्यक नहीं	आवश्यक
लेजर में पोस्ट होता है	नहीं	हाँ
ग्राहक वैट काट (deduct) सकता है	नहीं	हाँ

वैट वाली पंक्ति ही सबसे महत्वपूर्ण है। ऐसा दस्तावेज़ जारी करना जो इनवॉइस की श्रेणी में आता है, उस अवधि के वैट रिटर्न में आउटपुट वैट को राज्य के प्रति देय बना देता है, भले ही ग्राहक ने आपको भुगतान किया हो या नहीं। प्रोफ़ॉर्मा ऐसा नहीं करता है, क्योंकि वैट निर्देश (VAT Directive) के अर्थ में यह कोई इनवॉइस नहीं है - और तदनुसार, आपका ग्राहक इससे इनपुट वैट (input VAT) नहीं काट सकता है, भले ही वे ऐसा कितना भी क्यों न चाहें।

यह दोनों तरफ लागू होता है। किसी आपूर्तिकर्ता से प्रोफ़ॉर्मा स्वीकार करना और उस पर वैट का दावा करना एक त्रुटि है जिसे अस्वीकार कर दिया जाएगा; इसके लिए आपको वास्तविक इनवॉइस की आवश्यकता होती है।

प्रोफ़ॉर्मा सही दस्तावेज़ कब होता है

• अग्रिम भुगतान (advance payment) के अनुरोध जहाँ अभी तक कुछ भी डिलीवर नहीं किया गया है। यह निर्यात, कस्टम मैन्युफैक्चरिंग और नए ग्राहक संबंधों में आम है: पहले भुगतान करें, फिर हम उत्पादन करेंगे।
• ऐसे कोटेशन जिनकी ग्राहक को खरीद ऑर्डर (purchase order) खोलने या आंतरिक अनुमोदन प्रक्रिया (internal approval flow) शुरू करने के लिए इनवॉइस फॉर्मेट में आवश्यकता होती है।
• ** भेजे जा रहे सामान के लिए सीमा शुल्क और शिपिंग दस्तावेज़** जहाँ कमर्शियल इनवॉइस अभी उपयुक्त नहीं है - जैसे नमूने, प्रतिस्थापन, या मरम्मत के लिए सामान।
• सौदा पक्का होने से पहले रकम की पुष्टि करना, जहाँ वास्तविक इनवॉइस जारी करने से ऐसे लेन-देन पर वैट दायित्व पैदा हो सकता है जो शायद पूरा न हो।

यह गलत कब होता है

गलती यह है कि जो बिक्री पहले ही हो चुकी है, उस पर वैट में देरी करने के लिए प्रोफ़ॉर्मा का उपयोग किया जाए। यदि सामान डिलीवर कर दिया गया है या सेवा प्रदान कर दी गई है, तो इनवॉइस जारी करने की बाध्यता मौजूद है और कर बिंदु (tax point) आ चुका है - इसके बजाय प्रोफ़ॉर्मा भेजने से वैट स्थगित नहीं होता है, इसका मतलब सिर्फ यह है कि आवश्यक इनवॉइस जारी नहीं किया गया है। सदस्य देश (member states) इनवॉइस जारी करने के लिए समय-सीमा तय करते हैं, और दायित्व चाहे जो भी हो, उत्पन्न होता ही है।

दूसरी गलती अधिक सूक्ष्म है: प्रोफ़ॉर्मा को नंबरों की एक ऐसी श्रृंखला मानना जिसके भुगतान ग्राहक करते हैं, लेकिन वास्तविक इनवॉइस कभी जारी नहीं किए जाते हैं। पैसा आ जाता है, कुछ भी दर्ज नहीं होता है, और अवधि राजस्व गायब होने के साथ समाप्त होती है।

एडवांस-इनवॉइस विकल्प

यदि आप डिलीवरी से पहले भुगतान चाहते हैं और सही लेखांकन (accounting) भी चाहते हैं, तो अधिकांश यूरोपीय संघ (EU) के क्षेत्राधिकारों में सही साधन प्रोफ़ॉर्मा नहीं, बल्कि एक एडवांस इनवॉइस (prepayment invoice) है।

एक एडवांस इनवॉइस एक वास्तविक इनवॉइस होता है: इसे नंबर दिया जाता है, यह अग्रिम भुगतान पर वैट को ट्रिगर करता है, और यह पोस्ट होता है। इसके विरुद्ध प्राप्त धन राजस्व नहीं है - यह एक देनदारी (liability) है, क्योंकि आपको ग्राहक को सामान या सेवाएँ देनी हैं। लिथुआनियाई चार्ट ऑफ अकाउंट्स में यह 4440, प्राप्त अग्रिम (advances received) में जाता है:

खाता (Account)	डेबिट	क्रेडिट
2410 व्यापार प्राप्य (Trade receivables)	1,210
4440 प्राप्त अग्रिम (Advances received)		1,000
4492 देय वैट (VAT payable)		210

जब अंततः सामान डिलीवर कर दिया जाता है, तो अंतिम इनवॉइस के मुकाबले एडवांस का निपटान किया जाता है और देनदारी राजस्व में बदल जाती है। यह समायोजन प्रविष्टियों के समान ही आस्थगन सिद्धांत (deferral principle) है: बिना डिलीवर किए गए काम के लिए प्राप्त नकद एक ऋण (debt) है, न कि आय।

इसलिए निर्णय वास्तव में तीन तरह का होता है:

• प्रोफ़ॉर्मा - ग्राहक को एक दस्तावेज़ की आवश्यकता है, लेकिन आप अभी तक कोई लेखांकन या कर परिणाम नहीं चाहते हैं।
• एडवांस इनवॉइस - आप उचित वैट और लेजर उपचार के साथ, डिलीवरी से पहले भुगतान प्राप्त करना चाहते हैं।
• इनवॉइस - माल या सेवा की आपूर्ति हो चुकी है।

Nordlet इसे कैसे संभालता है

सेल्स इनवॉइस का एक प्रकार (type) होता है: invoice, credit_note, advance या proforma। वह प्रकार निर्धारित करता है कि जारी किए जाने पर क्या होता है।

इनवॉइस, क्रेडिट नोट और एडवांस इनवॉइस लेजर में पोस्ट होते हैं - वे अपनी खुद की श्रृंखला से एक नंबर आवंटित करते हैं, जर्नल प्रविष्टियाँ लिखते हैं, प्राप्य (receivable) बनाते हैं और वैट रिटर्न में प्रवेश करते हैं। प्रोफ़ॉर्मा बिलकुल भी पोस्ट नहीं होते हैं: वे जारी किए जाते हैं, एक अलग श्रृंखला में गिने जाते हैं और पीडीएफ के रूप में भेजे जा सकते हैं, लेकिन कोई लेजर लेनदेन नहीं बनाया जाता है, कोई प्राप्य दिखाई नहीं देता है, और वे कभी भी वैट रिटर्न या i.SAF रजिस्टरों तक नहीं पहुँचते हैं।

चूँकि वे पोस्ट नहीं करते हैं, इसलिए प्रोफ़ॉर्मा को प्राप्य रिपोर्टिंग से भी बाहर रखा जाता है - वे एजिंग रिपोर्टों या पार्टनर बैलेंस में दिखाई नहीं देंगे, जो कि सही है: अभी तक आपका किसी पर कोई बकाया नहीं है।

व्यावहारिक प्रवाह यह है कि प्रोफ़ॉर्मा जारी किया जाए, और जब ग्राहक पुष्टि कर दे, तो एक अलग दस्तावेज़ के रूप में वास्तविक इनवॉइस (या यदि वे अग्रिम भुगतान कर रहे हैं तो एडवांस इनवॉइस) जारी किया जाए। Nordlet किसी प्रोफ़ॉर्मा को सीधे इनवॉइस में नहीं बदलता है, ठीक इसलिए क्योंकि वे अलग-अलग नंबरों वाले अलग-अलग दस्तावेज़ हैं।

FAQ

क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस एक कानूनी दस्तावेज़ है?

यह एक व्यावसायिक प्रस्ताव है, लेखांकन दस्तावेज़ नहीं। यह किसी अनुबंध का हिस्सा बन सकता है और सीमा शुल्क तथा आंतरिक अनुमोदन उद्देश्यों के लिए व्यापक रूप से स्वीकृत है, लेकिन यह वैट कानून के तहत इनवॉइस नहीं है, इससे भुगतान करने की कोई बाध्यता पैदा नहीं होती है, और इसका उपयोग वैट काटने (deduct) के लिए नहीं किया जा सकता है।

क्या मुझे प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पर वैट चुकाना होगा?

नहीं। प्रोफ़ॉर्मा आउटपुट वैट देय नहीं बनाता है, और प्राप्तकर्ता इससे इनपुट वैट नहीं काट सकता है। हालाँकि, यदि आपूर्ति पहले ही हो चुकी है, तो वैट दायित्व आपूर्ति से ही उत्पन्न होता है - आवश्यक इनवॉइस के बजाय प्रोफ़ॉर्मा जारी करने से यह स्थगित नहीं होता है।

क्या कोई ग्राहक प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस के विरुद्ध भुगतान कर सकता है?

हाँ, और ऐसा लगातार होता है - एडवांस-भुगतान वाले प्रोफ़ॉर्मा इसी के लिए होते हैं। लेकिन एक बार जब पैसा आ जाता है, तो लेनदेन के लिए एक वास्तविक दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है: या तो एक एडवांस इनवॉइस या अंतिम इनवॉइस, इस बात पर निर्भर करता है कि डिलीवरी हुई है या नहीं।

प्रोफ़ॉर्मा और एडवांस इनवॉइस में क्या अंतर है?

एक एडवांस इनवॉइस एक वास्तविक इनवॉइस है - क्रमांकित, वैट को ट्रिगर करने वाला, और पोस्ट किया गया, जिसमें डिलीवरी होने तक पूर्व भुगतान को देनदारी के रूप में दर्ज किया जाता है। प्रोफ़ॉर्मा इनमें से कुछ भी नहीं है। जब आप डिलीवरी से पहले भुगतान प्राप्त करना चाहते हैं और इसका उचित लेखांकन करना चाहते हैं, तो एडवांस इनवॉइस का उपयोग करें।

क्या प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस के लिए क्रमिक अनुक्रमणिका (sequential numbering) की आवश्यकता होती है?

वैट कानून के तहत ऐसा नहीं है, क्योंकि यह वैट इनवॉइस नहीं है। व्यवहार में वैसे भी नंबरों की एक अलग श्रृंखला का उपयोग करना सार्थक है - आंतरिक ट्रैसेबिलिटी के लिए, और आपके रिकॉर्ड या ग्राहक के रिकॉर्ड में प्रोफ़ॉर्मा को वास्तविक इनवॉइस से भ्रमित होने से बचाने के लिए।