Proforma Fatura ve Normal Fatura: Hangisi Ne Zaman Kullanılır?
Proforma faturanın ne olduğu ve ne olmadığını, neden KDV yükümlülüğü veya defter kaydı oluşturmadığını ve normal fatura veya avans faturası yerine ne zaman kullanılması gerektiğini inceleyin.
Proforma fatura, dış görünüşüyle faturayı andırır ancak faturanın gerçekleştirdiği hiçbir işlevi yerine getirmez. Bu belge, fatura biçiminde düzenlenmiş bir tekliftir: tutar şu kadardır, ödenecek meblağ budur, banka bilgilerimiz bunlardır. Hiçbir alacak, gelir, KDV yükümlülüğü veya yevmiye kaydı (ledger entry) oluşturmaz.
Bu durum bir kısıtlama değil, tam aksine belgenin varlık sebebidir. Proforma fatura, müşterinize kendilerine gerçek anlamda fatura kesmenin hiçbir yasal sonucunu tetiklemeden, tam olarak ne kadar borçlanacaklarını bildirmenizi sağlar.
Önemli Farklar
| Proforma Fatura | Fatura | |
|---|---|---|
| Hukuki Statü | Ticari teklif | KDV mevzuatı kapsamında muhasebe belgesi |
| Alacak Oluşturma | Hayır | Evet |
| Gelir Tahakkuku | Hayır | Evet (kazanıldığı zaman) |
| KDV Doğurma | Hayır | Evet - hesaplanan KDV vergiye tabi hale gelir |
| Sıralı Numaralandırma | Gerekli değil | Gerekli |
| Defter Kaydı (Posting) | Hayır | Evet |
| Müşterinin KDV İndirimi | Hayır | Evet |
İşin asıl belirleyici noktası KDV satırıdır. Fatura niteliği taşıyan bir belge düzenlemek, müşteriniz size ödeme yapıp yapmadığına bakılmaksızın, ilgili döneme ait KDV beyannamesinde hesaplanan KDV'yi ödenmesi gereken hale getirir. Proforma fatura ise KDV Direktifi anlamında bir fatura olmadığından bu sonucu doğurmaz. Doğal olarak müşteriniz de ne kadar isterse istesin, bu belgeden indirimli KDV (input VAT) düşemez.
Bu durum her iki taraf için de geçerlidir. Bir tedarikçiden proforma fatura alıp üzerindeki KDV'yi indirim konusu yapmak reddedilecek bir hatadır; bunun için gerçek faturaya ihtiyacınız vardır.
Proforma Faturanın Doğru Kullanım Yerleri
- Henüz hiçbir teslimatın yapılmadığı ön ödeme talepleri: İhracat, özel imalat ve yeni müşteri ilişkilerinde yaygındır: önce ödeme, sonra üretim.
- Müşterinin bir satın alma siparişi (purchase order) açmak veya dahili onay sürecini başlatmak için fatura formatında ihtiyaç duyduğu teklifler.
- Ticari faturanın henüz uygun olmadığı, gönderilen mallara ilişkin gümrük ve nakliye belgeleri: Numuneler, değişim ürünleri, tamir amaçlı mallar.
- Gerçekleşip gerçekleşmeyeceği kesin olmayan bir satış için gerçek fatura kesmenin KDV yükümlülüğü yaratacağı durumlarda, anlaşma öncesi tutarları teyit etmek.
Hatalı Kullanım Yerleri
Yapılan en yaygın hata, hali hazırda gerçekleşmiş bir satışta KDV'yi ertelemek için proforma fatura kullanmaktır. Mallar teslim edilmiş veya hizmet ifa edilmişse fatura düzenleme zorunluluğu doğmuş ve vergi doğuş anı (tax point) gerçekleşmiştir. Bu aşamada proforma göndermek KDV'yi ertelemez, sadece gereken faturanın düzenlenmemiş olduğu anlamına gelir. Üye devletler fatura düzenlemek için son tarihler belirler ve yükümlülük her halükarda doğar.
Daha incelikli bir diğer hata ise proforma faturaları müşterilerin ödeme yaptığı bir numara serisi olarak ele alıp, sonrasında asla gerçek faturaları düzenlemektir. Para gelir, hiçbir şey kaydedilmez ve dönem eksik gelirle kapanır.
Alternatif: Avans Faturası
Teslimattan önce ödeme almak ve doğru muhasebeleştirme yapmak istiyorsanız, çoğu AB yargı bölgesinde proforma yerine uygun araç avans faturasıdır (prepayment invoice).
Avans faturası gerçek bir faturadır: numaralandırılmıştır, ön ödeme üzerinden KDV doğurur ve deftere işlenir. Bu belgeye istinaden alınan para gelir değildir; bir borçtur, çünkü müşteriye mal veya hizmet borçlusunuzdur. Litvanya hesap planında bu tutar 4440 numaralı alınan avanslar hesabına kaydedilir:
| Hesap | Borç | Alacak |
|---|---|---|
| 2410 Ticari Alacaklar | 1.210 | |
| 4440 Alınan Avanslar | 1.000 | |
| 4492 Ödenecek KDV | 210 |
Mallar nihayet teslim edildiğinde, avans nihai fatura ile mahsup edilir ve yükümlülük gelire dönüşür. Bu durum, dönemsellik düzeltme kayıtlarındaki erteleme prensibiyle aynıdır: teslim edilmemiş işler için alınan nakit gelir değil, borçtur.
Dolayısıyla karar aslında üç seçeneklidir:
- Proforma - Müşterinin bir belgeye ihtiyacı var ancak henüz herhangi bir muhasebe veya vergi sonucu istemiyorsunuz.
- Avans faturası - Teslimattan önce ödeme almak ve bunu uygun KDV ve defter işlemleriyle kaydetmek istiyorsunuz.
- Fatura - Teslimat gerçekleşmiştir.
Nordlet Bu Süreci Nasıl Yönetir?
Bir satış faturasının bir türü (type) vardır: invoice, credit_note, advance veya proforma. Bu tür, belgenin düzenlendiğinde ne olacağını belirler.
Faturalar, alacak dekontları ve avans faturaları deftere işlenir (post to the ledger); kendi serilerinden bir numara alır, yevmiye kayıtlarını oluşturur, alacağı yaratır ve KDV beyannamesine girer. Proforma faturalar ise hiçbir şekilde deftere işlenmez: düzenlenir, ayrı bir seride numaralandırılır ve PDF olarak gönderilebilir, ancak hiçbir yevmiye işlemi oluşturulmaz, hiçbir alacak görünmez ve bu belgeler KDV beyannamesine veya i.SAF kayıtlarına asla ulaşmaz.
Deftere işlenmedikleri için proforma faturalar alacak raporlamasının da dışındadır; yaşlandırma raporlarında veya cari bakiyelerinde görünmezler ki doğrusu da budur, henüz kimse size borçlu değildir.
Pratik iş akışı, bir proforma fatura düzenlemek, müşteri taahhüt verdiğinde ise ayrı bir belge olarak gerçek faturayı (peşin ödeme yapıyorlarsa avans faturasını) kesmektir. Nordlet, farklı numaralandırmalara sahip farklı belgeler oldukları için, proforma faturayı yerinde dönüştürerek normal faturaya çevirmez.
FAQ
Proforma fatura resmi bir belge midir?
Proforma fatura bir muhasebe belgesi değil, ticari bir tekliftir. Bir sözleşmenin parçası olabilir ve gümrük ile dahili onay süreçlerinde yaygın olarak kabul görür, ancak KDV mevzuatı kapsamında bir fatura değildir, ödeme yükümlülüğü yaratmaz ve KDV indiriminde kullanılamaz.
Proforma fatura üzerinden KDV ödemem gerekir mi?
Hayır. Proforma fatura hesaplanan KDV'yi doğurmaz ve alıcı bu belgeden indirimli KDV düşemez. Ancak mal teslimi veya hizmet ifası zaten gerçekleşmişse KDV yükümlülüğü doğrudan teslimatın kendisinden doğar; gereken fatura yerine proforma düzenlemek bu yükümlülüğü ertelemez.
Müşteri proforma faturaya istinaden ödeme yapabilir mi?
Evet, bu durum sürekli gerçekleşmektedir; peşin ödeme proformalarının amacı da zaten budur. Ancak para geldiğinde işlemin gerçek bir belgeye dayanması gerekir: teslimatın yapılıp yapılmadığına bağlı olarak ya avans faturası ya da nihai fatura düzenlenmelidir.
Proforma fatura ile avans faturası arasındaki fark nedir?
Avans faturası gerçek bir faturadır; numaralandırılmış, KDV doğuran ve deftere işlenen bir belgedir, ayrıca teslimata kadar ön ödeme bir borç olarak kaydedilir. Proforma ise bunların hiçbirini yapmaz. Teslimattan önce ödeme almak ve bunu usulüne uygun muhasebeleştirmek istediğinizde avans faturası kullanın.
Proforma faturanın sıra numarası (sequential numbering) olmalı mı?
KDV faturası olmadığı için KDV mevzuatı gereği zorunlu değildir. Ancak uygulamada, dahili izlenebilirlik sağlamak ve gerek sizin kayıtlarınızda gerekse müşterinin kayıtlarında proforma faturanın gerçek bir faturayla karıştırılmasını önlemek adına ayrı bir numara serisi kullanmak faydalıdır.