Fattura proforma vs fattura: quando si usa l'una o l'altra
Cos'è e cosa non è una fattura proforma, perché non genera passività IVA né registrazioni contabili, e quando utilizzarla al posto di una fattura o di una fattura d'acconto.
Una fattura proforma ha l'aspetto di una fattura ma non svolge alcuna delle funzioni di una fattura. Si tratta di un preventivo strutturato come un conto: ecco quanto costerà, ecco quanto pagare, ecco i nostri dati bancari. Non genera alcun credito, alcun ricavo, alcuna passività IVA e nessuna registrazione in prima nota.
Non si tratta di un limite, bensì del suo scopo principale. La proforma permette di comunicare a un cliente l'importo esatto dovuto senza attivare alcuna delle conseguenze derivanti dall'emissione di una vera fattura.
La differenza fondamentale
| Fattura proforma | Fattura | |
|---|---|---|
| Stato giuridico | Un'offerta commerciale | Un documento contabile ai fini IVA |
| Genera un credito | No | Sì |
| Rileva i ricavi | No | Sì (al momento della maturazione) |
| Attiva l'IVA | No | Sì - l'IVA a debito diventa esigibile |
| Numerazione progressiva | Non richiesta | Richiesta |
| Registrazione in contabilità | No | Sì |
| Il cliente può detrarre l'IVA | No | Sì |
La riga relativa all'IVA è quella determinante. Emettere un documento che si qualifica come fattura rende l'IVA a debito esigibile nei confronti dello Stato nella dichiarazione IVA di quel periodo, indipendentemente dal fatto che il cliente abbia effettuato o meno il pagamento. Una proforma non lo fa, poiché non è una fattura ai sensi della direttiva IVA e, di conseguenza, il cliente non può detrarre l'IVA assolta sugli acquisti da tale documento, per quanto lo desideri.
Questo vale in entrambe le direzioni. Accettare una proforma da un fornitore e detrarre la relativa IVA costituisce un errore che verrà scartato in sede di controllo; è necessaria la fattura effettiva.
Quando la proforma è il documento corretto
- Richieste di pagamento anticipato in assenza di consegne. Pratica comune nelle esportazioni, nella produzione su misura e nei nuovi rapporti con i clienti: prima si paga, poi si produce.
- Preventivi di cui il cliente necessita in formato fattura per aprire un ordine d'acquisto o avviare un flusso di approvazione interno.
- Documentazione doganale e di spedizione per beni inviati laddove una fattura commerciale non sia ancora appropriata, come campioni, sostituzioni o beni in riparazione.
- Conferma degli importi prima della chiusura di un accordo, laddove l'emissione di una fattura reale creerebbe un'IVA esigibile su una vendita che potrebbe non concretizzarsi.
Quando invece è il documento errato
L'errore consiste nell'usare una proforma per ritardare l'IVA su una vendita già avvenuta. Se i beni sono stati consegnati o il servizio è stato prestato, l'obbligo di fatturazione sussiste e il momento impositivo (tax point) è stato raggiunto; inviare una proforma al posto della fattura non posticipa l'IVA, ma significa semplicemente che non è stata emessa la fattura richiesta. Gli Stati membri stabiliscono scadenze per l'emissione delle fatture e l'obbligazione tributaria sorge a prescindere.
L'altro errore è più sottile: considerare le proforma come una serie numerica su cui i clienti effettuano i pagamenti, senza poi emettere le fatture reali. Il denaro arriva, non viene registrato nulla e il periodo si chiude con ricavi mancanti.
L'alternativa della fattura d'acconto
Se si desidera ricevere il pagamento prima della consegna e mantenere una corretta contabilità, lo strumento adeguato nella maggior parte delle giurisdizioni UE è la fattura d'acconto (prepayment invoice), non la proforma.
Una fattura d'acconto è una fattura reale: è numerata, attiva l'IVA sul pagamento anticipato e viene registrata in contabilità. Il denaro ricevuto a fronte di tale documento non costituisce un ricavo, bensì un debito, poiché si devono al cliente beni o servizi. Nel piano dei conti lituano, ad esempio, viene registrata nel conto 4440, anticipi ricevuti:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 2410 Crediti commerciali | 1.210 | |
| 4440 Anticipi ricevuti | 1.000 | |
| 4492 IVA a debito | 210 |
Quando i beni vengono infine consegnati, l'acconto viene stornato a fronte della fattura finale e il debito si converte in ricavo. Si tratta dello stesso principio di differimento applicato alle scritture di assestamento: la liquidità ricevuta per prestazioni non ancora eseguite rappresenta un debito, non un provento.
La scelta si riduce quindi a tre opzioni:
- Proforma - il cliente ha bisogno di un documento, ma non si desidera ancora alcuna conseguenza contabile o fiscale.
- Fattura d'acconto - si desidera essere pagati prima della consegna, con la corretta gestione IVA e contabile.
- Fattura - la fornitura è avvenuta.
Come gestisce Nordlet la situazione
Una fattura di vendita possiede una tipologia: invoice, credit_note, advance o proforma. Questa tipologia determina ciò che accade al momento dell'emissione.
Fatture, note di credito e fatture d'acconto vengono registrate in contabilità: assegnano un numero dalla propria serie, scrivono le registrazioni nel libro giornale, creano il credito e confluiscono nella dichiarazione IVA. Le proforma non vengono registrate in alcun modo: sono emesse, numerate in una serie separata e possono essere inviate come PDF, ma non viene creata alcuna transazione contabile, non compare alcun credito e non raggiungono mai la dichiarazione IVA o i registri i.SAF.
Poiché non vengono registrate, le proforma sono anche escluse dai report sui crediti, ovvero non compieranno nei report di scadenza o nei saldi dei partner, il che è corretto: nessuno deve ancora nulla.
Il flusso operativo prevede l'emissione di una proforma e, quando il cliente si impegna all'acquisto, l'emissione della fattura reale (o di una fattura d'acconto in caso di pagamento anticipato) come documento separato. Nordlet non converte una proforma direttamente in fattura, proprio perché si tratta di documenti differenti con numerazioni distinte.
FAQ
Una fattura proforma è un documento legale?
Si tratta di un'offerta commerciale, non di un documento contabile. Può costituire parte di un contratto ed è ampiamente accettata per finalità doganali e di approvazione interna, ma non è una fattura ai sensi della normativa IVA, non crea alcun obbligo di pagamento e non può essere utilizzata per detrarre l'IVA.
Devo pagare l'IVA su una fattura proforma?
No. Una proforma non rende l'IVA a debito esigibile e il destinatario non può detrarre l'IVA sugli acquisti da essa. Se la fornitura è tuttavia già avvenuta, la passività IVA sorge dalla fornitura stessa; emettere una proforma al posto della fattura richiesta non ne posticipa la scadenza.
Un cliente può pagare a fronte di una fattura proforma?
Sì, e accade di continuo: è proprio a questo che servono le proforma per pagamenti anticipati. Una volta arrivato il denaro, tuttavia, la transazione richiede un documento reale, ovvero una fattura d'acconto o la fattura finale, a seconda che la consegna sia avvenuta o meno.
qual è la differenza tra una proforma e una fattura d'acconto?
Una fattura d'acconto è una fattura a tutti gli effetti, numerata, che genera IVA e viene registrata, con il pagamento anticipato contabilizzato come passività fino alla consegna. Una proforma non è nulla di tutto ciò. Utilizza una fattura d'acconto quando vuoi ricevere il pagamento prima della consegna e gestirne correttamente la contabilità.
Una fattura proforma richiede una numerazione progressiva?
Non ai sensi della normativa IVA, poiché non si tratta di una fattura IVA. Nella pratica, tuttavia, è comunque opportuno utilizzare una serie di numerazione separata, sia per la tracciabilità interna sia per evitare di confondere una proforma con una fattura reale, sia nei propri registri che in quelli del cliente.