Proformafaktura vs. faktura: När respektive dokument ska användas
Vad en proformafaktura är och inte är, varför den varken skapar momsskyldighet eller någon bokföringsnotering, och när du bör använda den i stället för en faktura eller en förskottsfaktura.
En proformafaktura ser ut som en faktura men fyller ingen av en fakturas funktioner. Det är en offert som har utformats som en räkning: här är vad detta kommer att kosta, här är vad som ska betalas, och här är våra bankuppgifter. Den skapar ingen kundfordran, ingen intäkt, ingen momsskyldighet och ingen som helst bokföringsnotering.
Detta är ingen begränsning, utan själva syftet. Med en proforma kan du visa en kund exakt vad de kommer att bli skyldiga utan att utlösa några av konsekvenserna av att faktiskt fakturera dem.
Den avgörande skillnaden
| Proformafaktura | Faktura | |
|---|---|---|
| Juridisk status | Ett affärserbjudande | Ett bokföringsdokument enligt mervärdesskattelagstiftningen |
| Skapar en kundfordran | Nej | Ja |
| Intäktsför | Nej | Ja (när den intjänas) |
| Utlöser moms | Nej | Ja - utgående moms ska redovisas |
| Fortlöpande numrering | Krävs inte | Krävs |
| Bokförs | Nej | Ja |
| Kunden kan dra av moms | Nej | Ja |
Momsvakten är den som har störst betydelse. Om du utfärdar ett dokument som klassificeras som en faktura blir den utgående momsen att betala till staten för den periodens momsdeklaration, oavsett om kunden betalar dig eller inte. En proforma gör inte detta eftersom den inte är en faktura i mervärdesskattedirektivets mening, och följaktligen kan din kund inte dra av ingående moms på den, hur gärna de än skulle vilja.
Detta gäller åt båda hållen. Att acceptera en proforma från en leverantör och göra avdrag för momsen på den är ett fel som kommer att underkännas; du behöver den riktiga fakturan.
När en proforma är rätt dokument
- Förskottsbetalningar där inget har levererats ännu. Vanligt vid export, specialtillverkning och nya kundrelationer: betala först, sedan producerar vi.
- Offerter som kunden behöver i fakturaformat för att öppna en inköpsorder eller starta ett internt godkännandeflöde.
- Tull- och fraktdokumentation för varor som skickas där en kommersiell faktura ännu inte är lämplig, såsom prover, ersättningsvaror eller varor för reparation.
- Bekräftelse av belopp innan en affär avslutas, där utfärdandet av en riktig faktura skulle skapa en momsskyldighet för en försäljning som kanske inte blir av.
När det är fel dokument
Misstaget är att använda en proforma för att skjuta upp momsen på en försäljning som redan har ägt rum. Om varorna har levererats eller tjänsten utförts föreligger en faktureringsskyldighet och den skattemässiga tidpunkten har nåtts. Att skicka en proforma i stället skjuter inte upp momsen, det innebär bara att den obligatoriska fakturan inte har utfärdats. Medlemsstaterna fastställer tidsfrister för utfärdande av fakturor, och skattskyldigheten uppstår oavsett.
Det andra misstaget är mer subtilt: att behandla proformor som en nummerserie som kunder betalar mot, för att sedan aldrig utfärda de riktiga fakturorna. Pengarna kommer in, inget registreras och perioden avslutas med saknade intäkter.
Alternativet med förskottsfaktura
Om du vill ha betalt före leverans och korrekt bokföring är det korrekta instrumentet i de flesta EU-jurisdiktioner en förskottsfaktura (förskottsfaktura), inte en proforma.
En förskottsfaktura är en riktig faktura: den är numrerad, utlöser moms på förskottet och bokförs. Pengar som tas emot mot den är inte en intäkt, utan en skuld, eftersom du är skyldig kunden varor eller tjänster. I den litauiska kontoplanen hamnar den under 4440, erhållna förskott:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Kundfordringar | 1 210 | |
| 4440 Erhållna förskott | 1 000 | |
| 4492 Utgående moms | 210 |
När varorna slutligen levereras avräknas förskottet mot slutgiltiga fakturan och skulden omvandlas till en intäkt. Detta är samma periodiseringsprincip som för periodiseringar: likvida medel som erhållits för ej utfört arbete är en skuld, inte en intäkt.
Beslutet står därmed mellan tre alternativ:
- Proforma - kunden behöver ett dokument, men du vill inte ha några bokförings- eller skattemässiga konsekvenser ännu.
- Förskottsfaktura - du vill ha betalt före leverans, med korrekt moms- och bokföringsmässig hantering.
- Faktura - leveransen har ägt rum.
Hur Nordlet hanterar det
En utgående faktura har en typ: invoice, credit_note, advance eller proforma. Den typen avgör vad som händer när den utfärdas.
Fakturor, kreditnotor och förskottsfakturor bokförs - de tilldelas ett nummer från sin respektive serie, skapar verifikationer, skapar kundfordran och registreras i momsdeklarationen. Proformor bokförs inte alls: de utfärdas, numreras i en separat serie och kan skapas som en PDF-fil, men ingen bokföringstransaktion skapas, ingen kundfordran uppstår och de når aldrig momsdeklarationen eller i.SAF-registren.
Eftersom de inte bokförs undantas proformor också från fordringsrapportering - de visas inte i åldersanalyser eller per partsaldo, vilket är korrekt eftersom ingen är skyldig dig något ännu.
Det praktiska flödet är att utfärda en proforma, och när kunden binder sig, utfärda den riktiga fakturan (eller en förskottsfaktura om de betalar i förväg) som ett separat dokument. Nordlet omvandlar inte en proforma till en faktura på plats, just eftersom de är olika dokument med olika numrering.
FAQ
Är en proformafaktura ett juridiskt dokument?
Det är ett affärserbjudande, inte ett bokföringsdokument. Den kan utgöra en del av ett avtal och accepteras allmänt för tull- och interna godkännandeändamål, men den är inte en faktura enligt mervärdesskattelagstiftningen, skapar ingen betalningsskyldighet och kan inte användas för att göra avdrag för moms.
Måste jag betala moms på en proformafaktura?
Nej. En proforma gör inte utgående moms till betalningsbar, och mottagaren kan inte göra avdrag för ingående moms på den. Om leveransen redan har ägt rum uppstår dock momsskyldigheten från själva leveransen, och att utfärda en proforma i stället för den obligatoriska fakturan skjuter inte upp den.
Kan en kund betala mot en proformafaktura?
Ja, och det sker ständigt, vilket är vad förskottsbetalningsproformor är till för. Men när pengarna väl anländer behöver transaktionen ett riktigt dokument: antingen en förskottsfaktura eller slutgiltig faktura, beroende på om leverans har skett.
Vad är skillnaden mellan en proforma och en förskottsfaktura?
En förskottsfaktura är en äkta faktura som är numrerad, momspliktig och bokförd, där förskottsbetalningen registreras som en skuld till dess att leverans sker. En proforma är inget av detta. Använd en förskottsfaktura när du vill ha betalt före leverans och bokföra det på rätt sätt.
Behöver en proformafaktura ha fortlöpande numrering?
Inte enligt mervärdesskattelagstiftningen, eftersom det inte är en momsfaktura. I praktiken lönar det sig ändå att använda en separat nummerserie för intern spårbarhet, och för att göra det omöjligt att förväxla en proforma med en riktig faktura i vare sig dina egna register eller kundens.