Factura proforma vs. factura fiscală: când contează fiecare
Ce este și ce nu este o factură proforma, de ce nu creează nicio obligație privind TVA-ul și nicio înregistrare în contabilitate, precum și când să o folosești în locul unei facturi sau al unei facturi de avans.
O factură proforma arată ca o factură, dar nu îndeplinește niciuna dintre funcțiile unei facturi. Este o ofertă comercială formatată ca o notă de plată: iată cât va costa, iată ce trebuie plătit și iată datele noastre bancare. Aceasta nu creează nicio creanță, niciun venit, nicio obligație privind TVA-ul și nicio înregistrare contabilă.
Aceasta nu este o limitare, ci însăși menirea sa. O proforma îți permite să îi comunici unui client exact ce va datora, fără a declanșa consecințele emiterii efective a unei facturi.
Diferența care contează
| Factură proforma | Factură fiscală | |
|---|---|---|
| Statut juridic | O ofertă comercială | Un document contabil conform legislației privind TVA-ul |
| Creează o creanță | Nu | Da |
| Recunoaște veniturile | Nu | Da (la momentul realizării) |
| Declanșează TVA-ul | Nu | Da - TVA-ul colectat devine exigibil |
| Numerotare secvențială | Nu este obligatorie | Obligatorie |
| Se înregistrează în contabilitate | Nu | Da |
| Clientul poate deduce TVA-ul | Nu | Da |
Rândul referitor la TVA este cel mai important. Emiterea unui document care se califică drept factură face ca TVA-ul colectat să fie datorat statului în decontul de TVA pentru perioada respectivă, indiferent dacă clientul te plătește sau nu. O proforma nu face acest lucru, deoarece nu este o factură în sensul Directivei TVA și, în mod corespunzător, clientul tău nu poate deduce TVA-ul deductibil pe baza ei, oricât de mult și-ar dori acest lucru.
Acest lucru este valabil în ambele sensuri. Acceptarea unei proforme de la un furnizor și deducerea TVA-ului pe baza acesteia reprezintă o eroare care va fi respinsă de autorități; ai nevoie de factura fiscală reală.
Când proforma este documentul potrivit
- Solicitări de plată în avans când nu s-a livrat încă nimic. Frecvent întâlnit în comerțul exterior, producția la comandă și relațiile cu clienți noi: plătești mai întâi, apoi producem.
- Oferte de preț de care clientul are nevoie în format de factură pentru a deschide o comandă de achiziție sau pentru a iniția un flux intern de aprobare.
- Documentație vamală și de expediție pentru bunuri trimise în cazurile în care o factură comercială nu este încă adecvată - eșantioane, înlocuiri, bunuri trimise la reparat.
- Confirmarea sumelor înainte ca o tranzacție să se încheie, caz în care emiterea unei facturi reale ar crea o obligație fiscală de TVA pentru o vânzare care s-ar putea să nu mai aibă loc.
Când este documentul greșit
Greșența constă în utilizarea unei proforme pentru a amâna plata TVA-ului pentru o vânzare care a avut deja loc. Dacă bunurile au fost livrate sau serviciul a fost prestat, obligația de facturare există și faptul generator de TVA a intervenit - trimiterea unei proforme în loc nu amână TVA-ul, ci înseamnă doar că factura obligatorie nu a fost emisă. Statele membre stabilesc termene limită pentru emiterea facturilor, iar obligația fiscală ia naștere indiferent de acest aspect.
Cealaltă greșeală este mai subtilă: tratarea proformelor ca pe o serie de numerotare pe baza căreia clienții efectuează plăți, fără a emite vreodată facturile reale. Banii sosesc, nu se înregistrează nimic, iar perioada se încheie cu venituri nedeclarate.
Alternativa facturii de avans
Dacă dorești plata înainte de livrare și o contabilitate corectă, instrumentul adecvat în majoritatea jurisdicțiilor din UE este factura de avans (prepayment invoice), nu o proforma.
O factură de avans este o factură reală: este numerotată, generează TVA pentru avans și se înregistrează în contabilitate. Banii primiți în baza acesteia nu reprezintă venituri, ci o datorie, deoarece datorezi clientului bunuri sau servicii. În planul de conturi, aceasta se înregistrează în contul 419 Clienți - creditori (sau echivalentul local pentru avansuri primite):
| Cont | Debit | Credit |
|---|---|---|
| 4111 Clienți | 1.210 | |
| 419 Clienți - creditori | 1.000 | |
| 4427 TVA colectată | 210 |
Atunci când bunurile sunt livrate în sfârșit, avansul este decontat cu factura finală, iar datoria se transformă în venit. Acesta este același principiu de amânare ca și în cazul înregistrărilor de regularizare: numerarul primit pentru lucrări nelivrate este o datorie, nu un venit.
Așadar, decizia presupune practic alegerea între trei opțiuni:
- Proforma - clientul are nevoie de un document, dar tu nu dorești încă nicio consecință contabilă sau fiscală.
- Factura de avans - dorești să fii plătit înainte de livrare, cu un tratament corect al TVA-ului și al înregistrărilor contabile.
- Factura fiscală - livrarea a avut loc.
Cum gestionează Nordlet acest aspect
O factură de emitere are un tip: invoice, credit_note, advance sau proforma. Acest tip determină ce se întâmplă atunci când este emisă.
Facturile fiscale, notele de credit și facturile de avans se înregistrează în contabilitate - acestea alocă un număr din propria serie, generează note contabile, creează creanța și se includ în decontul de TVA. Proformele nu se înregistrează deloc: ele sunt emise, numerotate într-o serie separată și pot fi trimise sub formă de PDF, dar nu se creează nicio tranzacție contabilă, nu apare nicio creanță și nu ajung niciodată în decontul de TVA sau în registrele i.SAF.
Deoarece nu se înregistrează în contabilitate, proformele sunt, de asemenea, excluse din rapoartele privind creanțele - ele nu vor apărea în rapoartele de vechime a soldurilor sau în soldurile partenerilor, ceea ce este corect: nimeni nu îți datorează încă nimic.
Fluxul practic constă în emiterea unei proforme, iar atunci când clientul se angajează să facă achiziția, se emite factura reală (sau o factură de avans dacă plătesc în avans) ca document separat. Nordlet nu convertește o proforma direct într-o factură, tocmai pentru că sunt documente diferite cu numerotare diferită.
FAQ
Este o factură proforma un document legal?
Este o ofertă comercială, nu un document contabil. Ea poate face parte dintr-un contract și este acceptată pe scară largă în scopuri vamale și de aprobare internă, dar nu este o factură conform legislației privind TVA-ul, nu creează nicio obligație de plată și nu poate fi utilizată pentru deducerea TVA-ului.
Trebuie să plătesc TVA pentru o factură proforma?
Nu. O proforma nu face ca TVA-ul colectat să devină exigibil, iar beneficiarul nu poate deduce TVA-ul pe baza ei. Totuși, dacă livrarea a avut loc deja, obligația privind TVA-ul ia naștere din operațiunea în sine - emiterea unei proforme în locul facturii obligatorii nu amână acest termen.
Poate un client să plătească pe baza unei facturi proforma?
Da, și acest lucru se întâmplă în mod constant - pentru aceasta sunt concepute proformele de plată în avans. Dar, odată ce banii sosesc, tranzacția are nevoie de un document real: fie o factură de avans, fie factura finală, în funcție de momentul livrării.
Care este diferența dintre o proforma și o factură de avans?
O factură de avans este o factură veritabilă - numerotată, generatoare de TVA și înregistrată în contabilitate, avansul fiind înregistrat ca o datorie până în momentul livrării. O proforma nu îndeplinește niciuna dintre aceste condiții. Folosește o factură de avans atunci când dorești să fii plătit înainte de livrare și să o înregistrezi corect în contabilitate.
Are o factură proforma nevoie de numerotare secvențială?
Nu conform legislației privind TVA-ul, deoarece nu este o factură fiscală. În practică, utilizarea unei serii de numerotare separate este totuși utilă pentru trasabilitatea internă și pentru a face imposibilă confundarea unei proforme cu o factură reală, fie în evidențele tale, fie în cele ale clientului.