Proforma-reikningar vs. reikningar: Hvenær hvor um sig gildir

Proforma-reikningur lítur út eins og reikningur en hefur enga þá eiginleika sem reikningur hefur. Hann er verðtilboð á formi reiknings: hér er kostnaðurinn, hér er það sem greiða ber, og hér eru bankaupplýsingar okkar. Hann stofnar hvorki til kröfu, tekna, virðisaukaskattskvöð né neinnar færslu í bókhald.

Það er engin takmörkun heldur sjálfur tilgangurinn. Með proforma-reikningi geturðu upplýst viðskiptavin nákvæmlega um hvað hann mun skulda án þess að kalla fram þær afleiðingar sem fylgja því að gefa út raunverulegan reikning.

Munurinn sem máli skiptir

	Proforma-reikningur	Reikningur
Lagaleg staða	Viðskiptatilboð	Bókhaldsskjal samkvæmt VSK-lögum
Stofnar til kröfu	Nei	Já
Færir tekjur til bókar	Nei	Já (þegar þær hafa unnist)
Kallar fram VSK	Nei	Já – útskattur fellur í gjalddaga
Röðunúmeranúmerun	Ekki krafa	Krafa
Færist í fjárhagsbókhald	Nei	Já
Viðskiptavinur getur dregið VSK frá	Nei	Já

VSK-línan er sú sem skiptir mestu máli. Útgáfa skjals sem uppfyllir skilyrði reiknings gerir útskatt greiðslufæran til ríkisins á virðisaukaskattsskýrslu viðkomandi tímabils, óháð því hvort viðskiptavinurinn greiðir þér eða ekki. Proforma-reikningur gerir það ekki þar sem hann telst ekki vera reikningur í skilningi VSK-tilskipunarinnar – og þar af leiðandi getur viðskiptavinur þinn ekki dregið innskatt af honum, sama hversu mjög hann vildi það.

Þetta gengur í báðar áttir. Það telst villa að samþykkja proforma-reikning frá birgi og krefjast endurgreiðslu á VSK af honum og verður þeirri kröfu hafnað; þú þarft hinn eiginlega reikning.

Hvenær proforma-reikningur er rétta skjalið

• Beiðnir um fyrirframgreiðslu þegar engin afhending hefur átt sér stað enn. Algengt í útflutningi, sérsniðinni framleiðslu og nýjum viðskiptasamböndum: greiða skal fyrst, svo framleiðum við.
• Tilboð sem viðskiptavinurinn þarf á sniði reiknings til að opna innkaupapöntun eða koma af stað innra samþykki.
• Toll- og flutningsskjöl fyrir vörur sem sendar eru þar sem viðskiptareikningur á ekki enn við – sýnishorn, varahlutir, vörur til viðgerðar.
• Staðfesting upphæðar áður en samningur er frágenginn, þar sem útgáfa raunverulegs reiknings myndi kalla fram VSK-skyldu vegna sölu sem kann að verða ekkert úr.

Hvenær hann er rangur kostur

Mistökin eru fólgin í því að nota proforma-reikning til að fresta VSK vegna sölu sem þegar hefur átt sér stað. Ef vörurnar hafa verið afhentar eða þjónustan veitt er reikningsskyldan til staðar og skattskyldumarkinu hefur verið náð – að senda proforma-reikning í staðinn frestar ekki VSK, heldur þýðir það einfaldlega að lögboðinn reikningur hefur ekki verið gefinn út. Aðildarríki setja fresti til útgáfu reikninga og skattskyldan myndast óháð því.

Hinn vankunnáttulegri viskubiti er að meðhöndla proforma-reikninga sem númeraröð sem viðskiptavinir greiða eftir, en gefa svo aldrei út raunverulegu reikningana. Peningarnir berast, ekkert er bókað, og tímabilinu er lokað án þess að tekjur hafi skilað sér.

Valkosturinn: Fyrirframgreiðslureikningur

Ef þú vilt greiðslu áður en afhending fer fram og rétta bókhaldsmeðferð, þá er rétta tómið í flestum ESB-lögsagnarumdæmum fyrirframgreiðslureikningur (advance invoice), en ekki proforma-reikningur.

Fyrirframgreiðslureikningur er raunverulegur reikningur: hann er númeraður, kveikir á VSK vegna fyrirframgreiðslunnar og færist í bókhaldið. Peningar sem mótteknir eru gegn honum eru ekki tekjur – þeir eru skuldbinding, þar sem þú skuldbindur þig til að afhenda viðskiptavininum vörur eða þjónustu. Í bókhaldslyklunum lendir þetta í reikningi 4440, mótteknar fyrirframgreiðslur:

Reikningur	Debet	Kredit
2410 Viðskiptakröfur	1.210
4440 Mótteknar fyrirframgreiðslur		1.000
4492 Ógreiddur VSK		210

Þegar vörurnar eru loks afhentar er fyrirframgreiðslan jöfnuð á móti lokareikningnum og skuldbindingin breytist í tekjur. Þetta er sama frestunarreglan og á við um tímabærar færslur: reiðufé sem móttekið er vegna óunninnar vinnu er skuld, en ekki tekjur.

Valið stendur því í raun milli þriggja kosta:

• Proforma-reikningur – viðskiptavinurinn þarf skjal, en þú vilt engar bókhalds- eða skattalegar afleiðingar enn sem komið er.
• Fyrirframgreiðslureikningur – þú vilt fá greitt fyrir afhendingu, með réttri VSK- og bókhaldsmeðferð.
• Reikningur – afhending hefur átt sér stað.

Hvernig Nordlet meðhöndlar þetta

Sölureikningur ber tegund: invoice, credit_note, advance eða proforma. Sú tegund ákveður hvað gerist þegar hann er gefinn út.

Reikningar, kröfunótur og fyrirframgreiðslureikningar færast í fjárhagsbókhald – þeir úthluta númeri úr sinni eigin númeraröð, bóka færslurnar, stofna til kröfunnar og skila sér á virðisaukaskattsskýrsluna. Proforma-reikningar færast yfirleitt ekkert inn: þeir eru gefnir út, númeraðir í sérstakri númeraröð og hægt er að senda þá sem PDF, en engin bókfærsluviðskipti eiga sér stað, engin krafa birtist, og þeir ná aldrei til virðisaukaskattsskýrslunnar eða i.SAF skránna.

Þar sem þeir færast ekki í bókhaldið eru proforma-reikningar einnig undanskildir skýrslum um viðskiptakröfur – þeir munu ekki birtast í aldri skýrslna eða stöðu viðskiptamanna, sem er rétt: enginn skuldar þér neitt enn þá.

Praktíska flæðið er að gefa út proforma-reikning, og þegar viðskiptavinurinn skuldbindur sig, gefa út raunverulegan reikning (eða fyrirframgreiðslureikning ef hann greiðir fyrirfram) sem sérstakt skjal. Nordlet breytir proforma-reikningi ekki í reikning í sömu skrá, einmitt vegna þess að um eru að ræða ólík skjöl með ólíkri númeraröð.

FAQ

Er proforma-reikningur lagalegt skjal?

Hann er viðskiptatilboð, ekki bókhaldsskjal. Hann getur verið hluti af samningi og er almennt samþykktur vegna tolla og innra samþykkis, en hann er ekki reikningur samkvæmt VSK-lögum, stofnar ekki til greiðsluskyldu og ekki er hægt að nota hann til VSK-frádráttar.

Þarf ég að greiða VSK af proforma-reikningi?

Nei. Proforma-reikningur kallar ekki fram útskatt og móttakandi getur ekki dregið innskatt af honum. Ef afhending hefur þó þegar átt sér stað myndast VSK-kvöðin út frá afhendingunni sjálfri – að senda proforma-reikning í stað lögboðins reiknings frestar henni ekki.

Getur viðskiptavinur greitt samkvæmt proforma-reikningi?

Já, og það gerist stöðugt – það er einmitt tilgangur fyrirframgreiðslu-proforma-reikninga. En þegar peningarnir berast þarf viðskiptin raunverulegt skjal: annaðhvort fyrirframgreiðslureikning eða lokareikning, eftir því hvort afhending hefur átt sér stað.

Hver er munurinn á proforma-reikningi og fyrirframgreiðslureikningi?

Fyrirframgreiðslureikningur er ekta reikningur – númeraður, VSK-kallandi og bókaður, þar sem fyrirframgreiðslan er skráð sem skuldbinding þar til afhending á sér stað. Proforma-reikningur er ekkert af því. Notaðu fyrirframgreiðslureikning þegar þú vilt fá greitt fyrir afhendingu og bóka það á réttan máta.

Þarf proforma-reikningur að vera í samfelldri númeraröð?

Ekki samkvæmt VSK-lögum, enda er hann ekki VSK-reikningur. Í framkvæmd er samt þess virði að nota sérstaka númeraröð – vegna innra rekjanleika og til að gera það ómögulegt að rugla proforma-reikningi saman við raunverulegan reikning í bókhaldinu þínu eða hjá viðskiptavininum.